Auto Gmail

Was ist Auto Gmail?

Auto Gmail ist ein AI-basiertes Tool für das Erstellen von E-Mail-Vorlagen, das für Gmail-Nutzer entwickelt wurde. Es kann über einen Chrome-Add-on oder direkt in Gmail – gegen Gebühr – integriert werden. Es erstellt Vorlagen für Antworten, indem es die E-Mail-Unterhaltungen, die Schreibgewohnheiten des Benutzers sowie zusätzliche Informationen berücksichtigt.

Das Produkt betont den „manuellen Versand“-Modus: Die KI ist für die Erstellung und Anpassung von Entwürfen zuständig, der Benutzer überprüft, bearbeitet und klickt zum Versenden. Es handelt sich nicht um ein Tool zur Massenversendung von E-Mails, und es werden die erstellten Inhalte auch nicht ohne Bestätigung des Benutzers an Kontakte gesendet.

Die wichtigsten Funktionen von Auto Gmail

• Antwort im Gmail erstellen: Nach dem Öffnen des E-Mail-Threads wird je nach Kontext ein bearbeitbarer Entwurf erstellt.
• Lernen des Schreibstils: Man lernt den Tonfall und die Ausdrucksweisen aus den anschließend von den Nutzern gesendeten E-Mails.
• Anpassung des Kontexts: Hinzufügen von Texten, Dokumentinformationen oder Geschäftsbeschreibungen, um der KI bei der richtigen Beantwortung zu helfen.
• Entwurf anpassen: Beschreiben Sie in natürlicher Sprache, was angepasst werden muss, und erzeugen Sie den Entwurf erneut.
• Benutzerdefinierte Signatur: Importieren Sie häufig verwendete E-Mail-Signaturen, um ein einheitliches Versandformat beizubehalten.
• Kontakt-Blacklist: Kontakte, für die es nicht notwendig ist, automatisch Entwürfe zu erstellen, werden ausgeschlossen.
• Mehrsprachige Erstellung: Verfassen von Antworten in verschiedenen Sprachen auf eingehende Nachrichten und Anfragen der Nutzer.
• Hintergrundentwurf: Pro kann weiterhin neue E-Mails verarbeiten, auch wenn der Benutzer den Computer verlässt.
• Auf dem Handy ansehen: Die im Hintergrund erstellten Entwürfe erscheinen in der Gmail-App für Mobilgeräte.

Wie funktioniert Auto Gmail?

1. Installieren Sie eine Chrome-Erweiterung oder verbinden Sie ein Gmail-Konto im kostenpflichtigen Plan.
2. Es werden die Berechtigungen für den Inhalt der E-Mails, die Metadaten sowie die grundlegenden Kontoinformationen gewährt, die zur Erstellung eines Entwurfs erforderlich sind.
3. Setzen Sie die normale E-Mail-Übermittlung fort, damit das System allmählich die üblichen Ausdrucksweisen und Schreibweisen lernt.
4. Fügen Sie notwendige Zusatzinformationen zu Produkten, Dienstleistungen, Richtlinien oder persönlichen Präferenzen hinzu.
5. Öffnen Sie den Thread der empfangenen E-Mail und warten Sie, bis die KI auf Grundlage des Kontexts einen Entwurf für die Antwort erstellt.
6. Überprüfen Sie Empfänger, Fakten, Zusagen, Anhänge und Tonfall und fordern Sie bei Bedarf eine Änderung durch die KI an.
7. Von mir selbst per Klick versendet und ständig an den tatsächlichen Bearbeitungsergebnissen angepasst, um den Schreibstil zu kalibrieren.

Lernen des Schreibstils

Auto Gmail lernt aus den von den Nutzern gesendeten E-Mails die Ausdrucksweisen. Pro kann nach der Freigabe außerdem auf der gesamten E-Mail-Adresse basierend trainiert werden. Unter „Training“ ist hier eher eine Individualisierung zu verstehen – es bedeutet nicht, dass der Nutzer ein eigenständiges Modell besitzt oder herunterlädt.

• Häufig verwendete Anreden, Begrüßungen, Abschiedsformeln und Grad der Höflichkeit.
• Länge der Sätze, Struktur der Absätze und Formellität.
• Sprachton bei der Kommunikation mit verschiedenen Kontakten oder in verschiedenen Geschäftsszenarien.
• Anfragen der Nutzer bezüglich Änderungen und Neuerstellungen durch KI-Entwürfe.
• Produktbezeichnungen, Abläufe und Ausdrucksregeln in den Zusatzinformationen.

