DocumentPro

Eine kurze Beschreibung

DocumentPro ist ein AI-basiertes Dokumentextraktionsdienst für Unternehmen und Softwareplattformen, der Rechnungen, Bestellaufträge, Quittungen, Bankauszüge, Steuerformulare sowie andere PDFs oder Bilder in strukturierte Felder und Tabellen umwandeln kann.

Einführung in die Tools

DocumentPro bildet einen vollständigen Workflow aus der Sammlung, Klassifizierung, Analyse, Überprüfung, manuellen Freigabe sowie dem Export von Dokumenten. Die Benutzer können die Funktionen ohne Code in der Webanwendung konfigurieren oder über API, Webhook, SDK oder MCP auf bestehende Produkte zugreifen.

Die Plattform betont, dass es nicht notwendig ist, für jede Formatierung ein festes Template zu erstellen – die KI versteht aufgrund der Felddefinitionen Dokumente verschiedener Anbieter und Sprachen. Offiziell wird die Unterstützung von mehr als 50 Sprachen sowie verschiedenen Dokumenttypen angegeben, doch die Genauigkeit sollte weiterhin anhand von eigenen Testbeispielen des Unternehmens überprüft werden.

Kernarbeitsablauf

Hauptfunktionen

Custom AI-Parser

Der Benutzer kann die zu extrahierenden Felder, Datentypen, wiederholten Einträge sowie die Tabellensyntax definieren. Der Parser gibt die Ergebnisse nach einem einheitlichen Muster zurück. Die gleichen Felder können in verschiedenen Formatierungen denselben Namen behalten, was die anschließende Aufbereitung erleichtert.

Vordefinierte Dokumentenvorlagen

• Rechnung: Auszug von Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Steuerbetrag, Gesamtbetrag, Zahlungsbedingungen und Posten.
• Bestellauftrag: Identifizierung von Waren, Menge, Preis, Lieferung und Kundeninformationen.
• Quittungen und Bankauszüge: Daten zu Abhebungen, Transaktionen und Zahlungen.
• Frachtpapiere und Angebotsunterlagen: Organisation der Waren, Route, Frachtführer, Preis und Bedingungen.
• US-Steuerdokumente: Eine Sammlung vorgefertigter Vorlagen wie W-2, 1099, K-1 usw. wird bereitgestellt.

Scans und Mehrsprachverarbeitung

Derselbe Eingang kann digitale PDFs, Scans, Fotos sowie komplexe, mehrseitige Dokumente entgegennehmen – es ist daher kein separates OCR-Verfahren notwendig. Bilder von schlechter Qualität, handschriftliche Texte sowie kleine Schriftgrößen erhöhen jedoch weiterhin die Wahrscheinlichkeit falscher Erkennung.

Automatische Aufteilung mehrerer Dokumente

Die semantische Trennfunktion bestimmt die Grenzen zwischen den verschiedenen Dokumenten in einem zusammengeführten PDF. So werden beispielsweise mehrere Rechnungen mit unterschiedlicher Anzahl von Seiten in separate Einträge aufgeteilt. Dabei wird anhand von Überschriften, Nummern, Beträgen sowie Layout-Veränderungen entschieden – es werden keine festen Regeln bezüglich der Anzahl der Seiten angewandt.

Klassifizierer-API

Ein Klassifikator kann gemischte Eingaben als Rechnungen, Quittungen, Bestellaufträge usw. identifizieren und gibt die Zuverlässigkeit jeder Kategorie an. Auf dieser Grundlage können Entwickler die Dokumente in verschiedene Workflows leiten; Ergebnisse mit geringer Zuverlässigkeit werden zur manuellen Überprüfung weitergeleitet.

Vertrauensgrad auf Feldebene

Die Plattform kann für ein einzelnes Feld eine Zuverlässigkeitsbewertung zwischen 0 und 1 zurückgeben, wodurch das Team nur die unsicheren Felder überprüfen muss, anstatt den gesamten Text einzeln zu prüfen. Für diese Funktion ist möglicherweise eine Kontoinanschaffung erforderlich; vor der offiziellen Einführung sollte man sich hierzu bei den Betreibern informieren.

Mehrmodell-Selektion und automatische Rückfalloption

Der Parser kann zwischen kostengünstigen, ausgewogenen und fortschrittlichen Visualisierungsmodellen wechseln und fällt bei Ausfall des oberen Modells automatisch auf andere Modelle zurück. Die Auswahl des Modells beeinflusst gleichzeitig die Genauigkeit, die Verzögerung sowie den Creditsverbrauch pro Seite.

