NewOaks AI

Qu’est-ce que NewOaks AI ?

NewOaks AI est une plateforme d’agents intelligents vocaux et de chat en IA sans code, destinée aux entreprises de services et aux agences de marketing. Les entreprises peuvent télécharger des documents commerciaux pour créer une base de connaissances, et déployer des robots sur des canaux tels que le site web, les SMS, le téléphone, WhatsApp, Instagram, Facebook Messenger et l’e-mail.

Les utilisations principales sont de répondre aux demandes, de collecter des informations, de filtrer les candidats, d’organiser des rendez-vous et de prendre le relais manuellement. Les taux de conversion élevés ou l’idée de « pas d’illusions » présentés dans la promotion de la plateforme ne doivent pas être considérés comme des résultats atteignables pour chaque projet ; les performances réelles dépendent des données, des processus, des modèles et de la maintenance manuelle.

Fonction principale

Questions-réponses dans la base de connaissances et configuration des robots

• Les utilisateurs peuvent télécharger des fichiers PDF, TXT, DOC et DOCX, coller du texte ou extraire des pages de site web, et restreindre la portée des réponses en se basant sur leurs propres données.
• Il est possible d’éditer les prompts de base, le nom du robot, son personnage, la langue des réponses et les instructions métier, ainsi que de rendre le robot privé ou de le partager via une page publique.
• La version gratuite permet de stocker 400 000 caractères de données d’entraînement par robot, Essential passe à 11 millions de caractères, et Professional et les versions supérieures atteignent 32 millions de caractères.
• La base de connaissances ne permet pas vraiment d’entraîner un modèle de base exclusif à l’entreprise ; elle ressemble plutôt à une système de questions-réponses amélioré par la recherche. Les informations obsolètes, contradictoires ou manquantes peuvent encore entraîner des réponses erronées.

Chat sur le site, pistes et prise en charge humaine

• Les robots peuvent être intégrés sur un site via des bulles de conversation ou des cadres intégrés, ou encore à l’aide de pages de partage indépendantes et de cartes de visite numériques.
• Le formulaire de collecte des contacts permet de recueillir les coordonnées et les besoins des visiteurs, tandis que les historiques de chat sont à disposition de l’équipe pour le suivi.
• Les profils Professionnel et supérieur disposent d’un chat en direct ; les employés peuvent prendre le relais une fois avertis. Si aucune réponse n’est donnée dans les cinq minutes suivant la connexion réussie, la session en cours peut être automatiquement terminée.
• Une prise en charge manuelle nécessite de définir les heures de service, les responsabilités de réponse et les règles de mise en niveau ; sinon, le message du robot indiquant « Transférer à un humain » ne garantit pas que le client recevra une aide en temps opportun.

Réservation et automatisation des ventes

• Essential et les versions supérieures prennent en charge les rendez-vous interactifs : le robot peut collecter des informations sur les services, les horaires et le client au cours de la consultation, afin de créer un rendez-vous.
• L’utilisateur doit configurer les heures d’ouverture, le fuseau horaire, les délais de buffer, la durée du service, ainsi que les règles d’annulation et de modification, et tester les réservations simultanées pour plusieurs personnes ou plusieurs sites.
• AI Action peut appeler des systèmes externes au cours d’une conversation pour consulter des commandes ou exécuter des processus personnalisés ; des modules supplémentaires indépendants peuvent également être utilisés pour se connecter aux systèmes de paiement, aux stocks ou aux interfaces internes.
• Les opérations à haut risque doivent faire l’objet d’une confirmation du client avant exécution, et des mesures correctives manuelles doivent être mises en place en cas d’échec, de délai dépassé ou de soumission répétée.

MESSAGES ET VOIX MULTICANALS

• Essential propose des intégrations avec Facebook, WhatsApp et Instagram, ainsi que la fonction de dictée depuis le navigateur, idéale pour étendre la collecte des questions fréquentes et des leads aux réseaux sociaux.
• Professional ajoute Twilio, Google Voice pour la région des États-Unis, GoHighLevel, Google Sheets et un chat en direct avec un agent humain sur le site web.
• Les composants de voix sur le web ont des capacités différentes de celles des lignes téléphoniques réelles ; pour appeler ou répondre à un numéro de téléphone, il est généralement nécessaire d’utiliser des services de téléphone vocal supplémentaires et un numéro Twilio.
• Les messages texte, WhatsApp, les appels et les e-mails peuvent engendrer des frais auprès des opérateurs, pour les numéros, les modèles de messages, les sessions ou les services d’envoi ; il ne faut pas se baser uniquement sur l’abonnement de base.

