Tana

Was ist Tana?

Tana ist ein Arbeitsbereich, der KI-gestützte Meetings, Dokumente, Aufgaben sowie strukturiertes Wissen miteinander verbindet. Er kann Meetings auf der Plattform aufzeichnen und gleichzeitig Zoom-, Microsoft Teams- sowie Google Meet-Meetings erfassen, ohne dass Roboter dem Raum beitreten müssen.

Im Jahr 2026 wird das ursprüngliche Wissensmanagement-Produkt offiziell in Tana Outliner umbenannt. Gleichzeitig wird eine neue Version von Tana eingeführt, die stärker auf Teamzusammenarbeit und intelligente Meetingfunktionen ausgerichtet ist. Beide Versionen können über Remote MCP miteinander verbunden werden – doch ihre Zielgruppe, Benutzeroberfläche sowie Preise müssen separat betrachtet werden.

Hauptfunktionen der neuen Version von Tana

• KI-Konferenz:Es werden Videoanrufe, Echtzeit-Transkriptionen sowie Zusammenfassungen nach den Meetings bereitgestellt.
• Botless Meeting Agent：Aufzeichnen von Meetings im Hintergrund von Zoom, Teams und Google Meet, ohne Roboter-Teilnehmer hinzuzufügen.
• Automatische Erstellung von Aufgaben:Ordnen Sie die Diskussionen in Dokumente, Entscheidungen, Aufgaben und zu prüfende Vorschläge ein.
• Wissensgraphen:Personen, Projekte, Meetings, Kunden und Aufgaben als verknüpfbare, strukturierte Inhalte speichern.
• Agenten und Fähigkeiten:Lassen Sie die KI den wiederkehrenden Nachbesprechungsprozess im Teamkontext durchführen.
• Integration:Verbindet HubSpot, Jira, Linear, GitHub und andere Arbeitssysteme.
• MCP：Kompatible Clients wie Claude lesen die Meetings und Aufgaben und schreiben vorgeschlagene neue Inhalte zurück an Tana.
• Mensch-Maschine-Überprüfung:KI kann vor dem Einbetten in externe Workflows als Vorschlag dienen, der nach Bestätigung durch den Benutzer umgesetzt wird.

Kernfähigkeiten von Tana Outliner

• Node-basiertes Gliederungsschema:Alle Informationen können zu skalierbaren, referenzierbaren und wiederverwendbaren Knoten werden.
• Supertags：Fügen Sie Felder, Vorlagen und Verhaltensweisen zu Knoten hinzu, um gewöhnliche Notizen in strukturierte Objekte zu verwandeln.
• Suche nach Knoten:Inhalt dynamisch nach Tags, Feldern, Beziehungen, Datumsangaben und Bedingungen zusammenfassen.
• Mehrere Ansichten:Wechseln Sie dieselbe Gruppe von Knoten in Formen wie Liste, Tabelle, Karte oder Kalender um.
• AI-Befehle und Chat:Zusammenfassung, Umformulierung, Extraktion von Feldern, Suche in Webseiten und Verarbeitung von Wissensgraphen.
• Spracherkennung:Auf iOS und Android Aufnahmen von Sprache, Bildern und Texten erstellen und automatisch Supertag anwenden.
• Offline-Desktop-Version:Desktop-Anwendungen können auch ohne Internetverbindung weiterhin auf Wissensgraphen zugreifen und sie bearbeiten.
• Local API：Daten im lokalen Desktop-Umfeld lesen und schreiben sowie Workflows für Agenten mit MCP erstellen.

Vergleich der neuen Version von Tana und Tana Outliner

Tana-Preis

Die aktuelle Preisseite für Tana bietet die Versionen Free, Pro, Max und Business an. Auf der Seite werden Early-Bird-Angebote gezeigt; bei den Versionen Pro und Max entsprechen die niedrigeren Preise einer langfristigen Abrechnung, während die höheren Preise einer monatlichen Abrechnung entsprechen. Die genauen Zahlungszyklen sowie die Gültigkeitsdauer der Angebote richten sich nach den Angaben auf der Kaufseite.

Offiziell wird eine 30-tägige Testphase ohne Kreditkarte angeboten. Bei der jährlichen Zahlungsoption besteht außerdem eine 60-tägige Rückgabefrist. Wenn die AI-Credits nicht ausreichen, kann man eine beliebige Anzahl an zusätzlichen Credits erwerben. Der tatsächliche Verbrauch hängt vom verwendeten Modell sowie vom Nutzungsvolumen ab.

