Mesh

Was ist Mesh?

Mesh ist eine von Mesh, Inc. entwickelte Plattform zur Automatisierung von Verrechnungen und Vorauszahlungen. Sie dient hauptsächlich Controllern, Accounting Managern und CFOs. Die Plattform bündelt Informationen aus den Bereichen Einkauf, Forderungen, Verträgen sowie interne Kommunikation, ermittelt die Lieferanten, bei denen in diesem Zeitraum Verrechnungen vorgenommen werden müssen, und erstellt prüfbare Entwürfe für Buchungseinträge.

Mesh ist weder ein allgemeines AI-Chatsystem noch ein vollständiges Finanzabrechnungstool – es dient hauptsächlich dazu, die manuell gepflegten Tabellen für anfallende und im Voraus gezahlte Kosten zu ersetzen. Das System führt automatisch wiederholte Überprüfungen und Berechnungen durch, doch die endgültige Freigabe, die Buchhaltungspolitik sowie wichtige Entscheidungen liegen weiterhin in den Händen des Finanzpersonals.

Hauptfunktionen

• Identifizierung von anfallenden Posten: Durch das Auswerten von Bestellaufträgen, E-Mails zu offenen Forderungen, Verträgen sowie anderen Geschäftsdaten werden Ausgaben ermittelt, die bereits entstanden sind, für die jedoch noch keine Rechnung vorliegt oder die noch nicht gebucht wurden. Dadurch wird die Abhängigkeit von der Erinnerung der Mitarbeiter oder vom Einzelnen Nachfragen bei den Lieferanten verringert.
• Wiederverwendbare Berechnungsskripte: Die Berechnungslogik für jeden Lieferanten soll aus Tabellen in wartbare Skripte umgewandelt werden, die periodisch ausgeführt werden können. Das Buchhaltungsteam muss die Datenberechnungsmethoden, Datumsangaben, Verteilungsregeln sowie Rundungsregeln überprüfen.
• Regeln zur Versionierung: Dasselbe Abrechnungsprinzip wird über verschiedene Zeitperioden hinweg konsequent angewandt, wobei Änderungen an den Regeln festgehalten werden. Bei Aktualisierungen der Richtlinien, Änderungen im Vertrag oder Veränderungen im Geschäftsmodell ist eine erneute Genehmigung erforderlich; die alte Logik darf nicht automatisch weiterhin angewandt werden.
• Abwicklung von Vorauszahlungen: Auf der Grundlage von Verträgen, Zahlungen und Dienstleistungszeiträumen werden die Kosten ermittelt, die verzögert oder abgeschrieben werden müssen, wodurch entsprechende Pläne oder Buchungssätze erstellt werden. Komplexe Verträge, variable Entgelte sowie wichtige Beurteilungen erfordern weiterhin die Bearbeitung durch qualifizierte Wirtschaftsprüfer.
• Abweichende Aufträge: Normale Aufträge werden nach der festgelegten Logik bearbeitet. Nur diejenigen Aufträge, bei denen Annahmen fehlen, bei denen die Beträge abweichen, bei denen es zu Veränderungen im Vertrag kommt oder bei denen andere erhebliche Abweichungen vorliegen, werden zur manuellen Überprüfung weitergeleitet. Dadurch kann die Aufmerksamkeit auf Aufträge mit hohem Risiko gerichtet werden, anstatt alle Aufträge erneut zu prüfen.
• Postenformeln und Belege: Jeder gebuchte Posten ist mit einer Berechnungsformel, den eingegebenen Daten sowie den entsprechenden Unterlagen versehen, sodass Beträge und deren Grundlage in derselben Aufzeichnung nachvollzogen werden können. Die Wirtschaftsprüfer können weiterhin zusätzliche Originallieferverträge, Rechnungen sowie Nachweise für Genehmigungen und Kontrollen anfordern.
• Nach Prüfung buchen: Entwürfe gelangen zunächst in die Überprüfungsqueue, wo sie von Buchhaltern genehmigt, bearbeitet oder abgelehnt werden, bevor sie in das ERP synchronisiert werden. Eine manuelle Endunterschrift verringert das Risiko, dass Fehler direkt in die Hauptbücher eingetragen werden.
• Lese-only-ERP-Verbindung: Das Produkt legt den Fokus darauf, ERP mit dem Einkaufssystem zu verbinden, ohne die bestehende Hauptbuchhaltung zu verschieben, und bietet den notwendigen Signalen auf Leseonly-Basis Zugang. Die tatsächlichen Buchungsbefugnisse, die Verbindungsrichtung sowie die Steuerung müssen bei der Implementierung einzeln überprüft werden.
• Unterstützung bei der Abrechnung am Monatsende: Kontinuierliche Vorbereitung von fälligen und im Voraus gezahlten Posten, um eine konzentrierte Einziehung am Monatsende sowie das Kopieren von Formeln und die Ordnung der Belege zu reduzieren. Der Automatisierungsgrad in Kundenbeispielen sowie eine beschleunigte Abrechnung sind spezifische Ergebnisse der Umsetzung und keine allgemeine Garantie.

