Nowadays

Einführung in die Tools

Nowadays ist eine von Nowadays AI Corp. entwickelte Plattform zur Planung von Unternehmungsaktivitäten. Ihr Ziel ist es, die wiederholenden Aufgaben bei der Erkundung von Standorten, der Kommunikation mit Hotels, dem Vergleich von Angeboten sowie bei der Koordination der Umsetzung zu reduzieren. Sie verbindet menschliche Berater mit den Möglichkeiten von KI zur Bearbeitung von E-Mails, Anrufen und Vorschlägen – und umfasst somit den gesamten Prozess, von der Auswahl der Stadt bis zur endgültigen Abrechnung.

Hauptfunktionen

Stadt und Haushaltsprognosen

Die Nutzer können eine Liste der Teilnehmer, das Datum, den Budgetrahmen sowie ihre Präferenzen eingeben, um die Kosten für Flüge, Unterkünfte, Veranstaltungsorte und weitere Leistungen in verschiedenen Städten zu vergleichen. Diese Funktion eignet sich dazu, die Gesamtverfügbarkeit vor der Entscheidung über den Reiseort zu bewerten – anstatt nur die Preise einzelner Hotels zu vergleichen.

• Schätzen Sie die Reisekosten anhand des Ausgangsorts der Teilnehmer und des Veranstaltungstermins.
• Vergleichen Sie die verfügbaren Standorte, den Verkehr und die Aktivitäten in verschiedenen Städten.
• Über Budgetprognosen und Erinnerungen werden verschiedene Ausgabenkategorien verfolgt.

Standortsuche und automatische Anfrage von Preisen

Die Plattform kann Orte anhand von Kriterien wie Anzahl der Personen, Lage, Konferenzräumen, Verpflegung und Ausstattung auswählen und die jeweiligen Orte per personalisierter E-Mail oder Telefon kontaktieren. Dabei werden RFPs versandt, um Termine und Details zu klären, wobei die Rückmeldungen anschließend im Projekt zusammengefasst werden.

• Gleichzeitig Anfragen für Hotels, Konferenzräume, Verpflegung, Audiovisuelle Ausrüstung und Transport usw. stellen.
• Automatische Nachforschungen bei noch nicht beantworteten Anfragen, um manuelle E-Mails und Rückrufe zu reduzieren.
• Man kann die Vorteile der Zusammenarbeit mit Reisebüros nutzen, um Gruppenpreise sowie Vertragskonditionen zu erzielen.

Vorschläge, Verträge und Zahlungen

Das System wandelt die in E-Mails und PDF-Dateien enthaltenen Vorschläge in detaillierte Kostenaufstellungen um, die nebeneinander verglichen werden können. Dadurch kann das Team die Kosten für Steuern, Zimmer, Konferenzräume sowie Verpflegung leicht einsehen. Nach Auswahl einer Lösung kann man im Portal den Vertrag unterschreiben und die Zahlungen entsprechend dem Fortschritt des Vertrags abwickeln.

• Einheitliche Darstellung der Standortbedingungen, der Preiszusammensetzung und der Unterschiede zwischen den Vorschlägen.
• Es wird die Exportierung von Daten, der Austausch über ein Projektportal sowie die Zusammenarbeit mehrerer Personen unterstützt. Die genauen Berechtigungen hängen vom Paket ab.
• Vor der Unterzeichnung sollten von befugten Personen die Kündigungs-, Mindestumsatz- und Entschädigungsbedingungen überprüft werden.

Ablauforganisation und Teilnehmerverwaltung

Neben der Buchung von Räumlichkeiten bietet Nowadays auch Funktionen wie eine Registrierungsseite, eine Bestätigungsanfrage, die Zuweisung von Räumen, Budgetplanung sowie Koordination am Veranstaltungstag. Die Unternehmensversion ermöglicht es, größere Veranstaltungen zu verwalten, indem Flug- und Reiseverkehr zusammengeführt werden.

• Erstellen einer registrierten Markenseite und Erfassung von Zahlungen sowie Antworten der Teilnehmer.
• Verwaltung von Hotelzimmern, Buchungspräferenzen, Anforderungen an Barrierefreiheit und Fristen.
• Überwachung des Budgets, der Termine der Lieferanten, der Leistung der Aktivitäten sowie anschließende Analyse.

