Client Hub

Was ist der Client Hub?

Client Hub ist eine Cloud-basierte Geschäftsverwaltungsplattform, die speziell für Wirtschaftsprüfungsgesellschaften, Buchhaltungsteams, Steuerberatungsfirmen sowie Beratungsteams für Kunden entwickelt wurde. Sie bündelt interne Aufgaben, Kundenanfragen, E-Mails, Nachrichten, Dokumente, Arbeitsstunden sowie Prozesse der Buchhaltungssoftware in einem einzigen Arbeitsraum.

Das Produkt wird von der Firma Client Hub Solutions Inc. aus Florida, USA, betrieben. Das Team arbeitet seit 2017 an der Entwicklung von Lösungen für die Buchhaltungsbranche. Es handelt sich dabei nicht um einen allgemeinen Chatbot, sondern um ein System zur Verwaltung von Buchhaltungsbüros sowie zur Zusammenarbeit mit Kunden – und das mit Hilfe künstlicher Intelligenz.

Eine kurze Beschreibung

Der Client Hub verbindet die Arbeit des Buchhaltungsteams, die ursprünglich in E-Mails, Aufgabentools, Cloud-Speicherplattformen sowie Buchhaltungssoftware verteilt war, mithilfe eines Kundenworkspaces, wiederholbarer Workflows, eines mobilen Kundenportals und KI-Unterstützung.

Hauptfunktionen

Kunden-Arbeitsbereich und Portal

Das Büro kann für jedes Kundenunternehmen einen eigenen Workspace erstellen und die Kundenbenutzer zum Portal einladen. Die Kunden können Anfragen einsehen, Fragen beantworten, Dateien hochladen, Nachrichten senden, auf gemeinsam genutzte Dateien zugreifen und elektronische Signaturen erstellen.

• Jedes Kundenunternehmen verfügt über einen eigenen Arbeitsbereich, der eine Trennung von Daten und Kommunikation ermöglicht.
• Client Tasks können gleichzeitig Antworten, Dateien und Bestätigungen der Erledigung sammeln.
• Sicherheitsnachrichten verknüpfen die Kundenkommunikation mit bestimmten Kunden und Aufgaben.
• Der Dateimanager speichert die internen Unternehmensdateien sowie die mit Kunden geteilten Dateien zentral.
• Interne Ordner sind nur für autorisierte Mitglieder der Kanzlei sichtbar.
• Kunden können Anfragen über mobile Geräte bearbeiten, wodurch die Wartezeit, bis sie sich am Computer anmelden müssen, verkürzt wird.

Arbeitsabläufe im Büro und Job-Management

Die Plattform stellt die monatliche Buchführung, die vierteljährlichen Überprüfungen, die Steuererklärungen sowie die Aufgaben im Zusammenhang mit Neueinstellungen und Aufräumarbeiten als „Jobs“ dar. Das Team kann für verschiedene Dienstleistungen Vorlagen, wiederkehrende Intervalle, Fristen, Verantwortliche sowie Unteraufgaben erstellen und diese anschließend in großer Anzahl auf Kunden anwenden.

• Erstellen Sie einmalige, wiederkehrende und tägliche Aufgaben sowie legen Sie Fristen entsprechend dem Service-Rhythmus fest.
• Verwenden Sie die Karten- oder Listenansicht, um den Status, Fälligkeitsdaten und unerledigte Aufgaben anzuzeigen.
• Platzieren Sie Teamaufgaben, Kundenaufgaben, Nachrichten und Dateien im selben Job-Kontext.
• Durch Massenoperationen werden denselben Vorlagen an mehrere Kunden zugewiesen.
• Notizen zu den Besprechungen machen und die weiteren Aufgaben in nachvollziehbare Arbeitsaufträge umwandeln.
• Verwenden Sie „Auf die Spitze setzen“, Filter und Dashboards, um die täglichen Prioritäten zentral zu verwalten.

Magic Workflow und Erstellung von AI-Aufgaben

Magic Workflow ermöglicht es den Nutzern, einen Service oder einen Prozess zu beschreiben. Anschließend erstellt die KI die Struktur der Aufgaben sowie die erforderlichen Unteraufgaben. Das Team sollte das erzeugte Material als Entwurf verwenden und anschließend die Verantwortlichkeiten, die Reihenfolge sowie die Fristen anhand der Standards des Unternehmens, der geltenden Vorschriften sowie der Vereinbarungen mit den Kunden überprüfen.

