Kroolo

一句話介紹

Kroolo是一個以AI為基礎的作業管理與企業搜尋平台，它能將專案、任務、目標、文件、即時通訊、自動化功能以及知識檢索等功能整合在同一個團隊工作區中。

工具簡介

Kroolo由Kroolo Labs, Inc所運營，其產品包含Kroolo Work和Kroolo Enterprise Search兩部分。前者用於日常的規劃、執行及協作，而後者則用於連接企業內的不同應用程式，並能以自然語言來搜尋、整合及操作組織中的知識。

內建了Kroo AI以及多種AI代理，這些工具可用於建立專案、拆分任務、分析風險、評估工作量、產生內容，以及回答工作區中的各種問題。AI雖然能減少整理工作的時間，但無法替團隊決定目標、資源分配以及最終的業務決策。

產品組成

主要功能

工作區與團隊

使用者可以建立一個或多個工作區，邀請成員、組織團隊並管理協作範圍。免費版和Plus版分別對工作區、團隊以及可邀請的人數有所限制，而Business及Enterprise版則適用於規模更大的組織。

項目與項目組合

Kroolo支援項目模板、清單、看板、時間軸和甘特圖等視圖形式，並且能將多個項目整合到Portfolio中。團隊可以追蹤里程碑、依賴關係、風險以及財務資訊，不過部分進階功能則受套餐限制。

任務管理

任務可設定負責人、優先級、日期、標籤、清單、子任務、依賴關係、評論以及自訂欄位。所有公開套餐皆標示為無任務數量限制，但專案、工作區及成員的額度則有所不同。

目標與OKR

團隊可以建立目標、子目標以及可衡量的結果，並將專案或任務與這些目標相關聯。AI能夠提供結構上的建議並總結進度，但實際的評分仍應以組織所認可的數據為準。

文件與知識內容

Kroolo Docs支援編輯、評論、子文件、嵌入、標籤、歸檔、分享、匯入和匯出。AI可以起草、改寫、總結，並根據文件內容進行進一步的問答。

表單與資料收集

團隊可用表單收集需求、回饋或內部申請，並將提交內容納入工作流程。上線前應測試必填項、欄位權限、通知以及重複提交處理。

團隊聊天

該平台提供公開或私有的頻道、即時訊息、評論以及通知功能，如此一來，討論內容就能與任務、專案和文件保持在同一個上下文中。而重要的決定則應被記錄在可追蹤的任務或文件中。

時間追蹤

成員可以記錄任務和專案的工時，管理者則能夠分析投入與進度。工時數據適合用於判斷容量與成本，但必須有統一的記錄規則，以避免數據失真。

自動化

Kroolo可根據狀態、負責人、日期及其他條件觸發更新或通知，減少重複操作。自動化上線前應限制作用範圍並驗證循環觸發、重複寫入和權限邊界。

儀表盤與報告

儀表板用於彙總專案進度、工作量、風險以及其他管理指標。AI報告能夠快速產生管理摘要，但應保留數據定義與計算方式。

資源工作量

AI與專案視圖可以分析成員的任務分配情況、逾期任務以及潛在的瓶頸，並提供重新分配的建議。而工作量圖僅能反映系統中已記錄的資料，無法自動識別那些未記錄的會議或臨時工作。

Kroo AI能做什麼

• 根據文字或語音描述創建項目結構。
• 把目標拆成任務、子任務和負責人建議。
• 分析專案風險、逾期任務和資源壓力。
• 在項目內回答進度、成員和阻塞問題。
• 用自然語言修改優先級和任務分配。
• 起草郵件、報告、計劃和其他文件。
• 總結PDF、Word、PPT、Excel、圖片和文本。
• 根據知識庫上下文生成更相關的內容。
• 將AI結果繼續保存為文件或工作項目。

項目內Ask AI

專案頁面中的 Ask AI 提供預設代理與自由對話功能，可用於檢查團隊的工作量、風險、未完成的任務以及專案成員的情況，亦能透過指令直接修改任務。進行編輯操作的風險比單純的問答更高，因此團隊應定期檢查變更記錄。

