NewOaks AI

Was ist NewOaks AI?

NewOaks AI ist eine kodenlose Plattform für KI-Chats und Sprachassistenten, die sich an Dienstleistungsunternehmen sowie Marketingagenturen richtet. Unternehmen können Geschäftsdaten hochladen, um eine Wissensdatenbank zu erstellen, und die Assistenten auf Websites, SMS, Telefonanrufen, WhatsApp, Instagram, Facebook Messenger sowie E-Mails einsetzen.

Die Hauptzwecke sind die Beantwortung von Anfragen, die Sammlung von Informationen, die Überprüfung der Qualifikationen, die Terminvereinbarung sowie die manuelle Bearbeitung. Die in der Werbung der Plattform angegebenen hohen Konversionsraten oder der Anspruch, „keine Illusionen zu schaffen“, können nicht als Ergebnisse angesehen werden, die bei jedem Projekt erreicht werden können. Die tatsächlichen Leistungen hängen von den verwendeten Daten, Prozessen, Modellen sowie der manuellen Pflege ab.

Hauptfunktionen

Wissensdatenbank-Fragen und Roboterkonfiguration

• Benutzer können PDF-, TXT-, DOC- und DOCX-Dateien hochladen, Text einfügen oder Webseiten extrahieren, wobei der Antwortumfang durch die eigenen Unternehmensdaten begrenzt werden kann.
• Die grundlegenden Eingabewerte wie die Benennung des Roboters, sein Charakter, die Sprache der Antworten sowie die Geschäftsanweisungen können bearbeitet werden. Zudem kann der Roboter entweder privat gesetzt oder über eine öffentliche Seite geteilt werden.
• Die kostenlose Version kann pro Roboter 400.000 Zeichen an Trainingsdaten speichern, Essential erhöht diese Zahl auf 11 Millionen Zeichen, während Professional und höhere Versionen bis zu 32 Millionen Zeichen ermöglichen.
• Eine Wissensdatenbank entwickelt keine eigentlichen, für das Unternehmen spezifischen Grundmodelle – sie dient eher der unterstützten Abfragen. Veraltete, widersprüchliche oder fehlende Informationen führen weiterhin zu falschen Antworten.

Chat auf der Website, Hinweise und manuelle Übernahme

• Roboter können über Chat-Fenster oder eingebettete Felder auf Websites hinzugefügt werden, außerdem stehen eigene Teilmöglichkeiten sowie digitale Visitenkarten zur Verfügung.
• Das Lead-Capture-Formular sammelt die Kontaktdaten und Anfragen der Besucher, wobei die Chat-Protokolle dem Team zur Nachverfolgung zur Verfügung stehen.
• Professionelle Nutzer und höherer Rang bieten Live-Chat an; Mitarbeiter können nach Erhalt einer Benachrichtigung die Unterhaltung übernehmen. Wenn innerhalb von fünf Minuten nach dem erfolgreichen Verbinden niemand reagiert, kann die aktuelle Unterhaltung automatisch beendet werden.
• Eine manuelle Übernahme erfordert klare Schichtzeiten, Verantwortlichkeiten bei der Reaktion sowie Regeln für die Eskalation. Andernfalls bedeutet das Signal des Roboters „An den Menschen weiterleiten“ nicht unbedingt, dass der Kunde umgehend Hilfe erhält.

Terminvereinbarung und Verkaufsautomatisierung

• Essential und höhere Versionen unterstützen dialogbasierte Terminvereinbarungen – der Roboter kann im Laufe des Beratungsgesprächs Informationen zu den angebotenen Dienstleistungen, zum Zeitpunkt sowie zu den Kunden sammeln und so Termine festlegen.
• Der Benutzer sollte Öffnungszeiten, Zeitzone, Pufferzeiten, Dauer der Dienstleistung sowie Regeln für Stornierungen und Terminänderungen festlegen und mehrere gleichzeitige Buchungen an verschiedenen Orten testen.
• AI Action kann in einem Dialog externe Systeme aufrufen, um Bestellungen abzufragen oder benutzerdefinierte Abläufe auszuführen; zusätzliche Komponenten können zudem zur Anbindung von Zahlungssystemen, Lagerverwaltung oder internen Schnittstellen verwendet werden.
• Für hochriskante Vorgänge sollte vor der Ausführung eine Bestätigung des Kunden eingeholt werden, und es sollten manuelle Korrekturmaßnahmen für Fehlschläge, Zeitüberschreitungen sowie wiederholte Einreichungen vorgesehen sein.