Analyse, équipe et marque blanche

• Professional offre une analyse des visiteurs, une gestion des espaces de travail, jusqu’à 5 membres d’équipe et du CSS personnalisé ; Enterprise passe à 10 membres d’équipe et supprime l’indication de robot.
• White Label offre jusqu’à 100 comptes enfants et un nombre illimité de robots, idéal pour que les agents gèrent des instances clients.
• La portée des options White Label indépendantes diffère de celle du forfait White Label à 398 dollars, et une répartition des revenus peut être requise ; lors de l’achat, il est nécessaire de vérifier les domaines, les e-mails, le tableau de bord ainsi que la portée de la marque en interface utilisateur.

Prix et forfaits

La page des prix propose un passage au paiement annuel avec une remise de 20 % indiquée, mais le contenu extrait ne liste pas complètement le montant de chaque option de paiement annuel. Tous les prix affichés ne sont pas TTC ; les taxes réelles et les prix de facturation selon la région doivent se référer à la page de paiement du compte.

Si le site compte plus de 10 000 pages ou nécessite le téléchargement de plus de 500 fichiers, il est nécessaire de contacter l’équipe pour discuter d’une solution adaptée à l’entreprise. Le volume de messages, le nombre de caractères d’entraînement, les minutes de voix et les frais de canal doivent être calculés séparément.

Frais supplémentaires courants

Il existe également des forfaits supplémentaires à 49, 99 et 249 dollars par mois, correspondant à des délais de réponse de 24 heures, 12 heures ou en continu. Le temps de réponse fait généralement référence au moment de prise en charge et n’équivaut pas à la résolution du problème dans ce délai.

Créer et mettre en ligne un tutoriel

1. Inscrivez-vous à un compte Free et créez un nouveau robot ; déterminez d’abord son utilisation : répondre aux questions, filtrer les leads, prendre des rendez-vous ou assurer le service après-vente.
2. Téléchargez des fichiers nettoyés ou des sites extraits, en supprimant les informations personnelles, les clés internes, les prix obsolètes et les politiques contradictoires.
3. Définir les rôles, la portée des réponses, le ton, les conditions de refus et les règles de transfert vers un agent humain, puis tester avec des questions réelles de clients.
4. Configurer les formulaires de demande, le calendrier des rendez-vous et les méthodes de notification, en tenant compte des fuseaux horaires, des rendez-vous répétés, des annulations, des modifications de date et des périodes sans disponibilité.
5. Sélectionnez le canal Web, les messages sociaux, les SMS ou la voix, et vérifiez le forfait correspondant, les comptes externes, l’approbation des modèles, ainsi que les frais de numéro et d’utilisation.
6. Lorsqu’un CRM ou des actions personnalisées sont nécessaires, il faut créer des clés serveur, des Webhooks ou des connexions d’interface, restreindre les permissions et enregistrer les événements d’échec.
7. Lancer une petite partie du trafic, effectuer des contrôles aléatoires continus sur les réponses, les réservations, le transfert vers un agent humain et le respect des règles, puis augmenter progressivement les canaux et les actions automatisées.

Entrée, sortie et plateforme

API, Webhook et intégration

• Essential et les versions supérieures prennent en charge l’intégration Webhook et API ; les clés peuvent être obtenues sur la page des interfaces dans les paramètres, et ne doivent pas être placées sur des pages web publiques ou dans le code du client.
• La documentation d’interface couvre le téléchargement de fichiers, la liste des modèles, les informations sur les robots, la messagerie, l’historique des messages, le quota de messages, les leads et les données de réservation, ainsi que l’envoi de messages via Twilio.
• Le webhook de session permet d’envoyer les historiques de conversation au CRM sous forme de JSON par robot, et la documentation publique décrit les scénarios de livraison quotidiens.
• Le support professionnel est disponible pour GoHighLevel, Google Sheets, Twilio et Google Voice aux États-Unis ; Pabbly ainsi que les plateformes sociales sont listés dans Essential.
• Aucun SDK officiel universel ou répertoire open source n’a été confirmé ; la présence de documents d’interface publiés ne signifie pas que la plateforme hébergée par NewOaks est open source.

Adapté aux utilisateurs et aux scénarios

• Les entreprises de services tels que l’immobilier, les salons, la réparation, l’éducation et l’hôtellerie gèrent les consultations, filtrent les demandes et organisent les rendez-vous.
• L’équipe e-commerce utilise une base de connaissances pour répondre aux questions concernant les produits, la livraison et les commandes, et consulte l’état du système backend via AI Action.
• L’agence de marketing déploie pour les clients plusieurs robots, comptes affiliés, noms de domaine et interfaces personnalisées.
• Des agents de vente ou de service client qui doivent recevoir une alerte pour une prise en charge manuelle sur mobile et gérer plusieurs conversations.
• Ce n’est pas adapté aux équipes qui exigent un planning complet du centre d’appels, une conformité médicale stricte ou une approbation de transactions complexes, sans être prêtes à une intégration secondaire.

