Motion

Was ist Motion?

Motion ist eine Arbeitsmanagement-Plattform, deren Kernfunktion die automatische Planung mithilfe von KI ist. Sie richtet sich an einzelne Fachleute, kleine Teams sowie Unternehmen. Wenn Benutzer Aufgaben hinzufügen, geben sie die Dauer, Fristen, Prioritäten sowie ihre verfügbaren Zeiten und Terminkontexte an. Motion platziert die Aufgaben automatisch in den Kalender und passt sie an, falls es zu Terminänderungen oder Prioritätswechseln kommt.

Motion hat sich inzwischen von einem AI-Kalender zu einer umfassenden Arbeits-SuperApp entwickelt. Sie umfasst Aufgaben, Projekte, Dokumente, Wikis, AI-Chat-Funktionen, Protokolle von Besprechungen, Buchungslinks, ein Dashboard, Funktionen zur Kapazitätsplanung, Zeitverfolgung sowie AI-basierte Mitarbeiterfunktionen. Der wesentliche Unterschied bleibt weiterhin die „aktive Zeitplanung“ – und nicht nur das Erfassen von Aufgaben.

Automatische Terminplanung durch KI

Motion liest den Frei-/Beschäftigungsstatus im verbundenen Kalender und platziert die automatisch planbaren Aufgaben in den entsprechenden Zeitfenstern. Der Algorithmus berücksichtigt die Dauer der Aufgaben, harte oder weiche Fristen, Prioritäten, Arbeitszeiten, Termine sowie bestehende Meetings, um die am selben Tag ausführbaren Zeiträume zu ermitteln.

Wenn der Benutzer Aufgaben verschiebt, beendet oder aufschiebt, oder wenn neue Termine Zeit in Anspruch nehmen, berechnet das System erneut die verbleibende Arbeitszeit. Dadurch wird die manuelle Zeitplanung täglich reduziert, doch der Benutzer muss weiterhin die Dauer der Aufgaben genau schätzen – andernfalls wird der Zeitplan ständig überfüllt und umorganisiert.

Aufgabenverwaltung

Die Aufgabenunterstützung umfasst Titel, Beschreibung, Verantwortliche, Status, Projekt, Priorität, Dauer, Frist, Startdatum, Wiederholungsregeln und Zeitplan. Wiederkehrende Aufgaben können in regelmäßigen Abständen automatisch erstellt und weiterhin geplant werden – ideal für Tagesberichte, Veröffentlichung von Inhalten, Nachbesprechungen und administrative Aufgaben.

Nach Abschluss der Aufgabe gibt das System wieder Kapazität für weitere Termine frei und ordnet die unerledigten Aufgaben neu an. Für tiefgehende Arbeiten, die nicht unterbrochen werden dürfen, sollten angemessene Dauerzeiten sowie feste Fristen festgelegt werden.

Für aufteilbare Aufgaben kann das System dazu autorisiert werden, sie in mehreren Zeitabschnitten zu erledigen.

Kalender-Integration

Motion kann mit Google Calendar, Microsoft Outlook und iCloud Calendar verbunden werden, um Arbeits-, Privat- und Teamkalender zusammen anzuzeigen. Die Ereignisse in „Meine Kalender“ beeinflussen direkt die Planung der Aufgaben.

„Frequently Met With“ dient dazu, schnell den verfügbaren Zeitraum der häufig kooperierenden Partner einzusehen.

Der Benutzer kann den Main Calendar als Standardkalender für neue Termine festlegen. Bei der Verbindung mehrerer Konten sollte darauf geachtet werden, dass derselbe Termin nicht mehrfach synchronisiert wird. Zudem sollte die Sichtbarkeit der privaten Kalender sowie die Berechtigungen zur gemeinsamen Nutzung überprüft werden.

AI Agenda

Die AI-Agenda zeigt in abhängigkeit von der vom System berechneten Priorität die Aufgaben an, die heute erledigt werden müssen, wodurch den Nutzern das ständige Auswählen in der Aufgabenliste erspart bleibt. Wenn sich kurzfristige Ereignisse ergeben, wird die Agenda entsprechend dem Kalender aktualisiert.