Multikanal-Nachrichten und Sprache

• Essential listet die Integration von Facebook, WhatsApp und Instagram sowie die Spracheingabe über die Webseite auf – ideal, um häufige Anfragen und Leads über soziale Kanäle zu sammeln.
• Professional bietet zusätzlich Twilio, Google Voice in den USA, GoHighLevel, Google Sheets sowie Echtzeit-Mensch-zu-Mensch-Chat auf Webseiten.
• Die Sprachkomponenten auf Webseiten haben andere Fähigkeiten als echte Telefonleitungen; um Telefonnummern anzurufen oder entgegenzunehmen, sind in der Regel zusätzliche Sprachtelefon-Dienste sowie Twilio-Nummern erforderlich.
• SMS, WhatsApp, Anrufe und E-Mails können Gebühren bei den Anbietern, für die Nummern, Nachrichtenvorlagen, Gespräche oder die Übertragungsdienste verursachen – man darf sich nicht nur auf die Grundgebühr konzentrieren.

Analyse, Team und White-Label

• Professional bietet Analyse von Besuchern, Verwaltung von Arbeitsbereichen, 5 Teammitglieder sowie anpassbaren CSS; Enterprise erlaubt bis zu 10 Teammitglieder und entfernt die Roboter-Identifizierung.
• White Label bietet bis zu 100 Unterkonten sowie unbegrenzte Roboter – ideal für Agenturen zur Verwaltung von Kundeninstanzen.
• Der Umfang der unabhängigen White-Label-Optionen unterscheidet sich vom 398-Dollar-White-Label-Paket, und es kann ein Umsatzanteil gefordert werden. Bei der Anschaffung müssen Domain, E-Mail, Dashboard sowie die Branding-Optionen für die Benutzeroberfläche überprüft werden.

Preise und Pakete

Die Preisseite bietet einen Wechsel auf jährliche Zahlung an und gibt einen Rabatt von 20 % an, listet jedoch nicht alle Beträge für die jährlichen Zahlungen vollständig auf. Alle angegebenen Preise sind steuerfrei; die tatsächlichen Steuern sowie die Preise je nach Region entnehmen Sie bitte der Zahlelseite Ihres Kontos.

Wenn die Website mehr als 10.000 Seiten hat oder mehr als 500 Dateien hochgeladen werden müssen, ist es notwendig, sich mit dem Team in Verbindung zu setzen, um ein maßgeschneidertes Unternehmenskonzept zu besprechen. Die Anzahl der Nachrichten, die Anzahl der einzutippenden Zeichen, die Anzahl der Sprachminuten sowie die Kosten für die verschiedenen Kanäle müssen separat berechnet werden.

Häufige Zusatzkosten

Für zusätzliche Dienstleistungen gibt es monatliche Tarife von 49, 99 und 249 US-Dollar, die jeweils einer Reaktionszeit von 24 Stunden, 12 Stunden oder rund um die Uhr entsprechen. Die Reaktionszeit bezieht sich in der Regel auf den Zeitpunkt der Aufnahme der Anfrage und bedeutet nicht, dass das Problem innerhalb dieser Frist gelöst wird.

Erstellen und Veröffentlichen von Anleitungen

1. Registrieren Sie ein kostenloses Konto und erstellen Sie einen neuen Bot. Bestimmen Sie zunächst, ob er zur Beantwortung von Fragen, zur Filterung von Anfragen, zur Terminvereinbarung oder zum After-Sales-Service eingesetzt werden soll.
2. Laden Sie die bereinigten Dateien oder den Crawledatenstand hoch und entfernen Sie persönliche Daten, interne Schlüssel, abgelaufene Preise sowie widersprüchliche Richtlinien.
3. Legen Sie Rollen, Antwortbereiche, Tonfall, Bedingungen für Ablehnungen sowie Regeln für die Weiterleitung an einen Menschen fest und testen Sie dies mit echten Kundenfragen.
4. Konfigurieren Sie Formulare für Anfragen, einen Terminkalender sowie Benachrichtigungsmethoden, die Zeitzone, wiederholte Termine, Stornierungen, Terminänderungen sowie Fälle ohne verfügbare Zeiten abdecken.
5. Wählen Sie die Kanäle Website, soziale Nachrichten, SMS oder Sprachnachrichten aus und überprüfen Sie die entsprechenden Pakete, externen Konten, Freigabeverfahren für Vorlagen sowie Gebühren für Nummern und Datenvolumen.
6. Wenn ein CRM oder benutzerdefinierte Aktionen benötigt werden, werden Server-Schlüssel, Webhooks oder Schnittstellenverbindungen erstellt, Berechtigungen eingeschränkt und fehlgeschlagene Vorgänge aufgezeichnet.
7. Ein kleiner Teil des Datenverkehrs wird eingesetzt, um kontinuierlich Antworten, Terminvereinbarungen, Umleitung an Mitarbeiter sowie die Einhaltung der Vorschriften zu überprüfen; anschließend werden schrittweise weitere Kanäle und automatisierte Abläufe hinzugefügt.