Eingabe, Verarbeitung und Ausgabe

Vollständiger Arbeitsablauf

1. Das Finanzteam listet die aktuellen Forderungen und Vorauszahlungen in Tabellenform auf, sowie Lieferanten, Konten, Richtlinien, Dateneingänge und die monatlichen manuellen Schritte.
2. Wählen Sie als Pilotprojekt Lieferanten mit hoher Frequenz und klar definierten Regeln aus, wobei zunächst erhebliche Schätzungen, umstrittene Verträge und hochriskante Entscheidungen ausgeschlossen werden.
3. Verbinden Sie die ERP-, Einkaufs-, Rechnungsversand- und Vertragsysteme im Lesmodus, um die Feldzuordnungen, Benutzerrechte sowie die Datengültigkeit zu überprüfen.
4. Für jede Art von Lieferanten werden Berechnungsskripte sowie Regeln für die Versionierung erstellt, um den Dienstzeitraum, die Betragsangaben, Umkehrungen, Abschreibungen sowie Schwellenwerte für Bedeutendkeit zu dokumentieren.
5. Verwenden Sie die Wiedergabe aus der Verwendungsgeschichte, um den Mesh-Entwurf mit dem endgültigen Kontenplan zu vergleichen und Auslassungen, Fehlberechnungen sowie Betragsunterschiede zu analysieren.
6. Konfigurieren Sie außergewöhnliche Bedingungen sowie Warteschlangen zur Überprüfung, um klar zu definieren, wer Annahmen ändern, Buchungen genehmigen und in das ERP freigeben darf.
7. Am Monatsende werden Signalüberprüfungen und Berechnungen durchgeführt, fehlende Daten ergänzt und jede Abweichung überprüft.
8. Nach der Genehmigung wird gebucht, wobei Formeln, Belege, Versionen der Regeln, die Bearbeiter sowie die Genehmigungsprotokolle gespeichert werden.
9. Nach Abschluss der Abrechnung werden die tatsächlichen Rechnungen mit den Schätzungen verglichen, die Skripte sowie Schwellenwerte aktualisiert, und anschließend wird das Angebot an Lieferanten erweitert.

Passend für Nutzer und Szenarien

• Mittelständische Unternehmen mit etwa 200 bis 2000 Mitarbeitern weisen eine hohe Anzahl an Lieferanten auf, starke Schwankungen in den Ausgaben sowie unregelmäßige Rechnungszeiten.
• Es ist notwendig, im Einkaufs-, Forderungs-, Vertrags- und Kommunikationssystem nach den noch nicht abgerechneten Verbindlichkeiten des Finanzteams zu suchen.
• Die Controller-Abteilung hofft, die Anzahl der zu erfassenden Tabellen, das Kopieren von Formeln, die manuelle Rückmeldung sowie die Organisation von Prüfungsbelegen zu verringern.
• Für die Vorbereitung von Finanzierungen, Audits, SOX-Kontrollen oder einer strengeren finanziellen Governance sind Unternehmen mit stabilen Richtlinien und einer vollständigen Beweiskette erforderlich.
• Unternehmen, die SaaS, Marktplattformen, Finanztechnologien oder andere Modelle mit hoher Komplexität bei den Anbietern nutzen.
• Nicht geeignet für Nutzer, die nur eine Aufgabenliste zur Abschlussabwicklung, ein vollständiges Hauptbuch, Steuererklärungen, Rechnungserstellung oder private Buchführung benötigen.

