Avoma

Was ist Avoma?

Avoma ist eine KI-gestützte Konferenzhilfe und Dialog-Intelligenzplattform für Vertrieb, Customer Success, Produkt- und Umsatzteams. Sie kann Videokonferenzen automatisch aufzeichnen, in Echtzeit transkribieren, KI-gestützte Zusammenfassungen sowie Nachfollge-E-Mails erstellen und Notizen sowie Aufgaben im CRM speichern.

Neben den Konferenznotizen bietet Avoma auch Einzeltermine, Terminplanung für Teams, Gesprächscoaching, automatische Bewertung von Anrufen, Risikobewertung von Transaktionen, Prognosen, Gewinn-/Verlust-Analysen sowie die Zuweisung von Aufgaben auf derselben Plattform an. Die Basismitgliedschaft sowie die drei Zusatzpakete für Teams werden separat abgerechnet; bei der Kaufentscheidung muss der Gesamtkostenpunkt berücksichtigt werden.

Automatische Aufzeichnung und Konferenzplattform

Nach der Verbindung mit dem Kalender von Google oder Microsoft Outlook kann Avoma Kalendereintragungen erkennen und diese automatisch aufnehmen – je nach Kriterien wie interne/externe Einladungen, Moderator oder Teilnehmer. Offiziell werden derzeit Plattformen wie Zoom, Microsoft Teams, Google Meet, Webex und GoToMeeting unterstützt. Zudem wird die Aufnahme ohne Bot sowie über Bots auf einigen Plattformen ermöglicht.

Aufnahmen müssen den Zustimmung der Teilnehmer sowie den Unternehmensrichtlinien und den geltenden Gesetzen des jeweiligen Landes entsprechen. Die Regeln für automatische Aufnahmen sollten Personalangelegenheiten, medizinische Themen, Anwaltsgespräche sowie andere sensible Besprechungen ausschließen.

Transkription und Übersetzung in über 70 Sprachen

Die offizielle Preisliste von Avoma zeigt an, dass sie mehr als 70 Sprachen unterstützt. In der Hilfeseite werden u. a. Mandarin, Chinesisch (vereinfacht), Chinesisch (traditionell), Kantonisch, Englisch, Japanisch, Koreanisch, Hindi sowie die wichtigsten europäischen Sprachen aufgeführt. Organisationen und ähnliche Einheiten können Transkripte und Notizen in andere Sprachen übersetzen lassen.

Benutzer können eine Voiceprint aufnehmen, um ihre eigene Stimme zu identifizieren. Das System passt außerdem die Namen den Sprechern im Konferenzbild an. Wenn mehrere Personen gleichzeitig sprechen, die Audioqualität schlecht ist, Akzente vorliegen oder Fachbegriffe verwendet werden, können Fehler entstehen. Bei wichtigen Konferenzen sollte daher eine manuelle Überprüfung durchgeführt werden.

AI-Zusammenfassungsnotizen

Avoma teilt die Besprechungen in intelligente Abschnitte ein und extrahiert anhand von über 40 vordefinierten Smart Topics Anforderungen, Schmerzpunkte, Wettbewerber, Preise, Probleme, Entscheidungen sowie nächste Schritte. Zudem stehen mehr als 10 vordefinierte Notizvorlagen wie Demo, MEDDIC, SPICED, SPIN, 1:1 usw. zur Verfügung.

Organisationen und höher können Custom AI Topics, benutzerdefinierte Vorlagen sowie Regeln für die automatische Zuweisung erstellen. Startups können mit Standardvorlagen pro Sitzung 2 Mal Notizen erneut erstellen, während Organisationen und Enterprise mit benutzerdefinierten Vorlagen 4 Mal erneut erstellen können.

Ask Avoma

Startup umfasst Ask Avoma für einzelne Gespräche, bei dem Nutzer nach Kundenanforderungen, Einwänden, Entscheidungen und Handlungsschritten fragen können. Enterprise und das Conversation Intelligence Add-on bieten zudem Global Ask Avoma, mit dem in mehreren Gesprächen nachgefragt werden kann;

Revenue Intelligence kann sich auf Fragen zu CRM-Konten und Transaktionen konzentrieren.