E-Mail-Synchronisierung und Magic Emails

Der Client Hub kann mit E-Mails von Google Mail oder Microsoft 365 verbunden werden, um die Kunden-E-Mails in der Plattform anzuzeigen und daraus Aufträge zu erstellen. Magic Reply ermöglicht es, Antworten vorzuschreiben, lange E-Mail-Wechsel zusammenzufassen, Texte zu kürzen oder den Ton anzupassen.

Die E-Mail-Synchronisierung ermöglicht es dem Team, den Kontext im Zusammenhang mit den Kunden zu sehen. Doch AI-Entwürfe können immer noch Anhänge, Zusagen oder fachliche Beurteilungen übersehen. Bevor Informationen zu Themen wie Steuern, Finanzen, Verträgen und Zahlungen versandt werden, müssen sie von der zuständigen Person überprüft werden.

Magic Client Aufgaben und Nachrichten

Benutzer können in natürlicher Sprache beschreiben, was der Kunde erledigen soll, wodurch die KI einen vollständigeren Anfragetext sowie Anweisungen zur Ausführung erstellen kann. Diese Funktion kann ebenfalls dabei helfen, Nachrichten an Kunden zu formulieren, indem sie die Wiederholung von Informationen zu Formatvorgaben, Fristen und nächsten Schritten reduziert.

KI-Suche, Zusammenfassungen und intelligente Erkenntnisse

Die Beschreibung der AI-Seite besagt, dass sie Fragen in E-Mails, Konferenzprotokollen, internen Notizen und Dokumenten beantworten kann. Zudem kann sie die Handlungspunkte aus Konferenzen zusammenfassen, den Inhalt von Dokumenten übersichtlich darstellen sowie die Stimmung bei Kundeninteraktionen analysieren. Der Umfang der Funktionen, die Berechtigungen, die Zeitpunkte der Indizierung sowie die Art der Ergebnisreferenzierung sollten in einem echten Konto überprüft werden.

Magic Books Review – Monatsende-Überprüfung

Die Magic Books Review arbeitet mit Daten aus QuickBooks oder Xero und kann ungleiche Kosten, Transaktionen zu übergeordneten Konten, fehlende Empfänger sowie abweichende Auswertungen feststellen. Sie dient als erstes Werkzeug zur Überprüfung und zum Erkennen von Problemen, kann jedoch die Überprüfung durch Buchhalter, die Grundlage für Anpassungen oder die endgültige Freigabe nicht ersetzen.

Finanzberichte und Kundeninterpretation

Die Plattform kann Finanzberichte an Kunden bereitstellen und mithilfe von KI die wichtigsten Veränderungen in den Gewinn- und Verlustrechnungen sowie in der Bilanz in leicht verständliche Zusammenfassungen übersetzen. Vor der offiziellen Zusendung sollten Zeitraum, Berechnungsweise, abweichende Posten und Schlussfolgerungen überprüft werden, um zu vermeiden, dass Zusammenhänge fälschlicherweise als Ursachen dargestellt werden.

Integration mit QuickBooks Online

Der Client Hub bietet eine tiefe Integration mit QuickBooks Online für die Buchhaltungsprozesse. Kunden können in ihrem Arbeitsbereich Fragen zu ungeordneten Ausgaben oder Einzahlungen beantworten, die Ergebnisse überprüfen und anschließend wieder zu ihren Buchhaltungsdaten zurückkehren. Das Team kann außerdem Buchprüfungen durchführen, Berichte erstellen sowie die Prozesse für W-9- und 1099-Formulare verwalten.

Xero-Integration

Die Xero-Verbindung ermöglicht es, Kunden mit Workflows zu verknüpfen sowie Situationen wie unklassifizierte Transaktionen zu bewältigen. Die verfügbaren Funktionen unterscheiden sich nicht vollständig von denen der QuickBooks-Version; bei der Anschaffung sollte daher jeweils auf der Grundlage des tatsächlichen Buchungssystems getestet werden.

Arbeitszeit, Budget und Dashboard

Das Team kann die Arbeitsstunden in Job-Dokumenten erfassen und über das Dashboard nach Benutzer, Kunde oder Datum filtern. Die Ergebnisse der Arbeitsstunden können dazu verwendet werden, tatsächlich aufgewendete Zeit mit dem Budget zu vergleichen, wodurch das Büro ineffiziente Prozesse sowie Rückstände erkennen kann.

Dokumentenverwaltung und elektronische Signatur

Der Dateimanager dient dazu, Kundenunterlagen zentral zu sammeln, zu teilen und zu verwalten. Die Funktion zur elektronischen Signierung wird von SignWell bereitgestellt. Die Benutzer können im Client Hub eine Signierung initiieren, den Status überprüfen und Benachrichtigungen bei Abschluss der Signierung erhalten. Die Gültigkeit der Signierung sowie die Anwendbarkeit auf die jeweiligen Dokumente müssen jedoch weiterhin gemäß den lokalen Gesetzen bestimmt werden.