Die Grenzen zu anderen Finanzinstrumenten

Preise und Einkauf

Mesh gibt keine offiziellen Preise für Abonnements an, keine kostenlose Version, keinen festgelegten Probemonat, keine Gebühren pro Nutzer oder nach Verbrauchsmenge. Bei der Anschaffung sollten die Kosten für das Softwarepaket, die Implementierungskosten, die notwendigen Connector, der Support, die Datenmigration, die Schulungen sowie die Konditionen für Überverbrauch und Preiserhöhungen bei Verlängerung des Abonnements angefragt werden.

Auch auf den öffentlichen Seiten wird keine einheitliche Rückerstattungspolitik bekannt gegeben. Unternehmensverträge beinhalten in der Regel Meilensteine sowie jährliche Verpflichtungen; vor der Unterzeichnung sollten Testphasen, Beendigungsbedingungen, Datenexport, nicht erbrachte Dienstleistungen sowie Verfahren zur Rückerstattung festgelegt werden.

Plattformen, Integration und API

• Die derzeit bekannte Verwendungsmöglichkeit ist die Integration in Cloud-basierte Webanwendungen sowie Unternehmenssysteme; es gibt keine offiziellen Clienten für iOS, Android, Windows oder Mac.
• Das Produkt wird mit dem Einkaufssystem, den Zahlungse-Mails, Verträgen, internen Kommunikationskanälen, Zahlungssystemen sowie Bank- und Buchhaltungssystemen verbunden. Die genauen Marken, die Verbindungsrichtungen sowie die Berechtigungen hängen von der Umsetzung ab.
• In der offiziellen Erläuterung wird betont, dass es sich um einen nur zur Lesung dienenden ERP-Zugang handelt und dass es nicht notwendig ist, bestehende Systeme zu ersetzen. Allerdings müssen die Methode zur Erfassung von Buchungen, die Kontrollmechanismen sowie die Liste der unterstützten ERP-Systeme in der Demonstration bestätigt werden.
• Es wurden weder offizielle API-Dokumentationen, SDKs, Webhook-Spezifikationen, Preisinformationen für Entwickler noch Service-Level-Angaben festgestellt. Die Fähigkeit zur Unternehmensintegration setzt sich nicht gleich mit offenen APIs.

GitHub und der Open-Source-Zustand

Es wurden keine offiziellen Open-Source-Produktrepositorien, SDKs oder Beispielprojekte von Mesh, Inc. veröffentlicht; daher sollte die vollständige Plattform als proprietäres Unternehmenssoftware betrachtet werden. Die Verwendung von Cloud-Infrastrukturen, AI-Modellen oder Drittanbieter-Connectoren ändert nichts an der Lizenzsituation des Produkts selbst.

Es gibt viele Projekte mit dem gleichen Namen „Mesh“ – darunter Software für Netzwerke, Zahlungen, Grafiken sowie für verteilte Rechenverfahren. Man kann nicht allein aufgrund des Namens erkennen, um welches Produkt es sich handelt. Die Nutzung zu kommerziellen Zwecken sowie die weitere Entwicklung sind durch Unternehmensverträge und Lizenzen für die jeweiligen Komponenten geregelt.

