Ellie

Eine kurze Beschreibung

Ellie ist ein KI-gestützter Assistent für die Antwort auf E-Mails, der für Gmail und Outlook konzipiert ist. Er lernt den Tonfall sowie die Ausdrucksweisen der Nutzer aus ihren bestehenden E-Mails, erstellt auf dieser Grundlage Entwürfe zur Überprüfung und ordnet in den höheren Paketen die eingehenden Nachrichten automatisch ein sowie speichert die Antworten im Entwurfsordner.

Einführung in die Tools

Ellie wird von dem britischen Unternehmen Ellie Assist Ltd betrieben und behebt hauptsächlich Probleme wie wiederholte Antworten, Schreibangst, die Kommunikation in verschiedenen Sprachen sowie die Verarbeitung einer großen Anzahl von E-Mails im Posteingang. Es ersetzt den Nutzer nicht bei der Versendung von E-Mails – alle Entwürfe müssen vom Nutzer überprüft, geändert und anschließend eigenhändig gesendet werden.

Das Produkt bietet drei Verwendungsmöglichkeiten: Anbindung an E-Mails, Browser-Erweiterungen sowie Outlook-Desktop-Add-ins. Casual eignet sich eher für die manuelle Erstellung nach Bedarf, während Business und Professional besser geeignet sind, um das System dazu zu nutzen, die verbundenen E-Mails im Hintergrund zu verarbeiten.

Drei Verwendungsmöglichkeiten

Hauptfunktionen

Den eigenen Schreibstil erlernen

Ellie lernt aus den von den Nutzern autorisierten gesendeten E-Mails das Tonfall, den Satzrhythmus, die Anreden sowie die üblichen Abschlussformulierungen. Im Erweiterungsmodus kann sie auch durch das Weiterleiten von E-Mail-Anhängen trainiert werden; dabei sollten als Trainingsbeispiele E-Mails gewählt werden, die tatsächlich den persönlichen Stil widerspiegeln und keine überflüssigen oder sensiblen Informationen enthalten.

Vollständige E-Mail-Thread lesen

Beim Erstellen einer Antwort liest Ellie den entsprechenden Sitzungskontext, anstatt sich nur auf den letzten Satz zu konzentrieren. Längere Threads können weiterhin widersprüchliche, veraltete oder irrelevante Informationen enthalten; Fakten und Zusagen sollten vor dem Senden überprüft werden.

Antworten nach Bedarf erzeugen

Die Browser-Erweiterung fügt in den Antwortbereich von Gmail und Outlook Web einen Ellie-Button ein, über den die Nutzer Entwürfe manuell auslösen können. Das Casual-Paket basiert hauptsächlich auf diesem Modus und beinhaltet keine automatischen Entwürfe im Hintergrund nach der Verbindung mit dem E-Mail-Konto.

Automatischer Entwurf

Business und Professional können mit Gmail oder Outlook verbunden werden, sodass Ellie neue Nachrichten lesen und vorgeschlagene Antworten im Entwurfsordner speichern kann. Das System sendet die Nachrichten nicht automatisch – der Benutzer behält stets die endgültige Kontrolle.

Automatische Klassifizierung

Die fortgeschrittenen Pakete zur Verbindung mit E-Mail-Adressen können die eingehenden Nachrichten automatisch kategorisieren, um den Nutzern zu helfen, zu entscheiden, welche Nachrichten beantwortet werden müssen und welche Rolle bei der Bearbeitung einzunehmen ist. Die Klassifizierung kann jedoch bei der Einschätzung der Dringlichkeit, der Identität des Kunden oder des Themas Fehler aufweisen; wichtige E-Mails sollten daher von Menschen überprüft werden.

Mehrsprachige Antworten

Ellie kann Antworten in jeder Sprache erstellen und versucht, den Tonfall des Benutzers beizubehalten. Inhalt, der nicht die Muttersprache betrifft oder rechtliche, technische oder kulturelle Sensibilitäten aufweist, muss weiterhin von jemandem überprüft werden, der die Zielsprache gut beherrscht.

Wissensdatenbank-Training

Benutzer können PDF-, TXT-, DOCX-Dateien hochladen oder Ellie beauftragen, den Inhalt von Webseiten zu extrahieren, um Wissen über Produkte, Richtlinien und Prozesse zu erlangen. Business und Professional bieten umfassendere Funktionen für ein fortgeschrittenes Wissensmanagement, während Casual für das Training eines grundlegenden Wissensschatzes dient.

