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Was ist AlgoDocs?

AlgoDocs ist eine intelligente Plattform für die Verarbeitung von Dokumenten und das Extrahieren von Daten. Sie dient dazu, Felder, Tabellen sowie handschriftliche Inhalte in PDF-Dateien, Scans, Bildern sowie in Dokumenten im Format Word und Excel in strukturierte Daten umzuwandeln, die von Unternehmenssystemen verwendet werden können. Sie eignet sich besonders für Situationen, in denen wiederholt Daten eingetragen werden müssen – wie beispielsweise bei Rechnungen, Frachtpapieren, Bankauszügen, Formularen sowie großen Mengen an Archivdokumenten.

Die Plattform bietet codefreie Extraktoren, Dokumentenklassifizierung, automatische Aufteilung, Datenformatverarbeitung, manuelle Überprüfung sowie API- und Integrationsservices für Dritte. Die Enterprise-Version unterstützt außerdem eine lokale Installation oder einen privaten Cloud-Service, um Anforderungen bezüglich geografischer Standorte, White-Label-Lösungen und maßgeschneiderter Integrationen zu erfüllen.

Kernfunktionen

• Daten aus gescannten PDFs und Text-PDFs extrahieren.
• Erkennung von Bilddateien wie JPG, PNG, TIFF usw.
• Bearbeitung von Word- und Excel-Dokumenten.
• Extrahieren von Schlüssel-Wert-Feldern, Detailzeilen und komplexen Tabellen.
• Erkennung von handschriftlichen Texten, Kontrollkästchen und Unterschriften.
• Automatische Klassifizierung und Aufteilung von gemischten Dokumenten.
• Nicht feststehende Inhalte durch Prompt-Extraktion oder Zusammenfassung extrahieren.
• Manuelle Überprüfung der Ergebnisse mit geringem Vertrauensgrad.
• Die Daten werden exportiert oder in das Geschäftsystem übertragen.

Unterstützte Dateitypen

OCR-Texterkennung

AlgoDocs verwendet bei der Scannung von Dokumenten und Bildern automatisch OCR, wenn dies erforderlich ist, und übermittelt die Ergebnisse anschließend an den Feld- oder Tabellenextraktor. Laut den offiziellen Angaben wird mehr als 200 Sprachen unterstützt, doch die Genauigkeit hängt von der Auflösung, dem Layout, der Schriftart, der Sprache sowie von der Qualität der Scannung ab.

Erkennung von handschriftlichen Inhalten

Die Plattform bietet einen Handschriftenerkennungsalgorithmus, der handschriftliche Texte in Formularen, Rechnungen und anderen Dokumenten in maschinenlesbaren Text umwandeln kann. Laut der offiziellen Website liegt die durchschnittliche Genauigkeit bei der Extraktion von Handschriftdaten bei 97 %. Dieser Wert sollte als Werbeindikator angesehen werden; Unternehmen müssen jedoch weiterhin eigene Beispiele verwenden, um die Genauigkeit zu überprüfen.

• Erkennen der handschriftlichen Felder in der Tabelle.
• Bearbeitung von manuell ausgefüllten Antragsformularen.
• Extrahieren von Informationen aus handschriftlichen Rechnungen oder Quittungen.
• Umwandlung von Papieraufzeichnungen in digitale Felder.
• Kombinierte manuelle Überprüfung zur Korrektur von Ergebnissen mit geringem Vertrauensgrad.

Extraktion von Schlüssel-Wert-Feldern

Der Benutzer kann die Rechnungsnummer, das Datum, den Lieferanten, die Gesamthöhe oder andere Geschäftsdaten definieren, wodurch das System die entsprechenden Werte in verschiedenen Formaten zuordnen kann. Die Extraktionsregeln sollten anhand echter Beispiele aus verschiedenen Formaten trainiert und getestet werden, um zu vermeiden, dass sie nur in einem bestimmten Template gut funktionieren.

Tabelle und Auszug der Detailzeilen

AlgoDocs kann automatische Tabellen, tabellarische Strukturen nach festen Regeln sowie finanzielle Auswertungen erkennen und mehrseitige Ergebnisse zusammenfassen. Es eignet sich für Bestellaufträge, Bankauszüge, Rechnungsposten, Logistiklisten sowie Berichte mit wiederholten Zeilenstrukturen.