Vollständiger Arbeitsablauf

1. Für jedes Kundenunternehmen wird ein Workspace erstellt, Kontakte importiert und die Ordnerstruktur konfiguriert.
2. Kunden werden eingeladen, das Portal zu betreten, wobei bestätigt wird, dass sie nur auf ihre eigenen Nachrichten und Dateien zugreifen können.
3. Erstellen Sie Job-Vorlagen und wiederkehrende Zyklen für die monatliche Buchführung, Steuererklärungen oder Beratungsdienste.
4. Verteilen Sie Vorlagen in Gruppen an Kunden und legen Sie Verantwortliche, Fristen sowie interne Kontrollpunkte fest.
5. Verbinden Sie die E-Mail-Adresse des Büros, um Kunden-E-Mails, Entwürfe für Antworten sowie Aufgaben in einem einheitlichen Kontext zu halten.
6. Verbinden Sie bei Bedarf QuickBooks Online oder Xero und überprüfen Sie die Datenerfassung mit Testkunden.
7. An Kunden Aufgaben senden, Antworten, Dokumente, elektronische Signaturen sowie Beschreibungen von ungeordneten Transaktionen sammeln.
8. Im Jobs Dashboard werden die Aufgaben des Büros, die Anfragen der Kunden sowie die überfälligen Arbeiten verfolgt.
9. Inhalt wird mithilfe von KI erstellt oder zusammengefasst, anschließend von Buchhaltern überprüft, um die Aufgabe abzuschließen.
10. Überprüfen von Arbeitszeit, Budget und anstehenden Daten, um das Template sowie die Personaleinteilung für den nächsten Zyklus anzupassen.

Einführungstutorial zur Benutzung

Aufbau der Infrastruktur der Kanzlei

1. Buchen Sie eine Produktvorführung und beantragen Sie einen geführten Testlauf, wobei Sie 3 bis 5 nicht sensiblen Pilotkunden auswählen.
2. Erstellen oder in Gruppen importieren von Kunden-Workspaces sowie Ergänzung von Kundenkontakten und Servicearten.
3. Einstellen von Standardordnern, Firmenlogo, Einladungse-Mails und benutzerdefinierten Feldern.
4. Weisen Sie den Teammitgliedern Rollen zu und begrenzen Sie den Umfang der Kunden sowie Aufgaben, die sie sehen können.
5. Verwenden Sie vor dem Versenden der Einladung ein Testkonto, um den tatsächlich sichtbaren Inhalt des Kundenportals zu überprüfen.

Erstellen von wiederholbaren Workflows

1. Listen Sie die Dienste auf, die eine stabile Wiederholung erfordern, wie beispielsweise monatliche Abrechnungen, Mehrwertsteuer oder jährliche Steuererklärungen.
2. Wählen Sie in den Vorlagen zwischen von KI erzeugten, manuell erstellten oder integrierten Vorlagen als Ausgangspunkt.
3. Trennen Sie die internen Aufgaben von den Kundenaufgaben und legen Sie für jeden Schritt einen Verantwortlichen sowie Fristen fest.
4. Fügen Sie die Schritte zur Behandlung von fehlenden Daten, Verzögerungen seitens der Kunden sowie bei Rücksendungen zur Überprüfung hinzu.
5. Erst wird für einen Kunden ein Job erstellt und vollständig durchgeführt, anschließend werden sie in Massen an andere Kunden zugeteilt.
6. Nach Abschluss eines Zyklus wird das Template anhand der tatsächlichen Arbeitsstunden und vergessener Punkte überarbeitet.

Verbindung von E-Mail-Adresse und Buchhaltungssoftware

1. Verbinden Sie sich über die Inbox mit Google Mail oder Microsoft 365 und überprüfen Sie den Synchronisierungsumfang.
2. Der Test erstellt eine Aufgabe aus einer E-Mail des Kunden, generiert eine Magic Reply und protokolliert den Kontext.
3. Verbinden Sie sich mit einem Testunternehmen für QuickBooks Online oder Xero – beginnen Sie nicht direkt mit Konten mit hohem Risiko.
4. Überprüfen Sie die Zuordnungsbeziehungen zwischen Kunden, Konten, Transaktionen und Workspace.
5. Testen Sie die Kundenantworten, die Überprüfungen durch Buchhalter sowie die Aktualisierungen der Kontobücher mithilfe simulierter, unklassifizierter Transaktionen.
6. Erst nach der Überprüfung der Berechtigungen, der Audits, des Trennens der Verbindung sowie der Wiederherstellung bei Fehlern sollte die Nutzung ausgeweitet werden.