1. 進入目標專案並打開Ask AI側欄。
2. 選擇工作量、站會或風險等預設代理。
3. 決定是否加入專案內容與工作量上下文。
4. 輸入明確問題，必要時附加文件或使用語音。
5. 檢查AI回答所依據的任務和人員範圍。
6. 執行任務修改前確認對象、字段和新值。
7. 返回項目視圖驗證寫入結果。
8. 對重要操作保留人工審批與審計。

自訂AI代理

Kroolo允許選擇內容模板、修改提示詞、設定受眾語氣，並加入知識庫中的資料，進而產生銷售郵件、報告或其他內容。使用者可以重新生成或複製結果，或是將其直接轉換為文件。

Chat with Anything

使用者可以上傳PDF、Word、PPT、Excel、文字檔以及圖片，讓AI進行摘要整理、提取資訊，並回應後續的問題。此功能適合快速閱讀，但對於複雜的表格、掃描件、圖表以及多語言內容，則需要進行抽樣核對。

• 上傳前確認具有檔案處理權限。
• 刪除密碼、金鑰及不必要的個人資料。
• 先讓AI概括結構，再提出具體問題。
• 要求返回原文位置或相關段落以便複核。
• 對數字、日期、合約和政策逐項核對。
• 不要用摘要替代專業法律或財務審查。
• 用完後按組織保留政策刪除文件。

企業搜尋

Kroolo Enterprise Search能將工作區與外部企業應用程式所包含的資料加以索引，形成一個統一的知識層面。它支援語意搜尋、對話式回應、問題澄清以及根據使用者權限來呈現搜尋結果。此外，該產品還能讓使用者從搜尋結果中創建任務、更新工作項目，或啟動後續流程。

搜尋頁面會列出100個以上的連接器，並顯示Google Drive、Slack、Jira、Confluence、Notion、GitHub、Salesforce、OneDrive、Outlook和Gmail等系統。至於連接器的數量以及可執行的動作，則需要在企業演示時逐一確認。

工作管理使用流程

1. 使用工作信箱或Google帳號註冊。
2. 選擇個人使用或團隊使用並填寫團隊規模。
3. 建立工作區並確定命名與權限規則。
4. 邀請少量試點成員，而非一次遷移全部人員。
5. 建立第一個專案，並選擇適合的範本或視圖。
6. 導入目前活躍任務，暫不遷移全部歷史。
7. 建立狀態、優先級、負責人及日期規則。
8. 將目標、文件、聊天和自動化逐步接入。
9. 使用AI生成計劃後進行人工校對。
10. 兩週後評估採用率、週期和數據品質再擴展。

遷移與集成

Kroolo的行銷功能可以從Asana、Jira、ClickUp、Trello、Monday、Notion以及其他工作工具中導入專案或內容。這樣一來，就可以減少重新建立工作的時間，不過，各種欄位、權限、附件、評論和歷史記錄等資料可能無法完全對應。

價格套餐

目前的定價頁面會根據使用者和月份來顯示 Kroolo Work 的價格，同時也提供年度付款可享 20% 折扣的選項。至於企業搜尋時所獲得的個別報價，則並未在抓取的內容中完整公開，因此採購時需另行確認。

在相關文章及近年來的部落格中，仍可看到10、14或15美元，以及Business版則為18或25美元等舊有價格，這些數字與現行的官方定價頁面並不一致。付款時應以帳戶結算頁面及正式訂單上的數據為準。

試用與計費注意事項

• Starter標記為永久免費且無需信用卡。
• Plus提供14天免費試用。
• 當前月付價格為每用戶計費。
• 年度付費頁面標註節省20%。
• Business和Enterprise可以聯繫銷售。
• 企業搜尋的價格應單獨取得書面報價。
• 生成式AI在主要工作套餐中標記為包含。
• AI調用次數、模型和檔案處理上限未完整公開。
• 升級前應確認訪客、成員和只讀用戶是否計費。
• 稅費、退款和降級後的額外內容處理需在結算時確認。