• Erkennen der Spaltennamen und der Detailzeilen.
• Mehrere Seiten zu einem einzigen Tabellenblatt zusammenfassen.
• Mehrere Tabellen horizontal oder vertikal zusammenfassen.
• Entfernen Sie unerwünschte Spalten oder Zeilen.
• Kopieren, tauschen und ersetzen von Spalten.
• Fügen Sie das Kopfzeilenfeld zu jeder Zeile hinzu.
• Teilen Sie die große Tabelle unter Berücksichtigung bestimmter Bedingungen in mehrere Ergebnistabellen auf.
• Arithmetische Operationen an logarithmischen Feldern ausführen.

Kästchen und Unterschriftenerkennung

Die Plattform kann ausgewählte oder unausgewählte Auswahlmarkierungen erkennen sowie den Bereich für die Signatur identifizieren. Die Erkennung der Signatur zeigt lediglich an, dass ein bestimmter Bereich wie eine Signatur aussieht; sie kann jedoch nicht allein die Identität des Unterzeichners oder die rechtliche Gültigkeit belegen.

Generative AI Prompt-Extraktion

Für Dokumente mit unbestimmter Formatierung oder die eine semantische Interpretation erfordern, können Benutzer mithilfe von Prompten Felder extrahieren, Zusammenfassungen erstellen, Inhalte vergleichen oder Berichte formulieren. Die generative Extraktion ist flexibler, erfordert jedoch auch formatbezogene Einschränkungen, Überprüfung von Belegen sowie Kriterien für Sicherheit als Ergänzung.

Dokumentenklassifizierung

AlgoDocs unterstützt das Trainieren von benutzerdefinierten Klassifizierungsmodellen, um gemischte Dateien als Rechnungen, Verträge, Frachtpapiere oder in andere Kategorien einzuordnen. Die Ergebnisse der Klassifizierung bestimmen, in welchen Workflow die Datei gelangt und welcher Extraktor aktiviert wird.

• Automatische Erkennung der Dokumentenkategorie.
• Leiten Sie die Dateien an den richtigen Workflow weiter.
• Automatische Aufteilung von Dokumenten mit mehreren Dateien.
• Wählen Sie unterschiedliche Feldregeln für verschiedene Kategorien aus.
• Reduzierung der manuellen Sortier- und Benennungsarbeiten.

Automatische Aufteilung von Dokumenten

Lange PDFs oder Scannings können anhand der Dokumentgrenzen in separate Dateien aufgeteilt werden, die anschließend einzeln kategorisiert und extrahiert werden können. Laut den offiziellen Gebührenangaben verbrauchen das Hochladen, Anzeigen sowie das Aufteilen selbst keine Seitenpunkte; es werden nur Gebühren berechnet, wenn eine Extraktion auf Ebene der einzelnen Seiten erfolgt.

Datenprüfung und Überprüfung

Die Nutzer können auf der Plattform die ursprünglichen Dokumente sowie die Ergebnisse der Extraktion einsehen, fehlerhafte Felder korrigieren und so einen Prozess mit menschlicher Beteiligung schaffen. Laut der offiziellen Website trägt jede Korrektur dazu bei, das Modell zu verbessern. Die Unternehmen sollten jedoch den Verwendungszweck der korrigierten Daten sowie die Art und Weise der Trennung des Modells von anderen Daten überprüfen.

Nachverarbeitung von Daten

Nach der Extraktion können die Benutzer die Felder mithilfe von Regeln in das gewünschte Format umwandeln und sie anschließend an Excel, Buchhaltungssysteme oder andere Anwendungen senden. Dadurch wird die erneute Bearbeitung von Datumsangaben, Währungen, Spaltennamen sowie Zeileninhalten in den Geschäftsprozessen reduziert.

Datenexportformat

Methoden zur Importierung von Dokumenten

• Manuell Dateien über die Webseite hochladen.
• Anhänge werden über ein spezielles E-Mail-Konto empfangen.
• Aus Google Drive importieren.
• Importieren aus Dropbox oder SharePoint.
• Andere Anwendungen über Zapier verbinden.
• Dokumente über die REST API einreichen.
• Dateien aus FTP oder dem Überwachungsordner abrufen.