Manuelle Überprüfung und Geschäftsabläufe

Nach der Extraktion können die Daten bearbeitet, markiert und freigegeben werden. Zudem ist es möglich, in der Datenbank nach Informationen zu suchen sowie Abgleiche zwischen Lieferanten, Produkten oder Posten durchzuführen. Bei Zahlungen und Buchungen sollten Schwellenwerte festgelegt werden und eine manuelle Freigabe erforderlich sein.

Webhook und Massenausgabe

Nach der Verarbeitung können die Ergebnisse über einen Webhook auf den Server gesendet werden. Zudem können eine oder mehrere Dokumente als XLSX- oder CSV-Dateien heruntergeladen werden. Die signierten Webhooks helfen dem Empfänger dabei, zu überprüfen, dass die Ereignisse tatsächlich von DocumentPro stammen.

MCP-Server

Offiziell werden gehostete MCP-Server bereitgestellt, die kompatiblen AI-Agenten Werkzeuge für das Extrahieren, Klassifizieren und Verwalten von Vorlagen zur Verfügung stellen. Sie nutzen dieselbe Schlüsselauthentifizierung wie APIs und eignen sich dafür, dass Code-Agenten die tatsächlichen Feldmuster lesen und Integrationen erstellen können.

Unterstützte Modelle

Für welche Benutzer geeignet

• Finanz- und Forderungsteam: Automatische Erfassung von Rechnungen sowie Abgleich mit Lieferanten, Bestellungen und Konten.
• Lieferketten- und Bestellteam: Konvertiert die Einkaufsaufträge aus E-Mails in Daten für das ERP- oder Bestellsystem.
• Steuer- und Buchhaltungsabteilungen: Bearbeitung von gemischten Steuerformularen, Bankauszügen sowie massenhafter Scans von Kundenunterlagen.
• SaaS-Entwicklerteam: Integration von Funktionen zur Hochladen, Extraktion und manuellen Überprüfung von Dokumenten in eigene Produkte.
• Team für Automatisierung der Betriebsabläufe: Verwendung von Connectoren, Webhooks und Tabellenexporten zur Reduzierung wiederholter Eingaben.

Situationen, in denen es nicht geeignet ist

• Es ist nur notwendig, einen einzelnen Dokument zu lesen oder zusammenzufassen; es werden keine Personen mit stabilem Feldmuster und Systemintegration benötigt.
• Organisationen, die eine vollständige Offline-Verarbeitung, Open Source oder nur eine Installation auf eigenen Servern erfordern.
• Es ist nicht möglich, einen Mechanismus für manuelle Überprüfung einzurichten, obwohl die Ergebnisse der Auswertung direkt Prozesse zur Zahlung oder zu rechtlichen Entscheidungen auslösen sollen.
• Fälle, in denen die Dateien durch ein Passwort geschützt sind, die Bilder extrem unscharf sind oder der wesentliche Inhalt nicht zu erkennen ist.
• Projekte, bei denen ein fester Gesamtpreis erforderlich ist, deren Seitenanzahl sowie der Ressourcenverbrauch des gewählten Modells jedoch schwer vorherzusagen sind.

Anleitung zur Verwendung

Erstellen des ersten Extraktionsworkflows

1. Registrieren Sie ein Konto und wählen Sie vorgefertigte Typen wie Rechnungen oder Bestellaufträge aus, oder erstellen Sie einen benutzerdefinierten Parser.
2. Definieren Sie die Feldnamen, Typen, ob sie Pflichtfelder sind sowie die Struktur der Tabelle mit den Zeilenelementen.
3. Laden Sie eine Reihe repräsentativer digitaler PDFs, Scans und Beispiele mit abweichender Formatierung hoch.
4. Vergleichen Sie die extrahierten Werte mit dem Originaltext, ändern Sie die Feldbeschreibungen und legen Sie einen Schwellenwert für die Überprüfung der Zuverlässigkeit fest.
5. Konfiguration bearbeiten, Freigabe, Datenbankabgleich und Exportvorgänge einrichten, anschließend einen kleinen Testlauf durchführen.
6. Genauigkeit der Statistikfelder, Rate der manuellen Überprüfung, Papierverbrauch pro Seite sowie Verzögerungen – erst danach kann die Skalierung erhöht werden.