Für welche Benutzer geeignet

• Unabhängige Buchhaltungsprofis: Zentrale Verwaltung von Kunden, Dokumenten und wiederkehrenden Aufgaben mit einer Einzelbenutzer-Lösung.
• Wirtschaftsprüfungsgesellschaften: Einheitliche Aufgaben, Fristen, Teamzusammenarbeit und Wartezeiten für Kunden.
• Steuerbehörde: Sammelt Unterlagen, Unterschriften und Kundenantworten sowie verfolgt den Steuererklärungsprozess.
• CAS- und CAAS-Teams: Sie verbinden die Monatsabschlüsse, Berichte sowie die Kommunikation mit Kunden zu einem kontinuierlichen Service.
• Outsourcing von Controller- oder CFO-Teams: Verwaltung von periodischen Berichten und Beratungsaufgaben nach Kunden.
• Fern- und hybride Teams: Reduzierung der Arbeit, die in E-Mails, Cloud-Speichern und persönlichen Aufgabenlisten verstreut ist.
• QuickBooks ProAdvisor-Team: Direkte Verbindung zu ungeordneten Transaktionen, Monatsabschlüssen und dem 1099-Verfahren.
• Buchhaltungsteam mit Xero: Reduzierung der Kommunikationswege durch Integration und Kundenportal.

Typische Anwendungsszenarien

• Monatlich werden von Dutzenden von Kunden Bankbelege, Antworten auf Fragen sowie fehlende Unterlagen eingeholt.
• Die Quartals- und Jahressteuererklärungen in interne Schritte, Kundenanfragen und Überprüfungsphasen aufteilen.
• Erstellen Sie direkt aus Kunden-E-Mails Aufgaben, um zu vermeiden, dass Anfragen in der persönlichen Postbox landen.
• Ermöglichen Sie es den Kunden, Dateien über ihr Handy hochzuladen, Fragen zu beantworten und Unterschriften abzugeben.
• Gleichzeitige Zuweisung des gleichen Monatsabschluss-Workflows an mehrere Kunden.
• Nachdem unklassifizierte Transaktionen in QuickBooks entdeckt wurden, wird der entsprechende Kunde um eine Erklärung gebeten.
• Mit KI werden Kundene-Mails, Workflows und Anfragen für Unterlagen erstellt, die anschließend von Fachleuten überprüft werden.
• Vergleichen Sie den Job-Budget mit der tatsächlichen Arbeitszeit, um Dienstleistungen zu identifizieren, die neu bewertet oder optimiert werden müssen.

Vorteile des Produkts

• Entworfen für Buchhaltungs- und Rechnungsführungsbüros, können Kundenaufgaben mit internen Aufgaben miteinander verbunden werden.
• Es gibt keine gesonderten Obergrenzen für die Anzahl der Kunden und den Speicherplatz für Dokumente im Rahmen der öffentlichen Pakete; die Kosten werden hauptsächlich nach der Anzahl der Nutzer der Kanzlei berechnet.
• Die Benutzererfahrung auf Webseiten sowie bei iOS- und Android-Geräten umfasst die Verarbeitung von Nachrichten, Aufgaben und Dateien.
• Die Integration von QuickBooks Online umfasst ungeordnete Transaktionen, Monatsabschlüsse, Berichte sowie 1099-Formulare.
• Die integrierte KI nutzt den Kontext von E-Mails, Aufgaben, Notizen und Dateien und bietet nicht nur ein leeres Chatfeld.
• Workflows, Portale, E-Mails, Arbeitsstunden, elektronische Signaturen und Dokumente sind in einem einzigen System zusammengefasst.
• Es wird eine 14-tägige Probephase angeboten, wobei echte Pilotkunden sowie eine Verbindung zu Buchhaltungssoftware möglich ist.
• Rollenrechte, Sitzungsüberwachung, Zwei-Faktor-Authentifizierung und interne Ordner tragen zur Kontrolle des Zugriffs bei.