Verwendungsprozess

1. Erstellen Sie eine Veranstaltung und geben Sie den Zeitraum, die möglichen Städte, die Anzahl der Teilnehmer, das Budget sowie die Anforderungen an Zimmer und Konferenzräume an.
2. Verwenden Sie die Analyse von Städten und Flügen, um den Kreis der möglichen Reiseziele einzugrenzen, und wählen Sie anschließend die Orte sowie Anbieter aus, mit denen Sie in Kontakt treten möchten.
3. Die Plattform sendet eine RFP und folgt per E-Mail oder Telefon nach, um die Terminvorschläge sowie den vollständigen Kostenvoranschlag vom Veranstaltungsort zu erhalten.
4. Über die Vergleichsansicht der Vorschläge werden Zimmer, Konferenzräume, Verpflegung, Ausrüstung, Steuern und Vertragskonditionen überprüft.
5. Vor der Festlegung des Plans müssen interne Genehmigungen sowie Vertragsprüfungen abgeschlossen werden, anschließend wird der Vertrag unterzeichnet, die Zahlung erfolgt und die Registrierung sowie Verwaltung der Teilnehmer eingestellt.
6. Während der Durchführung der Veranstaltung werden Budget, Kapazitäten und wichtige Termine überwacht; nach Abschluss werden Rechnungen sowie Leistungsdaten erfasst.

Passend für Nutzer und Szenarien

• Das Personal- und Verwaltungsteam, das für die Organisation von Teamevents, Einführungsveranstaltungen für den Verkauf, Allgemeinversammlungen oder Treffen der Führungskräfte an anderen Orten zuständig ist.
• Marketingmitarbeiter, die gleichzeitig Markenveranstaltungen, Kundenveranstaltungen, Roadshows und Konferenzen verwalten müssen.
• Große Unternehmen, die eine zentrale Verwaltung von mehreren Aktivitäten, Organisatoren und Budgets anstreben.
• Organisationen und Reiseberater, die über die Fähigkeit zur Beschaffung von White-Label-Plätzen sowie zur Erstellung von Kundenvorschlägen verfügen müssen.
• Hotels und Veranstaltungsorte, die Anfragen von Unternehmen entgegennehmen und Vorschläge prüfen möchten.

Preise und Pakete

Auf der aktuellen Preistabelle werden die drei Optionen Basic, Explorer und Enterprise angeboten. Die Preise beinhalten einen kostenlosen Start, Servicegebühren für Aktionen, eine rückzahlbare Kaution oder individuelle Angebote. Auf anderen noch zugänglichen Bedingungsseiten wurden unterschiedliche Kautionssummen sowie gestufte Servicegebühren aufgeführt; daher sollten die tatsächlichen Kosten anhand des aktuellen Kontos, der Bestellung und der Vertragsdokumente festgelegt werden.

Vorteile des Produkts

• Setzen Sie die Stadtbewertung, die Anfrage nach Preisen für den Standort, die Analyse von Angeboten, Verträge, Registrierung und Budgetverwaltung in einen kontinuierlichen Arbeitsablauf.
• KI erstellt nicht nur Empfehlungen, sondern kann auch tatsächlich E-Mails versenden und Anrufe tätigen, um Rückmeldungen von den Standorten einzuholen.
• Gleichzeitig werden eine Self-Service-Plattform sowie Unterstützung durch persönliche Kundenmanager bereitgestellt, um Vertragsangelegenheiten und komplexe Umsetzungsprobleme zu bewältigen.
• Der Kostenvoranschlag trennt Steuern und Hauptkostenposten voneinander, wodurch die Zeit für die manuelle Bearbeitung verschiedener Angebote reduziert wird.

Einsatzbeschränkungen und Hinweise

• Die Termine, Preise und Vertragsbedingungen werden letztendlich vom Anbieter festgelegt; die Ergebnisse der AI-Vergleiche können eine Prüfung des Vertrags nicht ersetzen.
• Ein kostenloses Starten bedeutet nicht, dass die Veranstaltung selbst kostenfrei ist – Hotelkosten, Standortkosten, Kosten für Lieferanten, Zahlungsabwicklung und Servicegebühren müssen gesondert berechnet werden.
• Automatische Anrufe und E-Mails können besondere Bedingungen übergehen; wichtige Aspekte wie Verpflegung, Barrierefreiheit und Stornobedingungen sollten manuell überprüft werden.
• Die Berechtigung der Plattform, im Namen des Unternehmens Verträge zu unterschreiben, führt zu tatsächlichen Zahlungspflichten; die Personen, die das Projekt erstellen, müssen zunächst eine interne Genehmigung einholen.
• Die Bestimmungen verbieten ausdrücklich das Hochladen geschützter Gesundheitsinformationen, und bei der Erfassung von Ernährungsgewohnheiten oder besonderen Bedürfnissen sollten unnötige sensible Daten vermieden werden.