Avantages et limites des capacités

Avantage

• Passant des robots de sites gratuits à la prise de rendez-vous, aux canaux sociaux, aux SMS, à la voix, au CRM et au branding blanc, les fonctionnalités offrent un niveau d’ensemble assez complet.
• Soutien à plusieurs modèles et clés intégrées, permettant aux équipes de choisir entre coûts, qualité des réponses et stratégie de données.
• Les pages web, les messages et le partage vocal des connaissances métier aident à réduire les incohérences dans les réponses selon les différents canaux.

frontière

• Les robots peuvent interpréter mal les questions, citer des informations obsolètes ou inventer des détails ; l’engagement « sans illusions » présent sur la page de marketing ne doit pas être considéré comme une garantie de qualité.
• Environ 95 langues sont décrites de manière générale ; la reconnaissance et la synthèse de texte, ainsi que le traitement des noms propres, nécessitent des tests pour chaque langue.
• Il dépend de plusieurs canaux tels que Meta, Twilio, Google, les fournisseurs de services d’e-mail et les calendriers ; leurs processus d’approbation, limites, pannes et changements de politiques peuvent affecter le robot.
• La structure des prix comprend des forfaits, des messages, de la voix, des numéros, des noms de domaine, des marques, un support technique et des frais liés à des tiers ; le coût total de projets complexes peut être nettement plus élevé que celui d’une abonnement de base.
• La liste des modèles affichée sur la page est incompatible avec l’ancienne FAQ ; les modèles réels doivent se fonder sur les options disponibles après connexion.

Remboursements, droits d’auteur et usage commercial

• L’abonnement se renouvelle automatiquement ; vous pouvez le désactiver dans votre compte ou en contactant le service client. Les frais d’abonnement déjà payés ne sont pas remboursables, sauf en cas de disposition légale impérative.
• Le client conserve le droit sur les contenus qu’il télécharge et doit s’assurer d’avoir des droits légaux d’utilisation pour les fichiers, les données du site, les informations clients et les éléments de marque.
• Les entreprises doivent assumer seules la responsabilité des réponses aux clients, des messages automatisés, du respect des réglementations marketing et de la création de contenu ; les conditions d’utilisation ne donnent aucune garantie quant à l’exactitude ou à l’absence de violation de droits.
• La suppression du compte supprimera définitivement les données associées et ne pourra pas être restaurée ; il convient d’exporter au préalable les fichiers de connaissances, les pistes, les rendez-vous et les historiques de chat.

Précautions concernant la vie privée et la sécurité

• La page des prix indique que les documents de la base de connaissances sont stockés sur des serveurs Microsoft Azure dans l’Est des États-Unis, ce qui signifie que les clients hors des États-Unis doivent évaluer les transferts transfrontaliers.
• Les robots gèrent les questions des visiteurs, les coordonnées, les historiques de conversation, les rendez-vous, la messagerie vocale et éventuellement les données CRM ; les entreprises doivent généralement fournir une information sur la protection de la vie privée aux clients finaux et obtenir leur consentement nécessaire.
• Les enregistrements vocaux, le marketing par SMS, les modèles WhatsApp et les appels automatisés sont soumis à des exigences légales supplémentaires selon les régions ; il convient de mettre en place des avertissements d’enregistrement, un mécanisme d’abonnement et des limites de temps de diffusion.
• Les conditions publiques ont été modifiées pour la dernière fois en 2023, les informations relatives à la personne morale de l’entreprise ne sont pas complètes, et il n’a pas été possible d’extraire de manière fiable les principales pages de confidentialité cette fois-ci ; pour les projets complexes ou sensibles, il convient d’obtenir au préalable le dernier accord de traitement des données.
• Les modèles de base, les bases de données vectorielles, les services cloud, ainsi que les plateformes de communication et sociales peuvent être en contact avec des données différentes ; avant l’achat, il convient de vérifier le sous-traitant, les finalités d’entraînement, la durée de conservation, la suppression et les notifications d’événements.
• Les données médicales, financières, juridiques, relatives aux mineurs ou aux identités ne doivent pas être directement traitées par des robots en l’absence de contrats de conformité clairs, de contrôles d’accès et de surveillance humaine.

Résumé

NewOaks AI convient aux entreprises de services qui souhaitent passer d’un système de questions-réponses sur site à des fonctionnalités de génération de leads, de prise de rendez-vous, de messages sociaux et de communication vocale. Les versions Free et Essential permettent de valider les processus de base, tandis que Professional est plus adapté aux équipes et à l’intégration. Les versions Enterprise et White Label sont destinées aux entreprises à grande échelle ou aux distributeurs.

Lors du choix, il faut prendre en compte l’abonnement de base, les messages, la voix, les numéros de téléphone, les canaux externes, le support et les taxes. Lors du lancement officiel, il convient également de vérifier attentivement la précision des réponses, l’exhaustivité des rendez-vous, la prise en charge par un agent humain, les consentements et les désinscriptions, la conservation des données ainsi que le processus de remboursement.