Kroolo

Une phrase pour présenter

Kroolo est une plateforme de gestion du travail et de recherche d’entreprise native de l’IA, qui regroupe projets, tâches, objectifs, documents, chat, automatisation et recherche de connaissances dans un même espace de travail d’équipe.

Présentation des outils

Kroolo est géré par Kroolo Labs, Inc, et ses produits se composent de Kroolo Work et de Kroolo Enterprise Search. Le premier est destiné à la planification, à l’exécution et à la collaboration quotidiennes, tandis que le second relie les applications d’entreprise et permet de rechercher, de regrouper et d’agir sur les connaissances de l’organisation en langue naturelle.

L’intégration de Kroo AI et de divers agents IA permet de créer des projets, de décomposer les tâches, d’analyser les risques, d’évaluer le volume de travail, de générer du contenu et de répondre aux questions liées à l’espace de travail. L’IA peut réduire le temps de mise en ordre, mais elle ne remplace pas l’équipe dans la définition des objectifs, des ressources et des décisions commerciales finales.

Composition du produit

Fonction principale

Espace de travail et équipe

Les utilisateurs peuvent créer une ou plusieurs zones de travail, inviter des membres, organiser des équipes et gérer l’étendue de la collaboration. Les versions gratuite et Plus imposent des limites respectives au nombre de zones de travail, d’équipes et d’invitations, tandis que les versions Business et Enterprise conviennent aux organisations plus grandes.

Projets et portefeuille de projets

Kroolo prend en charge des vues telles que des modèles de projet, des listes, des tableaux Kanban, des chronologies et des diagrammes de Gantt, et permet de regrouper plusieurs projets dans un Portfolio. Les équipes peuvent suivre les jalons, les dépendances, les risques et les informations financières ; certaines fonctionnalités avancées sont soumises aux restrictions du forfait.

Gestion des tâches

Les tâches peuvent avoir des responsables configurables, une priorité, une date, des étiquettes, des listes, des sous-tâches, des dépendances, des commentaires et des champs personnalisés. Tous les forfaits publics indiquent qu’il n’y a pas de limite au nombre de tâches, mais les quotas de projets, d’espaces de travail et de membres diffèrent.

Objectifs et OKR

L’équipe peut créer des objectifs, des sous-objectifs et des résultats mesurables, et associer les projets ou tâches aux objectifs. L’IA peut proposer une structure et résumer les progrès, mais l’évaluation réelle doit toujours se baser sur des données reconnues par l’organisation.

Documents et contenu de connaissance

Kroolo Docs prend en charge l’édition, les commentaires, les sous-documents, l’incorporation, les étiquettes, l’archivage, le partage, l’importation et l’exportation. L’IA peut rédiger, réécrire, résumer et répondre à des questions en se basant sur les documents.

Formulaire et collecte de données

L’équipe peut utiliser des formulaires pour collecter des demandes, des retours ou des demandes internes, et intégrer les soumissions dans le flux de travail. Avant la mise en ligne, il convient de tester les champs obligatoires, les droits d’accès aux champs, les notifications et le traitement des soumissions multiples.

Chat d’équipe

La plateforme propose des canaux publics ou privés, des messages directs, des commentaires et des notifications, permettant de maintenir les discussions, les tâches, les projets et les documents dans le même contexte. Les décisions importantes doivent néanmoins être consignées dans des tâches ou des documents traçables.

Suivi du temps

Les membres peuvent enregistrer les heures de travail pour les tâches et les projets, tandis que les gestionnaires peuvent analyser les investissements et l’avancement. Les données sur les heures de travail sont utiles comme référence pour la capacité et les coûts, mais il est nécessaire d’établir des règles d’enregistrement uniformes afin d’éviter les distorsions.

Automatisation

Kroolo peut déclencher des mises à jour ou des notifications en fonction de l’état, du responsable, de la date et d’autres conditions, afin de réduire les opérations redondantes. Avant la mise en œuvre automatisée, il convient de limiter le champ d’application et de vérifier les déclenchements cycliques, les écritures répétées et les limites des droits.