Plattformen, Integration und Datenverarbeitung

Heutzutage wird es hauptsächlich über Webplattformen genutzt und kann mit Gmail verbunden werden, um E-Mails im Zusammenhang mit Preisanfragen für Standorte zu lesen. Zudem werden Kartendienste zur Suche nach Standorten eingesetzt. Für eine eigenständige Desktop-Client-Anwendung, eine native Mobilanwendung oder eine allgemeine API für Entwickler gibt es bisher keine Bestätigungen.

Die Plattform kümmert sich um Informationen zu Konten, Veranstaltungen, Teilnehmern, Kommunikation und Zahlungen und stellt den Veranstaltungsorten sowie Dienstleistern die für die Erbringung der Dienste benötigten Daten zur Verfügung. Laut der Datenschutzerklärung werden personenbezogene Daten sowie Daten zu einzelnen Veranstaltungen nicht zur Trainierung von KI-Modellen verwendet, doch anonymisierte Zusammenfassungen der Buchungsverläufe können zur Verbesserung der Produkte genutzt werden.

Sicherheit, Rückerstattungen und Datenspeicherung

• Die offiziellen Sicherheitsanleitungen listen Übertragungs- und statische Verschlüsselung, Zugriffskontrolle, Backups sowie Lieferantenmanagement auf, doch SOC 2 Type II wird weiterhin als in Bearbeitung angegeben.
• Die Bedingungen für Stornierungen und Rückerstattungen können je nach Bestellphase variieren; nach Abschluss des Vertrags oder beim Beginn der Beschaffung des Standortes können nicht rückerstattbare Gebühren anfallen.
• Nach Löschung des Kontos können die Daten 30 Tage lang elektronisch abgerufen werden; danach könnten Teile der Daten gelöscht werden oder aufgrund von Compliance- und Streitigkeitsbearbeitung weiterhin gespeichert bleiben.
• Die Verbindung mit der E-Mail-Adresse gewährt dem System Zugriff auf die für die Aktivitäten benötigten E-Mails. Das Team sollte die Berechtigungen regelmäßig überprüfen und sie zurückziehen, wenn sie nicht mehr benötigt werden.

API und Open Source

Bislang wurden keine für die Öffentlichkeit zugänglichen APIs, SDKs oder offizielle Entwicklerdokumente gefunden, und es ist auch nicht bekannt, ob Aktivitäten in großem Umfang über Programme erstellt werden können. Unternehmen, die eine Integration mit Vertragsverwaltungssystemen, Reisesystemen oder internen Systemen benötigen, sollten in der Demonstrationsphase den Umfang der Unterstützung prüfen.

Nowadays ist eine proprietäre Geschäftsplattform; es wurde festgestellt, dass die Produkte nicht unter einer Open-Source-Lizenz veröffentlicht werden. Es liegen keine ausreichenden Informationen zur Verwaltung des offenen Codes vor, weshalb ihre KI-Funktionen nicht als Open-Source-Projekte angesehen werden können.

Häufige Fragen

Kann man Nowadays heutzutage kostenlos nutzen?

Basic kann kostenlos gestartet werden, ohne Gebühren zu verlangen – doch der Anbieter der Aktivitäten sowie die Transaktionen selbst verursachen weiterhin Kosten. Explorer erhebt Gebühren für die Aktivitäten sowie eine rückzahlbare Kaution; für Unternehmenslösungen wird ein individueller Kostenvoranschlag erstellt.

Wird es den Vertrag automatisch für mich unterschreiben?

Die Plattform unterstützt das Unterzeichnen von Verträgen sowie den Zahlungsprozess. Einige Dienstleistungsbedingungen beinhalten außerdem eine Befugnis, im Namen des Kunden Verträge zu unterschreiben. Unternehmen sollten klar definieren, wer die endgültige Entscheidungsgewalt hat, und vor jeder bindenden Unterzeichnung den Vertrag manuell überprüfen.

Ist Nowadays ein reines AI-Tool?

Es handelt sich nicht um einen rein automatisierten Generator – er verbindet die Bearbeitung von E-Mails, Anrufen und Angeboten durch KI mit Kundenmanagern, Eventberatern sowie Unterstützung bei der Umsetzung. Der Bedarf an menschlicher Unterstützung variiert je nach Paket und Komplexität des Events.