Automatisierte Workflows

Der Workflow verbindet die Eingabe von Dateien, ihre Klassifizierung, Aufteilung, Datenextraktion, Überprüfung sowie die Exportierung miteinander. Das Team kann für verschiedene Dokumenttypen separate Prozesse erstellen und in dem Integrationsbereich Eingangs- oder Ausgangsverbindungen konfigurieren.

• Neue Dateien in der E-Mail-Box oder auf dem Cloud-Speicher überwachen.
• Klassifizieren Sie die Dokumentkategorie und wählen Sie den Extraktor aus.
• Aufteilen von langen Dateien, die mehrere Dokumente enthalten.
• Felder, Details und Tabellen extrahieren.
• Senden Sie Ergebnisse mit geringem Vertrauensgrad zur manuellen Überprüfung.
• Die Daten gemäß den Geschäftsregeln bereinigen.
• Schreiben Sie die Ergebnisse in das Zielsystem.
• Status über Webhook-Benachrichtigungen.

API und Webhook

Alle öffentlichen Pakete beinhalten Zugang zur API. Entwickler können Dokumente importieren, den Verarbeitungszustand abfragen und extrahierte Daten erhalten. Webhooks eignen sich dazu, die Anwendung bei Abschluss der Verarbeitung aktiv zu benachrichtigen, um ein ständiges Abfragen seitens des Clients zu vermeiden.

Offizielles SDK

Die offizielle GitHub-Organisation von AlgoDocs stellt Clienten für Python, PHP und .NET zur Verfügung, mit denen sich auf REST-APIs verbinden lässt. Die SDKs vereinfachen die Aufrufe der Schnittstellen, doch in Produktivsystemen müssen weiterhin Authentifizierungskeys, Wiederholungsversuche, Idempotenz, Dateigröße sowie Fehlerzustände berücksichtigt werden.

Für welche Benutzer geeignet

• Ein Finanzteam, das in der Lage ist, Rechnungen und Bestellaufträge in großen Mengen einzugeben.
• Logistikunternehmen, die sich mit Frachtpapieren, Verpackungslisten und Versandpapieren beschäftigen.
• Rechtsabteilungen, die große Mengen an Aktenmaterial bearbeiten müssen.
• Wirtschaftsprüfer, die Auszüge aus Bankauszügen und Rechnungen extrahieren.
• Abteilungen, die digitale handschriftliche Formulare benötigen.
• Software-Teams, die hoffen, Dateien über eine API automatisch verarbeiten zu können.
• Unternehmenskunden, die eine Private Cloud oder eine lokale Implementierung wünschen.

Typische Anwendungsszenarien

• Aus der Rechnung werden Lieferant, Steuerbetrag und Detailzeilen extrahiert.
• Die Informationen des Senders und des Empfängers werden aus dem Frachtpapier entnommen.
• Aus den Bankauszügen wird eine Standardtransaktionsliste erstellt.
• Übertragen Sie den handschriftlichen Antrag in Datenbankfelder.
• Erstellung von Indexdaten für umfangreiche Prozessdokumente.
• Automatische Klassifizierung der Anhänge in gemeinsamen E-Mails.
• Die Ergebnisse des Dokuments werden mit dem Buchhaltungs- oder ERP-System synchronisiert.
• Erstellen Sie für den Bericht Zusammenfassungen, Vergleiche und strukturierte Listen.

Für welche Situationen es nicht wirklich geeignet ist

• Nur Personen, die gelegentlich einen Abschnitt normalen Textes kopieren müssen.
• Teams, die vollständig offline arbeiten müssen und keine Unternehmensbereitstellung benötigen.
• Quelldateien, die so unklar sind, dass sie mit dem bloßen Auge nicht erkannt werden können.
• Prozess zur Nachweisbarkeit der Echtheit oder Rechtswirksamkeit einer Signatur.
• Bei Geschäften mit hohem Risiko können keine manuellen Überprüfungen der Schlüsselfelder durchgeführt werden.
• Entwickler, die eine vollständig open source basierende Kern-Cloud-Plattform wünschen.
• Benutzer, die lediglich die PDF-Layouts bearbeiten und keine Daten extrahieren müssen.