Die Antworten der KI können nur auf Daten beruhen, auf die der Benutzer Zugriff hat und die erfolgreich aufgezeichnet wurden. Wichtige Preise, Vertragsvereinbarungen sowie Risikohinweise sollten nochmals in den ursprünglichen Aussagen überprüft werden.

E-Mails durch KI nachverfolgen und automatische Speicherung im CRM

Das System kann anhand der Schwerpunkte der Besprechung sowie der nächsten Schritte automatische Nachfollge-E-Mails erstellen und die Notizen automatisch in den Konten-, Opportunity- und Contact-Einträgen von CRM-Systemen wie Salesforce, HubSpot, Zoho, Pipedrive, Copper usw. speichern. Organization bietet außerdem anpassbare E-Mail-Vorlagen sowie umfassendere Organisationsstrategien.

Die Versendung von E-Mails sowie die Einträge im CRM sollten einer manuellen Überprüfung unterzogen werden, um zu verhindern, dass KI annahmene Transaktionsphasen, Budgets oder Fristen als von den Kunden bestätigte Fakten betrachtet werden.

Terminvereinbarung und Lead Router

Die Basisversion von Startup bietet unbegrenzte 1:1-Terminierungslinks. Die Organisationsfunktion ermöglicht die Terminvereinbarung für Teams sowie eine Round-Robin-Terminierung.

Das Lead Router Add-on kann anhand von Formularantworten, CRM-Kontakten oder Kontoinhabern, benutzerdefinierten Feldern sowie Polling-Regeln in Echtzeit Leads bewerten und Termine vereinbaren.

Conversation Intelligence Add-on

Das Dialog-Intelligenzmodul umfasst AI-Coaching-Empfehlungen, automatische Bewertungen von Anrufen durch KI, anpassbare Scorecards, Bewertungen nach den Methoden MEDDICC/SPICED/Sandler, Smart Playlists, einen Echtzeit-Answer Assistant, Global Ask Avoma, Trends zu Mitgliedern und Scorecards sowie Tracker für Sprechmuster und Smart Topics.

Führungskräfte können die Sprechzeit, die Sprechgeschwindigkeit, Füllwörter, Geduld, Anzahl der Fragen sowie die emotionale Verfassung beobachten. Diese Indikatoren dienen dazu, Trainer zu unterstützen, und sollten nicht allein zur Beurteilung der Leistung, bei Einstellungen oder zur Bestrafung herangezogen werden.

Revenue Intelligence Add-on

Das intelligente Einnahmenmodul bietet Dealboard, 2-way CRM Field Updates, AI Deal Risk Alerts, Deal Health Score, Überwachung der Vertriebsmethoden, zusammenfassende Prognosen, AI Win-Loss Analysis sowie Pipeline-Berichte. Es erkennt gleichzeitig auf der Grundlage von Meetings, Anrufen, E-Mails und CRM-Daten Transaktionssignale.

Prognosen und Risikowerte dienen als Hilfestellung bei der Entscheidungsfindung und können die Beurteilung des Kundenprofils durch den Vertriebsleiter nicht ersetzen. Das Modell kann aufgrund von fehlenden Daten, unaktuellem CRM oder unvollständigen Aufzeichnungen zu Fehlern führen.

APIs, Webhooks und Scoped Keys

In der Preisliste für „Organization“ und höher sind API-Integrationen sowie Webhooks aufgeführt. Das Entwicklerzentrum bietet Referenzen zur Avoma-API sowie Informationen zu Webhook-Ereignissen, mit denen Meetings, Transkripte und Notizen mit externen Workflows verbunden werden können.

Organisationsverwalter können API-Schlüssel mit begrenztem Umfang erstellen und die Berechtigungen nach Organisation oder Benutzer sowie nach eingeschränktem oder vollständigem Zugriff auswählen. Die alten Legacy-Schlüssel verfügen über umfassenden Zugriff auf die Organisation und können nicht direkt umgewandelt werden; es sollten stattdessen neue Schlüssel mit minimalem Berechtigungsumfang erstellt werden, und nach der Aktualisierung der Integration sollen die alten Schlüssel deaktiviert werden.