Tableau de bord et rapports

Le tableau de bord est utilisé pour synthétiser l’avancement des projets, le volume de travail, les risques et d’autres indicateurs de gestion. Les rapports d’IA peuvent générer rapidement des résumés de gestion, mais les définitions des données et les méthodes de calcul doivent être conservées.

Charge de travail des ressources

L’IA et la vue de projet permettent d’analyser l’affectation des membres, les tâches en retard et les goulots d’étranglement potentiels, et de proposer des suggestions de réaffectation. Le graphique de charge ne reflète que les éléments enregistrés dans le système et ne peut pas identifier automatiquement les réunions non enregistrées et les tâches temporaires.

Que peut faire Kroo AI ?

• Créer la structure du projet en fonction de la description textuelle ou vocale.
• Découper l’objectif en tâches, sous-tâches et suggestions de responsables.
• Analyser les risques du projet, les tâches en retard et la pression sur les ressources.
• Répondre aux questions sur l’avancement, les membres et les blocages au sein du projet.
• Modifier les priorités et l’affectation des tâches en langage naturel.
• Rédiger des e-mails, des rapports, des plans et d’autres documents.
• Résumer PDF, Word, PPT, Excel, images et texte.
• Générer du contenu plus pertinent en fonction du contexte de la base de connaissances.
• Enregistrer à nouveau les résultats de l’IA sous forme de document ou d’élément de travail.

Ask AI dans le projet

La section « Ask AI » sur la page du projet propose des agents prédéfinis et une conversation libre ; elle permet d’analyser la charge de travail de l’équipe, les risques, les tâches en attente et les membres du projet, et il est également possible de modifier directement les tâches à l’aide de commandes. Les opérations d’écriture présentent un risque plus élevé que les simples questions-réponses ; l’équipe doit donc vérifier le journal des modifications.

1. Accédez au projet cible et ouvrez la barre latérale Ask AI.
2. Sélectionnez des agents prédéfinis tels que la charge de travail, les réunions de station ou les risques.
3. Décider de s’insérer dans le contexte du contenu du projet et du volume de travail.
4. Entrez une question claire, joignez des fichiers si nécessaire ou utilisez la voix.
5. Vérifier la portée de la tâche et du personnel sur lesquels se base la réponse de l’IA.
6. Avant d’exécuter la tâche de modification, confirmez l’objet, les champs et la nouvelle valeur.
7. Retourner à la vue du projet pour valider les résultats d’écriture.
8. Préserver l’approbation humaine et l’audit pour les opérations importantes.

Agent AI personnalisé

Kroolo permet de choisir des modèles de contenu, de modifier les prompts, d’ajuster le ton destiné au public et d’incorporer des éléments de la base de connaissances pour générer des e-mails de vente, des rapports ou d’autres contenus. Les utilisateurs peuvent régénérer, copier les résultats, ou créer directement le contenu en tant que document.

Chat with Anything

Les utilisateurs peuvent télécharger des fichiers PDF, Word, PPT, Excel, du texte et des images, afin que l’IA fasse un résumé, extraye des informations et réponde à des questions ultérieures. Cette fonctionnalité convient pour une lecture rapide, mais les tableaux complexes, les scans, les graphiques et les contenus multilingues nécessitent une vérification par échantillonnage.

• Vérifiez avant de télécharger que vous avez les droits de traitement des fichiers.
• Supprimer les mots de passe, les clés et les données personnelles inutiles.
• D’abord, laisser l’IA résumer la structure, puis poser des questions spécifiques.
• Il est demandé de retourner à la position originale du texte ou au paragraphe correspondant afin de faciliter la vérification.
• Vérifier chaque chiffre, date, contrat et politique individuellement.
• Ne remplacez pas un examen juridique ou financier professionnel par un résumé.
• Une fois utilisé, supprimez le fichier conformément à la politique de conservation des documents.

