Docalysis

Was ist Docalysis?

Docalysis ist eine von einem Startup-Team aus Mountain View in Kalifornien betriebene KI-basierte Plattform für Fragen zu Dokumenten. Nachdem die Benutzer Dateien hochgeladen haben, können sie in natürlicher Sprache Fragen stellen, wodurch das System Antworten auf der Grundlage des Inhalts der Dokumente erstellt.

Es richtet sich an Personen, die Berichte, Verträge, Forschungsmaterialien und Geschäftsunterlagen schnell lesen müssen. Derzeit wird der Service von ChatGPT angetrieben, doch die Antworten können den Kontext übersehen oder Fehler enthalten; er sollte daher keine professionelle Entscheidungsfindung ersetzen.

Überblick über die Hauptfunktionen

Dokument hochladen und KI-Fragen beantworten

Die normale Frage-und-Antwort-Funktion unterstützt PDF, TXT, CSV und DOCX. Nach dem Hochladen der Dateien und deren Vorausverarbeitung können Benutzer direkt Fragen stellen. Das System wählt anschließend den für die Frage am relevantestenen Dokumentkontext aus, um dem Modell eine Antwort zu generieren.

• Aus den Geschäftsberichten werden Schlüsselinformationen wie Umsätze, Risiken und Managementdiskussionen extrahiert.
• Suchen Sie im Vertrag nach Bestimmungen zu Zahlungen, Verlängerung, Beendigung und Haftungsbeschränkungen.
• Zu den Arbeiten werden Fragen zu den Forschungsmethoden, der Stichprobe, den Schlussfolgerungen und den Einschränkungen gestellt.
• Klassifizierung, Interpretation oder gezielte Suche von Texteinträgen in CSV.
• Fragen zu den Schritten, Bedingungen und Fehlerschuldlösungen im Bedienhandbuch.

Die von Docalysis angegebenen Genauigkeitswerte dürfen nicht als Garantie für die Ergebnisse angesehen werden. Bei rechtlichen, finanziellen, medizinischen oder konformitätsbezogenen Entscheidungen sollte man auf den ursprünglichen Text zurückgreifen, um die entscheidenden Zahlen, Einschränkungen und den Kontext zu überprüfen.

Mehrfach-Chat mit mehreren Dateien

Benutzer können mehrere Dateien in denselben Ordner verschieben und anschließend mit diesem Ordner chatten. So ist es möglich, zwischen den Dokumenten zu suchen und sie miteinander zu vergleichen, ohne für jedes Dokument separat nachfragen zu müssen.

1. Erstellen Sie Ordner nach Projekt, Kunde oder Thema.
2. Laden Sie die Dokumente hoch, die gemeinsam analysiert werden sollen, und warten Sie, bis die Vorbereitung abgeschlossen ist.
3. Erst sollte man nach dem Umfang, dem Datum und dem Inhalt der einzelnen Dokumente fragen, um sicherzustellen, dass das System sie richtig erkennt.
4. Stellen Sie erneut Vergleichs-, Zusammenfassungs- oder Unterschiedsfragen.
5. Überprüfen Sie die wichtigen Antworten einzeln im Vergleich zum entsprechenden Originaltext.

Je mehr Dateien es gibt und je ähnlicher ihr Inhalt ist, desto wahrscheinlicher ist es, dass bei der Beantwortung die Dateien, das Datum oder die Beteiligten verwechselt werden. Es ist daher ratsam, im Fragestellungsformat den Namen des Dokuments, das Jahr, die Felder sowie das gewünschte Ausgabeformat klar anzugeben.

Offene Teilen und Einbetten in Webseiten

Standardmäßig sind Dokumente nur für den Inhaber des Kontos zugänglich. Erst wenn der Benutzer sie aktiv als öffentlich markiert, können andere Personen über die Teileinstellungen Fragen stellen. Öffentliche Dokumente oder Ordner lassen sich außerdem in Code einbetten, der auf Blogs oder Webseiten verwendet werden kann. Zudem ist es möglich, den Inhalt der Dokumente zu verbergen.