Privatsphäre, Sicherheit und Buchhaltungskontrollen

• Mesh kümmert sich um Namen, E-Mails, Unternehmen, Anmeldeinformationen, hochgeladene CSV-Dateien und Tabellen, finanzielle Transaktionen, Buchhaltungseinstellungen, Daten zu Lieferanten und Kunden, Kontoinformationen sowie Geräte- und Protokolldaten.
• Beim Verbinden mit Drittanbieterdiensten sollten nur die Daten autorisiert werden, die für den Abschluss des Abrechnungsprozesses erforderlich sind. Das Implementierungsteam sollte Mindestberechtigungen, Servicekonten, Zugriffsprüfungen sowie Mechanismen zur regelmäßigen Entfernung von Berechtigungen nutzen.
• Laut der Datenschutzerklärung wird die Datenübertragung verschlüsselt, und es werden Zugriffskontrollen, Überwachung der Infrastruktur sowie sichere Cloud-Dienste eingesetzt. Allerdings werden keine konkreten Standards für die Verschlüsselung, keine Authentifizierungsverfahren oder Angaben zu den Umfang der Penetrationstests bereitgestellt.
• Die Informationen werden so lange aufbewahrt, wie es zur Erbringung der Dienstleistungen, zur Aufrechterhaltung des Kontos, zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen oder zur Beilegung von Streitigkeiten notwendig ist; es wird keine einheitliche Anzahl an Tagen angegeben. Die Nutzer können den Zugang zu den Daten, deren Korrektur, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Exportierung beantragen.
• Die Plattform gibt an, keine personenbezogenen Daten zu verkaufen, könnte die Daten jedoch mit Anbietern für Cloud-Dienste, Datenauswertung, Support, Überwachung und Analyse teilen. Vollständige Subunternehmer sowie die Standorte der Daten müssen durch Verträge festgelegt werden.
• Buchungssätze können nicht allein aufgrund ihrer Erstellung durch das System automatisch als korrekt angesehen werden. Es müssen Trennung der Aufgaben, Schwellenwerte, Überprüfungen, Genehmigungen, Protokolle von Änderungen, Rückprüfungen sowie Nachtragsrechnungen nach dem Geschäftsjahr eingeführt werden.
• Verträge, Lieferanten sowie interne Kommunikationen können vertrauliche und persönliche Informationen enthalten. Vor dem Hochladen sollten die Anforderungen bezüglich Genehmigungen, Speicherung, Audits von Zugriffen sowie der grenzüberschreitenden Übertragung überprüft werden.

Vorteile und Einschränkungen bei der Verwendung

• Vorteil: Direkte Aggregation echter Geschäftsdaten zur Erkennung von Forderungen, anstatt darauf warten zu müssen, dass Mitarbeiter dies manuell markieren.
• Vorteil: Formeln, Versionen von Richtlinien sowie Unterstützende Belege werden in die Buchungen eingebettet, wodurch die Nachvollziehbarkeit bei Monatsabschlüssen und Audits verbessert wird.
• Vorteil: Indem nur fehlende Annahmen und bedeutende Änderungen manuell bearbeitet werden, kann die wiederholte Überprüfung reduziert werden.
• Einschränkungen: Das Produkt konzentriert sich auf fällige und im Voraus gezahlte Kosten; es werden keine vollständigen Abrechnungslisten, Kontenpläne, Steuerinformationen oder ein umfassendes Finanzmanagement bereitgestellt.
• Einschränkungen: Die Effektivität der Automatisierung hängt von der Qualität der Einkaufs-, Vertrags- und Forderungsdaten sowie der ERP-Daten ab, sowie davon, ob die Unternehmensrichtlinien klar definiert sind.
• Einschränkung: Etwa 90 % der von Kunden gemeldeten Fälle bezüglich Automatisierung und schnellerer Abrechnung sind Beispiele, die nicht direkt als Garantie für eine Umsetzung dienen können.
• Einschränkungen: Preisgestaltung, Standardimplementierungszyklus, Verzeichnis der Anschlüsse, API, SLA, Zertifizierung und Rückerstattungen sind nicht vollständig offengelegt.

Zusammenfassung

Mesh eignet sich für die Finanzabteilungen mittlerer Unternehmen mit komplexen Lieferantenbeziehungen, die weiterhin auf Tabellenkalkulationen zur Verwaltung von Forderungen und Vorauszahlungen angewiesen sind. Bei der Auswahl sollte die Fehlerquote sowie die Genauigkeit der Beträge anhand von historischen Daten überprüft werden. Zudem sollten manuelle Genehmigungsverfahren, Prüfbelege, Systemrechte, Vertragskonditionen sowie Ausstiegsmechanismen in das gleiche Qualitätsmanagement-System einbezogen werden.