Strukturierte Datensquellen

Die Plattform ermöglicht das Hochladen von CSV-Dateien, Tabellenkalkulationen oder Dateien, die aus Geschäftssoftware exportiert wurden. Dabei bleibt die Struktur der Felder jeder Zeile erhalten, was es ermöglicht, Informationen wie Ablaufdaten von Verträgen, Pakete, Tickets oder Bestellungen zu finden. In der aktuellen Hilfedokumentation wird angegeben, dass während der Probephase Data Sources genutzt werden können; bei der kostenlosen Version ist diese Funktion jedoch eingeschränkt.

Charaktere und verschiedene Tonlagen

Roles ermöglichen es, für Rollen wie Support, Vertrieb, Operations, Finanzen oder Gründer unterschiedliche Wissensdatenbanken und Tonlagen festzulegen. Beim Verknüpfen einer E-Mail kann die Klassifizierung der Rolle zugeordnet werden, oder man kann sie bei der manuellen Erstellung selbst wechseln.

Empfehlungen zur Kalenderzeit

Der Benutzer kann Google Calendar zusätzlich autorisieren, damit Ellie in den Antworten mögliche Terminzeiten vorschlagen kann. Laut den offiziellen Angaben werden nur Beginn, Ende, Status, Anzahl der Teilnehmer sowie einige abgeleitete Informationen gelesen. Titel, Beschreibung, Ort und Identität der Teilnehmer werden vor dem Übergang zwischen den Anwendungen oder der KI entfernt.

Team-Teilen

Business und Professional können gemeinsam Wissensdatenbanken, Rollen sowie Trainingsergebnisse teilen und die E-Mail-Adressen der Mitglieder verwalten. Business umfasst 3 Plätze, wobei jeder Benutzer über ein verbundenes Konto verfügt. Professional umfasst 5 Plätze, wobei jeder Benutzer bis zu 3 Konten haben kann.

Automatisierter Entwurfsworkflow

1. Die Benutzer verbinden ihre Arbeits-E-Mails über eine Genehmigung von Google oder Microsoft mit Ellie.
2. Ellie liest die neu eingegangenen relevanten Threads und entscheidet anhand des Inhalts über die Klassifizierung sowie darüber, ob eine Antwort notwendig ist.
3. Das System wählt aus den von dem Benutzer gesendeten E-Mails, seinen Rollen sowie der Wissensdatenbank den passenden Ton und die entsprechenden Fakten aus.
4. Notwendige E-Mail-Ausschnitte, Wissensinhalte und Rollenanweisungen werden an den AI-Dienstleister gesendet, um Texte zu erzeugen.
5. Das erzeugte Ergebnis wird in den Entwurfsordner des E-Mail-Programms geschrieben, wobei die notwendigen Entwürfe und Metadaten beibehalten werden.
6. Der Benutzer öffnet den Entwurf und überprüft Empfänger, Fakten, Tonfall, Anhänge, Datum und Zusagen.
7. Der Benutzer sendet die überarbeitete Version freiwillig oder löscht unpassende Entwürfe.
8. Das Team aktualisiert die Rollen, die Wissensdatenbank sowie die Klassifizierungs- und Verknüpfungseinstellungen anhand der fehlerhaften Beispiele.

Einführungstutorial zur Benutzung

Verbinden mit Gmail oder Outlook

1. Um ein Ellie-Konto zu erstellen und den 7-tägigen Probemonat zu nutzen, ist es nicht notwendig, eine Kreditkarte anzugeben.
2. Wählen Sie eine Verbindung zu Gmail, Google Workspace, Outlook oder Microsoft 365 aus.
3. Lesen Sie die Genehmigungsbedingungen – nur die für die Arbeit notwendigen E-Mail-Funktionen sind erlaubt.
4. Wenn für ein Unternehmenskonto die Genehmigung eines Administrators erforderlich ist, muss die Anwendung zunächst von dem IT-Team überprüft werden.
5. Lassen Sie Ellie aus repräsentativen gesendeten E-Mails den persönlichen Tonfall lernen.
6. Definieren Sie die erste Rolle sowie eine kleine Menge an präzisen, aktuellen Wissensinhalten.
7. Erstellen Sie einen Entwurf mit einem nicht sensiblen Testthread, um Sprache, Anreden und Fakten zu überprüfen.
8. Stellen Sie sicher, dass das System nur Entwürfe speichert und diese nicht automatisch sendet, bevor Sie den Umfang schrittweise erweitern.

