DocsHound | Demo to Docs AI Platform

Eine kurze Beschreibung

DocsHound ist eine KI-Plattform für die Umwandlung von Vorträgen in Dokumente. Der Benutzer nimmt einmal die Schritte auf, die er auf der Webseite ausführt – das System extrahiert anschließend die wichtigsten Schritte, erstellt annotierte Screenshot sowie strukturierte Artikel. Dadurch kann der bereits veröffentlichte Inhalt kontinuierlich als Wissen für Chatbots dienen.

Einführung in die Tools

DocsHound wird von dem amerikanischen Unternehmen DocsHound, Inc. betrieben und dient hauptsächlich Teams, die schnell an Produktdokumentationen, Help Centers sowie Kunden-Selbsthilfe-Plattformen arbeiten müssen. Es vereint Inhaltserfassung, KI-gestütztes Verfassen von Texten, visuelle Bearbeitung, Veröffentlichung, Chatbots sowie Nutzeranalysen in einem einzigen Arbeitsumfeld.

Es handelt sich dabei nicht um ein gewöhnliches Tool zur Transkription von Bildschirmaufnahmen. Der visuelle Lernprozess erkennt die Elemente der Webseitenoberfläche sowie die Interaktionspunkte, wählt automatisch Screenshots aus, fügt Hervorhebungen hinzu und organisiert die Schritt für Schritt-Anweisungen. Anschließend werden diese von einem Redakteur überprüft und veröffentlicht.

Hauptarbeitsweise

Hauptfunktionen

Demonstration der automatischen Dokumentenumwandlung

Nach der Aufzeichnung von Produktbedienerungen mit einer Chrome-Erweiterung erfasst DocsHound die wichtigsten Interaktionen und erstellt schrittweise Anleitungen. Die Erweiterung versteht direkt die Struktur der Webseite, wodurch sie besser für Software-Prozesse im Browser geeignet ist als zur Schätzung der Klickpositionen allein anhand von Videoaufnahmen.

Automatische Screenshot-Aufnahmen und Hervorhebung der Benutzeroberfläche

Das System nimmt automatisch Bilder an den wichtigen Steuerpunkten auf und fügt zu den entsprechenden Kontrollen visuelle Markierungen hinzu. Der Editor muss die Bilder nicht einzeln zuschneiden oder manuell Rahmen zeichnen, sollte jedoch vor der Veröffentlichung die hervorgehobenen Stellen sowie sensible Informationen überprüfen.

Mehrere Eingänge zur Erstellung von Inhalten

• Aufzeichnen Sie Produktpräsentationen und wandeln Sie die praktische Handhabung in Schritt-für-Schritt-Dokumente um.
• Laden Sie ein vorhandenes Screenshot hoch, und die KI erstellt einen Artikel in Kombination mit der Beschreibung.
• Alte Dokumente importieren und den vorhandenen Inhalt in eine wartbare Struktur umwandeln.
• Verwenden Sie Sprachbeschreibungen, damit das System den Ablauf und die Formulierungen strukturiert.
• Geben Sie einen Überblick zur Erweiterung ein oder beginnen Sie mit einer manuellen Bearbeitung eines leeren Artikels.

Visualisierter Block-Editor

Der Editor verwendet eine blockbasierte Struktur ähnlich wie Notion und unterstützt Überschriften, Listen, Tabellen, Hinweistexte, Codeblöcke, Bilder, Videos sowie eingebettete Inhalte. Teams können Komponenten per Drag-and-Drop neu anordnen und mit KI-Inhalten erstellen, überarbeiten oder die Darstellung ändern.

Markenbasierte Veröffentlichung

Die Plattform bietet eine Echtzeit-Voransicht, Einstellungen für Farben und Schriftarten, Konfiguration von Logos und Site-Icons sowie die Erstellung einer Titelstruktur für Suchmaschinen. Die kostenpflichtigen Pakete bieten zudem die Möglichkeit, eigene Domainnamen zu verwenden, Markenzeichen zu entfernen und eigene Unterpfade festzulegen.

