LedgerBox

Was ist LedgerBox?

LedgerBox ist ein Browser-Tool, das Finanzdokumente in strukturierte Daten umwandelt und von Lumen Holdings LLC aus Wisconsin in den USA betrieben wird. Es richtet sich an Buchhalter, Wirtschaftsprüfungsgesellschaften, Finanzteams, Kreditinstitute sowie Entwickler, die Daten von Transaktionen in großen Mengen organisieren müssen.

Nachdem der Benutzer PDFs, Scans oder Handyfotos hochgeladen hat, erkennt das System die Seitenstruktur sowie die finanziellen Felder und ordnet die Ergebnisse in tabellarische Daten an, die bearbeitet, überprüft und exportiert werden können. Der Schwerpunkt liegt nicht auf der allgemeinen Texterkennung, sondern auf der Extraktion von Finanztabellen, arithmetischen Überprüfungen sowie der Anbindung an Buchhaltungssoftware.

Hauptfunktionen

• Finanzdaten aus digitalen PDFs, Scans und Fotos extrahieren.
• Erkennen von Bank- und Kreditkartenabrechnungen, Rechnungen, Quittungen und Lohnabrechnungen.
• Bearbeitung von Einkaufsaufträgen, Broker-Berichten, Schecks, Steuerformularen und Rechnungen für Händler.
• Markieren Sie unsichere Zeilen als zur Überprüfung, anstatt sie stillschweigend zu löschen.
• Es wird eine arithmetische Überprüfung anhand des Anfangsbestands, des Endbestands und der Gesamtsumme der Transaktionen durchgeführt.
• Exportieren in Excel, CSV, QuickBooks CSV, QBO und JSON.
• Über QuickBooks Online können genehmigte Transaktionen gesendet werden.
• Nutzen Sie API, TypeScript SDK, Webhooks und MCP, um Automatisierungsprozesse zu integrieren.
• Dokumente, die bearbeitet werden müssen, werden über das Kundenportal und die E-Mail-Weiterleitung gesammelt.

Unterstützte Dokumenttypen

LedgerBox verwendet denselben Upload- und Überprüfungsprozess für verschiedene Arten von Finanzdokumenten, wobei jedes Dokument unterschiedliche Felder sowie Überprüfungsergebnisse liefert. Wenn auf der Dokumentenseite keine strukturierten Daten vorhanden sind, wird der OCR-Prozess angewandt; bei digitalen PDFs wird hingegen direkt der Text sowie die Formatierung gelesen.

Eingabeformat und Dateilimits

Extraktion und Überprüfung von Finanzdaten

Das System überprüft die Struktur der Tabelle, richtet die Spalten aus und extrahiert Zeile für Zeile die tatsächlich auf der Seite gedruckten Informationen. Bankauszüge werden anhand des Anfangsbestands, der Transaktionsbeträge sowie des Endbestands überprüft. Bei Rechnungen und Bestellaufträgen wird geprüft, ob die Summe der Einzelpositionen dem Gesamtbetrag des Dokuments entspricht.

• Teilen Sie Datum, Beschreibung, Soll, Haben und Saldo in separate Felder auf.
• Beibehalten Sie die Struktur mit einer Zeile pro Transaktion, um eine einfache Filterung und Zusammenfassung zu ermöglichen.
• Für die nicht überprüfbaren Zeilen werden ein Marker sowie der Grund angegeben.
• Es wird den Benutzern ermöglicht, die Ergebnisse der Erkennung vor der Exportierung noch einmal zu überprüfen und zu ändern.
• Der ursprüngliche Inhalt wird nicht durch schätzende Klassifizierungen ohne Dokumentunterstützung ersetzt.
• Es wurden keine einheitlichen, genauen Genauigkeitswerte für alle Banken und Formatierungen veröffentlicht.

