Nowadays

Présentation des outils

Nowadays est une plateforme de planification d’événements professionnels développée par Nowadays AI Corp., conçue pour réduire les tâches répétitives liées à l’étude des lieux, à la communication avec les hôtels, à la comparaison des devis et à la coordination de la mise en œuvre. Elle combine des conseillers humains spécialisés dans l’organisation d’événements avec les capacités de l’IA en matière de gestion des e-mails, des appels et des propositions, couvrant ainsi l’ensemble du processus, de la sélection de la ville jusqu’au règlement final.

Fonction principale

Villes et prévisions budgétaires

Les utilisateurs peuvent soumettre la liste des participants, les dates, le budget et leurs préférences, afin de comparer les vols, l’hébergement, les lieux et les coûts des événements dans différentes villes. Cette fonctionnalité convient pour évaluer la faisabilité globale avant de choisir une destination, plutôt que de se limiter à comparer uniquement le prix d’un hôtel.

• Estimer les coûts de voyage en fonction du lieu de départ des participants et de la date de l’événement.
• Comparer les combinaisons de sites, de transports et d’activités disponibles dans plusieurs villes.
• Suivre les différentes catégories de dépenses grâce aux prévisions budgétaires et aux rappels.

Recherche de sites et demande de prix automatique

La plateforme peut filtrer les lieux en fonction du nombre de personnes, de l’emplacement, de l’espace de réunion, des services de restauration et du matériel, etc., et contacter les lieux par e-mail ou par téléphone personnalisé. Elle envoie une demande de proposition, demande des précisions sur les dates et les détails, puis rassemble les retours dans le projet.

• Demander en même temps des devis pour des services tels que les hôtels, les espaces de conférence, la restauration, l’équipement audiovisuel et les transports.
• Suivi automatique des lieux qui n’ont pas encore répondu, afin de réduire les e-mails manuels et les appels de retour.
• Il est possible d’utiliser les avantages de la collaboration avec des agences de voyage pour obtenir des prix groupés et des concessions contractuelles.

Propositions, contrats et paiements

Le système convertit les propositions dispersées dans les e-mails et les PDF en des détails de coûts pouvant être comparés côte à côte, ce qui facilite pour l’équipe la consultation des frais de taxes, des chambres, des salles de réunion et des services de restauration. Une fois le plan sélectionné, il est possible de signer le contrat sur la plateforme et de gérer les paiements en fonction de son avancement.

• Afficher de manière uniforme les conditions du site, la composition des devis et les différences entre les propositions.
• Prend en charge l’export de données, le partage du portail de projet et la collaboration en équipe ; les droits spécifiques dépendent du forfait.
• Avant la signature, des personnes autorisées doivent vérifier les conditions de résiliation, le minimum de dépense et les indemnités.

Exécution de l’événement et gestion des participants

En plus de l’achat des locaux, Nowadays propose également des fonctionnalités telles que des pages d’inscription, des systèmes de confirmation de présence, une allocation des salles, une gestion du budget et une coordination le jour de l’événement. La version entreprise permet de gérer des événements plus importants en intégrant la gestion des vols et des voyages.

• Créer une page d’inscription de marque et collecter les paiements ainsi que les réponses des participants.
• Gérer les blocs de chambres d’hôtel, les préférences d’arrivée, les besoins d’accessibilité et les délais.
• Suivre le budget, les calendriers des fournisseurs, la performance des activités et les analyses ultérieures.

Processus d'utilisation

1. Créez une activité et remplissez la plage de dates, les villes candidates, le nombre de personnes, le budget, ainsi que les besoins en chambres et en espaces de réunion.
2. Utilisez l’analyse des villes et des vols pour réduire le champ des destinations, puis sélectionnez les lieux et les fournisseurs avec lesquels vous souhaitez entrer en contact.
3. La plateforme envoie une demande de proposition et fait le suivi par e-mail ou par téléphone, en attendant que le lieu soumette son calendrier et sa proposition complète.
4. Vérifier les chambres, les salles de réunion, la restauration, l’équipement, les taxes et les concessions contractuelles dans l’interface de comparaison des propositions.
5. Avant de finaliser le plan, effectuer l’approbation interne et l’examen du contrat, puis signer, effectuer le paiement et configurer la gestion des inscriptions et des participants.
6. Suivre le budget, les disponibilités et les dates clés pendant la mise en œuvre de l’événement, puis rassembler les factures et les données de performance une fois celui-ci terminé.

Adapté aux utilisateurs et aux scénarios

• L’équipe des ressources humaines et administrative chargée d’organiser des activités de team-building, des réunions de lancement des ventes, des réunions pour tout le personnel ou des réunions de direction en déplacement.
• Des professionnels du marketing événementiel doivent gérer en même temps les activités de marque, les dîners clients, les roadshows et les sommets.
• Les grandes entreprises qui souhaitent gérer de manière centralisée plusieurs activités, organisateurs et budgets.
• Agences d’événements et conseillers en voyages ayant besoin de capacités d’achat de sites sous marque blanche et de proposition de solutions aux clients.
• Hôtels et sites souhaitant recevoir des demandes de prix de la part d’entreprises et consulter les propositions.