Dokumentversionen und Wiederherstellung

Die Dokumente unterstützen eine Versionshistorie und die Wiederherstellung, was das Verfolgen von Änderungen an den Produktfunktionen erleichtert. Nach einem Produktupdate können die betroffenen Abläufe erneut dargestellt werden, und die entsprechenden Abschnitte können angepasst werden, während der Rest des Inhalts beibehalten wird.

Automatisches Training von Chatbots

Jede Veröffentlichung synchronisiert die neuesten Dokumente mit dem AI-Assistenten des Teams, sodass der Roboter auf der Grundlage des aktuellen Wissens Fragen beantworten, Kontexthilfe bieten und bei Bedarf die manuelle Bearbeitung ergänzen kann. Profilbild, Name und Begrüßungstext können nach Marke konfiguriert werden.

Kundenservice, In-App- und Verkaufsroboter

Roboter können nicht nur in Help-Centern eingesetzt werden, sondern auch zur Orientierung innerhalb der Produkte sowie für Fragen und Antworten zu den Verkaufsseiten genutzt werden. Je nach Lösung variieren die verfügbaren Roboterarten, ihre Anzahl sowie ihre Einsatzmöglichkeiten – bei der Auswahl sollte daher stets auf die konkreten Möglichkeiten des jeweiligen Kanals geachtet werden.

Feedback-Workflows und Nutzererkenntnisse

Die Plattform kann den Chatverlauf in Signale wie Inhaltslücken, Benutzerverhalten, Funktionsanfragen und Fehlerberichte umwandeln. Die Premium-Version bietet Analyse-Panel sowie regelmäßige Auswertungsberichte, die Teams dabei helfen, zu entscheiden, welche Dokumente zuerst ergänzt werden sollten.

Inhalt exportieren

DocsHound ermöglicht die Exportierung in Markdown-Format sowie als reiner Text, was das Erstellen von Backups, den Datentransfer oder die Übertragung der Informationen an andere interne Systeme erleichtert. Die Exportierung bedeutet jedoch keine vollständige Übertragung – Themen, Roboterkonfigurationen und Analysedaten müssen möglicherweise separat bearbeitet werden.

Für welche Benutzer geeignet

• SaaS-Produktteam: Erstellung von Funktionsbeschreibungen und Nachtragsdokumenten nach der Veröffentlichung durch schnelle Live-Demonstrationen.
• Kundenerfolgs- und Support-Team: Einrichtung eines Selbsthilfe-Zentrums, um wiederholte Anfragen zu reduzieren und Wissenslücken aufzudecken.
• Produktmarketing-Team: Übersetzen Sie die Ablaufanleitungen in Anleitungen, Bekanntmachungen, Change-Logs und Verkaufshilfen.
• Internes Betriebsteam: Es werden cross-funktionale Prozesse, Schulungsschritte sowie Standardvorgehensweisen in leicht auffindbares Wissen umgewandelt.
• Frühe Gründergruppe: Ohne fest angestellte Technikautoren wurde schnell die erste Produktdatenbank erstellt.

Situationen, in denen es nicht geeignet ist

• Ein rein entwicklerorientiertes Team, das sich auf Referenzen zu Code-Schnittstellen, die automatische Erstellung von Funktionssignaturen oder Dokumentationseiten im OpenAPI-Format konzentriert.
• Für Organisationen mit hoher Sensibilität, die verlangen, dass alle Daten vollständig offline verarbeitet werden und nur auf eigenen Servern bereitgestellt werden dürfen.
• Dokumentobjekte bestehen hauptsächlich aus Desktop-Software, nativen mobilen Anwendungen oder Benutzeroberflächen, die nicht über Browser-Erweiterungen zugänglich sind.
• Für Personen, die nur einmalig ein Video aufnehmen oder einfache Screenshot erstellen müssen, ohne Kenntnisse in der Veröffentlichung von Wissensdatenbanken oder in der Nutzung von Chatbots zu benötigen.
• Team, das nicht akzeptieren kann, dass Kundengehalt für Bedingungen im Zusammenhang mit der Optimierung von KI-Modellen verwendet werden könnte.