Avoma MCP Connector

Der offizielle MCP-Connector ermöglicht es, Transkripte, Zusammenfassungen, Handlungsempfehlungen sowie CRM- und Analysedaten in AI-Tools zu übertragen, die MCP unterstützen. Dadurch können Berichte über Transaktionen, Reports zur Kundenstimme, Leitfäden für Erfolg oder Misserfolg sowie Zusammenfassungen der Produktanforderungen erstellt werden. Einige Tools ermöglichen außerdem die Einstellung von Ergebnissen der Meetings sowie der Datenschutzrichtlinien.

MCP unterstützt OAuth oder API-Schlüssel; die Desktop-Clienten bieten möglicherweise nur eingeschränkte Unterstützung für OAuth. Es sollte vorzugswise ein auf den Benutzer beschränkter Zugriffsbereich verwendet werden, wobei die Berechtigungen nur dann erweitert werden sollten, wenn tatsächlich private Meetings oder Daten der gesamten Organisation benötigt werden.

GitHub und der Open-Source-Zustand

Die offizielle Avoma-AI-GitHub-Organisation zeigt Ressourcen des Unternehmens sowie einiger Entwickler, doch die Aufzeichnungen der Avoma-Konferenzen, die Transkriptionen, AI Notes, Conversation Intelligence, Revenue Intelligence und Lead Router sind keine Open-Source-Produkte. Eine öffentliche API sowie eine GitHub-Organisation bedeuten nicht, dass die gesamte Plattform privat bereitgestellt werden kann.

14-tägige kostenlose Testphase

Avoma bietet keine dauerhaft kostenlose Version mit nachhaltiger Aufzeichnung an. Nach der Registrierung kann man 14 Tage lang ohne Kreditkarte ausprobieren und erhält in dieser Zeit unbegrenzte Zugriffe auf Organization sowie alle Add-ons.

Nach Ablauf der Testphase wird keine Gebühr automatisch abgebucht. Das Konto wird in einen „Viewer“-Modus umgewandelt – es ist weiterhin möglich, auf die Historie zuzugreifen, aber keine neuen Meetings aufzunehmen.

Preis- und Versionsvergleich

Start-up-Preis und Eigenkapital

Die jährliche Gebühr für Startup beträgt 19 US-Dollar pro Aufnahmeposition pro Monat, die monatliche Gebühr liegt bei 29 US-Dollar. Es sind maximal 25 bezahlte Aufnahmepositionen möglich. Enthalten sind unbegrenzte Echtzeit-Transkriptionen, AI-basierte Zusammenfassungsnotizen, Terminvereinbarungen im 1:1-Modus, automatische Videoaufnahmen, die Möglichkeit, während einer Konferenz bei Avoma nachzufragen, AI-gestützte Nachfollgee-Mails, automatische Speicherung von CRM-Einträgen sowie Integration eines Wählers.

Die maximale Anzahl an vorgefertigten Video-Dateien, die hochgeladen werden können, beträgt 5 pro Benutzer pro Monat. Die Funktionen „Usage Intelligence“ sowie das Fenster zur Anzeige der Gesprächstrends beinhalten Daten aus den letzten 7 Tagen. Für Start-ups, die eine Beratung durch Avoma-Experten benötigen, wird in der Preisliste ein einmaliger Betrag von 1000 US-Dollar angegeben.

Organisation: Preise und Vorteile

Der Standardpreis für eine jährliche Zahlung beträgt 29 US-Dollar pro Aufnahmeplatz pro Monat; bei monatlicher Zahlung sind es 39 US-Dollar. Es können maximal 100 bezahlte Plätze genutzt werden. Auf der Karte oben auf der Website wird derzeit ein Preis von 24 US-Dollar als Rabatt angezeigt, doch in der vollständigen Vergleichstabelle steht weiterhin der Standardpreis von 29 US-Dollar. Bei der Zahlung gilt der tatsächliche Rabattpreis.

Es fügt zu Startup Custom Topics und Templates, Group- und Round-Robin-Scheduling, eingeschränkte Conversation Intelligence, Smart Playlists und AI-Automatisierungen, Transkription/Übersetzung von Notizen, benutzerdefinierte E-Mails, organisatorische Strategien sowie APIs hinzu.

Webhooks und gemeinsamer Customer Success Manager.

Die Hochladen von Dateien ist auf 10 pro Benutzer pro Monat begrenzt, die Gültigkeitsdauer beträgt 30 Tage.