Verwendung von Browser-Erweiterungen

1. Wählen Sie über den offiziellen Eingang die Version von Chrome, Edge oder Firefox aus und installieren Sie keine Erweiterungen derselben Namen von Drittanbietern.
2. Nach der Installation melden Sie sich mit einem Ellie-Konto oder einer Lizenz an.
3. Öffnen Sie eine Test-E-Mail in Gmail Web oder Outlook Web.
4. Klicken Sie auf die Ellie-Schaltfläche im Antwortbereich und wählen Sie die passende Figur aus.
5. Fügen Sie den für diese E-Mail spezifischen zusätzlichen Kontext, die Ziele sowie die Anforderungen an den Ton hinzu.
6. Nach der Erstellung wird jedes Satz einzeln überprüft und im E-Mail-Client geändert.
7. Bestätigen Sie Empfänger, Kopien, Anhänge und Verweishistorie, bevor Sie senden.

Trainieren des persönlichen Tonfalls

1. Wählen Sie repräsentative E-Mails aus, die von Ihnen selbst in verschiedenen Situationen und zu unterschiedlichen Anlässen verfasst wurden.
2. Löschen Sie Passwörter, Identifikationsdaten, Vertragsgeheimnisse sowie Inhalte, die für den Zugang zum Training nicht notwendig sind.
3. Benutzer, die E-Mails verbinden, können das System dazu bringen, aus der gesendeten Ordnerstruktur zu lernen.
4. Kunden im Erweiterungsmodus sollten für die Weiterleitung Anhänge verwenden, anstatt eine einfache Textweiterleitung.
5. Stellen Sie sicher, dass die Anhänge im EML-Format sind; das für Outlook bestimmte MSG-Format kann möglicherweise nicht verarbeitet werden.
6. Prüfen Sie die Statusseiten Processed, Pending, Failed oder Skipped im Trainingsprotokoll.
7. Vergleichen Sie die Entwürfe vor und nach dem Training mit derselben Testfrage, um subjektiven Eindrücken auszuweichen.
8. Wenn ein unangemessener Tonfall festgestellt wird, sollte das Sample entfernt oder die Beschreibung der Rolle angepasst werden.

Wissensdatenbank und Rollentutorials

Erfassung einer zuverlässigen Wissensdatenbank

1. Zuerst werden die am häufigsten benötigten Produkte, Preise, Richtlinien, Abläufe und Kontaktdaten aufgelistet.
2. Laden Sie nur genehmigte und weiterhin gültige PDF-, DOCX-, TXT- oder strukturierte Dateien hoch.
3. Bei der Erfassung von Webseiten sollten nur autoritäre Seiten berücksichtigt werden; abgelaufene Blogs und Marketinginhalte sollten nicht mit einbezogen werden.
4. Für jedes Material werden Verantwortliche, Veröffentlichungsdatum, Geltungsbereich und Überprüfungsdatum aufgezeichnet.
5. Prüfen Sie mit echten Fragen, ob Ellie die richtigen Fakten finden kann, und verlangen Sie, dass sie bei Unklarheiten zugibt, unsicher zu sein.
6. Nach der Aktualisierung von Preisen, Bedingungen oder Produkten sollte rechtzeitig neu indiziert und erneut getestet werden.
7. Platzieren Sie Kundendaten in strukturierten Kanälen mit angemessenen Berechtigungen, anstatt sie im Wissenspool aller Teams zu speichern.

Rollen für das Team festlegen

1. Erstellen Sie Rollen wie Support, Vertrieb, Betrieb oder Finanzen entsprechend den Arbeitsaufgaben.
2. Für jede Rolle werden der Tonfall, der zulässige Antwortbereich sowie die Fragen festgelegt, die beantwortet werden müssen.
3. Verknüpfen nur die Wissensdatenbanken und strukturierten Daten, die für diese Rolle erforderlich sind.
4. Legen Sie Zuordnungen für verschiedene Kategorien und Rollen fest und behalten Sie einen manuellen Wechselweg bei.
5. Verwenden Sie denselben Thread, um verschiedene Rollen getrennt voneinander zu testen, und überprüfen Sie, ob Fakten und Tonfall miteinander vermischt werden.
6. Regelmäßige Überprüfung von geteilten Materialien, Zugriffen ehemaliger Mitglieder und Feedback zu fehlerhaften Entwürfen.