Tutorial zum Erstellen eines Extractors

1. Sammeln verschiedener echter Layouts derselben Dokumentart.
2. Listen Sie die Felder und Tabellenspalten auf, die extrahiert werden müssen.
3. Erstellen Sie im Portal den entsprechenden Extraktor.
4. Laden Sie das Beispieldokument hoch und kennzeichnen Sie die Zieldaten.
5. Wählen Sie die Methode zur Extraktion von AI, Regeln oder Prompten aus.
6. Testergebnisse mit Dateien, die nicht an der Konfiguration beteiligt waren.
7. Für Felder mit geringem Vertrauensgrad manuelle Überprüfung einrichten.
8. Nach der Veröffentlichung werden die Fehlerarten kontinuierlich aufgezeichnet.

Anleitung zur Erstellung von automatisierten Workflows

1. Bestimmen Sie die Quelle des Dokuments und das endgültige Geschäftsystem.
2. Konfiguration von E-Mail-Adressen, Cloud-Speicher, FTP oder API-Import.
3. Fügen Sie Schritte zur Klassifizierung und Aufteilung von gemischten Dateien hinzu.
4. Verknüpfung von geprüften Feldern und Tabellenextraktoren.
5. Fügen Sie Datenformatumwandlung und Prüfregeln hinzu.
6. Konfiguration der Überprüfungswarteschlange und Benachrichtigungen bei Ausfällen.
7. Verbinden Sie die Export-Integration und testen Sie wiederholte Einreichungen.
8. Erst in kleinen Chargen betreiben, danach die Verarbeitungsmenge erhöhen.

API-Anbindungstutorial

1. Erstellen Sie im Konto API-Zertifikate und speichern Sie diese sicher auf.
2. Wählen Sie das offizielle SDK oder rufen Sie direkt die REST-API auf.
3. Laden Sie die Testdatei hoch und speichern Sie die zurückgegebene Dokumentennummer.
4. Abfragen des Status oder Konfigurieren von Webhook-Benachrichtigungen bei Erhalt.
5. Erhalten strukturierter Ergebnisse und Überprüfung der Feldtypen.
6. Implementieren Sie Wiederholungsversuche sowie Idempotenz für Zeitüberschreitungen, Fehler und wiederholte Anfragen.
7. Beschränken Sie die Berechtigungen der Schlüssel und wechseln Sie sie regelmäßig aus.

Leitfaden zur Prüfung der Genauigkeit

1. Erstellen Sie repräsentative Testsets nach Dokumenttypen.
2. Erstelle getrennte Statistiken für die Genauigkeit der Felder, Tabellen und des gesamten Dokuments.
3. Fehlende Werte, falsche Spalten und OCR-Fehler aufzeichnen.
4. Setzen Sie je nach Geschäftsrisiko unterschiedliche Schwellenwerte für die Felder.
5. Vergleichen Sie die Kosten der automatischen Bearbeitung mit denen der manuellen Überprüfung.
6. Neue Formate und fehlerhafte Beispiele werden kontinuierlich dem Testdatensatz hinzugefügt.

Verarbeitungsgeschwindigkeit

Die in den offiziellen FAQ angegebenen Referenzwerte liegen bei etwa 2 Sekunden pro Seite für Texte in PDF-Format. Bei gescannten Bildern mit OCR-Verarbeitung kann die Zeit pro Seite bis zu 20 Sekunden betragen. Die tatsächliche Leistung hängt von der Komplexität der Datei, der Warteschlange, dem Netzwerk, den Workflow-Schritten sowie der Art der Implementierung ab.

Regeln für die Punktevergabe auf der Seite

AlgoDocs berechnet die Gebühren nach der Anzahl der tatsächlich extrahierten Seiten – in der Regel wird für jede Seite ein Punkt verbraucht. Wenn von 100 PDF-Seiten nur eine Seite extrahiert wird, wird ebenfalls nur ein Punkt verbraucht. Das Hochladen, Aufteilen und Ansehen der Dateien verbraucht keine Punkte für die Extraktion.