Zugang zum Produkt über API

1. Erstellen Sie einen Parser in dem Konto und holen Sie sich einen API-Schlüssel – dieser wird nur auf der Serverseite gespeichert.
2. Die von den Benutzern hochgeladenen Dateien werden an die entsprechende Workflow gesendet, wobei Dokumente sowie Identifikationsdaten der Mieter aufgezeichnet werden.
3. Bei geringem Austausch kann der Status abgefragt werden; für die Batchverarbeitung werden asynchrone Webhooks bevorzugt konfiguriert.
4. Überprüfen Sie die Signatur des Webhooks und entwerfen Sie eine idempotente Verarbeitung für wiederholte Ereignisse.
5. Zeigen Sie die Überprüfungsansicht nach der Zuverlässigkeit des Feldes an, sodass Ergebnisse mit geringer Zuverlässigkeit nicht automatisch in kritische Prozesse eingeführt werden.
6. Nach Abschluss der Maskierung von Protokollen, der Abrechnung nach Verbrauch, der Wiederholung fehlgeschlagener Versuche sowie der Festlegung von Löschrichtlinien wird es offiziell freigegeben.

Passendes Modell auswählen

1. Entnehmen Sie aus der tatsächlichen Geschäftstätigkeit mindestens ein Dutzend Dokumente und kennzeichnen Sie die richtigen Antworten.
2. Erstellt zunächst mit einem Gleichgewichtsmodell eine Baseline für Genauigkeit, Verzögerung und Kosten.
3. Testen Sie das wirtschaftliche Modell an klaren Dokumenten und das fortschrittliche Modell an Dokumenten niedriger Qualität und Komplexität.
4. Vergleichen Sie die Ergebnisse anhand der Fehlerrate bei den Schlüsselfeldern statt der Gesamtwortähnlichkeit.
5. Leiten Sie einfache Dokumente an das wirtschaftliche Modell weiter und heben Sie nur Proben mit geringer Zuverlässigkeit auf das fortschrittlichere Modell auf.

Preisgestaltung und Limits

DocumentPro wird nach Credits abgerechnet – pro Seite werden in der Regel ein oder mehrere Credits verbraucht, je nach Modell und Verarbeitungsmethode. Im Juli 2026 wurde offiziell bekannt gegeben, dass allen Konten monatlich automatisch 200 kostenlose Credits zur Verfügung gestellt werden, ohne dass eine Bankkarte erforderlich ist.

Warum sind die Preisangaben unterschiedlich

Die alte Preisseite der offiziellen Website enthält weiterhin historische Informationen wie 20 kostenlose Credits sowie einen Standard-Preis von 49 US-Dollar. In den aktualisierten Mitteilungen wurde die Anzahl der kostenlosen Credits auf 200 pro Monat erhöht. In diesem Text wird die Anzahl der kostenlosen Credits nach den neueren offiziellen Angaben angegeben; die Pakete auf der alten Seite gelten nicht als dauerhafte Verpflichtungen.

API, SDK und Open-Source-Status

Eingabe und Ausgabe

Vorteile des Produkts

• Von der Importierung bis zur Exportierung umfasst es den gesamten Prozess – nicht nur einen einzigen OCR- oder Modellaufruf.
• Feldmuster, Zuverlässigkeit und manuelle Freigabe eignen sich besser für produktionstaugliche strukturierte Daten.
• Unterstützung mehrerer Modelle und automatische Rückfallmöglichkeiten – es kann nach Qualität, Geschwindigkeit und Kosten eine Methode ausgewählt werden.
• APIs, Webhooks und MCP vereinen die Integration traditioneller Systeme mit der Entwicklung von AI-Agenten.
• Monatlich verfügbare kostenlose Credits können für Workflows mit geringem Volumen sowie für Regressionstests verwendet werden.

Einsatzbeschränkungen und Risiken

• Die offiziell angegebene Genauigkeit von 98 % ist ein übergeordnetes Werbekennzeichen und bedeutet nicht, dass jeder Einzelwert oder jedes Unternehmen dieses Niveau erreichen kann.
• Das Modell könnte Zeilenpositionen übersehen, falsch zuordnen oder scheinbar plausible Fehlerwerte erzeugen; die Zahlungs- und Steuerprozesse müssen überprüft werden.
• Credits werden pro Seite und pro Modell verbraucht; die Kombination von langen Dokumenten, Wiederholungsversuche bei Fehlern sowie state-of-the-art-Modelle erhöhen die Kosten.
• Fähigkeiten wie die Zuverlässigkeit auf Feldebene müssen möglicherweise beantragt werden; sie stehen nicht standardmäßig für alle Konten sofort zur Verfügung.
• Es bestehen Unterschiede zwischen der alten Preisliste und den neuen Ankündigungen; der Budgetbetrag muss anhand der aktuellen Kontopreise festgelegt werden.
• Dritte Modelle, Cloud-Speicher und Geschäftsverbindungen erweitern die Datenverarbeitungskette, wobei die Berechtigungen einzeln bewertet werden müssen.