Wie man die Qualität von Entwürfen verbessert

1. Zuerst sollten die bereits gesendeten E-Mails ausgewählt werden, die einen authentischen Stil aufweisen und zutreffende Informationen enthalten.
2. Für verschiedene Geschäftsbereiche sollten Produkte, Preise, Richtlinien sowie Dinge, die nicht zugesichert werden können, klar beschrieben werden.
3. Verwenden Sie in einem benutzerdefinierten Kontext kurze Sätze und klare Regeln, um Überschneidungen zu vermeiden.
4. Für wichtige Kontakte sollten strengere manuelle Überprüfungen durchgeführt werden; bei Bedarf sollten sie in eine Schwarze Liste aufgenommen werden.
5. Geben Sie bei der Bearbeitung des Entwurfs konkrete Probleme an, wie z. B. zu formeller Stil oder fehlende Liefertermine.
6. Wöchentlich werden gesendete E-Mails zufällig überprüft, um fehlerhafte Vorlagen sowie veraltete Geschäftsdaten zu löschen.

Automatische Erstellung von Entwürfen im Hintergrund

Das Pro-Programm kann direkt mit Gmail verbunden werden und prüft alle paar Minuten nach neuen E-Mails. Das System entscheidet, ob auf eine E-Mail geantwortet werden muss, überspringt Inhalte, die als Spam oder Newsletter identifiziert werden, und erstellt Entwürfe für die E-Mails, die bearbeitet werden müssen.

Der Hintergrundmodus verkürzt die Wartezeiten, doch die Klassifizierung kann dennoch fehlerhaft sein. Die Benutzer sollten regelmäßig die noch nicht erstellten Entwürfe sowie die falsch klassifizierten Nachrichten überprüfen – die Liste der Entwürfe sollte nicht als vollständige To-Do-Liste angesehen werden.

Für die Nutzung auf dem Handy

Entwürfe, die im Hintergrundmodus erstellt werden, werden direkt in der Gmail-App für Mobilgeräte angezeigt. Daher müssen iPhone- und Android-Besitzer das Erstellungswerkzeug nicht separat öffnen. Die Nutzer müssen den vollständigen Nachrichtenverlauf, die Empfänger sowie Anhänge auf dem Handy noch einmal überprüfen, bevor sie senden.

Entwurfsbearbeitung und Neuerstellung

Wenn der erste Entwurf den Erwartungen nicht entspricht, kann der Benutzer beschreiben, was geändert werden soll, und einen neuen Entwurf erstellen. Je genauer die Anweisungen zur Änderung sind, desto leichter lässt es sich gewährleisten, dass die notwendigen Fakten beibehalten werden und Länge, Tonfall oder Handlungsanforderungen angepasst werden können.

• Kürzen Sie den Inhalt und behalten Sie nur Schlussfolgerungen, Zeitpunkt und nächste Schritte.
• Erhöht die Formellität und eignet sich für Verträge, Beschwerden oder geschäftliche Kommunikation.
• In einen freundlicheren Tonfall umwandeln und unnötige Versprechen vermeiden.
• Geben Sie klare Fristen, Verantwortliche oder Terminzeiten an.
• Antworten Sie in der Sprache des Empfängers und behalten Sie die Eigennamen bei.
• Entfernen Sie spekulative Inhalte und verlangen Sie, dass die KI nur die bereitgestellten Fakten verwendet.

Schwarze Liste der Kontakte

Die Schwarze Liste kann verhindern, dass das System automatisch Entwürfe für bestimmte Kontakte erstellt. Sie eignet sich für besonders sensible Kunden, Anwälte, medizinische Ansprechpartner, Vorstandsmitglieder oder E-Mails, die nicht von einer Drittanbieter-KI bearbeitet werden sollten.

• Kontaktpersonen für Rechtsberatung, Streitbeilegung und vertrauliche Verhandlungen.
• Kommunikation, die Informationen zu Gesundheit, Finanzen, Identität oder Kontosicherheit enthält.
• Wertvolle Kunden und Schlüsselpartner, die von der Person selbst Wort für Wort verfasst werden müssen.
• Automatische Benachrichtigungen, Systemroboter und Absenderadressen, die keine Antwort erfordern.
• Konten, die leicht mit Kontakten desselben Namens verwechselt werden können oder häufig sensible Anhänge weiterleiten.

Benutzerdefinierte Profile und Signaturen

Starter und Pro ermöglichen es, benutzerdefinierte Kontexte hinzuzufügen sowie E-Mail-Signaturen zu importieren. Die zusätzlichen Informationen sollten nur diejenigen enthalten, die wirklich für die Erstellung von Antworten notwendig sind. Zudem sollte eine Person festgelegt werden, die regelmäßig die Preise, Produktfunktionen sowie die Servicebedingungen aktualisiert.