Eingabe und Ausgabe

Vergleich der Funktionen der Pakete

Auf der öffentlichen Seite steht außerdem, dass die Kosten für zusätzliche Teammitglieder ab 5 US-Dollar pro Person liegen. Es werden die Währungen Dollar, Pfund, Euro und Australischer Dollar angezeigt; die tatsächliche Zahlung erfolgt in der örtlichen Währung. Auf der Zahlelseite können Gutscheine für die ersten 3 Monate angeboten werden. Die Rabatte sollten nicht als dauerhafter Standardpreis angesehen werden.

Preise und Probefahrt

Bis zum 22. August 2026 können neue Konten einen 7-tägigen Testzugang zu den Business-Funktionen erhalten – ohne Kreditkarte erforderlich. Es sind maximal 3 Nutzerkonten sowie 5 verbundene E-Mail-Adressen möglich. Nach Ablauf des Tests wechselt das Konto in die Free-Ebene; die vorhandenen Entwürfe bleiben erhalten, automatische Entwürfe werden ausgesetzt und Data Sources sowie E-Mail-Training werden gesperrt.

Das Jahresabo ist günstiger als das Monatsabo, doch in den aktuellen Suchergebnissen wird der Gesamtbetrag pro Jahr nicht eindeutig angegeben. Verschiedene Währungen, Steuern, Aktionen sowie Rechnungen von Microsoft können zu Unterschieden im tatsächlichen Zahlbetrag führen; es sollte stets auf der Abrechnungsseite geprüft werden.

Wie wählt man ein Paket aus?

1. Wenn die E-Mails nur gelegentlich in der Web-E-Mail-App erstellt werden sollen, sollte zunächst der manuelle Modus von Casual zur Probe genutzt werden.
2. Wenn man jeden Morgen beim Aufwachen den Entwurf sehen muss, sollte man Business und Professional vergleichen.
3. Bewerten Sie die Optionen 25, 100 oder unbegrenzt anhand der tatsächlichen Anzahl an Entwürfen und Änderungen pro Tag.
4. Das Team sollte die Anzahl der Plätze, die Anzahl der E-Mail-Adressen pro Mitglied sowie den Umfang des geteilten Wissens ermitteln.
5. Zuerst überprüfen Sie die automatische Klassifizierung und die Qualität des Entwurfs, bevor Sie entscheiden, ob eine dauerhafte Verbindung zur Arbeits-E-Mail-Adresse eingerichtet werden soll.
6. Vor der jährlichen Zahlung: Bestätigung der Stornierung, Rückerstattung, Downgrade, Datenspeicherung und Preise für zusätzliche Mitglieder.

Für welche Benutzer geeignet

• Gründer und Manager: Reduzierung wiederholter Antworten an Kunden, Partner und interne E-Mails.
• Verkäufer: Erstelle Entwürfe im eigenen Stil, die auf eingehende Anfragen und Nachforschungen basieren.
• Kundenservice-Mitarbeiter: Beantwortung häufiger Fragen unter Verwendung der Hilfedokumente und Rollenantworten.
• Personalverantwortlicher: Kommunikation mit Bewerbern, Terminvereinbarung und Nachfassemails.
• Immobilienmakler: Schnelle Antwort auf Anfragen bei gleichzeitiger Beibehaltung einer persönlichen Ausdrucksweise.
• Nicht-muttersprachliche Autoren: Entwerfen in der Zielsprache, anschließende manuelle Überprüfung hinsichtlich Semantik und Höflichkeit.
• Für Nutzer mit Lesepflichten oder Schreibschwierigkeiten: Verringerung der Belastung bei der Erstellung von Antworten und bei der Strukturierung der Sprache.
• Kleine Teams: Gemeinsame Produktkenntnisse und Rollen, wobei die E-Mail-Adressen und der Tonfall jedes Teammitglieds beibehalten werden.

Typische Anwendungsszenarien

• Entwerfen Sie eine nachfolgende Antwort, die den richtigen Kontext enthält, basierend auf dem gesamten Kundengespräch.
• Lassen Sie die Vertriebsmitarbeiter mit ihrem Wissen über Preise und Angebote eingehende Anfragen beantworten.
• Lassen Sie die Support-Charaktere einen Entwurf für die Fehlerbehebung anhand der Hilfedokumentation erstellen.
• Vor Beginn der täglichen Arbeit werden automatisch Entwürfe für die zu beantwortenden Nachrichten erstellt.
• Verwenden Sie für finanzielle, verkaufliche und Support-E-Mails je nach Kategorie einen unterschiedlichen Ton.
• Nach dem Abrufen der Informationen zur verfügbaren Kalendere Zeit werden zwei mögliche Terminzeiten vorgeschlagen.
• Einen einheitlichen Prozess für Entwürfe und Wissensdatenbanken für die Teams von Gmail und Outlook bereitstellen.
• Erstellen Sie die Antwort über ein Pop-up in Fastmail oder anderen Clients und fügen Sie sie manuell ein.