Eingabe, Ausgabe und Plattform

API, Webhook und Integration

• Essential und höher listen Webhook- und API-Integrationen auf; die Schlüssel können auf der Schnittstelle-Seite in den Einstellungen abgerufen werden und sollten nicht auf öffentlichen Webseiten oder im Client-Code gespeichert werden.
• Die Schnittstelle Dokumentation umfasst die Hochladen von Dateien, die Liste der Modelle, Informationen zu Robotern, Chats, Nachrichtenverlauf, Nachrichtenlimit, Leads und Termindaten sowie den Versand von Nachrichten über Twilio.
• Der Session-Webhook kann die Chatprotokolle im JSON-Format an das CRM übermitteln, wobei in der offiziellen Beschreibung die Szenarien für die tägliche Übertragung aufgeführt sind.
• Professionelle Unterstützung für GoHighLevel, Google Sheets, Twilio und Google Voice in den USA; Pabbly sowie soziale Plattformen sind in Essential aufgeführt.
• Es gibt keine offiziell anerkannten SDKs oder Open-Source-Repositorien; Dokumentationen zu den öffentlichen Schnittstellen bedeuten nicht, dass die NewOaks-Plattform open source ist.

Passend für Nutzer und Szenarien

• Unternehmen im Bereich Immobilien, Salons, Reparaturen, Bildung und Hotels kümmern sich um Beratungen, die Abwicklung von Anfragen sowie um die Terminvereinbarung.
• Das E-Commerce-Team beantwortet Fragen zu Produkten, Lieferungen und Bestellungen mithilfe einer Wissensdatenbank und erfragt über AI Action den Status im Backend.
• Marketing-Agenturen stellen für Kunden mehrere Roboter, Unterkonten, Domainnamen sowie markengerechte Benutzeroberflächen bereit.
• Verkäufer oder Kundenservice-Mitarbeiter, die auf mobilen Endgeräten Benachrichtigungen für eine manuelle Übernahme erhalten und mehrere Gespräche bearbeiten müssen.
• Es eignet sich nicht für Teams, die eine vollständige Planung des Call-Center-Betriebs, strenge medizinische Vorschriften oder eine komplexe Genehmigungsprozedur für Transaktionen benötigen und keine Bereitschaft zur zusätzlichen Integration aufweisen.

Vorteile und Grenzen der Fähigkeiten

Vorteile

• Von kostenlosen Web-Robotern aus wird schrittweise auf Terminbuchung, soziale Kanäle, SMS, Sprachkommunikation, CRM und White-Label-Lösungen erweitert – das Funktionsangebot ist somit recht umfassend.
• Es werden verschiedene Modelle sowie eigene Schlüssel unterstützt, sodass das Team zwischen Kosten, Qualität der Antworten und Datennutzungsstrategien wählen kann.
• Das Teilen von Fachwissen über Webseiten, Nachrichten und Sprachnachrichten trägt dazu bei, inkonsistente Antworten über verschiedene Kanäle zu verringern.

Grenzen

• Roboter können Fragen falsch verstehen, veraltete Informationen zitieren oder Fakten erfinden; das Versprechen der Verkaufsseiten, „keine Illusionen zu schaffen“, kann daher nicht als Qualitätsgarantie angesehen werden.
• Etwa 95 Sprachen werden allgemein beschrieben; für spezifische Aspekte wie Texterkennung, Sprachsynthese und die Darstellung von Eigennamen ist eine Prüfung für jede Sprache für sich notwendig.
• Es gibt eine Abhängigkeit von mehreren Kanälen wie Meta, Twilio, Google, E-Mail-Dienstanbietern und Kalenderdiensten; Genehmigungen, Beschränkungen, Ausfälle sowie Änderungen in den Richtlinien können die Roboter beeinflussen.
• Die Preisstruktur umfasst Pakete, Nachrichten, Sprachdienste, Nummern, Domainnamen, Marken, Support sowie Kosten für Dritte; die Gesamtkosten für komplexe Angebote können erheblich höher sein als die Kosten einer Basismitgliedschaft.
• Die Liste der Modelle auf der Seite stimmt nicht mit den alten FAQ überein; die tatsächlichen Modelle richten sich nach den Optionen nach dem Anmelden.