Pakete und Preise

Auto Gmail bietet derzeit drei Tarife an: Free, Starter und Pro. Auf der offiziellen Website werden sowohl die Monats- als auch die Jahrespreise aufgeführt. Der Jahrespreis wird als einmalige Summe für ein ganzes Jahr angegeben. Die endgültigen Steuern, Währungsumrechnungen sowie die Regeln zur Verlängerung des Vertrags sind auf der Zahlelseite zu finden.

Die offizielle Website verwendet die Begriffe „Nachrichten“ und „Entwürfe“, um die verschiedenen Kapazitätsstufen zu beschreiben. Vor dem Kauf sollte man prüfen, wie die Erstellung neuer Nachrichten, die Neuerstellung von Entwürfen sowie die Entwürfe im Hintergrund gezählt werden. Falls die monatliche Kapazität überschritten wird, muss geprüft werden, ob die Erstellung neuer Nachrichten gestoppt wird, ob es zu einer automatischen Aufstufung kommt oder ob zusätzliche Gebühren anfallen.

Wie wählt man zwischen Free, Starter und Pro?

• Man sollte täglich nur eine geringe Anzahl von E-Mails bearbeiten; zunächst kann man Free nutzen, um die Qualität der Entwürfe sowie die Berechtigungen zu testen.
• Hauptsächlich für den Computer verwendet, maximal 600 Entwürfe pro Monat – man kann Starter in Betracht ziehen.
• Bei etwa 30 E-Mails pro Tag sowie der Notwendigkeit, individuelle Daten und Signaturen zu verwenden, reicht der Starter in der Regel aus.
• Wer im Handy im Voraus einen Entwurf ansehen möchte oder eine kontinuierliche Erstellung im Hintergrund wünscht, sollte Pro wählen.
• Bei fast 1.000 Entwürfen pro Monat und der Notwendigkeit, den gesamten E-Mail-Verkehr zu personalisieren, lohnt sich Pro.
• Wenn ein Unternehmens-E-Mail-Konto sensible Daten enthält, sollte zunächst eine Sicherheitsprüfung durchgeführt werden, bevor über eine kostenpflichtige Version nachgedacht wird.

Für welche Benutzer geeignet

• Freiberufler und Berater, die täglich zahlreiche Standard-E-Mails beantworten müssen.
• Unternehmer, die ihren persönlichen Stil beibehalten und gleichzeitig wiederholte Texte vermeiden möchten.
• Ein kleines Support-Team, das Gmail nutzt, um häufige Kundenprobleme zu bewältigen.
• Diejenigen, die häufig Antworten auf dem Handy überprüfen, aber auch dann Entwürfe erstellen möchten, wenn der Computer offline ist.
• Benutzer, die in mehreren Sprachen kommunizieren können und bereit sind, jede E-Mail manuell zu überprüfen.
• Fachleute mit klaren Produktunterlagen, Antwortrichtlinien und E-Mail-Signaturen.

Häufige Anwendungsszenarien

• Kundenanfragen: Es werden auf der Grundlage der Produktinformationen erste Antworten erstellt, die anschließend vom Kundenservice mit zusätzlichen Informationen zum jeweiligen Fall ergänzt werden.
• Projektzusammenarbeit: Zusammenfassung der Anfragen des Gegenübers sowie Bestätigung von Verantwortlichen, Zeitrahmen und nächsten Schritten.
• Verkaufsfolge: Erstellen persönlicher Antworten, diese werden jedoch nicht automatisch gesendet oder in Massen versandt.
• Terminvereinbarung: Die verfügbaren Zeiten sowie die Anforderungen für das Treffen werden im E-Mail-Verlauf bestätigt.
• Freiberufler: Antworten auf Angebote, Statusberichte über den Fortschritt und Anpassungsvorschläge.
• Mehrsprachige Kommunikation: Erstellen Sie einen ersten Entwurf in der Sprache des Gegenübers und überprüfen Sie anschließend die Fachbegriffe sowie die kulturellen Ausdrucksweisen.
• Arbeiten unterwegs: Erstellen Sie im Voraus Entwürfe und überprüfen Sie diese während der Fahrt in der Gmail-App.

