Best Low Code Form Automation Platform | formsflow.ai

Was ist formsflow.ai?

Formsflow.ai ist eine Plattform für Formulare, Workflows und Datenanalyse mit niedrigem Codeaufwand. Sie eignet sich dazu, Prozesse wie Datenerfassung, Freigabe, Überprüfung sowie interne Abläufe in digitale Anwendungen zu integrieren. Es steht sowohl eine von den Nutzern selbst bereitgestellte Community-Version als auch eine von den Entwicklern verwaltete Cloud- sowie Unternehmenslösung zur Verfügung.

Die Plattform wird von AOT Technologies gewartet, und die Kernkomponenten sind auf GitHub verfügbar. Ihr Technologiestack umfasst Komponenten wie Form.io, Camunda, Keycloak und Redash und legt Wert auf offene Standards, Datenportabilität sowie eine Vermeidung von Vendor-Lock-in.

Hauptfunktionen von formsflow.ai

Drag-and-Drop-Formular-Design

Benutzer können mithilfe visueller Komponenten Online-Formulare erstellen, wobei Bedingungsfelder, Datenvalidierung, Dateiupload, Signatur sowie schrittweise Anleitungen konfiguriert werden können. Entwickler können außerdem eigene Logik und Markenstile hinzufügen.

Entwicklung mit Unterstützung von Flow-E AI

Flow-E kann auf Basis von Textanforderungen Entwürfe für Formulare erstellen und diese durch weitere Anweisungen weiter anpassen. Die Website listet derzeit die Nutzung künstlicher Intelligenz sowie die Erstellung von MCP-Formularen in den Paketen für die öffentliche Cloud auf; doch die genauen Modelle, Kapazitäten sowie die Art der Datenverarbeitung müssen vor der Aktivierung bestätigt werden.

BPMN-Workflows

Die Plattform unterstützt BPMN 2.0-Prozesse und ermöglicht die Organisation von manuellen Aufgaben, Freigabeschritten sowie automatisierten Abläufen. Geschäftsanwender können einen vereinfachten Prozessentwerfer nutzen, während komplexe Szenarien von Entwicklern mit vollständigen Modellen konfiguriert werden können.

DMN-Regelengine

Die DMN-Fähigkeit dient dazu, Entscheidungstabellen und Geschäftsregeln zu erstellen und Qualifikationsprüfungen, Routing-Regeln sowie Genehmigungsbedingungen aus dem Programmcode zu trennen. Bei der Einführung sind weiterhin Governance-Prozesse für Regelversionen, Ausnahmefälle sowie manuelle Überprüfungen erforderlich.

Formular-Paketierung und Versionsverwaltung

Mehrere verwandte Formulare können zu einem einheitlichen Übermittlungsprozess zusammengefasst werden, wodurch Antragsteller nicht mehr wiederholt auf verschiedenen Seiten ausfüllen müssen. Die Verwaltung der Formularversionen ermöglicht es, Felder schrittweise zu ändern, während gleichzeitig die für den Prozess notwendigen historischen Definitionen beibehalten werden.

Identitäts- und Berechtigungsverwaltung

Die integrierte Identitätslayer-Funktion unterstützt Rollenrechte und kann mit Keycloak, OpenID Connect, SAML sowie OAuth2 kombiniert werden. Das Unternehmenspaket bietet zudem Funktionen wie SSO und Audit-Logs – der genaue Umfang hängt von der gewählten Implementierung sowie vom Vertrag ab.

Datenanalyse und Dashboards

Die Plattform kann Dashboards basierend auf der Anzahl der eingereichten Aufträge, dem Bearbeitungsstatus sowie den Ergebnissen des Prozesses erstellen. Die Analyseansicht eignet sich zur Überwachung des Betriebsablaufs, doch bei wichtigen Entscheidungen sollte man immer wieder zu den ursprünglichen Aufzeichnungen zurückkehren, um diese zu überprüfen.

Integration und automatische API

Formsflow.ai unterstützt Webhooks, APIs sowie Anwendungsverbindungen, wodurch Daten mit bestehenden Geschäftssystemen ausgetauscht werden können. Die Formulare können außerdem in andere Anwendungen eingebettet werden, um schnell Eingänge für Kunden oder interne Mitarbeiter zu schaffen.

Mehrfachnutzer und verschiedene Bereitstellungsarten

Unternehmen können eine öffentliche Cloud, eine isolierte Private Cloud oder eine eigene Cloud sowie lokale Umgebungen nutzen. Die Multi-Tenant-Funktion ermöglicht es, abgeschlossene Räume und Zugriffsadressen für Abteilungen, Geschäftseinheiten oder Kunden bereitzustellen.