Vorteile des Produkts

• Der automatische Entwurf wird direkt in den vorhandenen Entwurfsordner von Gmail oder Outlook gespeichert – es ist nicht notwendig, dass der Benutzer in einen neuen Posteingang umzieht.
• Durch die Kombination von vollständigen Threads, persönlichem Stil, Rollen und Wissensdatenbänken wird der Tonfall einer allgemeinen KI verringert.
• Alle E-Mails müssen manuell gesendet werden, um zu vermeiden, dass das System ohne Bestätigung direkt antwortet.
• Die Verbindung von E-Mail-Adressen, Browser-Erweiterungen und Outlook-Add-ins umfasst unterschiedliche Steuerungseinstellungen.
• Mehrsprachige Unterstützung hilft Nicht-Muttersprachlern, schnell eine bearbeitbare Entwurfsversion zu erstellen.
• Das Team kann Wissen und Rollen teilen und gleichzeitig die E-Mails der einzelnen Mitglieder nutzen.
• Eine 7-tägige Testversion erfordert keine Kreditkarte und ermöglicht es kleinen Teams, gemeinsam eine Bewertung vorzunehmen.
• Der Text der E-Mail wird nach der Verarbeitung nicht langfristig gespeichert, wodurch die Anfälligkeit für einen dauerhaften Speicherzugriff verringert wird.

Einsatzbeschränkungen und Hinweise

• Ellie schreibt nur Antworten und wird nicht zur Erstellung von unerwünschten E-Mails verwendet.
• Casual beinhaltet keine automatischen Entwürfe im Hintergrund; sie können nur auf Wunsch über Erweiterungen erstellt werden.
• KI kann Fakten, Versprechen, Daten, Rabatte, Richtlinien oder Inhalte von Anhängen erfinden.
• Unbeschränkte Antworten können dennoch durch angemessene Nutzung, Systemkapazitäten oder Vertragsbedingungen eingeschränkt sein.
• Die E-Mail-Verbindung erweitert den Zugriffsbereich; Unternehmen sollten zunächst die Verwaltung und die Datenschutzprüfung abschließen.
• Wenn die Wissensdaten veraltet sind, wiederholt der Entwurf konstant falsche Richtlinien.
• Die automatische Klassifizierung kann E-Mails von dringenden, sicherheitsrelevanten, rechtlichen oder wertvollen Kunden übersehen.
• Browser-Erweiterungen und Updates des E-Mail-Klients können dazu führen, dass Schaltflächen auf der Benutzeroberfläche nicht mehr funktionieren oder dass Inhalte eingefügt werden können.
• Mehrsprachige Entwürfe garantieren keine vollständige Korrektheit in Bezug auf Recht, Fachbegriffe und kulturellen Kontext.
• Nach Ablauf der Testphase werden einige Funktionen gesperrt; das Team sollte im Voraus die Export- und Abonnementoptionen festlegen.
• Ellie Desk und Ellie Docs befinden sich noch in der Early-Access-Phase und können daher nicht als offiziell verfügbare Funktionen angesehen werden.

Sicherheitsüberprüfung bei der Übertragung

1. Stellen Sie sicher, dass Empfänger, Kopien und BCC aufgrund der Thread-Geschichte nicht falsch ausgewählt wurden.
2. Überprüfen Sie nacheinander die Namen, Unternehmen, Beträge, Daten, Zeitzone sowie die Informationen zu Bestellungen und Verträgen.
3. Überprüfen Sie, ob im Entwurf ungenehmigte Rückerstattungen, Rabatte, Lieferungen oder rechtliche Aussagen versprochen werden.
4. Überprüfen, ob die genannten Anhänge tatsächlich vorhanden sind und die richtige Version darstellen.
5. Entfernen Sie die vom Modell erzeugten Platzhalter, wiederholten Begrüßungen und unnatürlichen Sätze.
6. Empfindliche Vorfälle werden den zuständigen Personen übertragen, anstatt auf allgemeine AI-Vorlagen zur Entscheidungsfindung zu setzen.
7. Nach dem Versand werden fehlerhafte Beispiele über den Prozess zur Wartung der Rollen und des Wissensspeichers zurückgesendet.