Vergleich der Exportformate

Excel und kombinierte Exporte

Die Ergebnisse in Excel sind keine einfachen Textdateien mit geändertem Dateinamen, sondern Arbeitsbücher, die direkt in Excel, Numbers und Google Sheets geöffnet werden können. Datumsangaben bleiben im Datumatentyp, Beträge im Zahlenformat – dadurch ist eine einfache Sortierung, Summierung sowie Erstellung von Datenübersichten möglich.

• Standardmäßig sind die Spalten für Datum, Beschreibung, Soll, Haben und Saldo enthalten.
• Die Spaltenüberschriften sind festgelegt, sodass die Felder auch beim Scrollen der ausführlichen Rechnung sichtbar bleiben.
• Soll- und Haben-Seiten werden getrennt aufbewahrt, um Verwirrung durch positive und negative Zeichen zu vermeiden.
• Fügen Sie eine Spalte für den Dokumentennamen hinzu, wenn mehrere Rechnungen zusammengeführt werden.
• Mehrere Dateien können in ein Arbeitsbuch zusammengeführt werden.

QuickBooks-Workflow

Alle bezahlten Pakete ermöglichen das Herunterladen von QuickBooks CSV- und QBO-Dateien. Die Pakete Pro und höher erlauben außerdem das Senden von genehmigten Dokumenten an QuickBooks Online. Die Exportierung von Dateien und die direkte Verbindung online sind zwei unterschiedliche Funktionen – bei der Auswahl des Pakets muss man zwischen diesen unterscheiden.

1. Laden Sie Kontoauszüge oder andere unterstützte Finanzdokumente hoch.
2. Warten Sie, bis die Ausführung abgeschlossen ist, und überprüfen Sie den Verifizierungsstatus.
3. Jede einzelne markierte Transaktion sowie die Differenzen im Saldo werden überprüft.
4. Genehmigen Sie die Dokumente und wählen Sie eine QuickBooks CSV- oder QBO-Datei aus.
5. Mit den Paketen Pro und höher kann QuickBooks Online verbunden werden, um die Konten abzustimmen.
6. Überprüfen Sie in der Buchhaltungssoftware erneut die Debit- und Kreditrichtungen, wiederholte Transaktionen sowie die Saldo am Ende des Zeitraums.

Massenverarbeitung und Automatisierung

Die Pakete Pro und höher unterstützen bis zu 20 Dateien pro Batch, Webhooks, automatisierte Workflows sowie E-Mail-Weiterleitungen. Business richtet sich weiterhin an Nutzer mit einer hohen Anzahl an Seiten pro Monat sowie an Teams, während Enterprise zusätzliche Optionen für maßgeschneiderte Integrationen, White-Label-Lösungen und lokale Bereitstellung bietet.

• Erstellen Sie Batch-Aufgaben und überwachen Sie den Verarbeitungsfortschritt zentral.
• Einmalig einen einzelnen Ergebnis herunterladen oder die Ergebnisse zusammenfassen.
• Kundendokumente per E-Mail weiterleiten, um sie zu erhalten.
• Verwenden Sie Webhooks, um Veränderungen im Status oder die Fertigstellung von Dokumenten mitzubekommen.
• Erlauben Sie externen Kunden, über das Kundenportal Dokumente einzureichen.
• Antrag auf maßgeschneiderte Integration für ein bestimmtes Unternehmenssystem.

Kostenloser Probemonat

Die neue Arbeitsumgebung kann 14 Tage lang getestet werden, ohne dass eine Kreditkarte erforderlich ist. Initial sind 10 Seiten verfügbar. Nachdem Kollegen eingeladen wurden, Inhalte öffentlich geteilt wurden, Bewertungen abgegeben wurden oder ein Paket ausgewählt wurde, können während der Testphase bis zu 200 Seiten freigeschaltet werden. Die tatsächlich verfügbaren Aufgaben richten sich nach den Angaben im Konto.

Preise und Pakete

Die Preisangaben wurden am 23. August 2026 überprüft. Die tatsächlichen Beträge, Steuern, Wechselkurse sowie Rabatte können sich ändern; es gilt letztendlich das, was auf der Zahlelseite angezeigt wird.