• Die monatliche Limite wird am Ende des jeweiligen Zeitraums ungültig.
• Nicht genutzte Punkte werden nicht in den nächsten Zeitraum übertragen.
• Das Jahres-Abo bietet eine unbegrenzte Anzahl an Seiten für das ganze Jahr.
• Die jährliche Deckelung kann innerhalb von 12 Monaten flexibel genutzt werden.
• Lange Dateien haben keine feste Obergrenze für die Anzahl der Seiten.
• Jede bearbeitete Seite wird mit einem Punkt bewertet.

Preispakete

Alle in den Paketen enthaltenen Funktionen

• Unbegrenzte Anzahl an Extraktoren.
• OCR und vorgefertigte Dokumentmodelle.
• Anpassbare KI-Modelle und generative Prompt-Sätze.
• Extraktion von Feldern, Tabellen und Regeln.
• Manuelle Überprüfung und Datenauswertung.
• Export in CSV, Excel, JSON und XML.
• APIs, Webhooks und gängige Integrationen.
• Klassifizierung, automatische Aufteilung und rollenbasierte Zugriffssteuerung.
• Mehrfaktor-Authentifizierung und 60-tägige Datenspeicherung.
• Fähigkeit, große Dateien mit Tausenden von Seiten zu verarbeiten.

Funktionen der Unternehmensversion

• Die Preise sollten nach der tatsächlichen Größe festgelegt werden.
• Es werden unbegrenzt viele Benutzer bereitgestellt.
• Wählen Sie einen Speicherbereich von AWS oder Microsoft Azure aus.
• Entwicklung von maßgeschneiderten Systemintegrationen.
• Verlängerung der Aufbewahrungsfrist für Dokumentendaten.
• Einen persönlichen Kundenmanager sowie umfassende Unterstützung bereitstellen.
• White-Label-Funktion verfügbar.
• Unterstützung der lokalen Installation oder der Einrichtung in einer privaten Cloud.

Sicherheit und Konformität

Laut AlgoDocs werden die Daten in der Cloud über verschlüsselte Verbindungen übertragen, wobei Infrastrukturen wie Microsoft Azure und Google Cloud genutzt werden. Auf der offiziellen Website finden sich Informationen zu den Konformitätsanforderungen gemäß GDPR, HIPAA, ISO 27001 und ISO 9001. Bei der Beschaffung sollte man die zuständige Zertifizierungsstelle, den Geltungsbereich, die Gültigkeitsdauer sowie den geplanten Einsatzort überprüfen.

Datenhaltung

Auf der Seite mit den Standardpaketen wird eine Datenaufbewahrung von 60 Tagen angegeben; bei der Unternehmensversion kann diese Frist verhandelt werden. Das Team sollte anhand finanzieller, rechtlicher und Datenschutzanforderungen die kürzeste notwendige Dauer festlegen und sicherstellen, dass beim Löschen auch Backups, Protokolle sowie exportierte Dateien berücksichtigt werden.

Lokale Implementierung und Private Cloud

Unternehmenskunden können eine lokale Installation oder einen Einsatz in einer privaten Cloud beantragen – das eignet sich für Organisationen, deren Daten nicht in eine gemeinsam genutzte SaaS-Umgebung gelangen dürfen. Bei der Anschaffung müssen außerdem die Hardware, die Aktualisierungen der Modelle, die Zeitfenster für Upgrades, die Überwachung, die Datensicherung sowie die Verantwortlichkeiten im Bereich technischer Support geklärt werden.

Open-Source-Zustand

Die Python-, PHP- und .NET-API-Clienten von AlgoDocs sind auf GitHub öffentlich verfügbar, doch die vollständige Dokumentverarbeitungsplattform, die OCR-Modelle sowie die Extraktions Engines sind nicht open source. Das öffentliche SDK ermöglicht lediglich die Prüfung und Wiederverwendung des Zugriffscode, es erlaubt jedoch nicht, auf dieser Grundlage das Kernprodukt kostenlos zu privatisieren.