Die automatische Sortierung basiert auf den Eingaben des Benutzers und berücksichtigt nicht alle tatsächlichen Kosten. Kundenkrisen, das Warten auf externe Rückmeldungen, der Energielevel sowie die Kosten für den Wechsel zwischen Aufgaben müssen möglicherweise manuell geregelt werden.

Projektmanagement

Motion Projects organisiert Aufgaben, Verantwortliche, Status, Meilensteine, Fristen und Workflows im Workspace und zeigt den Fortschritt über Kanban-, Liste-, Zeitlinien-, Gantt- und Dashboard-Anzeigen. Projektaufgaben können direkt in den persönlichen Kalender jedes Teammitglieds eingefügt werden.

Dadurch wird der Projektplan mit der tatsächlich verfügbaren Zeit in Einklang gebracht. Wenn das Team Aufgaben in großen Mengen an denselben Mitarbeiter verteilt, zeigt das Kapazitätsplanungstool Überlastungen auf. Dennoch müssen die Entscheider den Umfang, die Mitarbeiter oder die Fristen anpassen – der Algorithmus kann keine zusätzlichen Arbeitsstunden schaffen.

AI Project Manager

Ein AI-Projektmanager kann Ziele, SOPs oder Dokumente in Projekte und Schritte aufteilen, um bei der Erstellung von Workflows, bei der Zuweisung von Verantwortlichen sowie bei der Aktualisierung des Fortschritts zu helfen. Beispiele auf der Motion-Website zeigen, wie ein SOP für die Einstellung neuer Mitarbeiter in einen umfassenden Umsetzungsplan umgewandelt werden kann.

Die von KI erstellten Aufschlüsselungen sind in der Regel nur eine erste Version. Abhängigkeiten, Akzeptanzkriterien, Vorschriften, Budgets sowie die tatsächlichen Verantwortlichkeiten innerhalb der Organisation müssen vom Projektleiter überprüft werden. Die erstellte Liste kann daher nicht direkt als Verpflichtung zu einem bestimmten Liefertermin angesehen werden.

Capacity Planning-Team-Kapazität

Business AI bietet eine Planung der Teamkapazitäten, mit der man die verfügbare Kapazität der Teammitglieder unter Berücksichtigung bestehender Meetings, Aufgaben und Arbeitszeiten überblicken kann. Dadurch lassen sich Überlastungen, Unterauslastung sowie Fristengefahren erkennen.

Die Kapazitätsgrafik zeigt nur die in Motion eingegangenen Daten. Kommunikation außerhalb der Meetings, Unterbrechungen bei der Unterstützung, Krankheitstage sowie die Komplexität der Aufgaben werden nicht erfasst – dadurch sind die Prognosen tendenziell zu optimistisch.

Zeitlinie, Gantt und Dashboard

Business AI bietet Timeline und Gantt, fortgeschrittene Dashboards, Berichte sowie Zeitverfolgungsfunktionen, um den Projektumfang, die Beziehungen zwischen Aufgaben, die Leistung des Teams sowie die Unterschiede zwischen Plan und Realität zu überblicken.

Dashboard-Metriken sollten nicht als Maßstab für die Leistungsbewertung dienen. Die Anzahl der abgeschlossenen Aufgaben, die Auslastung des Kalenders sowie die erfassten Arbeitsstunden können allein keine Aussage über die Arbeitstechnik, Innovation und den Beitrag zur Zusammenarbeit liefern.

Docs, Wiki und Notizen

Motion Docs wird zur Erstellung von SOPs, Sitzungsprotokollen, Plänen und Teamwissen verwendet, während Wiki langfristige Referenzmaterialien organisiert. Dokumente teilen den Kontext mit Projekten, Aufgaben und AI-Chat, und Benutzer können den Inhalt der Dokumente direkt in Pläne umwandeln.

Die Berechtigungen für Dokumente sollten mit den Rollen im Workspace und in den Projekten übereinstimmen. Die von KI erstellten Zusammenfassungen und SOPs können Ausnahmen übersehen; formelle Prozesse müssen von den zuständigen Fachleuten genehmigt und in aktualisierter Form aufbewahrt werden.

AI Chat und Writer

AI Chat kann Aufgaben in natürlicher Sprache erstellen, suchen und aktualisieren, nach Projekten und Dokumenten suchen sowie bei der Erstellung, Bearbeitung und Zusammenfassung helfen. Es kann die Aufgaben, Kalender, Projekte und Wissenskontexte in Motion nutzen, um das Kopieren von Informationen zwischen verschiedenen Tools zu reduzieren.