Prix et forfaits

La page de tarification actuelle propose trois options : Basic, Explorer et Enterprise. Les prix comprennent à la fois un démarrage gratuit, des frais de service pour les promotions, un dépôt remboursable ou une offre sur mesure. D’autres pages de conditions encore accessibles mentionnaient des dépôts et des frais de service différents selon les niveaux ; par conséquent, les coûts réels doivent se fonder sur le compte actuel, la commande et les documents contractuels.

Avantages du produit

• Intégrez l’évaluation des villes, la demande de prix pour les sites, l’analyse des propositions, les contrats, l’enregistrement et la gestion du budget dans un flux de travail continu.
• L’IA ne se contente pas de donner des suggestions, elle peut également envoyer des e-mails et passer des appels pour recueillir des retours sur les lieux.
• Une plateforme en self-service ainsi que le soutien de gestionnaires clients humains sont mis à disposition pour faciliter la gestion des contrats et des problèmes d’exécution complexes.
• La proposition de prix sépare les taxes et les principaux postes de coûts, réduisant ainsi le temps nécessaire pour organiser manuellement différentes offres.

Restrictions d'utilisation et précautions

• Les disponibilités des lieux, les prix et les conditions du contrat sont définitivement confirmés par le fournisseur ; les résultats de comparaison de l’IA ne peuvent pas remplacer l’examen du contrat.
• Un démarrage gratuit ne signifie pas que l’événement lui-même est sans coût ; les hôtels, les locaux, les fournisseurs, le traitement des paiements et les frais de service doivent être calculés séparément.
• Les appels automatiques et les e-mails peuvent omettre des clauses spéciales ; les points clés tels que la restauration, l’accessibilité et les conditions de résiliation doivent être vérifiés manuellement.
• Autoriser une plateforme à signer des contrats au nom de l’entreprise crée des obligations de paiement réelles ; les personnes chargées de créer le projet doivent d’abord obtenir une autorisation interne.
• Les conditions interdisent expressément le téléchargement d’informations de santé protégées, et il convient de réduire les données sensibles inutiles lors de la collecte des habitudes alimentaires ou des besoins spéciaux.

Plateformes, intégration et traitement des données

Aujourd’hui, il est principalement utilisé via une plateforme web et peut se connecter à Gmail pour lire les e-mails liés aux demandes de prix des lieux ; des services de cartes sont également utilisés pour aider à trouver des locaux. Aucun client desktop indépendant, application mobile native ou API générale destinée aux développeurs n’a été confirmé pour la version en ligne.

La plateforme gère les informations relatives aux comptes, aux événements, aux participants, à la communication et aux paiements, et fournit aux lieux et aux prestataires les données nécessaires à la prestation du service. Sa politique de confidentialité indique que les données personnelles et celles relatives à chaque événement ne sont pas utilisées pour entraîner des modèles d’IA, mais que les tendances de réservation agrégées de manière anonyme peuvent être utilisées pour améliorer les produits.

Sécurité, remboursements et conservation des données

• Les instructions de sécurité publiées énumèrent le chiffrement en transit et statique, le contrôle d’accès, les sauvegardes et la gestion des fournisseurs, mais SOC 2 Type II est toujours indiqué comme en cours.
• Les conditions d’annulation et de remboursement peuvent varier en fonction du stade de la commande ; des frais non remboursables peuvent être engagés après la signature du contrat ou le début de l’achat du site.
• Après la suppression du compte, les données peuvent être récupérées électroniquement pendant 30 jours ; par la suite, certaines données pourraient être supprimées ou conservées en raison des exigences de conformité et du traitement des litiges.
• L’association à une boîte mail autorise le système à accéder aux e-mails nécessaires aux activités ; l’équipe doit vérifier régulièrement les permissions et les révoquer lorsqu’elles ne sont plus utilisées.

API et open source

Aucune API, SDK ou documentation officielle pour développeurs destinée au grand public n’a été trouvée pour l’instant, et il n’a pas été confirmé que des événements puissent être créés en masse via un programme. Les entreprises ayant besoin d’une intégration avec la gestion des contrats, les voyages d’affaires ou des systèmes internes doivent vérifier la portée du support lors de la phase de démonstration.

Today est une plateforme commerciale propriétaire ; il n’a pas été constaté que ses produits soient publiés sous une licence open source. Les informations sur le hébergement du code public sont insuffisantes, ce qui empêche de considérer ses fonctionnalités d’IA comme des projets open source.

Questions fréquentes

Peut-on l’utiliser gratuitement de nos jours ?

Basic peut être utilisé gratuitement sans frais de service, mais les fournisseurs d’événements et les transactions elles-mêmes entraînent des coûts. Explorer facture des frais de service pour les événements ainsi qu’un dépôt remboursable, tandis que les solutions professionnelles nécessitent un devis sur mesure.

Va-t-il signer le contrat à ma place automatiquement ?

La plateforme prend en charge la signature des contrats et les processus de paiement ; certaines conditions de service concernent également l’autorisation de signer au nom du client. L’entreprise doit déterminer clairement qui détient le pouvoir d’approbation final et vérifier manuellement le contrat avant toute signature contraignante.

Nowadays est-il un outil entièrement basé sur l’IA ?

Ce n’est pas un générateur entièrement automatisé ; il combine le traitement par l’IA des e-mails, appels et propositions avec des gestionnaires de clients, des conseillers événementiels et un soutien opérationnel. Le niveau de soutien humain requis varie en fonction du forfait et de la complexité de l’événement.