Anleitung zur Verwendung

Erstes Dokument aus der Produktpräsentation erstellen

1. Registrieren Sie einen Arbeitsbereich und erstellen Sie eine Guide – bestimmen Sie zunächst, ob der Inhalt für externe Kunden oder für interne Mitarbeiter bestimmt ist.
2. Installieren Sie eine Chrome-Erweiterung und wählen Sie aus, ob die aktuelle Seite, ein Fenster oder der gesamte Bildschirm aufgezeichnet werden soll.
3. Führen Sie die Operationen so durch, als würden Sie sie einem Kollegen vorführen, und fügen Sie gleichzeitig sprachliche Erklärungen hinzu, um den Kontext des Vorgangs zu erläutern.
4. Warten Sie, bis das System Titel, Schritte, Screenshote und Hervorhebungen erstellt hat, und überprüfen Sie anschließend jede Aktion im Editor.
5. Löschen Sie sensible Inhalte wie Kontoinformationen, Schlüsselwörter und Kundendaten sowie vereinheitlichen Sie Begriffe, Tonfall und Markenstil.
6. Vorab ansehen, wie es auf Desktop- und Mobilgeräten aussieht, und nach Überprüfung der Links, Berechtigungen sowie der Antworten des Roboters veröffentlichen.

Artikel mit Screenshots oder einem Überblick erstellen

1. Wählen Sie bei der Erstellung neuer Inhalte zwischen Screenshot, Importieren von Dokumenten, Sprachbeschreibung oder Gliederungsmode.
2. Laden Sie die Materialien hoch und geben Sie den Zielleser, die Voraussetzungen, den Zweck der Vorgehensweise sowie die erwarteten Ergebnisse an.
3. Aktivieren Sie die AI-gestützte Erstellung, damit das System zunächst die Gliederung und Schritt-für-Schritt-Anleitungen erstellt.
4. Ergänzung mit außergewöhnlichen Fällen, Berechtigungsunterschieden, Versionenunterschieden und Zugang zu manueller Unterstützung.
5. Nach Abschluss der Überprüfung der Fakten und der sprachlichen Überarbeitung wird der Artikel in den richtigen Guide eingefügt und veröffentlicht.

Einsatz und Optimierung von Chatbots

1. Zuerst wird eine vollständige Dokumentation zu häufig auftretenden Fragen veröffentlicht, um zu vermeiden, dass der Roboter auf Basis von zerstreuten Entwürfen antwortet.
2. Konfigurieren Sie den Namen des Roboters, das Profilbild, die Anfangsnachricht sowie die Einsatzszenarien für Support, im Inneren der App oder zum Verkauf.
3. Testen Sie die Antworten mit echten Kundenfragen, um zu überprüfen, ob veraltete Verfahren oder übersehene Einschränkungen herangezogen werden.
4. Legen Sie einen Aufstiegsweg für komplexe Probleme fest und verknüpfen Sie die von dem aktuellen Paket unterstützten Tickets oder Analysetools.
5. Prüfen Sie regelmäßig den Chat-Verlauf, die Inhaltslücken und die Erkenntnisberichte, korrigieren Sie die Dokumente und veröffentlichen Sie sie erneut zur Synchronisierung.

Preisvergleich und Paketvergleich

DocsHound bietet eine kostenlose Version, Team-Abonnements sowie Unternehmensangebote an. In der folgenden Tabelle sind die monatlichen Preise angegeben, die auf der offiziellen Preisseite zu sehen sind. Für Steuern, Bedingungen für Probephasen, zusätzliche Dienstleistungen sowie die Währung der Zahlungen gelten die Angaben auf der Bestellseite.

Was kann die kostenlose Version tun?

Basic eignet sich für individuelle Projekte und die Überprüfung von Funktionen. Es ermöglicht die Erstellung eines Guides, die sofortige Veröffentlichung öffentlicher Dokumente sowie die Nutzung grundlegender AI-Funktionen für Roboter. Es beinhaltet keinen eigenen Domainnamen, und die Kontrolle über das Markenimage sowie die Möglichkeiten zur Zusammenarbeit und Analyse sind eher begrenzt.

Hinweise zu Testversionen und Abonnements

Die Seiten „Starter“ und „Growth“ bieten einen Zugang zur Testversion, doch auf den öffentlichen Seiten werden weder die Anzahl der Testtage noch ob eine Zahlung erforderlich ist oder wann eine automatische Verlängerung stattfindet, klar angegeben. Vor Beginn des Tests sollten auf der Zahlelseite der Zeitraum, die Stornomöglichkeiten sowie die Regeln im Falle von Überschreitungen überprüft werden.