Bevor AI Chat Änderungen vornimmt, muss der Ziel-Workspace, das Datum, der Verantwortliche sowie der Umfang der Auswirkungen überprüft werden. Bei Massenänderungen, Löschungen, externen E-Mails sowie sensiblen Inhalten ist eine manuelle Bestätigung erforderlich.

AI Meeting Notetaker

Motion AI Notetaker kann Meetings aufzeichnen, Transkripte sowie Zusammenfassungen und Handlungsempfehlungen erstellen und Entscheidungen in Motion-Aufgaben umwandeln, die einen Verantwortlichen und ein Datum enthalten, sodass die Ergebnisse der Meetings in den eigentlichen Zeitplan übernommen werden können.

Für die Aufzeichnung von Meetings ist die Zustimmung der Teilnehmer erforderlich, und es müssen die geltenden Gesetze sowie die Unternehmensrichtlinien eingehalten werden. Namen, Zahlen, Zusagen sowie sensible Inhalte sollten anhand der Aufzeichnung überprüft werden; automatische Aktionen können die Bestätigung durch den Verantwortlichen nicht ersetzen.

Booking Links

Der Booking Link bietet eine teilebare Terminseite, die die freien Zeiten anhand eines Echtzeitkalenders anzeigt und Arbeitszeiten, festgelegte Termine, bevorzugte Zeiträume, Pufferzeiten, Vorankündigungen sowie die Überprüfung von Konflikten mit mehreren Kalendern unterstützt. Zudem ist es möglich, über die Kalender von Kollegen mehrere Meetings zu planen.

Die Terminvereinbarungsregeln sollten verhindern, dass der ganze Tag mit kurzfristigen Meetings ausgefüllt wird. Auf der Kundenseite sollten außerdem Zeitzone, Stornierungsbedingungen, vorherige Fragen sowie Hinweise zur Privatsphäre angegeben werden.

Inbox und Umwandlung von E-Mails in Aufgaben

Motion Inbox dient dazu, noch nicht erledigte Aufgaben und Eingaben schnell zu sammeln. Nutzer können auch E-Mails, die bearbeitet werden müssen, an Motion weiterleiten, damit sie in den Aufgaben- und Kalenderprozess aufgenommen werden.

Die automatische Erfassung von E-Mails kann den Kontext verfehlen oder Aufgaben duplizieren. Bei der Bearbeitung von Kunden- und internen E-Mails sollte vermieden werden, sensible Anhänge versehentlich in den falschen Workspace zu synchronisieren.

AI Workflows

Motion kann mithilfe von KI Workflow-Vorlagen erstellen, bei denen wiederkehrende Aufgaben in standardisierte Aufgaben, Verantwortliche sowie Zeitvorgaben aufgeteilt werden. Diese Workflows eignen sich für den Onboarding-Prozess von Kunden, die Erstellung von Inhalten, die Rekrutierung, das Verfolgen von Verkaufschancen sowie die monatlichen Betriebsabläufe.

Templates können die Konsistenz erhöhen, doch bei jeder Instanz müssen weiterhin Rahmenbedingungen und Fristen überprüft werden. Externe Abhängigkeiten sollten nicht nur durch eine feste Zeitangabe dargestellt werden, sondern es sollten klare Wartezustände sowie Upgrademechanismen eingeführt werden.

AI Employees

AI-Mitarbeiter sind digitale Charaktere in Motion, darunter Executive Assistant, Sales Rep, Project Manager, Researcher, Marketer usw. Jeder Charakter kann voreingestellte oder angepasste Fähigkeiten nutzen, den Arbeitskontext von Motion auswerten und mehrstufige Aufgaben ausführen.

Einzelne Personen können zunächst im Test „My Skills“ testen und die Ergebnisse anschließend in „All Skills“ teilen, damit die Mitglieder des Workspaces sie nutzen können. Jede Ausführung durch einen künstlichen Intelligenz-Mitarbeiter verbraucht Credits; die Komplexität sowie Länge der Eingaben und Ausgaben beeinflussen die Kosten.

