OLY.AI

Einführung in die Tools

OLY.AI ist eine KI-basierte Finanzanalyseplattform von OLY.AI Inc., die für kleine und mittlere Unternehmen, Buchhalter, Fractional CFOs sowie Betriebsmannschaften konzipiert ist. Sie verbindet QuickBooks Online mit Unternehmensdokumenten, sodass Nutzer finanzielle Daten in natürlicher Sprache abfragen, Berichte erstellen, Kennzahlen überwachen sowie Budgets und Szenariowechsel diskutieren können.

Hauptfunktionen

QuickBooks – Finanzfragen in natürlicher Sprache

Nachdem der Benutzer QuickBooks Online autorisiert hat, kann er Fragen zu Einnahmen, Ausgaben, Cashflows, Gewinnen, Forderungen und Verbindlichkeiten sowie zu Trends stellen und in die entsprechenden Daten eintauchen. OLY.AI ist eine Ergänzung zur Analysefunktion von QuickBooks und ersetzt weder Buchhaltungsbücher noch Steuererfassungssysteme.

• Abfragen von in Echtzeit oder in regelmäßigen Abständen aktualisierten Finanzdaten für ein oder mehrere QuickBooks-Unternehmen.
• Automatische Erstellung von Abrechnungsberichten sowie finanziellen Auswertungen, die für das Management benötigt werden.
• Lassen Sie das System Vorschläge für weitere Fragen sowie für Indikatoren machen, die eine Beachtung verdienen.
• Teile der Analyseberechtigungen können an Teammitglieder und Abteilungsleiter weitergegeben werden.

Frühwarnung, Budget und Szenarienanalyse

Bei den kostenpflichtigen Optionen können finanzielle Signale, Risikoschwelle sowie individuelle Warnungen festgelegt werden. Zudem können verschiedene Szenarien in Form von „Was passiert, wenn sich etwas ändert?“ verglichen werden. Die Prognoseergebnisse hängen von der Vollständigkeit der Kontodaten, den Klassifizierungsregeln sowie den Annahmen ab und sollten daher nicht als endgültige Ergebnisse angesehen werden.

• Überwachen des Cashflows, der Kosten, der Rentabilität und der Geschäftsziele.
• Vergleichen Sie die Auswirkungen von Preis-, Kosten-, Personal- oder Verkaufsänderungen auf die finanzielle Leistung.
• Wichtige Leistungsindikatoren über Pinboards oder gemeinsame Ansichten verfolgen.
• Nach der Entdeckung von Abweichungen muss man wieder zu den ursprünglichen Belegen und dem Buchhaltungssystem zurückgehen, um diese zu überprüfen.

Google Docs und Slack Agent

Die Integration mit Google Docs ermöglicht es, finanzielle Daten zusammen mit Verträgen, Plänen und Berichten in denselben Analysekontext zu bringen – damit können Zusammenfassungen erstellt, Unterschiede erläutert und Entwürfe für Updates an den Vorstand erstellt werden. Der Slack Agent kann sich an die von dem Team gesetzten Ziele erinnern und autorisierte Dokumente sowie Systeme im Arbeitsbereich verknüpfen, um kontinuierliche Aufgaben auszuführen.

• Analysieren Sie den Inhalt der Dokumente in Verbindung mit den Kennzahlen von QuickBooks.
• In Slack langfristige Ziele verfolgen und dem Team über den Stand berichten.
• Bei der Verarbeitung sensibler Finanzdokumente sollten die Berechtigungen für Kanäle, Mitglieder und Agenten eingeschränkt werden.