Formsflow.ai – Verwendung von Workflows

1. Aufzeigen der Aufgaben von Antragstellern, Prüfern, Administratoren und Systemdiensten.
2. Listen Sie die Formularfelder, Anhänge, Überprüfungsregeln und Anforderungen zur Datenspeicherung auf.
3. Erstellen Sie Formulare mit Drag-and-Drop-Komponenten und konfigurieren Sie die bedingte Anzeige sowie einen schrittweisen Assistenten.
4. Beim Erstellen des Entwurfs mit Flow-E sollten die nicht erforderlichen, sensiblen Felder entfernt werden.
5. Verwenden Sie BPMN, um die Prozesse für Einreichung, Überprüfung, Nachreichen, Genehmigung und Ablehnung darzustellen.
6. Konfigurieren Sie mit DMN-Entscheidungstabellen Regeln für Qualifikationen, Routing oder Risikobewertung.
7. Einstellen von Benutzerrollen, SSO, Tenant-Grenzen und minimalen Zugriffsrechten.
8. Verbinden Sie den Webhook oder die API und testen Sie das Versuchen erneut bei Fehlern sowie die wiederholte Übermittlung.
9. Vor der Veröffentlichung werden Tests zur Barrierefreiheit, für mobile Geräte, zu Berechtigungen und zu Belastbarkeit durchgeführt.

Für welche Benutzer geeignet

• Aufbau von Regierungsbehörden für Online-Anträge, Genehmigungen und öffentliche Dienstleistungsprozesse.
• Unternehmen, die eine interne Genehmigung, Aufträge sowie die Sammlung von Unterlagen benötigen.
• Technische und Compliance-Teams für selbstverwaltete Low-Code-Plattformen wünschenswert.
• Beratungsunternehmen und Integratoren, die Prozessanwendungen für Kunden bereitstellen.
• Organisationen, die Formulare, Regeln, Identitäten und Analysen zentral verwalten müssen.
• Entwickler, die BPMN und offene Low-Code-Architekturen untersuchen möchten.

Vorteile des Produkts

• Formulare, Prozesse, Regeln, Identitäten und Analysen sind auf derselben Plattform zusammengefasst.
• Die Quelcode-Version für die Community ist öffentlich und kann unter der Apache 2.0-Lizenz genutzt werden.
• Unterstützung für offene Standards wie BPMN, DMN, OpenID Connect usw.
• Der öffentliche Cloud-Dienst hat keine Beschränkung hinsichtlich der Anzahl der Nutzer; er wird hauptsächlich nach der Menge der eingereichten Anfragen sowie den Kapazitäten des Unternehmens unterschieden.
• Es kann in der öffentlichen Cloud, der privaten Cloud, lokal oder in einer eigenen Cloud bereitgestellt werden.
• Formulardefinitionen, Prozessmodelle und Daten können zwischen den Bereitstellungsmodi übertragen werden.
• Berücksichtigung der visuellen Bedienung für Geschäftsmitarbeiter sowie der Erweiterungsmöglichkeiten für Entwickler.

Einsatzbeschränkungen und Hinweise

• Die Community-Version und die Enterprise-Version weisen nicht genau dieselben Funktionen sowie denselben Supportumfang auf.
• Selbstverwaltung erfordert die Wartung von Datenbanken, Identitätsdiensten, Workflow-Engines und Container-Umgebungen.
• Komplexe BPMN-, DMN-Modelle sowie Systemintegrationen erfordern weiterhin fachkundiges Design und Testing.
• Die von Flow-E erstellten Formulare können die Überprüfung von Datenschutzaspekten, Compliance-Vorgaben und Geschäftsregeln nicht ersetzen.
• Kostenlose Public-Cloud-Instanzen können bei langfristigem Fehlen von Formulareingaben deaktiviert werden.
• Die Anzahl der Einreichungen wird nach den neuen Verfahrensbeispielen berechnet und entspricht nicht der Anzahl der einzelnen Genehmigungsstufen.
• White-Label-Anbieter, Händler und technische Partner unterliegen nicht den offiziellen Standardpreisen.
• Vor der Migration sollten der benutzerdefinierte Code, Anhänge, Identitätskonfigurationen und historische Daten überprüft werden.