Vergleich von Free, Pro, Max und Business

Leitfaden für die Nutzung von AI-Konferenzen

1. Verbinden Sie die verwendbaren Kalender und legen Sie für die Meetings klare Informationen zu Terminen und Teilnehmern fest.
2. Wählen Sie eine integrierte Tana-Konferenz aus oder aktivieren Sie die Aufnahme von externen Konferenzen – überprüfen Sie im Voraus Mikrofon und Aufnahmefunktion.
3. Bei den Sitzungen findet eine normale Diskussion statt, wobei das System die Entscheidungen, Fragen und Aufgaben in Echtzeit transkribiert und erkennt.
4. Nach Abschluss werden Sprecher, Datum, Zahlen, Negationswörter und die Verantwortlichkeiten überprüft.
5. Überprüfen Sie die von KI erzeugten Dokumente und Aufgabenvorschläge, bestätigen Sie sie und fügen Sie sie dann dem Projekt oder externen System hinzu.
6. Verbinden Sie die Besprechungen mit Kunden, Projekten und Zielen, um zu vermeiden, dass die Protokolle zu isolierten Dokumenten werden.

Supertags-Wissensdatenbank-Tutorial

1. Zuerst werden die wiederkehrenden Objekte aufgelistet, wie z. B. Meetings, Personen, Projekte, Aufgaben und Bücher.
2. Erstellen Sie für jede Objektklasse einen Supertag und fügen Sie nur die Felder hinzu, die tatsächlich gefiltert oder wiederverwendet werden müssen.
3. Entwerfen Sie ein kurzes Template, damit neue Knoten automatisch einen Status, einen Verantwortlichen, ein Datum und Beziehungen erhalten.
4. Verwenden Sie Suchknoten, um Inhalte nach Kriterien zusammenzufassen, und wechseln Sie anschließend in die Tabelle-, Liste- oder Kalenderansicht.
5. Passen Sie die Struktur schrittweise an – erstellen Sie nicht auf einmal zu viele Etappen der Klassifizierung, wenn es keine echten Daten gibt.
6. Nach der Extraktion der Felder mit KI werden Stichproben überprüft, um zu vermeiden, dass fehlerhafte Informationen das gesamte Wissensgraphen verschmutzen.

MCP und Anleitungen zur Local API

1. Erstellen Sie in Tana oder Tana Outliner Verbindungen und Token mit minimalem Berechtigungsgrad.
2. Wählen Sie je nach Verwendungszweck Remote MCP, Local API oder die offizielle Integration – geben Sie niemals die Anmeldedaten direkt preis.
3. Zuerst wird die nur für Lesen bestimmte Suche getestet, anschließend werden schrittweise die Funktionen zum Erstellen von Dokumenten, Aufgaben und Knoten freigegeben.
4. Für Schreibvorgänge wird eine Prüfung des Vorschlags durchgeführt, um den Zielbereich, die Felder und die zugehörigen Objekte zu überprüfen.
5. Legen Sie Geschwindigkeits- und Mengenbeschränkungen fest und dokumentieren Sie die durch Automatisierung verursachten Änderungen.
6. Bei Deaktivierung des Workflows werden Token rückgängig gemacht, der Client getrennt und die synchronisierten Daten überprüft.

Support-Plattformen und Integration

• Desktop-Versionen für Windows, macOS und Linux sowie Zugriff über das Web;
• iPhone- und Android-Mobil-, Desktop- sowie Handy-Widgets;
• Außentermine mit Zoom, Microsoft Teams und Google Meet;
• Google Calendar und andere Kalender-Workflows;
• Unternehmenswerkzeuge wie HubSpot, Jira, Linear und GitHub;
• Claude und andere MCP-Clienten verbinden sich mit dem Tana Outliner Remote MCP.

Für welche Benutzer geeignet

• Produkt- und Projektteams:Übertragen Sie die Beschluss der Besprechung direkt in Aufgaben, Dokumente und Nachverfolgung.
• Vertrieb- und Kundenbetreuungsteam:Verbindet Kundentreffen, CRM-Daten und nachfolgende Schritte.
• Manager:Verringerung der Nachbereitung nach Meetings und Beibehaltung des Entscheidungskontexts im Organigramm.
• Forscher und Wissensarbeiter:Komplexe Daten mit Supertags und Suchknoten verwalten.
• Fortgeschrittene Nutzer der Automatisierung:Erweiterung von Workflows über MCP, lokale API und Agenten.
• Große Organisationen:Es sind SSO, Auditing, Kontrollen bezüglich der Speicherung und des Aufbewahrungszeitraums der Daten erforderlich.

