Assistante IA de Tencent Meeting

Qu’est-ce que l’assistant IA de Tencent Meeting ?

L’assistant IA Pro de Tencent Meeting est un assistant intelligent intégré à Tencent Meeting, capable de répondre aux questions en s’appuyant sur la transcription en temps réel, les réunions antérieures, l’enregistrement cloud, ainsi que les fichiers et images locaux. Il peut également rechercher des questions courantes, extraire des informations des réunions et configurer des rappels personnalisés.

Cet outil couvre la préparation avant la réunion, le suivi pendant la réunion et l’analyse après la réunion, en se concentrant sur l’aide aux participants à trouver rapidement des conclusions, des points de vue et des tâches à effectuer à partir d’un grand nombre de conversations. Son utilisation effective dépend de la version de Tencent Meeting, de la transcription en temps réel, des droits d’accès au contenu et des paramétrages de l’administrateur de l’organisation.

Fonctions principales de l’assistant IA de Tencent Meeting

• Questions-réponses en réunion en temps réel :Questions sur le contenu déjà transcrit pendant ma participation à la réunion, pour faire un bref rappel de ce qui a été discuté tout à l’heure.
• Résumé de la réunion :Extraire le thème, les idées principales, les conclusions, les divergences et les points à suivre.
• Questions-réponses sur des conférences historiques :Sélectionnez une réunion historique ou un fichier cloud pour lesquels vous avez des droits, puis continuez à demander des informations sur l’enregistrement et la transcription.
• Analyse de documents et d’images :Téléchargez des fichiers ou des images locaux pour que l’assistant résume, explique et extrait les informations.
• Recherche sur Internet :Rechercher des réponses aux questions générales en dehors des conférences, et consulter les sources citées dans ces réponses.
• Rappels intelligents :Donner un rappel en privé lorsque quelqu’un parle de soi, désigne un membre pour parler ou que des mots-clés importants apparaissent.
• Questions répétées :Poser des questions continues autour de la même réunion pour compléter progressivement le contexte, les conclusions et les recommandations d’action.
• Gestion du dialogue :Enregistrer, consulter, renommer et supprimer les sessions de l’assistant IA.
• Utilisation multi-plateformes :La documentation officielle d’aide prend en charge Windows, macOS, Android et iOS.
• Synthèse du Yuanbao :Lors de la réunion, un aperçu, un résumé et une liste des tâches à faire sont générés en temps réel, et il est possible de passer à Yuanbao pour poser d’autres questions.

Comparaison entre l’assistant IA Pro, les résumés Yuanbao et la transcription traditionnelle

Version de Tencent Meeting et avantages liés à l’IA

Tencent Meeting propose une version gratuite, une version professionnelle, une version commerciale et une version entreprise pour les particuliers et les organisations, ainsi qu’une version éducative et une version éducative améliorée. La page d’aide officielle inclut l’assistant IA dans la version professionnelle et les versions supérieures ; les documents de facturation les plus récents indiquent également que la version gratuite permet d’utiliser l’assistant IA Pro de manière limitée en termes de fréquence, par conséquent, la disponibilité effective dépend de ce qui est affiché sur le compte du client.

Le document des prix officiels indique que le prix de publication peut être majoré par des remises sur le site web officiel ; les versions professionnelle et organisationnelle dépendent en outre du nombre de comptes avancés, de l’ampleur de la conférence, du stockage cloud, de Rooms, des forfaits Webinar et de services téléphoniques. L’assistant IA n’est pas le seul élément à prendre en compte pour évaluer le coût total ; lors de l’achat, il convient également de vérifier l’enregistrement, la transcription, le stockage et les droits des membres.

Tutoriel sur l'utilisation de l’assistant IA en réunion

1. Vérifier la version :La page d’aide officielle exige la version 3.29.2 ou ultérieure de Tencent Meeting, et prend en charge les principaux systèmes d’exploitation desktop et mobile.
2. Vérifier les permissions :Le modérateur peut activer la transcription en temps réel, ou permettre aux participants de le faire eux-mêmes.
3. Ouvrir l’entrée :Sur ordinateur, accédez via la barre d’outils ; sur mobile, ouvrez l’assistant IA depuis « Plus ».
4. Plage de sélection :Passez à la fonction de questionnement pour la réunion en cours, afin d’éviter de mélanger les recherches générales avec le contenu de la réunion.
5. Poser une question :Posez d’abord des questions sur les objectifs de la réunion, les conclusions atteintes, les points de désaccord et les prochaines étapes, puis demandez des détails.
6. Définir une alerte :Ajoutez votre nom, les sujets clés et les principaux intervenants, avec des rappels visibles uniquement pour vous.
7. Vérification manuelle :Les décisions clés doivent être revues par le porte-parole, et ne pas être mises en œuvre uniquement sur la base d’un résumé généré par l’IA.