Preise für Formsflow.ai

Im Folgenden sind die Angebote für Public Clouds aufgeführt, wie sie am 26. August 2026 auf der offiziellen Preisseite angezeigt wurden. Der Wechsel zwischen Monats- und Jahresabonnement ändert den Preis für das Professional-Paket. Die endgültigen Kosten und Leistungen richten sich nach den Angaben auf der Rechnungsseite oder in dem Unternehmensangebot.

Auf der offiziellen Website sind weiterhin die Seiten zu den früheren Paketen wie Premium Start, Leap und Max zugänglich. Die Preisstruktur dort unterscheidet sich von der auf der aktuellen Hauptpreistabelle. Beim Kauf sollte man die alten Seiten nicht einfach als aktuelle Angebote betrachten. Stattdessen sollte eine schriftliche Bestätigung vom Verkäufer bezüglich der Version, der Menge, der Umsetzung, des Supports sowie der Verlängerungsbedingungen eingeholt werden.

Anleitung zur Open-Source-Nutzung und zum Bereitstellen

Das Kernrepository von formsflow.ai wird unter der Apache 2.0-Lizenz bereitgestellt und gehört somit zu einem echten Open-Source-Projekt. Die Community-Version kann für persönliche Projekte sowie zur eigenen Bereitstellung genutzt werden. Für fortgeschrittene Unternehmensfunktionen, offizielle Hosting-Lösungen, SLAs, Upgradesupport sowie kommerzielle Lizenzen muss hingegen separat bezahlt werden.

Offene Quellen bedeuten nicht, dass die gesamte Implementierung kostenlos ist. Das Team muss Server, Datenbanken, Backups, Überwachungssysteme, Sicherheitsupdates, Identitätsmanagement, E-Mail-Dienste sowie die notwendigen Betriebskräfte berücksichtigen.

Empfehlungen zur Sicherheit und Governance

• Der Zugriff auf Formulare, Prozesse und Daten wird über SSO sowie Tabellen zur Beschränkung der Rollenrechte gesteuert.
• Unabhängige Rollen für Administratoren, Entwerfer, Prüfer und Antragsteller schaffen.
• Legen Sie Regeln für die Beibehaltung und Löschung von Anhängen, Identitätsnachweisen und Finanzfeldern fest.
• Versionen des Prozessmodells und der Entscheidungstabelle, Genehmiger sowie Veröffentlichungsdatum.
• Für Webhooks und APIs werden Signierung, Schlüsselwechsel sowie Schutz vor Wiederholung von Anfragen umgesetzt.
• Prüfen Sie vor dem Aufrüsten von Open-Source-Komponenten die Kompatibilität sowie die Sicherheitsmitteilungen.
• Regelmäßige Exportierung von Formulardefinitionen, BPMN-Modellen und wichtigen Geschäftsdaten.

Häufige Fragen

Kann formsflow.ai kostenlos genutzt werden?

Ja. Die öffentliche Cloud-Lösung Go ist kostenlos und erlaubt bis zu 250 Einreichungen pro Monat; die Quellcode-Version für die Community kann ebenfalls selbst bereitgestellt werden.

Ist formsflow.ai ein Open-Source-Projekt?

Ja. Der offizielle Hauptspeicher wird unter der Apache 2.0-Lizenz bereitgestellt, doch die fortgeschrittenen Unternehmensfunktionen sowie die offiziellen Dienste sind nicht alle kostenlos.

Unterstützt formsflow.ai die Selbsthosting-Lösung?

Unterstützt – kann auf AWS, Azure, GCP, lokalen Servern oder in isolierten Umgebungen eingesetzt werden, wobei die Wartungsarbeiten selbst übernommen werden müssen.

Was kann Flow-E tun?

Flow-E kann auf der Grundlage von Textbeschreibungen Entwürfe für Formulare erstellen und bei weiteren Anpassungen helfen; die Unternehmenslösung bietet zudem eine KI-gestützte Funktion zur Erstellung von BPMN-Diagrammen.

Wie wird bei einer einzigen Einreichung abgerechnet?

Das Erstellen einer neuen Prozessinstanz gilt in der Regel als eine Einreichung, unabhängig davon, wie viele GenehmigungsSchritte oder automatische Aktionen innerhalb dieses Prozesses enthalten sind.

Können Daten in der öffentlichen Cloud migriert werden?

Offiziell wird angegeben, dass Formulardefinitionen, BPMN-Prozessmodelle und Daten exportiert werden können, um sie anschließend in einen privaten Cloud-Service oder eine selbst gehostete Instanz zu übertragen.