Unterstützungsplattformen

Privatsphäre und Datenverarbeitung

Wenn „Erweiterung“ einzeln verwendet wird, liest Ellie nur die derzeit im Browser geöffneten E-Mail-Threads. Nach der Verarbeitung wird der Text der E-Mails nicht gespeichert. Wenn eine E-Mail-Adresse verbunden ist, liest sie neue E-Mails sowie ausgewählte bereits gesendete E-Mails, um den Stil zu erlernen. Dabei werden Metadaten wie Absender, Betreff, Kategorie und Zeitpunkt sowie Entwürfe gespeichert – der vollständige Text der E-Mails wird jedoch nach der Verarbeitung nicht aufbewahrt.

Zugehörige Threads, Fragmente aus der Wissensdatenbank sowie Rollenanweisungen werden an OpenAI oder Microsoft Azure OpenAI zur Verarbeitung gesendet. Offiziell wird angegeben, dass sie nicht zur Trainierung allgemeiner Modelle verwendet werden, doch Organisationen sollten dennoch ihre eigenen Datenkategorisierungen sowie die Bedingungen der AI-Dienstleister berücksichtigen.

• Der Betreiber hat seinen Sitz in Großbritannien, während die Hauptanwendungen, Datenbanken, Objektspeicher sowie die Analyseinfrastruktur in Deutschland befinden.
• Einige Verarbeiter könnten Daten außerhalb des Vereinigten Königreichs und der Europäischen Wirtschaftszone verarbeiten; die offiziellen Vorschriften legen die entsprechenden Übertragungsmechanismen fest.
• Für den Datentransfer wird TLS verwendet, während sensible Token und andere statische Daten mit AES-256 verschlüsselt werden.
• Offiziell wird angegeben, dass die Sicherheitsprüfung von Google CASA Tier 2 abgeschlossen ist, doch das bedeutet nicht, dass alle Branchenzertifizierungen vorliegen.
• Nach Löschung des Kontos oder Abschaltung der Integration werden die im Aktivitätsystem gespeicherten Cache-Daten innerhalb von 30 Tagen entfernt, wobei die Backups alle 90 Tage gelöscht werden.
• Die Benutzer-E-Mails, das Wissensarchiv und die Entwürfe werden nicht zur Trainierung von Ellie oder allgemeinen Modellen Dritter verwendet.
• Unternehmen können bei den Behörden einen Datenerfassungsvertrag anfordern und ein Sicherheitsfrageblatt einreichen.
• Bei Themen wie Medizin, Recht, Finanzen, nicht veröffentlichtem Code oder Kundengeheimnissen sollte zunächst geprüft werden, ob eine Übermittlung an eine externe KI zulässig ist.

Prüfung vor Inbetriebnahme des Unternehmens

1. Bestätigen Sie die zulässigen E-Mail-Typen, Abteilungen, Datenkategorien sowie die Szenarien, in denen die Nutzung verboten ist.
2. Überprüfen Sie die Genehmigungsbereiche von Google oder Microsoft sowie die Prozesse zur Freigabe und Aufhebung durch Administratoren.
3. Anfordern Sie den Datenerfassungsvertrag, die Unterauftragsverarbeiter, die Standorte der Daten sowie Nachweise zur Sicherheit.
4. Klare Regeln für die Aufbewahrung von Wissensdatenbanken, Schulungs-E-Mails, strukturierten Daten und erstellten Entwürfen.
5. Verwenden Sie Test-Mieter, um Kündigungen, Trennungen von Konten sowie Löschung und Wiederherstellung von Daten zu überprüfen.
6. Erstellen von Regeln für Beträge, Rechtsfragen, Personalangelegenheiten, Sicherheitsaspekte sowie Kundenbeschwerden, die einer manuellen Überprüfung bedürfen.
7. Die Mitarbeiter sollen geschult werden, künstlich erzeugte Inhalte durch KI, Prompt-Injection sowie bösartige Befehle in E-Mail-Threads zu erkennen.

APIs und Integrationsmöglichkeiten

Ellies aktuelle Kernintegrationen umfassen Gmail, Outlook, Google Calendar, Google Tasks, Browser-Erweiterungen sowie Microsoft AppSource. Auf der offiziellen Website wird erwähnt, dass die Echtzeit-API-Integrationen für Kundenverwaltung, Helpdesk, Rechnungswesen und E-Commerce-Systeme noch in Entwicklung sind und daher nicht als verfügbare Funktionen angeboten werden können.