Einsatzbeschränkungen und Hinweise

• Das Produkt ist hauptsächlich für den englischsprachigen Markt bestimmt; es gibt weder eine offizielle chinesische Benutzeroberfläche, noch ein chinesisches Hilfesystem oder Garantien für chinesische Kundenservice.
• Solopreneur erlaubt nur Einzelpersonenunternehmen und bietet nur ein Jahresabonnement an.
• Die fortgeschrittenen Integrationen von QuickBooks und Xero sind mit höheren Kosten verbunden – man sollte daher nicht nur die Preise für die Basisversionen vergleichen.
• Die öffentlichen Preise richten sich nach den Gebühren für die Nutzer der Kanzlei; mit der Erweiterung des Teams steigen die Abonnementkosten linear an.
• Die von KI erzeugten Ausgaben werden in ihrem aktuellen Zustand bereitgestellt und können ungenau, unvollständig oder veraltet sein; sie ermöglichen keine eigenständige Entscheidungsfindung in buchhalterischen und steuerlichen Angelegenheiten.
• Die Bestimmungen garantieren lediglich angemessene Anstrengungen, um KI-Dienste zu wählen, die nicht mit Kundendaten trainiert werden, und stellen keine absolute Garantie dar.
• Kunden-E-Mails, Finanzdokumente und Transaktionsinformationen gelangen in Drittanbieter-Cloud-Dienste sowie in integrierte Datensysteme.
• Die Testversion kann Anforderungen an Zahlungsinformationen haben und kann nach Ablauf automatisch in ein kostenpflichtiges Abonnement umgewandelt werden.
• Sofern das Gesetz nichts anderes vorschreibt, sind die Abonnementsgebühren nicht rückerstattbar. Vor der Stornierung müssen der Abrechnungszeitraum sowie die Exportierung der Daten bestätigt werden.
• Die Plattform stellt keine offenen Entwickler-APIs oder SDKs zur Verfügung, was sie für Teams, die auf eine tiefgehende Erweiterung durch eigene Code-Entwicklung angewiesen sind, ungeeignet macht.
• Die Überprüfung durch KI am Monatsende kann nur potenzielle Probleme aufzeigen; die endgültige buchhalterische Entscheidung sowie die Anpassungen in den Büchern müssen weiterhin von Menschen vorgenommen werden.
• Elektronische Signaturen, Zapier sowie andere Integrationen mit Drittanbietern können durch die jeweiligen Kontoeinstellungen, Preise und Bedingungen eingeschränkt sein.

Preise und Pakete

Im Folgenden sind die am 21. August 2026 festgestellten Preise in US-Dollar aufgeführt. Auf der offiziellen Website werden sowohl die jährliche als auch die monatliche Zahlungsmöglichkeit angezeigt. Für die grundlegende Version von Practice Manager sowie für die Versionen mit Integrationen von QuickBooks und Xero wird derselbe Paketname verwendet. Die Tabelle zeigt die Leistungen übersichtlich aufgeschlüsselt.

Was ist in allen Abonnements enthalten?

• Unbegrenzte Anzahl an Kunden, es wird nicht nach der Anzahl der bedienten Kunden abgerechnet.
• Unbegrenzter Dateispeicher – es wird ausdrücklich angegeben, dass es keine Obergrenzen bezüglich der Dateigröße oder der Anzahl der Dateien gibt.
• KI-Funktionen wie Magic Workflow, Magic Emails usw.
• Kundenportal, Mobile-Apps, Nachrichten, Dateien und elektronische Signaturen.
• Kundensupport, Schulungen und Lernaktivitäten bei der Client Hub Academy.
• Es gibt keine offiziell aufgelisteten Einrichtungskosten oder versteckten Zusatzkosten.

Probemonat, Verlängerung und Rückerstattung

Auf der Preisseite der offiziellen Website wird in der Regel eine 14-tägige kostenlose Testversion angeboten. Während der Demonstration, des Tests sowie der Probephase werden keine Gebühren erhoben. Es kann vorkommen, dass zur Nutzung der Testversion Angaben zu Zahlungsmethoden erforderlich sind. Falls bereits eine Zahlungsmethode hinterlegt ist, kann die Verbindung nach Ablauf der Probephase automatisch auf eine kostenpflichtige Nutzung umgestellt werden – es sei denn, man kündigt dies im Voraus.

Die Abonnementgebühren werden monatlich oder jährlich im Voraus bezahlt und automatisch verlängert. Die Gebühren können am Ende des jeweiligen Zeitraums angepasst werden. Mit Ausnahme gesetzlicher Vorgaben oder Rechenfehlern werden die bereits gezahlten Abonnementgebühren in der Regel nicht rückerstattet. Wenn ein Mitglied das jährliche Abo beendet, kann laut den FAQ-Antworten auf der Website die nicht genutzte Zeit prozentual erstattet werden.