Recherche d’entreprise

Kroolo Enterprise Search indexe les espaces de travail et les applications d’entreprise externes en une couche de connaissances unifiée, permettant une recherche sémantique, des réponses dialoguées, la clarification des questions et des résultats sensibles aux droits d’accès. Le produit permet également de créer des tâches à partir des résultats de recherche, de mettre à jour des éléments de travail ou de lancer des processus ultérieurs.

La page de recherche liste plus de 100 connecteurs et présente des systèmes tels que Google Drive, Slack, Jira, Confluence, Notion, GitHub, Salesforce, OneDrive, Outlook et Gmail. Le nombre de connecteurs et les actions exécutables doivent être vérifiés un par un lors de la démonstration à l’intention de l’entreprise.

Processus d'utilisation de la gestion du travail

1. Inscrivez-vous en utilisant votre adresse e-mail professionnelle ou un compte Google.
2. Choisissez l’usage personnel ou d’équipe et indiquez la taille de l’équipe.
3. Créer un espace de travail et définir les règles de nommage et d’autorisation.
4. Inviter un petit nombre de membres pilotes, plutôt que de transférer tout le personnel d’un coup.
5. Créez le premier projet et sélectionnez le modèle ou la vue appropriés.
6. Importer la tâche actuellement active, sans migrer pour l’instant toute l’historique.
7. Établir des règles pour l’état, la priorité, le responsable et la date.
8. Intégrez progressivement les objectifs, les documents, les chats et l’automatisation.
9. Après la génération du plan à l’aide de l’IA, effectuer une révision manuelle.
10. Évaluer le taux d’adoption, la fréquence et la qualité des données après deux semaines pour une expansion ultérieure.

Migration et intégration

La promotion de Kroolo permet d’importer des projets ou du contenu depuis Asana, Jira, ClickUp, Trello, Monday, Notion et d’autres outils de travail. Les outils de migration permettent de réduire le travail de reconstitution, mais les champs, les permissions, les pièces jointes, les commentaires et l’historique ne sont pas nécessairement entièrement équivalents.

Forfait de prix

La page de tarification principale actuelle affiche les prix de Kroolo Work par utilisateur et par mois, et propose une option de paiement annuel avec 20 % d’économie. Les devis individuels pour les entreprises ne sont pas entièrement divulgués dans le contenu extrait ; il convient de les confirmer séparément lors de la commande.

Les articles d’aide et les blogs récents mentionnent encore des montants anciens tels que Plus 10, 14 ou 15 dollars, ainsi que Business 18 ou 25 dollars, ce qui est en désaccord avec la page de tarification principale actuelle. Avant de payer, il convient de se référer à la page de règlement du compte et à la commande officielle.

Précisions concernant l’essai et la facturation

• Le Starter est indiqué comme étant gratuit à vie et ne nécessite pas de carte de crédit.
• Plus propose une période d’essai gratuite de 14 jours.
• Le tarif mensuel actuel est facturé par utilisateur.
• La page de paiement annuel indique une économie de 20 %.
• Pour Business et Enterprise, vous pouvez contacter le service des ventes.
• Un devis écrit doit être obtenu séparément pour la recherche d’entreprises.
• L’IA générative est indiquée comme incluse dans les forfaits principaux.
• Le nombre d’appels de l’IA et les limites de traitement des modèles et des fichiers ne sont pas entièrement divulgués.
• Avant la mise à niveau, il convient de vérifier si les visiteurs, les membres et les utilisateurs en lecture seule sont facturés.
• Les taxes, les remboursements et le traitement du contenu en excès après dégradation doivent être confirmés au moment du règlement.

Plateforme de support

Confidentialité et traitement par l’IA

Kroolo gère les comptes, les espaces de travail, les projets, les objectifs, les documents, les canaux, les fichiers, les journaux, les appareils et les données de facturation. Lorsque l’utilisateur fait appel activement à l’IA, des prompts et le contexte nécessaire sont envoyés au grand modèle tiers sélectionné pour générer une réponse.