GitHub und Open Source

Ellie hat einen öffentlichen GitHub-Repo, wobei die Hauptbranch derzeit nur ein README enthält. Ihre Hauptfunktionen sind es, Links zu Produkten bereitzustellen, Versionen veröffentlichen und Probleme zu sammeln. Laut den öffentlichen Veröffentlichungsverläufen ist die neueste Version 2.5.0, deren Veröffentlichungsdatum auf November 2024 liegt. Sie umfasst Unterstützung für Outlook und Office 365.

Der Lagerbestand enthält keine vollständigen Quellcodes der Produkte, auf deren Basis der aktuelle Service erstellt werden kann, und es konnten auch keine Open-Source-Lizenzbedingungen festgestellt werden. Die öffentlich herunterladbaren Veröffentlichungsdateien bedeuten noch nicht, dass es sich um Open-Source-Produkte handelt. Ellies Webdienste, die Modelllogik sowie die Verbindungen zum E-Mail-Backend und zu den aktuellen Erweiterungen sollten als kommerzielle, geschlossene Produkte angesehen werden.

Ellie Desk und Ellie Docs

Die offizielle Website erweitert derzeit zwei separate Produkte, die jedoch zum Zeitpunkt der Überprüfung noch im Early-Access-Modus oder auf der Warteliste standen. Sie ersetzen den bisherigen E-Mail-Assistenten nicht und sollen auch nicht zu den bereits vorhandenen Funktionen von Casual, Business oder Professional hinzugefügt werden.

Ellie Desk gibt offen zu, dass es die Grundfunktionen des Posteingangs über Chatwoot unterstützt – doch das bedeutet nicht, dass Ellie Desk insgesamt open source ist. Ellie Docs zeigt Beispiele für Codeverbindungen, Ablaufzeitüberwachung, Screenshot-Anzeigen sowie eine Hilfeseite zur Hostung; die Verfügbarkeit hängt davon ab, ob die Nutzer einen frühen Zugang erhalten.

Grundlegende Informationen

Empfehlungswert

Die Empfehlungsbewertung liegt bei 4,5 von 5 Punkten. Ellie integriert die vollständigen Nachrichtenverläufe, den persönlichen Tonfall, die Rollen, das Wissensarchiv sowie automatische Entwürfe in die bereits vorhandenen Gmail- und Outlook-Funktionen. Zudem wird darauf geachtet, dass die Nachrichten letztendlich von einem Menschen versendet werden – was für eine häufige, aber dennoch individuell gestaltete E-Mail-Kommunikation geeignet ist.

Der Hauptmangel besteht darin, dass der automatische Entwurfsmodus nur in den teureren Paketen verfügbar ist, die Teamkosten steigen mit jedem zusätzlichen Mitglied, und die Integration von Echtzeit-APIs wie CRM ist noch nicht offiziell verfügbar. Bevor eine Verbindung zu einer Arbeits-E-Mail-Adresse hergestellt wird, müssen das Berechtigungsschema, die Verarbeitung durch Drittanbieter-KI sowie die Richtlinien für hochsensible E-Mails sorgfältig geprüft werden.

Häufige Fragen

Was ist Ellie?

Ellie ist ein AI-Hilfsprogramm für die Antwort auf E-Mails. Es kann den Tonfall des Benutzers erkennen, den aktuellen Thread sowie das Wissensarchiv auswerten und in Gmail oder Outlook Entwürfe zur Überprüfung erstellen.

Wird Ellie E-Mails automatisch senden?

Nein. Selbst bei Verwendung eines automatischen Entwurfs wird der Inhalt nur im Entwurfsordner gespeichert. Der Benutzer muss ihn überprüfen und gezielt senden.

Kann Ellie Kaltmails schreiben?

Das ist nicht möglich. Die Behörden haben ausdrücklich festgelegt, dass das Produkt nur zur Beantwortung bereits eingegangener E-Mails verwendet werden darf – und nicht zur automatischen Erstellung von Marketing-E-Mails für eine erste Kontaktaufnahme.

Ist Ellie kostenlos?

Neue Konten erhalten einen 7-tägigen Probemonat mit Business-Funktionen – ohne Kreditkarte erforderlich. Nach Ablauf des Probemonats wechselt das Konto in die eingeschränkte Free-Ebene. Auf der aktuellen offiziellen Seite werden keine konkreten Angaben zur täglichen Anzahl der kostenlosen Antworten bereitgestellt.

Warum hat Casual kein automatisches Entwurfsmodus?

Die Casual-Konfiguration wird manuell über Browser-Erweiterungen erstellt, es werden täglich 25 Antworten gesendet. Wenn eine E-Mail-Verbindung, automatische Entwürfe sowie automatische Klassifizierung erforderlich sind, sollte man Business oder Professional wählen.