Versionsschiede

Auf der offiziellen Website werden in einigen Funktionslisten dieselben Informationen mehrfach angezeigt. Deshalb sollte man vor dem Kauf vom Verkäufer genau festlegen lassen, um welche Aspekte der Integration der Buchhaltungssoftware es geht. Die tatsächlichen Preise, Steuern, Regelungen bezüglich der Nutzerrechte sowie weitere Bedingungen sind auf der Zahlelseite sowie im Vertrag festgelegt.

Support-Plattformen und Integration

APIs, SDKs und Open Source

Bei dieser Überprüfung wurden weder die für Entwickler zugänglichen REST-API-Dokumente von Client Hub, noch Selbstbedienungs-API-Schlüssel, Webhook-Vorgaben oder offizielle SDKs in den jeweiligen Programmiersprachen gefunden. Die Zapier-Integration kann zur Automatisierung von Aufgaben wie der Erstellung und Aktualisierung von Kundenkonten verwendet werden, entspricht aber nicht einer vollständigen, öffentlich zugänglichen Entwickler-API.

Ebenso wurden weder eine offizielle GitHub-Organisation, ein Quellcode-Repository noch eine Open-Source-Lizenz gefunden, die dieser Produktlinie zugeordnet werden könnten. Die Client-Hub-Webplattform, die mobilen Anwendungen sowie die AI-Funktionen gehören zu kommerziellen, geschlossenen Services; Drittanbieter-Projekte mit demselben Namen können daher nicht als deren offizieller Code angesehen werden.

Privatsphäre und Datensicherheit

Der Kunde behält das Eigentum an den hochgeladenen Inhalten. Er erteilt Client Hub eine eingeschränkte Lizenz, die Inhalte zum Betrieb und zur Verbesserung der Dienste zu nutzen, zu kopieren, zu übertragen, zu speichern und zu sichern. Wenn das Unternehmen Daten von Kunden, Mitarbeitern und Kontakten hochlädt, ist es in der Regel der Datenverantwortliche, während Client Hub als Auftragsverarbeiter unter seinen Anweisungen handelt.

Die Plattform sammelt Kontoinformationen, Rechnungen, technische Daten, Nutzungsinformationen, Kommunikationsdaten sowie von Nutzern eingereichte Inhalte und kann diese mit Dienstleistern für Hosting, Analyse, Support, Zahlungen und andere notwendige Aufgaben teilen. Die Daten von Nutzern außerhalb der USA und Kanadas können in diese beiden Länder übertragen, gespeichert und verarbeitet werden.

• Für die Anwendungslogik wird Google Cloud Platform genutzt, für die Dateispeicherung Amazon Web Services.
• Für den Datentransfer wird TLS 1.2 oder eine neuere Version verwendet, und die gespeicherten Dateien werden mit 256-Bit-Verschlüsselung geschützt.
• Die Datenbank wird mit Firewalls und VPC-Regeln vor unbefugtem Zugriff von außen geschützt.
• Die Benutzerdaten werden täglich gesichert, und es gibt Prozesse für die Erkennung, Klassifizierung, Kommunikation und Behebung von Problemen.
• Eine kleine Anzahl von notwendigen Mitarbeitern hat mit minimalem Zugriffsrecht auf Produktionsdaten – der Zugriff erfordert mehrfache Authentifizierung und wird überwacht.
• Das Konto kann mit der zweistufigen SMS-Authentifizierung aktiviert werden, und es ist möglich, die IP-Adresse, die Gerätesitzungen sowie das Fernstoppen von Sitzungen anzuzeigen.
• Die Rollenrechte können den Zugang der Mitarbeiter zu bestimmten Kunden, Dateien oder Aufträgen einschränken.
• Benutzer können die Ansicht, Korrektur oder Löschung ihrer personenbezogenen Daten beantragen, doch gesetzliche Verpflichtungen können eine weitere Aufbewahrung einiger Unterlagen erfordern.
• Die Datenschutzrichtlinie gibt keinen einheitlichen, festgelegten Zeitraum für die Löschung aller Geschäftsdaten an.
• Die Website gibt an, dass keine persönlichen Daten verkauft werden, liefert diese jedoch weiterhin an Dritte, die für den Betrieb der Dienste benötigt werden.

Was muss man bei der Verwendung von KI-Daten beachten?

In den Dienstbedingungen steht, dass Client Hub alle vernünftigen Anstrengungen unternehmen wird, um sicherzustellen, dass Kundendaten nicht für die Trainierung von KI-Modellen verwendet werden. Gleichzeitig übernimmt Client Hub jedoch keine Garantie für die Verarbeitung von Daten durch Drittanbieter für KI-Dienste. Es handelt sich dabei nicht um eine absolut garantierte Abwesenheit von Trainingsszenarien; vor der Verarbeitung von Steuernummern, Bankdaten oder anderen Dokumenten, die unter Vertraulichkeitspflichten stehen, sind weitere vertragliche Vereinbarungen erforderlich.