KI-Mitarbeiter sind rechtlich gesehen keine Mitarbeiter und können keine endgültige Verantwortung übernehmen. Für die Übermittlung an Dritte, Verkaufszusagen, finanzielle Angelegenheiten, Personalbeschaffung sowie die Verarbeitung von Kundendaten müssen Genehmigungsverfahren und Berechtigungen festgelegt werden.

Preis- und Versionsvergleich

Pro-AI-Preis

Die aktuelle Website zeigt unter der Jahresabonnementoption an, dass Pro AI 19 US-Dollar pro Sitzung/Monat kostet. Dies beinhaltet AI Chat, Projects und Tasks, Calendar und Meetings, Docs und Wiki, Task Planner, Writer, Integrations, unbegrenzte Speicherkapazität sowie Apps für iOS, Android und Desktop.

Jede Mitgliedschaft beinhaltet monatlich 7500 AI-Credits. Für zusätzliche Credits gilt ein öffentlicher Preis von 0,25 US-Dollar pro 100 Credits. Auf der aktuellen Preistabelle wird angezeigt, dass das Monatsabonnement nicht verfügbar ist; daher können die alten Monatszahlen nicht mehr herangezogen werden.

Beim Kauf sollten die tatsächliche Zahlungsfrist und die gesamte jährliche Gebühr überprüft werden.

Preise für Business AI

Business AI im Jahresabonnement kostet 29 US-Dollar/Sitz/Monat, wobei pro Sitz monatlich 15.000 Credits zur Verfügung stehen. Zusätzliche Credits kosten 0,19 US-Dollar pro 100 Credits. Im Pro-Plan sind zudem Kapazitätsplanung, Dashboard und Berichte, Zeitlinie und Gantt-Diagramme, Zeitverfolgung, Berechtigungen, zentrale Rechnungsstellung sowie priorisierter Support enthalten.

Geeignet für Unternehmen, die Ressourcen für Teams sowie eine Projektportfolio-Verwaltung benötigen. Die Kosten für Seats werden nach Anzahl der Mitglieder berechnet; bei Gästen, externen Zugriffen und Berechtigungslevels gelten die Angaben auf der Abrechnungs- und Verwaltungsseite.

Enterprise-Lösung

Enterprise bietet auf Anfrage Kostenvoranschläge an und umfasst unternehmensweite Integrationen sowie APIs, Datensicherung, RBAC, externe Zusammenarbeit, SOC 2- und Sicherheitsmaterialien, vollständige Fragebögen, SSO, Ingenieurunterstützung sowie kontinuierliche Services für den Kundenerfolg.

Dokumentationen zur öffentlichen REST-API sind vorhanden, doch auf der aktuellen Preisseite werden die Unternehmensintegrationen sowie die API unter „Enterprise“ aufgeführt. Bevor ein Team die API verwendet, sollte es überprüfen, ob sein Konto über die notwendigen Schlüssel und Zugriffsrechte verfügt.

AI Credits

Credits werden für AI-Chat, Inhaltsgenerierung, AI-Mitarbeiter und andere Erstellungsprozesse verwendet; der Verbrauch variiert je nach Modell, Eingaben, Komplexität und Länge der Ausgabe. Die automatische Terminplanung, die Anzeige im Kalender sowie die Speicherung von allgemeinen Projekten sollten nicht mit den für die AI-Generierung benötigten Credits verwechselt werden.

Auf der Startseite der Website finden sich weiterhin einige Werbetexte, in denen die Aussage „Keine Sorge wegen der Credits“ verwendet wird. Auf der Seite mit den aktuellen Preisen werden hingegen klar die Limits pro Platz sowie die zusätzlichen Gebühren aufgeführt. Die Richtlinien zur Abrechnung richten sich nach den Angaben auf der Preisseite sowie in den Hilfedokumenten.

Kostenloser Probemonat und kostenlose Version

Motion bietet eine kostenlose Probephase an, es gibt jedoch derzeit keine dauerhaft kostenlose Lösung. Auf der offiziellen Website sind weder ein einheitlicher Zeitraum für die kostenlose Probephase noch Angaben dazu, ob eine Zahlungsmethode erforderlich ist. Die Nutzer müssen beim Bezahlen den Endtermin der Probephase, die Kosten für die Verlängerung sowie die Bedingungen zur Kündigung bestätigen.