La politique de confidentialité énumère des modèles tels que ChatGPT, Anthropic, DeepSeek, Gemini et Llama, et indique que les conversations avec l’IA sont traitées en temps réel et ne sont pas stockées sur les serveurs. Les documents de l’espace de travail ainsi que les tâches elles-mêmes restent stockés selon les besoins du service ; ne pas conserver les conversations avec l’IA ne signifie pas pour autant qu’aucune donnée n’est stockée dans l’ensemble de l’espace de travail.

Mesures de sécurité

Selon la politique de sécurité de Kroolo, les données sont hébergées dans la région Est des États-Unis d’AWS ; les transferts s’effectuent via TLS 1.2 ou une version ultérieure, et les données statiques sont chiffrées avec AES-256. L’accès en production exige une authentification à deux facteurs, ainsi que des journaux centralisés, un pare-feu, un WAF, un CDN, des scans de vulnérabilités quotidiens et des tests d’infiltration annuels effectués par des tiers.

• Les droits des employés suivent le principe du minimum de privilèges et du contrôle par rôles.
• Les visites de production font l’objet de contrôles périodiques.
• La clé de chiffrement est gérée par AWS et l’accès y est restreint.
• La connexion à la base de données utilise des certificats et un chiffrement de transmission.
• Le journal de production surveille en continu les événements anormaux.
• Les vulnérabilités sont corrigées en fonction de leur gravité.
• Les données des clients sont supprimées après la suppression du compte ou la résiliation du contrat.
• Les clients doivent toujours gérer les mots de passe, les membres, les rôles et les comptes en retraite.

HIPAA et les données sensibles : précautions à prendre

Certaines pages de produits et de vente utilisent les termes « HIPAA ready » ou « HIPAA compliant », mais la politique de sécurité officielle précise que par défaut, Kroolo n’est pas un service conforme à PCI ou HIPAA. Aucune information de santé protégée ne doit être téléchargée en l’absence d’un accord séparé avec le partenaire commercial.

• Ne téléchargez pas les numéros de carte bancaire ni les données de paiement protégées par PCI.
• Ne téléchargez pas de données relevant des catégories spéciales du RGPD.
• Avant utilisation par les établissements de santé, il est nécessaire de vérifier l’accord avec le partenaire commercial.
• Demander au vendeur d’expliquer la portée réelle de la publicité HIPAA.
• Inscrire le type de données, la région et la durée de conservation dans le contrat.
• Activer les droits minimaux et l’audit en cas de données sensibles.
• Ne tirez pas de conclusions sur la conformité en vous basant uniquement sur les badges marketing.

Propriété du contenu et responsabilités

L’utilisateur conserve le droit de télécharger du contenu et des données clients, et autorise Kroolo à y accéder et à les traiter dans la mesure nécessaire pour fournir des services, gérer le support et résoudre les problèmes de sécurité. La plateforme, les matériaux, les interfaces, la marque ainsi que les technologies sous-jacentes restent la propriété de Kroolo et de ses concédants de licence.

• L’expéditeur doit posséder les droits nécessaires sur le contenu et le fichier.
• Le contenu partagé en mode public ou visible par l’équipe est accessible aux autres en fonction des droits accordés.
• Le contenu généré par l’IA peut être erroné et nécessite une vérification manuelle.
• L’utilisateur est responsable d’éviter toute violation des droits d’auteur, de la vie privée et des obligations contractuelles.
• Les données sensibles ne doivent pas être téléchargées sans autorisation lorsqu’elles sont protégées par des lois supplémentaires.
• Les retours peuvent être utilisés gratuitement par Kroolo pour améliorer le produit.
• Les applications tierces continuent d’être soumises à leurs propres conditions.