Enterprise-Preise und -Beteiligungen

Enterprise unterstützt nur eine jährliche Zahlung – 39 US-Dollar pro Aufnahmeplatz pro Monat, mindestens 10 bezahlte Plätze.

Auf der Basis der Organisation werden Global Ask Avoma, eine festgelegte Success Manager-Verantwortlichkeit, maßgeschneiderte Onboarding- und Schulungsmaßnahmen, quartalsweise Geschäftsüberprüfungen, unbegrenzte Usage Intelligence-Funktionen, Zugriffskontrolle auf Teamebene, ein DPA zwischen den Parteien, SAML/OIDC SSO, Richtlinien für die Datenspeicherung sowie Unterstützung bei der Einhaltung von HIPAA-Vorgaben bereitgestellt.

Die Hochladen von Dateien ist auf 20 pro Benutzer pro Monat begrenzt.

Preis für Zusatzprodukte

Conversation Intelligence und Revenue Intelligence kosten jeweils 29 US-Dollar pro Sitzplatz pro Monat im Jahresabonnement bzw. 35 US-Dollar monatlich. Lead Router kostet 19 US-Dollar pro Sitzplatz pro Monat im Jahresabonnement bzw. 25 US-Dollar monatlich.

Jede Kombination aus 2 Add-ons spart 10 %, bei Auswahl aller 3 Add-ons beträgt der Rabatt 15 %. Der Rabatt gilt nur für die Kosten der Add-ons.

Add-ons können flexibel an die benötigten Mitglieder zugewiesen werden, müssen sich jedoch am monatlichen oder jährlichen Abrechnungszyklus der Grundmitgliedschaft orientieren. Der Preis für eine voll funktionsfähige Verkaufsplattform kann erheblich höher sein als der angegebene Einstiegspreis von 19 US-Dollar.

Recorder und kostenloser Viewer

Nur diejenigen, die Konferenzen aufnehmen und transkribieren müssen, müssen bezahlen. Zuschauer, Hörer und Mitarbeiter, die die Aufnahmen anhören, die Transkripte sowie Notizen einsehen, Kommentare abgeben und teilen, nutzen die Dienste dauerhaft kostenlos.

Alle Recorder derselben Organisation müssen dasselbe Startup-, Organization- oder Enterprise-Basismodell verwenden; eine Mischung ist nicht zulässig.

Unterstützung für Plattformen und Anwendungen

• Webseiten-Interface;
• Desktop-Anwendungen für Windows und macOS;
• iPhone- und Android-Apps;
• Chrome-Erweiterungen;
• Konferenzplattformen wie Zoom, Meet, Teams, Webex, GoToMeeting usw.;
• CRM-Systeme wie Salesforce, HubSpot, Zoho, Pipedrive, Copper usw.;
• REST API, Webhooks und MCP Connector.

Avoma-Anleitung

Eine grundlegende Aufgabe erledigen

1. Bestätigung der Aufnahmen, der Geräusche, der Musik sowie der Genehmigung der Teilnehmer;
2. Laden Sie klare Audiodateien hoch oder eingeben Sie sie in Avoma ein;
3. Wählen Sie die Sprache, den Sprecher sowie Einstellungen für die automatische Aufnahme und die Konferenzplattform aus;
4. Erstellung von Transkripten, Synchronisationen oder bearbeiteten Ergebnissen in über 70 Sprachen durch Transkription und Übersetzung;
5. Überprüfen Sie Abschnitt für Abschnitt Namen, Zahlen, Pausen, Lautstärke und Stimmung;
6. Prüfen Sie vor der Exportierung das Format, die Lautstärke sowie die Anforderungen bezüglich Urheberrechten und Datenschutz.

Erstellung wiederverwendbarer professioneller Workflows

1. Erstellen Sie einen Testdatensatz mit echtem Rauschen, Akzenten und mehrsprachigen Abschnitten;
2. Vergleich der Unterschiede bei der automatischen Aufzeichnung im Vergleich zu Konferenzplattformen, Transkription und Übersetzung in über 70 Sprachen sowie der Erstellung von Zusammenfassungen mit KI.
3. Beibehalten der ursprünglichen Aufnahmen und unveränderten Transkripte;
4. Vor der Veröffentlichung für die Öffentlichkeit eine mündliche Anhörung anberaumen;
5. Statistische Auswertung der Verarbeitungszeit, Fehlerquote und Verbrauch von Limits;
6. Regelmäßige Aktualisierung des Glossars, der Lizenzen für Töne und der Löschrichtlinien;

Für welche Nutzer geeignet?