Für Nutzer, die den Kalender nur kostenlos und auf Dauer nutzen möchten, eignet sich Motion nicht; er ist eher geeignet für Einzelpersonen und Unternehmen, die klare Vorteile durch automatische Terminplanung und Teamplanung erzielen können.

Unterstützungsplattformen

• Webanwendungen;
• Desktop-Anwendungen für Windows und macOS;
• iPhone- und iPad-Apps;
• Android-Apps;
• Verbindung mit den Kalendern von Google, Microsoft und iCloud.

Die Desktop-Version eignet sich für umfassende Projekte und die Verwaltung mehrerer Kalender, während die Mobile-Version zum Ansehen der Agenda, zum Erledigen von Aufgaben sowie zur kurzfristigen Anpassung dient. Einige Verwaltungs- und Berichtsfunktionen sind möglicherweise nur im Web oder auf dem Desktop verfügbar.

Motion REST API

Offiziell werden Dokumentationen zur Motion REST API bereitgestellt, mit denen Workspace, Projekte, Aufgaben und Benutzer aufgelistet werden können. Zudem ist es möglich, Aufgaben zu erstellen und zu aktualisieren sowie Felder wie Automatische Planung, Fristen, Zeitplan, Verantwortliche und Projekte einzustellen.

APIs haben Geschwindigkeitsbeschränkungen, und bei der Produktintegration müssen Paginierung, Limitierung, Wiederholungsversuche sowie doppelte Anfragen berücksichtigt werden. Bei der Erstellung von Aufgaben, die automatisch geplant werden sollen, muss der Status eine automatische Planung zulassen.

Bei der Zuweisung von Aufgaben an andere Benutzer gibt es bestimmte Einschränkungen bei Schedule.

GitHub und der Open-Source-Zustand

Die offizielle GitHub-Organisation von Motion macht nur wenige Entwicklungs- und Beispiellager öffentlich, doch die AI-Scheduling-Algorithmen, AI Employees, Web- und Mobile-Produkte sowie der Kern-Backend sind nicht open source. Projekte wie motion-mcp im Internet gehören eindeutig zu Community-Implementierungen und sind kein offizieller MCP Server.

Die Motion-Produkte sollten insgesamt als nicht open source gekennzeichnet werden und über eine offizielle REST-API verfügen. Die Animationsbibliotheken, Überwachungssoftware sowie Hardware-SDKs mit dem gleichen Namen haben nichts mit der usemotion-Plattform zu tun.

Privatsphäre und Sicherheit

Motion kümmert sich um Kalender, Aufgaben, Dokumente, Meetings und Teamdaten. Bevor Arbeitse-Mails und Notizbücher angebunden werden, sollten die Datenklassifizierung der Organisation, die Zustimmung zur Aufnahme von Audiodaten, die Verarbeitung durch Drittanbieter-KI, die Aufbewahrungsfristen sowie die Löschverfahren überprüft werden.

Enterprise kann SOC 2-Zertifikate, Sicherheitsberichte sowie Informationen zu SSO und Backups anfordern. Die Sicherheitsübersicht auf der Vermarktungsseite ersetzt nicht die Prüfung des DPA sowie der Unterauftragnehmer in der Beschaffungsphase.

Anleitung zur Verwendung von Motion

Eine grundlegende Aufgabe erledigen

1. Bestätigung der Aufnahmen, der Geräusche, der Musik sowie der Genehmigung der Teilnehmer;
2. Laden Sie klaren Audioinhalt hoch oder eingeben Sie ihn in Motion ein;
3. Wählen Sie Einstellungen wie Sprache, Sprecher und automatische Planung durch KI aus;
4. Verwenden Sie die Aufgabenverwaltung, um Transkripte, Synchronisationen oder Bearbeitungsergebnisse zu erstellen;
5. Überprüfen Sie Abschnitt für Abschnitt Namen, Zahlen, Pausen, Lautstärke und Stimmung;
6. Prüfen Sie vor der Exportierung das Format, die Lautstärke sowie die Anforderungen bezüglich Urheberrechten und Datenschutz.