Anleitung zur Verwendung

1. Registrieren Sie ein kostenloses Konto und verbinden Sie auf der Autorisierungsseite das richtige QuickBooks Online-Unternehmen.
2. Überprüfen Sie das Unternehmen, den Buchungszeitraum, die Währung, die Konten sowie den Status der Datenaktualisierung, um sicherzustellen, dass der Importbereich korrekt ist.
3. Erst sollten die Fragen gestellt werden, die mit den Berichten von QuickBooks überprüft werden können, und anschließend sollten die Ergebnisse mit den ursprünglichen Büchern verglichen werden.
4. Bei Bedarf kann Google Docs verbunden werden, um Budgets, Abrechnungsberichte, Warnschwellenwerte oder Szenarioannahmen zu erstellen.
5. Legen Sie vor der Einladung der Teammitglieder minimale Berechtigungen fest und lassen Sie wichtige Schlussfolgerungen von dem Buchhalter oder dem Finanzleiter überprüfen.

Für welche Benutzer geeignet

• Buchhalter und fractional CFO, die gleichzeitig mehreren QuickBooks-Kunden dienen.
• Führungskräfte von kleinen und mittleren Unternehmen, die schnell einen Überblick über den Cashflow, die Kosten und das Budget benötigen.
• Das Finanzteam möchte, dass die Abteilungsleiter die entsprechenden Kennzahlen einsehen können, bietet aber keine vollständigen Buchhaltungsunterlagen an.
• Führungskräfte, die automatisch Rechnungshinweise, Budgetentwürfe und Verwaltungsberichte erstellen müssen.
• Kleine und mittlere Unternehmen, die eine maßgeschneiderte Umsetzung von KI sowie kontinuierliche Beratungsdienste wünschen.

Preise und Pakete

Ein kostenloses Konto erfordert keine Kreditkarte und beinhaltet 2.500 Token. Auf der Preisseite werden für Starter und Pro monatliche Preise für ein Jahresabonnement angegeben, doch auf der Startseite steht gleichzeitig, dass die Gebühren monatlich berechnet werden. Es besteht somit eine Inkonsistenz in den Angaben; vor dem Kauf sollte der tatsächliche Vertragszeitraum sowie die Gesamtkosten geklärt werden.

Die FAQ zum Selbstbedienungsverfahren besagt, dass der Zugang jederzeit gekündigt werden kann und am Ende des jeweiligen Zeitraums endet; die Geschäftsbedingungen können hingegen eine jährliche Verlängerung, eine vorherige Benachrichtigung sowie eine nicht rückerstattbare Anzahlung vorsehen. Die genauen Regeln hängen von den Bedingungen des Selbstbedienungsverfahrens oder den im Abonnementvertrag festgelegten Details ab.

Vorteile des Produkts

• Im Kontext von QuickBooks und der Finanzverwaltung im Bereich kleiner und mittlerer Unternehmen sind die Fragen sowie die Ergebnisse stärker auf Buchhaltung und betriebswirtschaftliche Analyse ausgerichtet.
• Es ist möglich, in natürlicher Sprache bei mehreren Unternehmen nach Informationen zu suchen – das eignet sich gut für Berater mit mehreren Kunden, um die Sucheffizienz zu erhöhen.
• Finanzdaten, Dokumente, Ziele, Warnsignale und Szenariomanalysen können in einem integrierten Workflow zusammenarbeiten.
• Es wird ein kostenloses Kontingent ohne Kreditkarte bereitgestellt, um die Genauigkeit zunächst mit überprüfbaren Fragen zu prüfen.
• Die kostenpflichtige Ebene bietet Mehrfachnutzung, priorisierte Aktualisierungen und Support.

Einsatzbeschränkungen und Hinweise

• OLY.AI ist weder ein zugelassener Wirtschaftsprüfer noch ein Steuerberater oder Prüfungswerkzeug; wichtige Entscheidungen sollten von qualifizierten Fachleuten überprüft werden.
• Fehlerhafte Klassifizierung, wiederholte Transaktionen, nicht abgestimmte Konten oder verzögerte Synchronisierung können die Ergebnisse der Analyse direkt beeinflussen.
• Der Verbrauch an Token hängt von der Komplexität der Anfrage sowie vom Umfang der verbundenen Daten ab; die Anzahl der Token lässt sich nicht direkt in eine feste Anzahl an Abfragen umrechnen.
• Szenarioanalysen basieren auf hypothetischen Ergebnissen und stellen keine Empfehlungen für Investitionen, Kredite, Steuerfragen oder Cash-Management dar.
• Bei der Einladung von Teams und beim Einsatz von Slack sollte der Umfang der finanziellen Daten an die jeweiligen Aufgabenbereiche gebunden werden, um zu vermeiden, dass Gehälter, Kontodaten oder Kundendaten unbefugten Personen zugänglich gemacht werden.