• Kundenteams, die eine automatische Transkription, AI-Berichte sowie CRM-Eintragungen benötigen;
• Organisationen, die benutzerdefinierte Konferenzvorlagen sowie Übersetzungen in mehreren Sprachen benötigen;
• Vertriebsteams, die eine automatische Bewertung von Anrufen, Playbooks sowie personalisierte Beratung benötigen;
• RevOps, das Risikomanagement, Prognosen sowie Analysen von Siegen und Niederlagen erfordert;
• SDR-Team, das die Formulardaten in Echtzeit an die CRM-Felder weiterleiten muss;
• Entwickler, die eine API, einen Webhook oder MCP zum Abrufen von Konferenzinformationen benötigen.

Vorteile des Produkts

• Protokolle von Meetings, Terminvereinbarungen, CRM, Coaching und Prognosen in einer Plattform integrieren;
• Unbegrenzte Transkription, AI-Notizen und Videoaufzeichnung;
• Unterstützung von über 70 Sprachen, Chinesisch und Transkriptionsübersetzung;
• Nur eine Gebühr für den Recorder – Viewer und Collaborator sind kostenlos;
• Add-ons können den Mitgliedern zugeteilt werden, es ist nicht zwingend notwendig, dass alle sie kaufen.
• Es werden Scoped API-Schlüssel, Webhooks und offizielle MCPs bereitgestellt.

Einschränkungen und Hinweise

• Es gibt keine dauerhaft kostenlose Aufnahmelösung – nach Ablauf der Testphase ist es nicht mehr möglich, neue Meetings aufzunehmen.
• Dialog-Coaching, Einnahmenprognosen und Hinweisschaltung müssen zusätzlich pro Sitzplatz bezahlt werden, wodurch der Gesamtpreis erheblich über dem Basispaket liegen kann;
• Für das Hochladen von Dateien gilt weiterhin eine monatliche Obergrenze pro Benutzer; bei der Masseneingabe können zusätzliche Gebühren anfallen.
• Bei der KI-gestützten Transkription, bei der Erfassung von Emotionen, bei der Bewertung sowie bei der Einschätzung von Risiken und Prognosen können Fehler auftreten.
• Die Kernprodukte sind nicht offen quellcodebasiert, und HIPAA, DPA, SSO sowie die Datenspeicherung in der Enterprise-Lösung erfüllen ebenfalls nicht automatisch alle Compliance-Anforderungen des Unternehmens.

Häufige Fragen

Ist Avoma kostenlos?

Eine 14-tägige kostenlose Testphase mit Kreditkarte ist möglich; in dieser Zeit können Organization sowie alle Add-ons genutzt werden. Es gibt keine dauerhaft kostenlosen Aufnahmepositionen, aber Viewers und Collaborators sind kostenlos.

Wie viel kostet Avoma?

Jahresabonnement für Startup: 19 US-Dollar pro Aufnahmeposition pro Monat; für Organisationen: 29 US-Dollar; für Unternehmen: 39 US-Dollar. Für Conversation und Revenue Intelligence wird jeweils zusätzlich 29 US-Dollar berechnet, für Lead Router zusätzlich 19 US-Dollar.

Unterstützt Avoma Chinesisch?

Es werden Mandarin, Chinesisch in Vereinfachter/Schreibweise sowie Kantonesisch unterstützt; die offizielle Preisliste listet mehr als 70 Sprachen auf.

Hat Avoma eine API und einen MCP?

Ja. Organization und höhere Ebenen bieten APIs sowie Webhooks; der offizielle MCP Connector ermöglicht die Verbindung mit AI-Clienten.

Es wird empfohlen, einen Scoped Key oder die minimalen OAuth-Berechtigungen zu verwenden.

Ist Avoma open source?

Nein. Die offiziellen Anbieter bieten eine GitHub-Plattform sowie Entwickler-APIs an, doch die Kernplattformen für Konferenzen und Einnahmenmanagement sind nicht open source.