Vorteile des Produkts

• Umfasst den gesamten Prozess von Import, Klassifizierung, Extraktion, Überprüfung und Export.
• Es werden sowohl Dokumente mit fester als auch mit variabler Formatierung unterstützt.
• Erkennbare Felder, Tabellen, Handschrift, Kontrollkästchen und Unterschrifffelder.
• Unterstützung von großen Dateien mit Hunderten bis Tausenden von Seiten.
• Alle Pakete beinhalten API- und Kernextraktionsfunktionen.
• Es werden verschiedene Cloud-Speicherlösungen, E-Mail-Dienste, FTP sowie Automatisierungsfunktionen angeboten.
• Der Preis wird nach der tatsächlichen Abrufseite berechnet.
• Unternehmen können zwischen einer lokalen Implementierung oder einem privaten Cloud-Service wählen.
• Es werden mehrere offizielle Open-Source-API-Clienten bereitgestellt.

Nutzungsbeschränkungen

• Die Genauigkeit der Werbemessungen kann die eigenen Testungen des Unternehmens nicht ersetzen.
• Handgeschriebene Texte sowie Scans von schlechter Qualität erfordern möglicherweise mehr manuelle Überprüfung.
• Unverwendete monatliche Seitenkapazitäten werden nicht übertragen.
• Die Daten des Standardpakets werden standardmäßig nur 60 Tage lang aufbewahrt.
• Die Extraktion generativer Prompte kann zu ungewissen Ergebnissen führen.
• Die Signaturprüfung kann die Echtheit der Signatur nicht überprüfen.
• Komplexe Tabellen und neue Layouts erfordern eine kontinuierliche Wartung der Extraktoren.
• Die Kernplattform und die Modelle sind keine Open-Source-Software.

Grundlegende Informationen

Empfehlungswert

Der Gesamtbewertungswert beträgt 4,6 von 5 möglichen Punkten. AlgoDocs bietet umfassende Funktionen, transparente Preise sowie eine klare Angabe der Seitenkapazitäten. Es eignet sich daher für Teams, die eine automatisierte Dokumentenerstellung ohne Programmierung sowie einen Zugang zu APIs benötigen. Bevor man jedoch eine endgültige Entscheidung trifft, sollte man die Genauigkeit der Funktionen sowie die Kosten für die manuelle Überprüfung anhand echter Dokumente prüfen.

Häufige Fragen

Kann AlgoDocs kostenlos verwendet werden?

Ja, die kostenlose Version bietet eine Bearbeitungskapazität von 50 Seiten pro Monat oder 600 Seiten pro Jahr.

Welche Dateien werden unterstützt?

Es werden PDF, JPG, PNG, TIFF unterstützt, und es ist möglich, gängige Geschäftsdokumente wie Word und Excel zu importieren.

Kann man handschriftliche Inhalte extrahieren?

Ja, die Plattform bietet Handschrifterkennung an, doch die tatsächliche Genauigkeit sollte anhand eigener Formularbeispiele überprüft werden.

Kann man Tausende von PDF-Seiten verarbeiten?

Ja, die Plattform hat keine strenge Obergrenze für die Anzahl der Seiten pro Datei und bietet außerdem die Möglichkeit zur Vorbereitung großer Dateien.

Wie wird für die Seiten abgerechnet?

Es wird nur für die Seiten berechnet, auf denen tatsächlich Daten extrahiert werden. Für jede verarbeitete Seite wird in der Regel ein Punkt abgezogen.

Wird der ungenutzte Betrag übertragen?

Nein, die monatliche Obergrenze gilt am Ende des Zeitraums nicht mehr; die jährliche Obergrenze kann innerhalb von 12 Monaten genutzt werden.

Bietet AlgoDocs eine API an?

Es werden REST-APIs, Webhooks sowie offizielle Clients für Python, PHP und .NET bereitgestellt.

Wird die lokale Installation unterstützt?

Unternehmenskunden können Lösungen für eine lokale Installation oder eine Bereitstellung in der privaten Cloud erwerben.

Ist AlgoDocs open source?

Die vollständige Plattform ist nicht open source; die offiziellen Stellen haben lediglich mehrere API-Client-Repositorys bereitgestellt.