Wie soll eine konforme Formulierung verstanden werden?

Auf der Sicherheitsseite wird erklärt, dass der Cloud-Anbieter über mehrere ISO- und SOC-Zertifizierungen verfügt. Zudem wird erwähnt, dass die Plattform von von Intuit ausgewählten Sicherheitspartnern geprüft wird. In den öffentlich zugänglichen Informationen werden keine konkreten SOC 2- oder ISO-Zertifizierungsnummern für den Client Hub angegeben. Daher kann die Zertifizierung des Cloud-Anbieters nicht direkt als Zertifizierung des Produkts selbst angesehen werden.

Sicherheitsliste vor dem Go-Live der Kanzlei

1. Zeichnen Sie den Datenfluss zwischen E-Mail-Postfächern, Kundenportalen, Buchhaltungssystemen, Zapier und KI-Diensten.
2. Bestätigen Sie die Rollen der Daten im Vertrag, die Unterauftragsverarbeiter, die Speicherregionen sowie die Methoden der grenzüberschreitenden Übertragung.
3. Für Administrator:innen, Mitarbeiter:innen und Kunden werden minimale Berechtigungen, mehrfaktorische Authentifizierung sowie Prozesse für den Austritt konfiguriert.
4. Verwenden Sie gedämpfte Daten, um E-Mails, Dateizusammenfassungen und Buchrezensionen mit KI zu überprüfen.
5. Bestätigen Sie die Vorgehensweisen bei der Wiederherstellung von Backups, der Exportierung von Daten, Anfragen zur Löschung sowie nach Beendigung des Vertrags.
6. Erkundigen Sie sich bei dem Lieferanten nach den aktuellen Bedingungen für Sicherheitsaudits, Penetrationstests und Benachrichtigungen bei Vorfällen.
7. Einführung von Regeln für die manuelle Überprüfung der AI-Ergebnisse, die Meldung von Fehlern sowie das Verbot der Verarbeitung sensibler Daten.

Grundlegende Informationen

Empfehlungswert

Die Bewertung liegt bei 4,4 von 5 Punkten. Client Hub versteht die Wartezeiten der Kunden in Wirtschaftsprüfungsbüros, wiederholte Aufgaben, E-Mails sowie die Workflows in QuickBooks sehr gut. Zudem vereint es das Kunden-Portal mit den internen Abläufen in einem einzigen System.

Die Hauptmängel sind die hohen Kosten für Teamplätze, die notwendige Integration von Buchhaltungssoftware zu hohen Preisen, eine unklare Chinesisch-Unterstützung sowie das Fehlen offener APIs. Organisationen, die sensible Finanzdaten verarbeiten, sollten bei den Einkäufen zudem die Konformität von Drittanbieter-KI-Systemen, die Datenspeicherung sowie die Konformität des Produkts selbst überprüfen.

Häufige Fragen

Was macht der Client Hub?

Es dient zur Verwaltung der Kunden, Aufträge, Fristen, E-Mails, Nachrichten, Dateien, Arbeitsstunden sowie Kundenanfragen in einer Wirtschaftsprüfungsgesellschaft und kann mit QuickBooks Online oder Xero verbunden werden.

Gibt es eine kostenlose Version von Client Hub?

Es gibt kein öffentliches, dauerhaft kostenloses Angebot. Die Website bietet in der Regel eine 14-tägige kostenlose Probephase mit Anleitung; Inhalt und Dauer dieser Probephase können sich ändern.

Ist für einen Probemonat eine Zahlungsmethode erforderlich?

Auf der Preiseite wird betont, dass Demonstrationen und Probemonate kostenlos sind. In den Allgemeinen Bedingungen heißt es jedoch, dass für Probemonate möglicherweise Zahlungsinformationen erforderlich sind. Falls bereits eine Verbindung hergestellt wurde, kann der Probemonat nach Ablauf automatisch in einen kostenpflichtigen Service umgewandelt werden. Deshalb sollten die entsprechenden Hinweise bei Start beachtet werden.

Wie viel kostet der Client Hub?

Die jährliche Mitgliedschaft für Solopreneure kostet 49 US-Dollar pro Monat – und gilt nur für einen einzelnen Benutzer. Die Basisversion für Teams kostet 59 US-Dollar pro Benutzer pro Monat; die monatliche Zahlungsmöglichkeit liegt bei 79 US-Dollar. Die Versionen mit Integration von QuickBooks und Xero kosten jeweils 79 US-Dollar bzw. 99 US-Dollar. Entscheidend sind dabei die Angaben auf der Zahlungsseite.