Was ist der Unterschied zwischen Business und Professional?

Business: 100 E-Mails pro Tag, 3 Plätze – pro Person ist eine E-Mail-Adresse erlaubt; Professional: Keine Beschränkung bei den Antworten, 5 Plätze – pro Person sind maximal 3 E-Mail-Adressen erlaubt. Zudem werden fortgeschrittenere Schulungen sowie priorisierter Support angeboten.

Wird Chinesisch-E-Mail unterstützt?

Mehrsprachige Antworten sind möglich, auch auf Chinesisch. Bei Fachbegriffen, Verträgen, Kundenbeschwerden oder kulturellen Kontexten ist dennoch eine manuelle Überprüfung erforderlich.

Kann man mit Fastmail verbunden werden?

Fastmail kann im Manuellmodus mit Erweiterungen oder Pop-ups erstellt werden, um ihn anschließend in einen E-Mail-Client zu kopieren. Für die automatische Anbindung an E-Mail-Konten werden Gmail und Outlook empfohlen.

Speichert Ellie den Text der E-Mails?

Der vollständige Text der offiziellen Mitteilung wird nach seiner Erstellung nicht über einen längeren Zeitraum aufbewahrt. Der Verbindungsmodus speichert die notwendigen Metadaten sowie die erstellten Entwürfe. Zudem werden das Wissensarchiv, die Rollen sowie die Autorisierungstoken je nach Funktionsbedarf gespeichert.

Wird die E-Mail zur Schulung des Modells verwendet?

Offiziell wird mitgeteilt, dass die E-Mails der Kunden nicht zur Schulung von Ellie oder allgemeinen Modellen Dritter verwendet werden. Zudem wurden OpenAI und Azure OpenAI angewiesen, die eingereichten Inhalte nicht zur Schulung der Basismodelle zu nutzen. Die Nutzer sollten weiterhin die aktuellen Vertragsbedingungen sowie die Organisationsrichtlinien überprüfen.

Wird eine öffentliche API bereitgestellt?

Es wurden keine offiziellen, öffentlich zugänglichen APIs oder SDKs für Entwickler festgestellt. Die Echtzeit-Verbindungen zu CRM-, Support-, Rechnungs- und E-Commerce-Funktionen werden weiterhin als bald verfügbar angegeben.

Ist Ellie open source?

Keine Offenlegung des Quellcodes. Der offizielle GitHub-Repo dient hauptsächlich für README-Dokumente, Fragen sowie alte Versionen der Produkte – es gibt keinen vollständigen Quellcode des Produkts und auch keine überprüften Open-Source-Lizenzbedingungen.

Sind Ellie Desk und Ellie Docs bereits verfügbar?

Sie sind noch nicht als allgemein verfügbare offizielle Produkte verfügbar; beide befinden sich derzeit in der Phase des Early Access sowie in der Warteliste. Zudem handelt es sich um eigenständige Produkte im Vergleich zum E-Mail-Assistenten.

Wie lange werden die Daten nach Löschung des Kontos gelöscht?

Laut der offiziellen Datenschutzerklärung werden die entsprechenden Token umgehend entfernt, die im System der Veranstaltung gespeicherten Daten werden innerhalb von 30 Tagen gelöscht, und die verschlüsselten Backups werden in Intervallen von 90 Tagen entfernt.

Zusammenfassung

Ellie übernimmt nicht die Kontrolle über das Versenden von E-Mails im Namen des Benutzers, sondern bereitet in den vorhandenen E-Mail-Postfächern vorab Antworten vor, die dem Stil des Benutzers entsprechen. Für Einzelpersonen sowie kleine Teams, die täglich mit einer großen Anzahl an Gmail- oder Outlook-Nachrichten umgehen müssen, können automatische Entwürfe, Rollen sowie Wissensdatenbanken dazu beitragen, wiederholtes Schreiben erheblich zu reduzieren.

Beim Kauf sollte man zunächst zwischen dem Casual-Handbetriebsmodus und den automatischen Modusen Business sowie Professional unterscheiden, anschließend die Kosten anhand der Anzahl der Antworten, der Anzahl der Konten sowie der Anzahl der E-Mails berechnen. Nach der Verbindung mit dem Arbeits-E-Mail-Konto sind regelmäßige Aktualisierungen der Informationen, Richtlinien für sensible Daten sowie eine manuelle Überprüfung jeder einzelnen E-Mail weiterhin notwendige Voraussetzungen für einen sicheren Gebrauch.