• Eignet sich für öffentliche Berichte, Produkthandbücher, Veranstaltungsunterlagen und Hilfedokumentation.
• Kundenverträge, Ausweisdokumente, noch nicht veröffentlichte Finanzberichte oder interne Strategien sollten nicht öffentlich hochgeladen werden.
• Das Verbergen des Inhalts einer Datei bedeutet nicht, dass die Datei selbst vertraulich wird; der öffentliche Status muss weiterhin separat überprüft werden.
• Nach dem Teilen sollten die öffentlichen Zugriffsrechte deaktiviert werden, und es sollte überprüft werden, ob der anonyme Zugang deaktiviert ist.

Die Einbettungsfunktion gehört zu den Webkomponenten und bedeutet nicht die Bereitstellung einer nativen mobilen Anwendung oder eines Browser-Extensions. Die derzeit bekannte Haupteinsatzmöglichkeit sind Webseiten im Browser.

Batch-Dateiverarbeitung

Der Batch-Service dient für einheitliche Anfragen und Antworten an Hunderte oder Tausende von Dokumenten. Die Kunden übergeben die Dokumente sowie die Fragen über Cloud-Speicher wie OneDrive oder Google Drive, das Team bearbeitet sie und gibt strukturierte Ergebnisse zurück.

Batchverarbeitung ist kein einfaches Selbstbedienungs-Modell für unbegrenztes Hochladen. Für echte Projekte sollten zunächst repräsentative Beispiele verwendet werden, um die Felddefinitionen, die Genauigkeit, die Handhabung von Fehlern sowie die Regeln für Nacharbeiten zu testen.

API-Anbindung

Docalysis bietet APIs für Programme, Skripte und Webseiten. Entwickler können mithilfe der API-Schlüssel Funktionen wie Erstellen und Hochladen von Dateien, Chatten, Löschung, Abfragen von Informationen, Verwaltung von Listen sowie Batch-Abfragen nutzen.

1. Registrieren Sie ein Konto und erstellen Sie auf der Schlüsselverwaltungsebene einen API-Schlüssel.
2. Sichern Sie die Schlüssel sicher auf der Serverseite – schreiben Sie sie nicht in den Frontend-Code oder in öffentliche Repositorien.
3. Laden Sie zuerst die Testdatei hoch und notieren Sie die zurückgegebene Dateiidentifikation sowie den Verarbeitungszustand.
4. Senden von Chat-Anfragen sowie Behandlung von Fehlern, Zeitüberschreitungen und unzureichender Kontingentgröße.
5. Für Verzeichnisse oder Aufgaben mit mehreren Fragen können Konkurrenz, Wiederholungsversuche sowie Obergrenzen für die Kosten festgelegt werden.
6. Nach Abschluss der Verarbeitung sollten die nicht mehr benötigten Dateien gelöscht werden, und das Ergebnis der Löschung muss aufgezeichnet werden.

API-Nutzung und verfügbare Punkte: Jede Abfrage kostet 1 Punkt; bei mehreren Abfragen werden die Punkte entsprechend der Anzahl der Abfragen abgezogen. Monatliche Punkte können durch einen Abonnementvertrag erworben werden, es ist auch möglich, zusätzliche Punkte zu kaufen. Für Unternehmen mit hohem Nutzungsvolumen ist es notwendig, sich mit dem Team in Verbindung zu setzen, um ein kommerzielles Angebot zu erhalten.

Die Grenzen der Fähigkeiten der API

• Die offiziellen Dokumentationen beschreiben die Netzwerk-APIs, was nicht bedeutet, dass es ein offizielles SDK gibt.
• Die freie Lesbarkeit des Beispielcodes bedeutet nicht, dass das Docalysis-Produkt open source ist.
• Der Aufrufer muss weiterhin selbst Berechtigungen, Audits, Geschwindigkeitskontrolle sowie die Überprüfung der Ergebnisse umsetzen.
• Schnittstellen, Limits und Fehlerformate können sich ändern; für die Produktivnutzung sollten Überwachungssysteme sowie Rückfallmechanismen eingerichtet werden.

Sprachunterstützung

Docalysis versteht mehrere Sprachen, darunter Englisch, Spanisch, Portugiesisch, Französisch, Italienisch, Chinesisch, Japanisch, Koreanisch, Arabisch, Indonesisch, Hindi und Urdu. Wenn der Benutzer das Gespräch in der ZielSprache beginnt, versucht das System automatisch den Wechsel.