Ungeeignete Situationen

• Teams, die eine automatische Versendung, E-Mail-Marketing-Sequenzen oder Massenversendungen benötigen.
• Hauptsächlich Nutzer, die Outlook oder andere E-Mail-Programme außer Gmail verwenden.
• Die E-Mails enthalten große Mengen an regulierten Daten, und die Organisation verbietet die Verarbeitung durch Drittanbieter-Modelle.
• Szenarien, in denen alle E-Mails von Anwälten, Ärzten oder Compliance-Experten Wort für Wort geprüft werden müssen.
• Menschen, die hoffen, dass KI gleichzeitig die Sortierung des Posteingangs, die Aufgabenverwaltung sowie den gesamten Prozess der Kundenanfragen übernehmen kann.
• Benutzer, die nicht möchten, dass Tools den Inhalt der E-Mails sowie deren Metadaten abrufen.

Vorteile des Produkts

• Direkt in den Gmail-Workflow einbetten, ohne auf einer separaten Chat-Seite kopieren und einfügen zu müssen.
• Erstellen Sie Entwürfe unter Berücksichtigung des Thread-Contexts, der Schreibgewohnheiten und benutzerdefinierter Materialien.
• Alle Entwürfe werden nach Überprüfung durch den Benutzer gesendet, wobei die endgültige Kontrolle bei ihm liegt.
• Pro unterstützt die Erstellung im Hintergrund und die Anzeige in der Gmail-App für Mobilgeräte.
• Es werden eine Schwarze Liste sowie benutzerdefinierte Signaturen bereitgestellt, um den Umfang der Automatisierung leichter steuern zu können.
• Die Paketlimits sowie die Preise für Monats- und Jahresabonnements sind offengelegt, wodurch eine erste Kostenschätzung möglich ist.

Nutzungsbeschränkungen

• Das aktuelle Produkt ist um Gmail herum konzipiert und kein universeller Mehr-Postfach-Klient.
• Free bietet nur 5 Nachrichten pro Tag – das kann die vollständige Erfahrung bei häufiger Nutzung nicht widerspiegeln.
• Starter und Pro besitzen jeweils eine Begrenzung von 600 bzw. 1.000 Entwürfen pro Monat.
• Die Klassifizierung im Hintergrund kann E-Mails, auf die geantwortet werden muss, übersehen oder unnötige Nachrichten ignorieren.
• Die personalisierte Erstellung kann weiterhin Fakten, Daten, Preise oder Geschäftsversprechen fälschen.
• Im offiziellen Hilfeservice gibt es nur wenig Inhalte; für Details zu Zählungen, Rückerstattungen und Teamverwaltung ist eine Anfrage erforderlich.
• Die Personalisierung aller E-Mails erweitert den Umfang der Datenverarbeitung und eignet sich nicht für Unternehmen ohne Sicherheitsbewertung.

Privatsphäre und Datenverarbeitung

Hinweise zur Datenschutzrichtlinie: Das Produkt hat Zugriff auf den Text der E-Mails, den Absender, den Empfänger, das Thema, das Datum sowie die grundlegenden Benutzerdaten und verwendet die OpenAI-API, um Entwürfe zu erstellen. Der Inhalt der E-Mails wird zur Verbesserung zukünftiger Erstellungen gespeichert. Laut der offiziellen Richtlinie beträgt die Speicherdauer 12 Monate nach der Erfassung.

Sicherheitsprüfung vor der Nutzung durch das Unternehmen

1. Überprüfen Sie, ob die Organisation es Drittanbieter-Tools erlaubt, den Arbeits-E-Mail-Posteingang sowie die E-Mail-Inhalte zu lesen.
2. Überprüfen Sie den Google-Lizenzumfang, den Verarbeitungsweg von OpenAI sowie die Regeln für die Speicherung und Löschung von Daten.
3. Listen Sie die Kunden, Projekte und Datentypen auf, die nicht der KI zur Verarbeitung übergeben werden dürfen.
4. Verifizieren Sie mit einer Test-E-Mail die Berechtigungen zur Aufhebung, zur Aufnahme in die Blacklist, zu Löschanfragen sowie abweichendes Verhalten.
5. Erforderliche manuelle Überprüfung für Preise, Gesetze, Rückerstattungen und Sicherheitsvorfälle.
6. Einführung eines Prozesses zur Rücknahme von Berechtigungen bei Kündigung, Änderung des Kontos und Beendigung der Abonnementierung.
7. Überprüfen Sie regelmäßig, ob es Änderungen in der Datenschutzerklärung, den Erweiterungsupdates sowie den tatsächlichen Berechtigungen gibt.