Tutoriel de rédaction du résumé de la réunion après celle-ci

1. Accédez aux détails enregistrement ou transcription, ou sélectionnez la réunion cible dans l’historique des réunions.
2. Vérifiez que vous avez les droits de consultation du contenu de cette réunion ; en l’absence de droits, demandez-les au propriétaire en premier.
3. Demander à l’IA de générer un résumé structuré selon les éléments « contexte, conclusions, divergences, tâches à effectuer, responsable, date limite ».
4. Continuer à interroger au sujet des responsables, dates et chiffres flous, et revenir à la transcription ou enregistrement original pour vérification.
5. Supprimer les conversations superflues, les expressions répétées et les suppositions non confirmées, et compléter le contexte commercial manquant.
6. Rédiger un compte rendu en utilisant le modèle d’équipe, puis le partager avec les membres concernés en fonction des droits appropriés.

Modèle de questions pour la réunion

• Veuillez résumer les trois conclusions atteintes à ce jour et indiquer le porte-parole correspondant ;
• Quelles sont les questions sur lesquelles un accord n’a pas encore été trouvé et quelles sont les opinions de chacune des parties ?
• Veuillez lister toutes les tâches, les responsables, les délais et les conditions de dépendance ;
• Quelles étaient les chiffres mentionnés dans la discussion sur le budget tout à l’heure, et qui les a proposés ?
• Veuillez classer les risques liés aux projets et les mesures d’atténuation correspondantes par ordre chronologique ;
• Rédiger un résumé succinct de cette discussion à l’intention des collègues qui n’y ont pas participé ;
• Quelles conclusions ne sont que des suggestions, et lesquelles ont été clairement confirmées par la personne responsable.

Comment configurer les rappels intelligents

1. Ouvrez davantage de fonctionnalités dans l’assistant IA pendant la réunion et accédez aux rappels intelligents.
2. Activez « Quelqu’un a mentionné mon nom », « Mots-clés apparus » ou « Intervention d’un membre spécifié » selon les besoins.
3. Pour les mots-clés, indiquez en même temps le nom officiel, l’abréviation et les synonymes courants afin de réduire les oublis de rappel.
4. Le porte-parole ne sélectionne que les membres qui nécessitent réellement une attention, afin d’éviter que trop de rappels n’affectent la participation.
5. Après avoir reçu le rappel, revenir à la transcription en temps réel pour consulter le contexte, puis décider de parler ou d’enregistrer.

À quels utilisateurs le petit assistant IA de Tencent Meeting convient-il ?

• Équipe du projet :Suivre les décisions, les risques, les responsables et les dates de livraison.
• Administrateur :Comprendre rapidement les conclusions et les principaux désaccords de la longue réunion.
• Ventes et succès client :Organiser les besoins des clients, les objections, les engagements et les prochaines étapes.
• Équipe de recrutement :Revoir les points clés de l’entretien avec l’accord du candidat.
• Enseignants et élèves :Suivre les mots-clés de la leçon, résumer les points clés et réviser le contenu historique.
• Équipe de formation et d’événements :Extraire des chapitres, des questions et des extraits clés à partir d’enregistrements longs.
• Équipe multilingue :Réduire les pertes d’informations en combinant sous-titres, transcription et traduction.

Avantages du produit

• Il fonctionne directement dans le flux de Tencent Meeting, sans nécessiter d’inviter un robot d’enregistrement externe.
• Il peut gérer en même temps les réunions actuelles, les réunions historiques, les fichiers cloud, les fichiers locaux et les images ;
• Permet des questions en temps réel pendant la réunion, idéal en cas de départ temporaire ou si l’on n’a pas bien entendu le contexte ;
• Les rappels personnalisés ne sont visibles que pour la personne concernée et ne perturbent pas les autres participants.
• Crée un cycle complet de réunion avec l’enregistrement, la transcription, les chapitres intelligents et les résumés Yuanbao ;
• Fournit des versions organisationnelles, une plateforme ouverte et des capacités SDK pour faciliter l’intégration par les entreprises.