Unterschiede in Versionen und Fähigkeiten

Integration, API und Open-Source-Status

Auf der offiziellen Preisseite werden Integrationen wie Intercom, PostHog, Google Analytics und CookieYes aufgelistet, wobei HubSpot, Zendesk, Slack sowie die SMS-Funktion als bald verfügbar gekennzeichnet sind. Die verfügbaren Pakete und Konfigurationsmöglichkeiten für die verschiedenen Integrationen richten sich nach der tatsächlichen Benutzeroberfläche des Workspaces.

Unterstützung für Plattformen sowie Eingabe- und Ausgabefunktionen

Vorteile des Produkts

• Verwandeln Sie Vorführungen von Alltagsprodukten direkt in wartbare Dokumente und reduzieren Sie so Schritte wie Screenshot-Erstellung, Anmerkungen hinzufügen und Umschreiben.
• Dokumente, Roboter und Erkenntnisse teilen dasselbe Wissensmaterial; nach der Veröffentlichung von Aktualisierungen wird der Kontext von Fragen und Antworten synchronisiert.
• Es werden verschiedene Möglichkeiten zur Erstellung von Entwürfen sowie die Blöckenbearbeitung unterstützt – es ist sowohl eine automatische Erstellung möglich als auch Raum für manuelle Feinabstimmungen.
• Umfasst Domainnamen, Marken, Suchstrukturen, Zugriffskontrolle und Analyse – geeignet für die Einrichtung eines offiziellen Help Centers.
• Chats können Rückblickend Wissenslücken, Fehler und Funktionsanforderungen aufzeigen, wodurch die Dokumentenpflege in einem geschlossenen Kreislauf abläuft.

Einsatzbeschränkungen und Hinweise

• Die von KI erzeugten Schritte, Screenshote und Produktbegriffe können fehlerhaft sein; sie müssen vor der Veröffentlichung von jemandem überprüft werden, der sich mit dem Produkt auskennt.
• Die Browser-Recording-Funktion kann Kundendaten, Kontoinformationen oder die interne Benutzeroberfläche aufzeichnen; vor dem Start der Aufnahme sollten sensible Daten gelöscht werden.
• Basic unterstützt nur einen Guide und es ist kein eigenes Domainnamen möglich; die Kosten für große Teams sind deutlich höher als bei einfachen Videoaufnahmewerkzeugen.
• API, HubSpot, Zendesk, Slack und SMS werden auf der offiziellen Seite weiterhin als bald verfügbar gekennzeichnet und können daher nicht mit ihren aktuellen Funktionen erworben werden.
• Die Bedingungen besagen, dass die Service-Hosting-Dienste in den Vereinigten Staaten angesiedelt sind. Vor der Nutzung von Daten über Grenzen hinweg oder unter Berücksichtigung regulatorischer Vorgaben müssen rechtliche sowie Sicherheitsbewertungen durchgeführt werden.
• Die Plattform ist nicht für Anwendungen im Rahmen von Branchenvorschriften wie HIPAA, FISMA oder GLBA konzipiert; entsprechende Organisationen sollten keine regulierten Informationen direkt hochladen.
• Dienste und Preise können sich ändern, und es kann nicht garantiert werden, dass sie stets verfügbar sind; wichtige Dokumente sollten regelmäßig exportiert und unabhängige Backups angelegt werden.

Privatsphäre und Urheberrechte am Inhalt

Laut der Datenschutzerklärung verarbeitet die Plattform Daten zu Konten, Zahlungen, Geräten, Protokollen, Nutzungsgewohnheiten, Standorten sowie Cookies. Die Zahlungen werden von Drittanbieter-Zahlungsdiensten abgewickelt. Die Website verwendet außerdem Technologien zur Verhaltensanalyse, Heatmaps sowie zur Wiedergabe von Sitzungen. Vor der Implementierung müssen die Anforderungen an Information und Zustimmung bewertet werden.