Überprüfungsliste vor dem Versenden einer E-Mail

• Überprüfen Sie, ob Empfänger, Kopie- und Blindkopieradresse korrekt sind.
• Überprüfen Sie, ob Namen, Unternehmen, Datum, Betrag und Produktinformationen korrekt sind.
• Es wird bestätigt, dass es keine unautorisierten Rückerstattungen, Rabatte, Fristen oder rechtlichen Aussagen gibt.
• Überprüfen Sie, ob auf Informationen oder Anhänge verwiesen wird, die in dem Thread nicht vorhanden sind.
• Überprüfen Sie, ob der Tonfall zur aktuellen Beziehung und zum Kommunikationsstadium passt.
• Löschen Sie die AI-Hinweise, internen Anweisungen und Platzhaltestexte, die nicht gesendet werden sollten.
• Bei sensiblen Themen sollte man auf eine manuelle Erstellung oder die Freigabe durch den zuständigen Ansprechpartner zurückgreifen.

Kundensupport

Die offizielle Website bietet eine E-Mail-Adresse für Unterstützung, doch auf der öffentlichen Hilfeseite werden die Dokumente zur Installation, zu Rechnungen sowie zur Fehlerbehebung nicht systematisch aufgelistet. Wenn Benutzer Probleme mit der Anzahl der Entwürfe, Rückerstattungen, Berechtigungen oder dem Löschen von Daten haben, sollten sie ihre Account- und Rechnungsinformationen speichern und sich anschließend an den Support wenden.

API, GitHub und Open-Source-Status

Bis zu dieser Überprüfung wurden weder eine öffentliche Entwickler-API von Auto Gmail, noch ein offizielles SDK oder GitHub-Repositorien gefunden, die damit in Verbindung stehen könnten. Die in den Suchergebnissen angezeigten Skripte zur Erstellung von Gmail-Konten mit demselben Namen haben nichts mit diesem Produkt zu tun und können daher nicht als offizielle Quellcode-Dateien oder Installationsanleitungen herangezogen werden.

Grundlegende Informationen

Empfehlungswert

Der Gesamtbewertungswert beträgt 4,0 von 5 möglichen Punkten. Auto Gmail eignet sich für Nutzer, die häufig E-Mails versenden und schnell personalisierte Entwürfe in Gmail erstellen möchten. Allerdings müssen Aspekte wie die Speicherung des E-Mail-Inhalts, die Verarbeitung durch Drittanbieter-Modelle sowie der Zugriff auf das volle Pro-E-Mail-Konto sorgfältig abgewogen werden.

Häufige Fragen

Sendet Auto Gmail E-Mails automatisch?

Nein, es erstellt einen Entwurf, den der Benutzer überprüft, bearbeitet und anschließend abschickt.

Kann Auto Gmail kostenlos verwendet werden?

Ja, mit dem kostenlosen Plan kann man täglich maximal 5 Nachrichten senden – doch die Funktionen sind eingeschränkt.

Wie viel kostet ein Starter?

Der monatliche Preis beträgt derzeit 27 US-Dollar, der jährliche Preis 297 US-Dollar. Pro Monat können maximal 600 Entwürfe erstellt werden.

Wie viel kostet Pro?

Der Monatspreis beträgt derzeit 47 US-Dollar, der Jahrespreis 497 US-Dollar. Pro Monat können maximal 1.000 Entwürfe erstellt werden.

Kann man es auf dem Handy verwenden?

Die im Pro-Backend erstellten Entwürfe können direkt in der Gmail-App für Mobilgeräte angezeigt werden, wodurch eine Überprüfung und Einreichung auf dem Handy möglich ist.

Wird es meinen Schreibstil lernen?

Ja, das System kann aus später gesendeten E-Mails lernen, und Pro bietet zudem die Möglichkeit zur Personalisierung auf der Grundlage des gesamten Postfachs.

Wird auch die Nutzung anderer E-Mail-Adressen unterstützt?

Der aktuelle Fokus des offiziellen Produkts liegt auf Gmail; eine Unterstützung von Outlook oder anderen E-Mail-Programmen wird nicht ausdrücklich genannt.

Wie lange wird der Inhalt der E-Mails gespeichert?

Laut der offiziellen Datenschutzerklärung beträgt die Aufbewahrungsfrist nach der Erfassung 12 Monate, wobei Daten und Protokolle maximal 90 Tage aufbewahrt werden.

Kann man die Löschung der Daten verlangen?

Ja, laut der Richtlinie werden die entsprechenden Daten innerhalb von 30 Tagen nach Erhalt der Anfrage gelöscht, sofern keine gesetzlichen Vorgaben eine Aufbewahrung erfordern.

Ist Auto Gmail ein Open-Source-Tool?

Nein, es wurden keine offiziellen GitHub-Repositorien oder öffentlich zugänglichen Quellcodes gefunden, die eindeutig mit diesem Produkt in Verbindung stehen.