Erstellung wiederverwendbarer professioneller Workflows

1. Erstellen Sie einen Testdatensatz mit echtem Rauschen, Akzenten und mehrsprachigen Abschnitten;
2. Vergleich der Unterschiede in der Automatisierten Terminplanung durch KI, der Aufgabenverwaltung sowie der Integration mit Kalendern;
3. Beibehalten der ursprünglichen Aufnahmen und unveränderten Transkripte;
4. Vor der Veröffentlichung für die Öffentlichkeit eine mündliche Anhörung anberaumen;
5. Statistische Auswertung der Verarbeitungszeit, Fehlerquote und Verbrauch von Limits;
6. Regelmäßige Aktualisierung des Glossars, der Lizenzen für Töne und der Löschrichtlinien;

Für welche Nutzer geeignet?

• Fachleute, die hoffen, dass das System die täglichen Aufgaben automatisch verteilt;
• Manager, die mehrere Kalender, Fristen und Arbeitsschübe für tiefes Arbeiten gleichzeitig verwalten;
• Teams, bei denen die Projektaufgaben in den tatsächlichen Kalendern der Teammitglieder eingetragen werden müssen;
• Unternehmen, die durch Verwendung von Sitzungsprotokollen, Dokumenten und AI-Chat die Übertragung von Informationen reduzieren;
• Organisationen, die Forschungs-, Verwaltungs- und Projektprozesse durch künstliche Intelligenz-basierte Mitarbeiter automatisch ausführen.

Vorteile des Produkts

• Aufgaben werden tatsächlich mit dem Kalender verknüpft und automatisch neu geordnet.
• Der Projektplan kann an die verfügbare Kapazität des Teams angepasst werden.
• Aufgaben, Dokumente, Meetings und AI-Chat teilen den Kontext;
• Bietet Booking-Links, Notiznehmer und AI-Agenda an;
• Für Web, Desktop und Mobilgeräte;
• Es gibt offizielle REST-APIs sowie Unternehmenssicherheitslösungen.

Einschränkungen und Hinweise

• Es gibt keine dauerhaft kostenlose Version, die Preisseite zeigt nur jährliche Abonnements an.
• AICredits hat eine Obergrenze pro Sitzplatz sowie zusätzliche Gebühren;
• Falsche Eingabe von Dauer und Priorität führt zu einer unangemessenen Umordnung;
• Automatische Terminkalender können eine Überlastung des Teams nicht beheben, Aufnahmen von Meetings erfordern Zustimmung, und externe Aktionen der AIEmployees benötigen manuelle Genehmigung.
• Offiziell gibt es kein MCP, die Kernplanung und Modelle sind nicht open source;

Häufige Fragen

Ist Motion kostenlos?

Es wird eine kostenlose Testversion angeboten, es gibt jedoch keine dauerhaft kostenlose Lösung. Die Anzahl der Testtage, die Zahlungsmethoden sowie die Verlängerungsfristen sind auf der Checkout-Seite zu entnehmen.

Wie viel kostet Motion?

Der monatliche Preis für Pro AI beträgt derzeit 19 US-Dollar/Sitz/Monat, für Business AI 29 US-Dollar/Sitz/Monat; auf der Seite wird angezeigt, dass eine monatliche Zahlung nicht möglich ist.

Enterprise stellt auf Anfrage ein Angebot aus.

Passt Motion die Aufgaben automatisch an?

Ja. Es plant die Aufgaben anhand der Dauer, Priorität, Fristen, des Zeitplans sowie der freien Zeiten im Kalender – bei Konflikten oder Verzögerungen wird neu berechnet.

Welche Kalender werden von Motion unterstützt?

Es wird die Anbindung an Google Calendar, Microsoft Outlook und iCloud Calendar unterstützt, wodurch mehrere Konten und Kalender integriert werden können.

Hat Motion eine API?

Es gibt eine offizielle REST-API zur Verwaltung von Workspaces, Projekten und Aufgaben; auf der offiziellen Preisseite werden die Unternehmens-APIs unter „Enterprise“ aufgeführt, wobei die tatsächliche Zugangsberechtigung durch die Bestätigung des Kontos festgelegt wird.

Ist Motion open source?

Keine Offenlegung des Quellcodes. Der Kern der automatischen Planung, die AI-Einsatzmöglichkeiten sowie die Anwendungen haben keinen offengelegten Quellcode;

Dritte MCPs auf GitHub sind keine offiziellen Produkte.