Daten Sicherheit und Privatsphäre

Laut offiziellen Angaben wird eine verschlüsselte Übertragung verwendet, die Zugangsdaten zu Finanzkonten werden nicht gespeichert, und der Zugriff auf Daten erfolgt über die QuickBooks-Zertifizierung. Auf der Website werden außerdem Informationen zu AES-Verschlüsselung, TLS sowie SOC 2 bereitgestellt. Unternehmen sollten dennoch die neuesten Informationen zu Audits, der Speicherung von Daten, Backups, Löschvorgängen, dem Zugang für Support-Mitarbeiter sowie den Vorschriften bei Unfällen überprüfen.

Laut den FAQ werden keine Kundendaten verkauft, und die Daten werden ausschließlich zur Erbringung der Dienstleistungen verarbeitet. Die Nutzungsbedingungen weisen zudem darauf hin, dass die Plattform nicht für risikoreiche Zwecke geeignet ist; die Kunden behalten weiterhin die Kontrolle über ihre eigenen Daten und sind für die eigene fachliche Beurteilung verantwortlich.

Plattformen, APIs und Open Source

OLY.AI ist hauptsächlich eine Webanwendung; derzeit sind die offiziell unterstützten Anbindungen QuickBooks Online, Google Docs und Slack. Eine vollständige Liste der unterstützten Datensysteme wird von den Entwicklern noch nicht veröffentlicht, ebenso wenig wie Informationen zu einer eigenen mobilen App.

Die Dienstbedingungen definieren die API und Widgets, doch ihr Einsatzbereich, die Datenschnittstellen, die Geschwindigkeitsbeschränkungen sowie die Kosten werden durch die Details der Kundenunterzeichnung festgelegt. Der Anbieter stellt derzeit keine verifizierbaren öffentlichen API-Dokumente für Entwickler oder ein offizielles SDK zur Verfügung, weshalb die Unternehmensvertrags-Schnittstellen nicht als offene API angesehen werden können.

Die Dienste und APIs von OLY.AI werden in den Bedingungen als lizenzierter proprietärer Software beschrieben; eine offene Quellcode-Lizenz für das Produkt selbst wurde bisher nicht veröffentlicht. Die Kooperativen beinhalten Pläne zur Mitgliederführung oder zu Interessenausgleich, was jedoch nicht bedeutet, dass der Quellcode der Software öffentlich zugänglich ist.

Häufige Fragen

Kann OLY.AI QuickBooks ersetzen?

Nein. Es analysiert die Daten von QuickBooks Online über eine zertifizierte Verbindung – die ursprünglichen Buchungen, Belege, Abstimmungen sowie offizielle Berichte müssen weiterhin im Buchhaltungssystem erstellt werden.

Ist OLY.AI kostenlos?

Es gibt eine kostenlose Ebene ohne Kreditkarte, die monatlich 2.500 Token bereitstellt. Die kostenpflichtige Ebene bietet mehr Token, Unternehmensverbindungen, Warnmeldungen, Dokumente, Teamfunktionen sowie Support.

Warum sind die offiziellen Preise nicht einheitlich?

Auf der Startseite sowie auf der Preise Seite sind die Angaben zur Anzahl der Unternehmen sowie zum Abrechnungszeitraum noch nicht einheitlich. Bei der Kaufentscheidung sollten die Angaben auf der Kontoabrechnungsseite oder in den Details der abgeschlossenen Mitgliedschaft herangezogen werden.