支援平台

隱私與AI處理

Kroolo會處理帳號、工作區、專案、目標、文件、頻道、檔案、日誌、設備以及帳單相關的資料。當使用者主動使用AI時，提示詞及必要的上下文會被傳送給所選定的第三方大型模型，以產生回應。

隱私政策列出了ChatGPT、Anthropic、DeepSeek、Gemini和Llama等模型，並稱AI對話會被實時處理，不會儲存在伺服器上。工作區中的文件與任務仍會根據服務需求被保存，因此不能將AI對話不會被存儲這一點，誤解為整個工作區都沒有資料存儲。

安全措施

Kroolo的安全政策規定，資料會儲存於AWS美國東部區域，資料傳輸時會使用TLS 1.2或更高版本的加密技術，而靜態資料則會以AES-256進行加密。進入生產環境時必須透過多因素驗證，同時還需搭配集中式日誌記錄、防火牆、WAF、CDN，以及定期的漏洞掃描和年度第三方滲透測試。

• 員工權限遵循最小權限和角色控制。
• 生產訪問進行定期複查。
• 加密金鑰由AWS管理並限制人員訪問。
• 資料庫連線使用證書和傳輸加密。
• 生產日誌集中監控異常事件。
• 漏洞按嚴重程度安排修復。
• 客戶數據在帳戶刪除或合約終止後清理。
• 客戶仍需管理密碼、成員、角色和離職帳號。

HIPAA與敏感數據注意

部分產品與銷售頁面使用HIPAA ready或HIPAA compliant這類說法，但正式的安全政策明確指出，Kroolo並非符合PCI或HIPAA標準的服務。在未另行簽訂業務合作協議的情況下，不應上傳受保護的健康資訊。

• 不要上傳銀行卡號和受PCI保護的支付數據。
• 不要上傳GDPR特別類別數據。
• 健康機構使用前必須確認業務合作夥伴協議。
• 要求銷售解釋HIPAA宣傳的實際適用範圍。
• 把數據類型、地區和保留期寫入合約。
• 涉及敏感資料時啟用最小權限與審計。
• 不要僅根據行銷徽章作出合規結論。

內容所有權與責任

用戶保留上傳內容及客戶資料的權利，並授權Kroolo在提供服務、處理支援及解決安全問題所需的範圍內存取及處理這些資料。至於平台、素材、介面、品牌以及底層技術，則仍屬於Kroolo及其授權方所有。

• 上傳者必須擁有內容和檔案的必要權利。
• 共享為公開或團隊可見的內容會按權限供他人訪問。
• AI生成內容可能錯誤且需要人工核驗。
• 用戶負責避免侵犯版權、隱私和合約義務。
• 敏感數據受到額外法律保護時不得擅自上傳。
• 回饋可能被Kroolo無償用於改進產品。
• 第三方應用繼續適用各自條款。

API、GitHub與開源狀態

服務條款中提到了相關的API，該產品也支援大量整合，但尚未有完整的開發者API參考資料、SDK或穩定版本的承諾。需要以程式化方式讀寫資料的團隊，應向銷售人員確認認證、限流、Webhook以及相關費用等事項。

適合哪些用戶

• 希望整合項目、文件、聊天和目標的小型團隊。
• 需要AI輔助規劃與風險分析的項目經理。
• 需要跨項目資源和Portfolio視圖的PMO。
• 希望從多個企業應用中統一搜尋資訊的組織。
• 需要用自然語言生成計劃、報告和工作項的團隊。
• 準備從Asana、Jira、Trello或Notion遷移的使用者。
• 需要移動端管理任務及及時回應通知的成員。
• 需要SSO、SCIM、區域數據及專屬支援的企業。

典型使用場景

產品優勢

• 將專案、任務、目標、文件、表單和聊天整合在一起。
• AI代理能夠讀取工作區上下文並執行部分操作。
• 項目內問答覆蓋風險、工作量及待辦分析。
• 企業搜尋可連接多種辦公、開發及客戶系統。
• 所有工作套餐都標註包含生成式AI。
• 免費版支援最多5名成員和不限任務。
• 提供iOS、Android和Web多端訪問。
• 企業版包含SSO、SCIM、區域數據及專屬支援。
• 安全政策公開了託管、加密和漏洞管理措施。