Vorteile des Produkts

• Der Inhalt der Konferenz wird direkt in ein strukturiertes Wissensgraphen übertragen, anstatt in isolierten Transkriptdateien zu verbleiben.
• Reduzierung der Störungen durch Roboter bei externen Meetings auf botless-Basis;
• KI-generierte Inhalte können vor der Veröffentlichung zur Prüfung als Vorschlag eingereicht werden, wodurch eine manuelle Kontrolle beibehalten wird;
• Supertags vereint die Flexibilität der Gliederungserfassung mit der Struktur einer Datenbank.
• MCP, API und Geschäftsintegration eignen sich zur Erstellung von Prozessen für intelligente Agenten über verschiedene Tools hinweg;
• Die offiziellen Systeme bieten eine Exportfunktion, sodass man auf seine Daten weiterhin zugreifen kann, auch nach einer Herabstufung oder Aufhebung der Berechtigungen.

Einsatzbeschränkungen und Hinweise

• Die neue Version von Tana existiert neben Tana Outliner – vor dem Kauf sollte man prüfen, zu welchem Produkt die gewünschten Funktionen gehören.
• Free bietet monatlich nur 5 Meetings und 50 AI-Anfragen – das eignet sich nicht für Teams mit hoher Aktivität.
• Max ist teurer und eignet sich für Positionen mit vielen Meetings und einem hohen Bedarf an Agenten.
• Bei der Übersetzung mit KI, der Zusammenfassung und dem Extrahieren von Feldern können Fehler auftreten; wichtige Entscheidungen müssen manuell überprüft werden.
• Sehr freie Supertags können zu übermäßig komplexen Wissensstrukturen führen.
• Die Aufzeichnung von Meetings muss den Zustimmung der Teilnehmer, den Unternehmensrichtlinien sowie den geltenden Gesetzen entsprechen.
• Wenn MCP und die lokale API Schreibrechte haben, kann die automatische Fehlerbehandlung die Daten massiv verschmutzen.

Erläuterungen zu Privatsphäre, Daten und Open Source

Laut der offiziellen Datenschutzerklärung werden Nutzerinhalte nicht ohne Vorankündigung und ohne Möglichkeit zur Ablehnung zur Schulung von KI-Modellen verwendet, und private Inhalte werden ebenfalls nicht ohne Zustimmung oder gesetzliche Verpflichtung abgerufen. Zudem kann Business Richtlinien für Datenschutzvereinbarungen sowie Strategien zur Speicherung und Aufbewahrung von Daten festlegen.

Die Kernprodukte von Tana sowie Tana Outliner sind keine Open-Source-Plattformen. Auf GitHub werden Beispiele für Import-, Export-, Paste- und Input-APIs unter der MIT-Lizenz bereitgestellt, doch diese Repositorien stellen nicht den vollständigen Quellcode des Produkts dar.

Häufige Fragen

Ist Tana kostenlos?

Free kostet 0 US-Dollar und beinhaltet 5 gehostete Meetings pro Monat, ein Kalender sowie 50 AI-Anfragen. Für unbegrenzte Meetings, die Aufzeichnung externer Meetings, vollständige MCP-Funktionen sowie weitere AI-Fähigkeiten sollte man auf Pro upgraden.

Wie viel kostet Tana Pro?

Der aktuelle Referenzpreis für die Langzeitabonnementierung für Frühbucher beträgt 20 US-Dollar pro Benutzer pro Monat, der Referenzpreis für monatliche Zahlungen liegt bei 30 US-Dollar. Rabatte und Abrechnungszyklen können sich ändern; es gelten die Angaben auf der Zahlelseite.

Was ist der Unterschied zwischen Tana und Tana Outliner?

Die neue Version von Tana ist stärker auf Teammeetings, Dokumente, Aufgaben sowie die Zusammenarbeit mit KI-Agenten ausgerichtet. Tana Outliner setzt die bestehenden Knoten, Supertags und Workflows für persönliche Wissensgraphen fort. Beide können über MCP miteinander verbunden werden.

Unterstützt Tana den Offline-Modus?

Die Desktop-Anwendung Tana Outliner verfügt bereits über eine Offline-Funktion, wodurch die Daten nach Wiederherstellung der Verbindung synchronisiert werden können. Der genaue Umfang der Offline-Funktionalitäten in der neuen Team-Version richtet sich nach der aktuellen Client-Version.

Ist Tana Open Source?

Nein, die Kernanwendung sind kommerzielle Produkte. Offiziell open source sind nur einige Import/Export-Tools, API-Beispiele und Hilfsprojekte.