„Mehrsprachige Unterstützung“ bedeutet nicht, dass alle Sprachen, Fachbegriffe sowie Dokumente mit gemischten Sprachen gleich gut funktionieren. Vor der offiziellen Verwendung sollte die Genauigkeit der Fragen und Antworten, die Formatierung von Zahlen sowie die Darstellung von Eigennamen anhand echter Beispiele getestet werden.

Preise und Pakete

Jede erfolgreiche Nachricht im Dokumentenchat kostet 1 Punkt; für Warn- oder Fehlermeldungen werden keine Punkte abgezogen. Die monatlichen Punkte werden am Tag der Erstellung des kostenlosen Kontos oder am Tag der Aktivierung eines kostenpflichtigen Abonnements erneuert. Wenn die Punkte aufgebraucht sind, kann man warten, bis sie wieder aufgefüllt werden, ein Upgrade vornehmen oder zusätzliche Punkte kaufen.

Die Seite bietet eine Jahreszahlungsoption an und gibt den Gesamtnachlass an, doch der Bereich mit dem Preis für die Jahreszahlung weist unklare Darstellungen auf. Preis, Steuern, Jahresnachlass sowie der Preis pro zusätzlichem Punkt richten sich nach der Zahlseite nach dem Anmelden.

Abonnement, Kündigung und Rückerstattung

Pay-as-you-go-Pakete können geändert, auf ein höheres Niveau erhoben oder ausgetauscht werden. Die Änderungen treten umgehend in Kraft, und es wird je nach Differenz berechnet oder ein Gutschrift gewährt. Nach der Kündigung wird man am Ende des aktuellen Abrechnungszeitraums auf die kostenlose Version herabgestuft. Die vorhandenen Dateien bleiben erhalten, doch das Hochladen neuer Dateien kann dann nicht mehr möglich sein, wenn die neuen Beschränkungen überschritten werden.

In den Dienstleistungsbedingungen steht, dass im Allgemeinen kein Rückzahlung bei Kauf erfolgt – es sei denn, es gibt gesetzliche Vorgaben. Vor der Zahlung sollten Datum der Verlängerung, jährliche Zahlungsverpflichtungen, nicht genutzte Beträge sowie die Verbraucherrechte im jeweiligen Land überprüft werden.

Privatsphäre, Sicherheit und Datenspeicherung

Standardmäßig ist die Datei nur für den Uploadenden selbst zugänglich; der Benutzer kann dies jedoch frei auf öffentlich ändern. Laut FAQ wird das Dokument in Amazon S3 gespeichert, doch Sicherheitsmaßnahmen können das Risiko von Datenlecks, Fehlkonfigurationen oder Diebstahl des Kontos nicht vollständig beseitigen.

• Die Dokumente werden standardmäßig unbegrenzt gespeichert; die Benutzer können sie jederzeit manuell löschen.
• Organisationen, die eine feste Aufbewahrungsfrist benötigen, müssen sich separat mit dem Team in Verbindung setzen, um dies zu bestätigen.
• SOC 2 ist noch in der Umsetzungsphase und kann noch nicht als abgeschlossene Konformitätszertifizierung bezeichnet werden.
• Die Datenschutzrichtlinie sammelt Informationen zu Konten, Geräten, Browsern, IP-Adressen, Serverprotokollen und Nutzungsgewohnheiten.
• Die Informationen der Zahlungskarten werden von Stripe gespeichert; Docalysis speichert keine vollständigen Kartendaten direkt.
• Bei Übernahmen, rechtlichen Ansprüchen oder Dienstleistern können bestimmte Informationen übertragen oder offengelegt werden.

Auf der aktuellen Seite der Datenschutzerklärung ist das Datum vom März 2023 angegeben. Es werden keine detaillierten Angaben dazu gemacht, wie mit den Dokumenten umgegangen wird, nachdem sie an den Anbieter des Modells übergeben wurden – also bezüglich der Aufbewahrung, der Verarbeitung sowie der Handhabung in bestimmten Regionen. Bevor sensible oder reguliert werden müssen, sollten Sie zunächst das aktuellste Datenverarbeitungsprotokoll, eine Liste der Unterauftragnehmer, einen Nachweis über die Löschung der Daten sowie Zusicherungen zur Einhaltung der Vorschriften anfordern.