Restrictions d'utilisation et précautions

• Lorsque la transcription en temps réel n’est pas activée, l’assistant ne peut pas répondre correctement en se basant sur le contenu de la réunion en cours.
• Les erreurs de transcription se transmettent au résumé ; les noms, les termes, les chiffres et le contenu en langue étrangère doivent faire l’objet d’une vérification particulière.
• L’utilisateur ne peut consulter que les réunions, enregistrements et fichiers auxquels il a accès.
• L’IA peut omettre des objections ou transformer des suggestions en décisions ; les conclusions importantes doivent être confirmées manuellement.
• La fréquence d’utilisation de l’IA, la période d’essai et l’éventail des fonctionnalités peuvent varier entre la version gratuite et la version payante ;
• De longues réunions, plusieurs personnes qui parlent en même temps, un réseau faible et un environnement bruyant peuvent affecter la transcription et l’identification des orateurs.
• Les réunions sensibles ne devraient pas activer automatiquement l’enregistrement ou élargir le champ de partage uniquement dans le but de générer des comptes rendus.

Confidentialité, sécurité et conformité aux réunions

Avant d’activer la transcription, l’enregistrement et le traitement par l’IA, il convient d’expliquer aux participants les finalités du traitement, la durée de conservation et les limites d’accès, et d’obtenir l’accord requis par la législation applicable ou les règles internes de l’organisation. Les réunions dans les domaines médical, financier, juridique, de recrutement ainsi que celles concernant des affaires confidentielles doivent également respecter des politiques plus strictes de classification et de conservation des données.

• L’animateur doit contrôler les fonctions d’enregistrement, de transcription et de résumé par IA selon le principe du minimum de privilèges ;
• Supprimez les numéros d’identité, les coordonnées, les clés de compte et autres informations sensibles avant de partager les minutes.
• Définir des droits appropriés d’enregistrement et d’accès au contenu historique pour les participants externes ;
• Récupérer en temps voulu les comptes d’organisation, les fichiers et les droits d’enregistrement une fois le départ ou la fin du projet achevés ;
• Les résumés générés par l’IA ne doivent pas être considérés comme le seul document pour les contrats, les votes, les avis médicaux ou les audits de conformité.

Plateforme ouverte, SDK et informations sur le logiciel open source

Tencent Meeting propose une plateforme ouverte, des API et un SDK officiel, permettant aux entreprises d’intégrer des fonctionnalités de réservation, d’accès aux réunions, d’annuaire et de communication. L’organisation GitHub officielle met à disposition les documents et exemples du TencentMeetingSDK, mais le service Tencent Meeting lui-même, l’assistant IA et les modèles principaux ne sont pas des produits open source.

L’appel à l’interface de l’assistant IA décrite dans la documentation SDK ne signifie pas pour autant que les modèles d’IA ou les interfaces de traitement du contenu des réunions sont mis à disposition. Une intégration officielle nécessite de demander les identifiants, les versions et les permissions appropriés, ainsi que de gérer l’authentification, les appels de retour, les journaux et la sécurité des données conformément à la documentation de la plateforme ouverte.

Questions fréquentes

L’assistant IA de Tencent Meeting est-il gratuit ?

Les derniers documents officiels de facturation indiquent que la version gratuite offre une version d’essai limitée de l’assistant IA Pro, tandis que le guide d’utilisation énumère les conditions d’utilisation complètes pour la version professionnelle et supérieures. Le nombre d’utilisations et les fonctionnalités dépendent du compte client actuel.

Pourquoi l’assistant IA ne peut pas répondre au contenu de la réunion en cours

La cause la plus fréquente est que la transcription en temps réel n’est pas activée, que l’animateur n’a pas les autorisations nécessaires, que la version est obsolète ou que la personne n’a pas les droits requis. Vérifiez d’abord l’état de la transcription et la portée du contenu, puis posez à nouveau votre question.

L’assistant IA peut-il résumer les réunions passées ?

Il est possible de choisir des réunions historiques ou des fichiers cloud auxquels on a accès pour poser des questions et faire des synthèses. En l’absence d’accès, il faut d’abord en demander à l’administrateur du contenu.

Les rappels intelligents sont-ils visibles par les autres ?

La documentation officielle d’aide indique que les mots-clés, les mentions et les rappels de conférenciers ne sont visibles que par la personne concernée. Ils ne perturbent pas la réunion en tant que messages publics.

L’assistant IA de Tencent Meeting est-il open source ?

Non, l’assistant IA et les services principaux sont tous deux des produits commerciaux. Les documents SDK et les exemples de certaines conférences ont été rendus publics par les développeurs, mais cela ne signifie pas que les capacités d’IA soient open source.