Sicherheit und Privatsphäre

Die offizielle Website gibt an, dass die Daten bei der Übertragung sowie beim statischen Speichern verschlüsselt werden. Zudem wird angegeben, dass die Anforderungen von SOC 2 und HIPAA eingehalten werden. Gleichzeitig wird darauf hingewiesen, dass die SOC 2-Prüfung noch in Bearbeitung ist. Käufer sollten „in Prüfung“ nicht als bereits erfolgte offizielle Zertifizierung verstehen.

Höherstufige Lösungen bieten Protokolle für die Datenspeicherung, Vereinbarungen mit Geschäftspartnern sowie Sicherheitskontrollen. Bevor medizinische, steuerliche, bankbezogene oder personenbezogene Daten verarbeitet werden, sollten aktuelle Prüfungsunterlagen, Datenverarbeitungsvereinbarungen, eine Liste der Unterauftragnehmer sowie Zusagen bezüglich der Löschung der Daten eingeholt werden.

Einkaufstipps

Grundlegende Informationen

Häufige Fragen

Ist DocumentPro kostenlos?

Es kann kostenlos genutzt werden. Laut den neuesten offiziellen Informationen erhält jedes Konto monatlich 200 automatisch erneuerte Credits. Ab diesem Betrag erfolgt eine Erhöhung in Abhängigkeit vom Verbrauch.

Ist ein Credit gleich einem Dokument?

Nicht unbedingt. Die Plattform berechnet die Kosten pro Seite sowie je nach ausgewähltem Modell – eine Seite kann einen oder mehrere Credits verbrauchen. Daher verbrauchen lange Dokumente sowie fortschrittliche Modelle schneller die verfügbaren Credits.

Kann man Tabellen und Zeileinträge extrahieren?

Ja. Der Parser unterstützt Felder, wiederholte Elemente sowie Tabellenaufbauten und wird häufig für Rechnungsdetails, Artikel in Bestellungen sowie Banktransaktionen verwendet.

Wird eine API bereitgestellt?

Verfügbar. Entwickler können Dateien hochladen, die Extraktion starten, strukturierte Ergebnisse erhalten und Klassifikatoren nutzen. Zudem können sie über Webhooks Ereignisse für asynchrone Abschlüsse empfangen.

Kann man PDFs mit mehreren Rechnungen zusammenfassen?

Ja. Die semantische Aufteilung bestimmt die Grenzen anhand des Inhalts und der Formatierung, wodurch die zusammengeführten Dateien in einzelne Einträge aufgeteilt und nacheinander extrahiert werden können.

Ist DocumentPro open source?

Keine Offenlegung des Quellcodes. API, SDK und MCP sind Zugangsmöglichkeiten; sie bedeuten jedoch nicht, dass der Quellcode der Cloud-Plattform sowie der Code für die Extraktion von Modellen oder Diensten offengelegt wird.

Kann das Extraktionsergebnis direkt zur automatischen Zahlung verwendet werden?

Es wird nicht empfohlen, Zahlungen direkt ohne Überprüfung durchzuführen. Es sollten Vertrauensschwellenwerte für wichtige Felder festgelegt werden, die Geschäftsdaten abgeglichen, die Signatur des Webhooks überprüft und eine manuelle Freigabe vorgenommen werden.

Zusammenfassung

DocumentPro eignet sich für Unternehmen, die eine stabile, strukturierte Ausgabe sowie Batch-Workflows und Systemintegration benötigen – und nicht nur für einmalige Dokumentenabfragen. Seine mehrfachen Modelle, die Zuverlässigkeit der Felder, die Klassifizierung, die semantische Aufteilung sowie MCP machen es zu einer Infrastruktur von Produktionsniveau für Dokumente.

Vor der Umsetzung sollten mit echten Beispielen die Fehlerrate bei den wichtigen Feldern, die Zeit für die Überprüfung sowie die Kosten pro Seite ermittelt werden. Zudem müssen die aktuellen Preise sowie die Informationen zu den sicherheitsrelevanten Materialien überprüft werden. Alle Daten, die finanzielle, medizinische oder rechtliche Maßnahmen auslösen könnten, sollten einer manuellen Entscheidungsfindung unterzogen werden.