API, GitHub et statut open source

Les conditions de service mentionnent des API connexes, et le produit prend en charge de nombreuses intégrations, mais aucune référence complète et publique aux API pour développeurs, SDK ou engagement de version stable n’a été constatée. Les équipes ayant besoin d’une lecture/écriture programmée des projets doivent contacter le service commercial pour obtenir des informations sur l’authentification, la limitation du débit, les Webhook et les frais.

À qui s’adresse-t-il

• Équipes petites souhaitant intégrer des projets, des documents, des chats et des objectifs.
• Responsables de projet ayant besoin d’aide en planification et en analyse des risques grâce à l’IA.
• Un PMO nécessite des ressources inter-projets et une vue Portfolio.
• Organisations qui souhaitent rechercher des informations de manière unifiée à partir de plusieurs applications d’entreprise.
• Équipes qui ont besoin de générer des plans, des rapports et des tâches en langage naturel.
• Utilisateurs prêts à migrer depuis Asana, Jira, Trello ou Notion.
• Membres qui ont besoin de gérer des tâches depuis un appareil mobile et de répondre rapidement aux notifications.
• Les entreprises ayant besoin de SSO, SCIM, de données régionales et d’un support dédié.

Scénarios d'utilisation typiques

Avantages du produit

• Intégrez les projets, tâches, objectifs, documents, formulaires et chats.
• Les agents d’IA peuvent lire le contexte de l’espace de travail et exécuter certaines opérations.
• Les questions-réponses au sein du projet couvrent les risques, le volume de travail et l’analyse des tâches à effectuer.
• La recherche d’entreprise relie divers systèmes de bureautique, de développement et de clientèle.
• Tous les forfaits de travail indiquent qu’ils incluent l’IA générative.
• La version gratuite prend en charge jusqu’à 5 membres et un nombre illimité de tâches.
• Accès multiplateforme disponible pour iOS, Android et le web.
• L’édition entreprise comprend SSO, SCIM, des données régionales et un support exclusif.
• La politique de sécurité divulgue les mesures de hébergement, de chiffrement et de gestion des vulnérabilités.

Principales restrictions

• La page de tarification actuelle n’est pas cohérente avec les prix de l’ancien blog et des articles d’aide.
• Le prix indépendant de la recherche d’entreprises n’a pas été entièrement rendu public.
• Le nombre d’appels de l’IA, la taille des fichiers et la limite de modèles ne sont pas transparents.
• Les actions de lecture/écriture du connecteur et la profondeur de synchronisation doivent être testées une par une.
• Les projets générés par l’IA et les tâches d’écriture peuvent entraîner des erreurs de fonctionnement.
• L’index de recherche d’entreprise augmente les risques liés à la configuration des droits.
• La promotion de HIPAA entre en conflit flagrant avec la politique de sécurité officielle.
• La documentation des API, SDK et Webhooks ouverts est insuffisante.
• Aucun dépôt open source officiel de la plateforme principale n’a été identifié.
• La plateforme intègre de nombreuses fonctionnalités, et l’équipe a besoin de règles de gouvernance unifiées.
• Les applications mobiles ne peuvent pas couvrir l’ensemble des capacités de gestion d’entreprise.
• Les données sensibles, les cartes de paiement et les informations médicales font l’objet de restrictions strictes.

Liste de contrôle pour l’achat et la migration

1. Choisissez une équipe réelle et un projet actif en cours pour faire un essai pilote.
2. Vérifier les prix des places sur la page de règlement actuelle et la remise annuelle.
3. Migration des projets de test, des documents, des commentaires, des pièces jointes et des droits d’accès.
4. Vérifier les modèles d’IA, les quotas d’appel, les restrictions de fichiers et les frais supplémentaires.
5. Vérifier chaque élément concernant le connecteur de recherche d’entreprise et l’héritage des droits.
6. Vérifier les capacités de confirmation, d’journalisation et d’annulation des opérations écrites par l’IA.
7. Demander les documents SOC 2, la zone de données, les sous-traitants et le DPA.
8. Obtenir un BAA clair et une description écrite des limites d’application lorsqu’il s’agit de données de santé.
9. Vérifier l’API, le Webhook, SSO, SCIM et les réponses de support.
10. Concevoir un processus complet d’exportation et de suppression après la clôture du compte.
11. Évaluer les résultats en fonction du temps de cycle, du taux d’adoption et du coût des outils.
12. Une fois le pilote stabilisé, transférer les autres équipes par groupes.