Urheberrecht, Inhalt und Hinweise zur kommerziellen Nutzung

Der Benutzer oder der jeweilige Rechteinhaber behält die Rechte an den in den hochgeladenen Inhalten enthaltenen Konzepten, Ansichten und Rechten bei und muss sicherstellen, dass er das Recht hat, diese Materialien einzureichen. Die Bedingungen gewähren Docalysis eine dauerhafte, weltweite, nicht-exklusive und lizenzfreie Genehmigung, den Inhalt zum Zweck der Bereitstellung, Darstellung, Nutzung oder Vermarktung zu kopieren; sensible Geschäftsunterlagen müssen vorher einer rechtlichen Prüfung unterzogen werden.

• Es ist nicht zulässig, Inhalte hochzuladen, die Urheberrechte verletzen, rechtswidrig sind, betrügerisch, bösartig oder anderen Schaden zufügen.
• Es ist nicht zulässig, Reverse Engineering durchzuführen, die Dienste zu stören, übermäßig automatische Anfragen zu senden oder die Plattform zu wettbewerbsbezogenen Zwecken zu untersuchen.
• Die Dienste und Inhalte der Plattform dürfen ohne Genehmigung weder weiterverkauft noch weiter verbreitet werden.
• Die Nutzer sollten die von der KI erzeugten Antworten selbst überprüfen und die Geschäftsrisiken tragen, die aus der Verwendung dieser Ergebnisse entstehen.
• Die Plattform kann Konten vorübergehend sperren oder beenden; wichtige Dokumente und Ergebnisse müssen separat gesichert werden.

Plattformen, APIs und Open-Source-Status

Passend für Nutzer und Szenarien

• Finanzanalysten: Schnelle Suche nach Daten und Risiken in Finanzberichten, 10-K-Dokumenten sowie Forschungsberichten.
• Rechtsanwälte und Vertragsteam: Festlegung der Klauseln, Vergleich der Versionen und Erstellung einer ersten Überprüfungsliste.
• Wissenschaftler: Extrahierung von Methoden, Schlussfolgerungen, Einschränkungen aus Artikeln sowie Unterschieden zwischen mehreren Literaturquellen.
• Buchhaltungs- und Versicherungsteam: Extrahierung festgelegter Felder aus großen Mengen an Geschäftsunterlagen.
• Inhalt und Support-Team: Ein öffentliches Handbuch auf der Website einbetten, damit Besucher Fragen stellen können.
• Entwicklerteam: Integration von Dokumenten-Frage-Antwort-Funktionen über APIs in interne Tools oder Kundenprozesse.

Vorteile und Einschränkungen bei der Verwendung

Hauptvorteile

• Gleichzeitig abdeckt es Einzeldateien, mehrere Dateien, öffentliche Teilen, Einbetten, Batch-Verarbeitung und APIs.
• Es werden vier gängige Dokumentformate sowie mehrere Sprachen für den Dialog unterstützt.
• Die kostenlose Version ermöglicht es, den Kernprozess des Dokumenten-Chats ohne Abonnement auszuprobieren.
• Der Batch-Service kann die Ergebnisse der Bearbeitung von vielen Dateien in einer strukturierten CSV-Form zusammenfassen.
• Die Kontopakete und die API teilen sich die Punkte, was einen einfachen Zugang für kleinere Anwendungen ermöglicht.

Hauptbeschränkungen

• Antworten von KI können Inhalte auslassen, falsch interpretieren oder erfinden und dürfen daher nicht direkt als endgültige Schlussfolgerungen herangezogen werden.
• Die kostenlose Version hat weniger Dateien, Seiten und Punkte für Fragen.
• Es gibt keine klaren, offiziellen Angaben zu den Funktionen für OCR von Scans, zum Verständnis von Bildern sowie zur Bearbeitung komplexer Tabellen.
• Dokumente werden standardmäßig unbegrenzt gespeichert und eignen sich nicht dafür, sensible Daten ohne Bewertung direkt hochzuladen.
• SOC 2 ist noch nicht abgeschlossen, die Version der Datenschutzrichtlinie ist veraltet.
• Kein offizielles SDK, natives Application, Erweiterungen oder Open-Source-Code des Produkts bestätigt.