Wird das Paket nach der Anzahl der Kunden berechnet?

Nein. Der öffentliche Preis wird nach den Nutzern der Kanzlei oder den Teammitgliedern berechnet und beinhaltet unbegrenzte Anzahl von Kunden; das Hinzufügen weiterer Kunden führt nicht zu zusätzlichen Gebühren.

Unterstützt der Client Hub Chinesisch?

Es gibt weder eine offizielle chinesische Benutzeroberfläche noch ein chinesisches Hilfesystem oder die Zusage einer lokalisierten Kundenservice-Unterstützung. Ob chinesische Kundendaten in KI-Zusammenfassungen und Entwürfen zuverlässig verarbeitet werden können, muss im Testbetrieb praktisch getestet werden.

Unterstützt der Client Hub Handys?

Unterstützung für iOS- und Android-Apps. Kunden sowie Mitarbeiter des Unternehmens können auf ihrem Handy Nachrichten, Aufgaben, Dateien und Links verarbeiten; komplexe Einstellungen eignen sich jedoch weiterhin besser für die Webversion.

Kann der Client Hub mit QuickBooks und Xero verbunden werden?

Das ist möglich, doch eine tiefgehende Integration von Buchhaltungssoftware kommt mit einem höheren Preis verbunden. QuickBooks umfasst Funktionen für unklassifizierte Transaktionen, Monatsabschlüsse, Finanzberichte sowie Verarbeitung von 1099-Dokumenten; Xero bietet hingegen nur eine begrenzte Anzahl an Funktionen.

Wird KI Buchhalter ersetzen, um Prüfungen durchzuführen?

Nein. Magic Books Review, E-Mail-Entwürfe und intelligente Zusammenfassungen können nur dabei helfen, Probleme zu erkennen und den Inhalt vorzubereiten. Die endgültige Prüfung der Buchhaltung, der Steuerangelegenheiten sowie der Kommunikation mit Kunden muss jedoch weiterhin von qualifizierten Personen durchgeführt werden.

Wird Kundendaten zur Schulung von KI verwendet?

Die Bestimmungen besagen lediglich, dass angemessene Anstrengungen unternommen werden, um KI-Dienste ohne Verwendung von Kundendaten zu nutzen, und schließen eine Haftung für die Verarbeitung durch Dritte aus. Organisationen, die eine strenge Garantie ohne Training benötigen, müssen einen schriftlichen Vertrag sowie Beschreibungen der Unterauftragnehmer und des Datenflusses erhalten.

Bietet der Client Hub eine API?

Es wurden weder offene Entwickler-APIs, SDKs noch Self-Service-Schlüssel gefunden. Die Plattform bietet Zapier sowie verschiedene vorgefertigte Integrationen an, doch diese Funktionen entsprechen nicht einer vollständig offenen API.

Ist Client Hub Open Source?

Es handelt sich um kein Open-Source-Produkt – es gibt weder ein offizielles Quellcode-Repository noch eine Open-Source-Lizenz. Die Webplattformen, mobilen Anwendungen sowie die KI-Funktionen gehören zu kommerziellen Dienstleistungen.

Wird bei Kündigung eine Rückerstattung geleistet?

Sofern das Gesetz keine andere Vorschrift trifft oder es zu Fehlern in den Rechnungen kommt, werden die Abonnementsgebühren in der Regel nicht rückerstattet. Wenn Mitglieder des Jahresabonnements aussteigen, besagt die Website, dass die nicht genutzte Zeit proportional erstattet werden kann – es gelten jedoch weiterhin die Bestimmungen der Rechnung und des Vertrags.

Zusammenfassung

Der Client Hub eignet sich für Buchhaltungs-, Rechnungswesen- und Steuerabteilungen, die ihre internen Aufgaben mit den Reaktionen der Kunden effektiv verbinden möchten. Er ist insbesondere geeignet für Organisationen, die häufig QuickBooks Online nutzen, ständig Kundendaten sammeln müssen und den E-Mail-Austausch minimieren wollen.

Bei der Auswahl sollte man gleichzeitig den Preis pro Stelle, die Ebene der Buchhaltungsintegration, die Verwendungsrate bei Kunden sowie die Kosten für die Datenverwaltung vergleichen. Es wird empfohlen, zunächst mit einer kleinen Anzahl echter Kunden einen monatlichen Ablauf auszuprobieren, bevor man entscheidet, ob eine Umstellung auf alle Kunden durchgeführt werden soll.