Questions fréquentes

Qu’est-ce que Kroolo fait principalement ?

Il regroupe projets, tâches, objectifs, documents, conversations, calendrier, automatisation, agents IA et recherche d’entreprise sur une même plateforme, afin de planifier, exécuter, collaborer et rechercher des connaissances en équipe.

Kroolo est-il gratuit ?

Starter est une version gratuite permanente, comprenant 1 espace de travail, 5 projets, jusqu’à 5 membres, 5 objectifs, 5 équipes, 5 canaux et un nombre illimité de tâches. L’IA générative y est également incluse.

Combien vaut le Kroolo en ce moment ?

La page de tarification principale actuelle indique 25 dollars par utilisateur et par mois pour Plus, 35 dollars par utilisateur et par mois pour Business, et un devis sur mesure pour Enterprise. Les articles anciens conservent d’autres chiffres ; les tarifs réels sont ceux affichés sur la page de paiement.

Y a-t-il une version d’essai gratuite ?

Plus propose une période d’essai gratuite de 14 jours, tandis que Starter ne nécessite pas de carte de crédit et peut être utilisé à long terme. Les paiements et les changements de fonctionnalités après la fin de l’essai doivent être confirmés sur la page de facturation du compte.

Est-il possible de rechercher des documents internes à l’entreprise ?

Oui, Enterprise Search prend en charge la recherche sémantique, les questions-réponses en dialogue et les actions ultérieures entre différents espaces de travail ainsi que des applications externes. La portée des connexions, l’héritage des permissions et les prix doivent faire l’objet d’une démonstration entreprise.

Peut-on l’utiliser sur un téléphone portable ?

Oui, Kroolo propose des applications iOS et Android qui gèrent les projets, les tâches, l’IA, les commentaires et les notifications. Les versions pour iPhone et iPad exigent un système iOS 15.1 ou ultérieur.

Kroolo est-il conforme à HIPAA ?

On ne peut pas conclure directement à partir de la page de marketing que la politique de sécurité officielle ne respecte pas par défaut les exigences HIPAA, sauf si un accord avec le partenaire commercial est signé séparément. Aucune information de santé protégée ne doit être téléchargée avant l’obtention d’un accord écrit.

Kroolo est-il open source ?

La plateforme principale n’est pas un projet open source, et il n’existe pas de répertoire GitHub officiel clairement identifié pour le noyau. Le fait de prendre en charge l’intégration GitHub ne signifie pas que le code source de Kroolo est ouvert.

Une API est-elle disponible ?

Les conditions mentionnent des API pertinentes, mais aucun document de développement complet et public n’a été identifié. Lorsque les entreprises ont besoin d’une intégration programmée, elles doivent vérifier les interfaces, l’authentification, la limitation du trafic, les Webhook, les forfaits et les engagements de version.

Résumé

Kroolo convient aux organisations qui souhaitent regrouper la gestion du travail, les connaissances d’équipe et l’exécution par l’IA sur une même plateforme. Projets, tâches, objectifs, documents, chat, automatisation, agents IA, recherche d’entreprise et applications mobiles forment un système d’exploitation de travail très complet.

Lors du choix d’un forfait, il faut se référer à la page de paiement en cours, et vérifier en particulier le quota d’IA, les droits des connecteurs, l’index de recherche ainsi que l’intégralité de la migration. Lorsque des données relatives à la santé ou aux paiements sont concernées, il convient de se conformer aux politiques de sécurité officielles, et non de se fier uniquement aux affirmations de conformité figurant sur les pages marketing.