Häufige Fragen

Ist Docalysis kostenlos?

Es gibt eine kostenlose Version, die monatlich 600 Seiten zum Hochladen sowie 50 Fragen- und Antworten-Punkte bietet. Allerdings sind die Größe der einzelnen Dateien sowie die Anzahl der Seiten begrenzt. Für höhere Mengen sind die Versionen Plus, Ultimate, Business oder zusätzliche Punkte erforderlich.

Welche Dateiformate werden unterstützt?

Chats mit normalen Dokumenten unterstützen ausdrücklich PDF, TXT, CSV und DOCX. Der Batch-Service listet außerdem gängige Formate wie DOC auf; vor Beginn des Projekts sollte überprüft werden, ob die jeweiligen Dateien stabil verarbeitet werden können.

Kann man gleichzeitig nach mehreren Dateien fragen?

Ja. Wenn die Dateien in derselben Ordnerstruktur abgelegt werden, kann man über diesen Ordner eine Mehr-Datei-Kommunikation führen.

Kann man die Fragen und Antworten auf der eigenen Website veröffentlichen?

Ja, das ist möglich. Allerdings müssen die Dateien oder Ordner zunächst als öffentlich eingestellt werden, bevor der Einbettungskodierter erhalten werden kann. Sensible Inhalte sollten nicht auf diese Weise eingebettet werden.

Wie werden API-Gebühren berechnet?

Die API verwendet Account-Punkte – für jede Abfrage wird 1 Punkt verbraucht, bei mehreren Abfragen werden die Punkte entsprechend abgezogen. Es ist möglich, Pakete zu abonnieren, zusätzliche Punkte zu kaufen oder sich an das Unternehmen wenden, um einen Kostenvoranschlag zu erhalten.

Wie lange werden die hochgeladenen Dateien gespeichert?

Standardmäßig wird die Speicherung auf unbestimmte Zeit erfolgen; der Benutzer kann sie manuell löschen. Falls eine automatische Löschung oder eine feste Aufbewahrungsfrist erforderlich ist, muss dies vor dem Hochladen schriftlich mit dem Team abgestimmt werden.

Hat Docalysis bereits den SOC 2-Zertifizierungsstandard erreicht?

So kann man es nicht ausdrücken. Derzeit wird die Konformität mit SOC 2 erreicht; bei Bedarf kann den Kunden ein Nachweis über die Beteiligung am Konformitätsprojekt bereitgestellt werden.

Ist Docalysis ein Open-Source-Projekt?

Es handelt sich nicht um ein verifizierbares Open-Source-Produkt. Die Bereitstellung von APIs und Beispielcode bedeutet nicht, dass der Quellcode der Plattform, das SDK oder die Modelle öffentlich zugänglich sind.

Kann man nach der Zahlung einen Rückzahlung erhalten?

Laut den Bestimmungen erfolgt im Allgemeinen kein Rückerstattung bei Kauf, sofern es gesetzliche Vorgaben nicht erfordern. Vor der Abonnementierung sollten Laufzeit des Abonnements, Zeitpunkt der Kündigung sowie die Verbraucherrechte in der jeweiligen Region überprüft werden.

Eignet es sich zum Hochladen von vertraulichen Verträgen oder Kundendaten?

Man sollte nicht vorschnell davon ausgehen, dass es geeignet ist. Zunächst müssen die Aufbewahrungsfristen, die Verarbeitung der Modelldaten, die Unterverarbeiter, die Zugriffskontrollen, die Nachweise für die Löschung sowie die Anforderungen an die organisatorische Konformität überprüft werden, bevor man entscheidet, ob es verwendet werden soll.

Zusammenfassung

Docalysis eignet sich für Einzelpersonen und Teams, die Dokumente schnell durch Dialoge lesen möchten und ihre Funktionalitäten auf mehrere Dateien, Batch-Aufgaben oder APIs erweitern wollen. Vor der tatsächlichen Nutzung sollten die Genauigkeit der Antworten, die Limitierungen des Pakets, die Rechte zur öffentlichen Teilen sowie die mit der dauerhaften Speicherung verbundenen Datenrisiken sorgfältig überprüft werden.