Der Benutzer behält das Eigentum an den hochgeladenen Inhalten. Dennoch erlauben die geltenden Bedingungen es DocsHound, die von Kunden erstellten oder hochgeladenen Anleitungen, Handbücher und häufig gestellten Fragen zur Verbesserung der KI-Modelle zu nutzen. Dabei wird eine nicht-exklusive, lizenzfreie und dauerhafte Genehmigung erteilt. Sensible oder durch Verträge beschränkte Materialien müssen zunächst intern genehmigt werden, und es muss eine offizielle Bestätigung bezüglich der Vorgehensweisen bei der Verarbeitung und Speicherung der Unternehmensdaten vorliegen.

Einkaufstipps

Grundlegende Informationen

Häufige Fragen

Ist DocsHound kostenlos?

Es gibt ein kostenloses Basic-Paket, das einen Guide, eine offene Dokumentenplattform, die Umwandlung von Präsentationen in Dokumente, grundlegende AI-Assistenten sowie die Exportmöglichkeit von Inhalten beinhaltet. Für eine eigene Domain, mehr Guides sowie fortgeschrittene Analysefunktionen ist eine Gebühr erforderlich.

Kann es automatisch Screenshot erstellen?

Ja. Beim Aufnehmen der Webseitenaktionen erstellt das System automatisch Screenshots an den wichtigsten Interaktionspunkten und fügt Hervorhebungen hinzu. Dennoch muss man die Zuschnitte, Anmerkungen sowie die Datenschutzinformationen manuell überprüfen.

Kann man mit eigenen Domain-Namen veröffentlichen?

Ja, aber benannte Domains sind ab dem Starter-Paket verfügbar. Growth bietet zudem fortgeschrittenere Veröffentlichungskontrollen wie benannte Unterpfade und Authentifizierung für Endbenutzer.

Wie aktualisieren Chatbots ihr Wissen?

Roboter arbeiten auf der Grundlage veröffentlichter Dokumente, wobei ihr Kontext bei jeder Veröffentlichung aktualisiert wird. Das Team sollte die Artikel vor der Veröffentlichung überprüfen, um zu vermeiden, dass Fehlerrückmeldungen an die Nutzer übermittelt werden.

Bietet DocsHound eine API an?

Auf der aktuellen Preisseite wird der API-Zugang weiterhin als bald verfügbar angezeigt, weshalb er nicht als offiziell verfügbar angesehen werden kann. Teams, die eine Systemintegration benötigen, sollten zunächst bei den Verantwortlichen den genauen Zeitpunkt der Einführung sowie die Geschäftsbedingungen klären.

Ist es ein Open-Source-Tool?

Nein. DocsHound ist eine gehostete Geschäftsplattform – es gibt kein offizielles Repository, das belegt, dass das Produkt unter Open-Source-Lizenz steht. Auch die Möglichkeit, Inhalte zu exportieren, bedeutet nicht, dass die Plattform selbst open source ist.

Wird der hochgeladene Inhalt zur Trainierung verwendet?

Die geltenden Bestimmungen besagen, dass die von Kunden erstellten oder hochgeladenen Anleitungen, Handbücher und häufig gestellte Fragen zur Schulung und Optimierung von KI-Modellen verwendet werden können. Unternehmen sollten unter Berücksichtigung der Datenklassifizierung, der Vertraulichkeitspflichten sowie der vertraglichen Anforderungen entscheiden, was hochgeladen werden darf.

Zusammenfassung

Der herausragende Wert von DocsHound besteht darin, dass es Personen, die Produkte vorstellen können, in effiziente Dokumentenersteller verwandelt – wodurch die Dokumente gleichzeitig dem Helpcenter, Chatbots sowie Produktanalysen dienen. Für Browser-basierte SaaS-Lösungen und Teams mit schnellen Iterationszyklen stellt DocsHound eine vollwertigere Plattform für die Verwaltung von Wissen dar als reine Videoaufnahmen.

Bei der Auswahl sollte man besonders auf die Anzahl der Guides, die Editoren, die benutzerdefinierten Domainnamen, die Einrichtung von Robotern, die Authentifizierung sowie die Häufigkeit der Berichte achten. Falls das Geschäft von APIs, einer privaten Infrastruktur oder einer strengen Datentrennung abhängt, sollten vor dem Kauf klare Bestätigungen bezüglich des Produkts und des Vertrags eingeholt werden.