主要限制

• 當前定價頁與舊博客和幫助文章價格不一致。
• 企業搜尋的獨立價格沒有完整公開。
• AI調用次數、檔案大小和模型額度不透明。
• 連接器的讀寫動作和同步深度需要逐項測試。
• AI生成項目和寫入任務可能產生錯誤操作。
• 企業搜尋索引會擴大權限配置風險。
• HIPAA宣傳與正式安全政策存在明顯衝突。
• 公開開發的API、SDK和Webhook文件不足。
• 沒有核實到核心平台的官方開源倉庫。
• 平台整合功能較多，團隊需要統一治理規則。
• 行動端可能無法覆蓋全部企業管理能力。
• 敏感數據、支付卡和健康資料受到嚴格限制。

採購與遷移檢查清單

1. 選擇一個真實團隊和當前活躍專案作為試點。
2. 核對當前結算頁中的席位價格與年度折扣。
3. 測試項目、文件、評論、附件和權限遷移。
4. 確認AI模型、調用額度、檔案限制和超額費用。
5. 逐項驗證企業搜尋連接器與權限繼承。
6. 檢查AI寫操作的確認、日誌和撤銷能力。
7. 索取SOC 2、資料區域、子處理方和DPA材料。
8. 涉及健康數據時取得明確BAA和書面適用範圍。
9. 確認API、Webhook、SSO、SCIM及支援回應。
10. 設計帳戶終止後的完整導出與刪除流程。
11. 用週期時間、採用率及工具成本評估效果。
12. 試點穩定後再分批遷移其他團隊。

常見問題

Kroolo主要做什麼？

它將專案、任務、目標、文件、聊天、時間、自動化、AI代理以及企業搜尋整合在同一個平台上，用於團隊的規劃、執行、協作以及知識查詢。

Kroolo免費嗎？

Starter為永久免費版，包含1個工作區、5個專案、最多5名成員、5個目標、5個團隊、5個頻道以及不限任務。生成式AI也標記為包含。

Kroolo目前多少錢？

目前的主定價頁面顯示，Plus版每位使用者每月需支付25美元，Business版則為每位使用者每月35美元，而Enterprise版則需根據需求另行報價。舊文章中的數字仍保持不變，實際費用以結算頁面所示為準。

是否有免費試用？

Plus提供14天免費試用，Starter則無需信用卡，且可長期使用。試用期結束後的付款方式及功能變化，應在帳戶帳單頁面中確認。

可以搜尋公司內部資料嗎？

可以，Enterprise Search支援在跨工作區及外部應用程式中進行語意搜尋、對話式問答以及後續處理。其連線範圍、權限繼承方式及價格則需透過企業示範來確認。

可以在手機上使用嗎？

可以，Kroolo提供iOS和Android應用，可處理項目、任務、AI、評論和通知。iPhone與iPad版本要求系統15.1以上。

Kroolo符合HIPAA嗎？

不能根據行銷頁面直接認定，正式的安全政策說明預設不符合HIPAA，除非另行簽署業務合作夥伴協議。未取得書面協議前不得上傳受保護的健康資訊。

Kroolo是開源的嗎？

核心平台並非開源專案，也沒有確認過任何官方的核心 GitHub 儲存庫。雖然支援 GitHub 整合，但並不代表 Kroolo 的原始碼是開放的。

是否提供API？

條款提及相關API，但未核實到完整的公開開發文件。企業在需要進行程式化整合時，應確認接口、認證、限流、Webhook、套餐及版本承諾。

總結

Kroolo適合那些希望將工作管理、團隊知識以及AI執行功能整合在同一個平台上的組織。它提供了涵蓋各種功能的完整工作操作系統，包括專案管理、任務分配、目標設定、文件管理、即時通訊、自動化處理、AI代理功能、企業搜尋功能，以及行動應用程式等。

選擇套餐時必須以當前的結算頁面為準，並重點核對AI額度、連接器權限、搜尋索引以及遷移的完整性。若涉及健康或支付數據，應遵循正式的安全政策，不可僅依賴行銷頁面上的合規說明。