Rückerstattung, Urheberrecht und kommerzielle Nutzung

• Die Abonnementgebühren werden automatisch erneuert. Man kann die weitere Erneuerung im Account oder bei der Kundensupport-Abteilung stoppen. Die bereits gezahlten Gebühren werden außer in Fällen gesetzlicher Vorgaben nicht rückerstattet.
• Der Kunde behält das Recht an den von ihm hochgeladenen Inhalten und muss sicherstellen, dass er über die gesetzlichen Befugnisse verfügt, um die Dateien, Website-Inhalte, Kundeninformationen sowie Markenmaterialien zu nutzen.
• Unternehmen sind selbst für die Antworten an Kunden, automatische Nachrichten, die Einhaltung von Marketingvorschriften sowie für die erstellten Inhalte verantwortlich. Die Dienstbedingungen gewähren keine Garantie für Richtigkeit oder Urheberrechtskonformität.
• Das Löschen eines Kontos führt zum dauerhaften Entfernen der damit verbundenen Daten, und diese können nicht wiederhergestellt werden. Vor der Durchführung sollten die Wissensdokumente, Hinweise, Terminvereinbarungen sowie Chatverläufe exportiert werden.

Hinweise zu Privatsphäre und Sicherheit

• Auf der Preisseite steht, dass die Dokumente der Wissensdatenbank auf Microsoft Azure-Servern im Osten der USA gespeichert sind. Das bedeutet, dass Kunden außerhalb der USA eine Bewertung der grenzüberschreitenden Übertragung vornehmen müssen.
• Roboter kümmern sich um Anfragen von Besuchern, Kontaktdaten, Chat-Verläufe, Terminvereinbarungen, Sprachnachrichten sowie mögliche CRM-Daten. Unternehmen müssen in der Regel den Endkunden über die Datenerfassung informieren und deren Zustimmung einholen.
• Für Sprachaufnahmen, SMS-Marketing, WhatsApp-Vorlagen und automatische Anrufe gelten in verschiedenen Regionen zusätzliche gesetzliche Vorgaben. Es sollten Hinweise zu den Aufnahmen, ein Mechanismus zur Abmeldung sowie Zeitbeschränkungen für die Versendung eingestellt werden.
• Die öffentlichen Bedingungen wurden zuletzt im Jahr 2023 geändert. Die Informationen zur Rechtsform des Unternehmens sind unvollständig, und es ist diesmal nicht möglich, die relevanten Datenschutzseiten zuverlässig abzurufen. Für komplexe oder sensible Projekte muss zunächst ein aktueller Datenerfassungsvertrag eingeholt werden.
• Unterliegende Modelle, Vektordatenbanken, Cloud-Dienste sowie Kommunikations- und Social-Media-Plattformen können unterschiedliche Daten verarbeiten. Vor dem Kauf sollten Verarbeitungspartner, Trainingszwecke, Aufbewahrungsfristen, Löschverfahren sowie Benachrichtigungen bei Ereignissen geklärt werden.
• Gesundheitsdaten, Finanzdaten, rechtliche Informationen sowie Daten über Minderjährige oder Identitätsangaben sollten ohne einen klaren Kontrakt zur Einhaltung der Vorschriften, ohne Zugriffskontrollen und ohne menschliche Überwachung nicht direkt an Roboter übergeben werden.

Zusammenfassung

NewOaks AI eignet sich für Unternehmen, die ihre Dienste von Web-Fragen- und -Antwort-Funktionen auf Leads, Terminvereinbarungen, soziale Nachrichten sowie Sprachkommunikation erweitern möchten. Free und Essential dienen zur Überprüfung grundlegender Prozesse, Professional eignet sich besser für Teams und Integrationen, während Enterprise und White Label für großangelegte Anwendungen oder die Bereitstellung durch Agenturen bestimmt sind.

Bei der Auswahl müssen die Grundabonnementkosten, Nachrichten, Sprachdienste, Telefonnummern, externe Kanäle, Support sowie Steuern berücksichtigt werden. Bei der offiziellen Einführung sollte außerdem besonders auf die Genauigkeit der Antworten, die Vollständigkeit der Terminvereinbarungen, die Übernahme durch menschliches Personal, die Zustimmung und Kündigungsmöglichkeiten, die Aufbewahrung von Daten sowie den Rückzahlungsprozess geachtet werden.