LedgerBox wird nach der Anzahl der zu verarbeitenden Seiten abonniert – eine Dokumentenseite zählt als eine Einheit. Es werden keine Gebühren für die Anzahl der Transaktionen oder Exporte berechnet. Die Kapazität wird in jedem Abrechnungszyklus zurückgesetzt; sobald die Obergrenze erreicht ist, wird die Verarbeitung unterbrochen. Es entstehen keine zusätzlichen Rechnungen für die Überschreitung der Kapazität.

Seitenanzahl-Bereiche und Aufrüstungsregeln

Jedes Standard-Paket bietet außerdem verschiedene Seitenanzahl-Bereiche an: Starter umfasst 60 bis 300 Seiten, Pro umfasst 640 bis 1500 Seiten und Business umfasst 2000 bis 5000 Seiten. Die Preise für die höheren Pakete ändern sich je nach gewählter Anzahl der Seiten. Beim Kauf sollte man den endgültigen Betrag anhand der tatsächlichen monatlichen Seitenanzahl ermitteln.

• Ein 12-seitiger Bankauszug verbraucht 12 Seiten.
• Ein Foto einer Quittung gilt in der Regel als 1 Seite.
• Bei erneuter Exportierung desselben Ergebnisses wird nicht erneut pro Zeile abgerechnet.
• Bei unzureichender Grenze wird die Verarbeitung pausiert, nach dem Upgrade wird sie fortgesetzt.
• Für Upgrades innerhalb eines Zeitraums wird in der Regel nur der Differenzbetrag für den verbleibenden Zeitraum berechnet.
• Jahresbezogene Zahlungen sparen im Vergleich zu monatlichen Zahlungen etwa 30 %. Die tatsächlichen Gebühren und Währung richten sich nach der Zahlseite.

Wie wählt man zwischen den verschiedenen Paketen aus?

API, SDK und MCP

LedgerBox bietet eine Dokumentenverarbeitungsschnittstelle mit Authentifizierung über API-Schlüssel, über die Dateien hochgeladen, der Status von Aufgaben abgefragt und strukturierte JSON-Ergebnisse erhalten werden können. Jede Antwort kann den Validierungsstatus des Dokuments sowie einen Flag für eine Überprüfung enthalten, um Programmen zu ermöglichen, zu entscheiden, ob Daten in das Buch eingefügt werden dürfen.

Open-Source-Zustand

Die LedgerBox-Plattform, die Erkennungsmodelle sowie die Serverseiten sind keine Open-Source-Produkte. Man kann das gesamte Tool daher nicht allein aufgrund des offenen SDKs als Open Source bezeichnen. Das TypeScript SDK sowie die damit verbundenen Client-Komponenten unterliegen der Apache-2.0-Lizenz; der offene Bereich umfasst hauptsächlich den Code für die Aufruf-Schnittstellen.

• Der Open-Source-Status der Produkte im Tool-Katalog sollte als „Nein“ markiert werden.
• Die Offenlegung des SDK bedeutet nicht, dass die Erkennungsdienste kostenlos bereitgestellt werden können.
• API-Aufrufe sind weiterhin von einem LedgerBox-Konto und einer gültigen Kreditlinie abhängig.
• Verknüpfen Sie nicht den Repository des gleichnamigen Verschlüsselungshardware-Projekts Ledger.
• Die lokale Implementierung durch Unternehmen gehört zu kommerziellen Lösungen und ist nicht gleichbedeutend mit selbst gehosteten Open-Source-Lösungen.

Privatsphäre und Datensicherheit

Dokumente und Extraktionsergebnisse werden bei der Übertragung sowie bei der statischen Speicherung verschlüsselt. Der Mindestanspruch an die Verbindungsqualität beträgt TLS 1.2, und es wird eine Trennung der Nutzer durch die Organisation gewährleistet. Die Verarbeitung erfolgt in den USA; die hochgeladenen Daten werden nicht zur Schulung, Anpassung oder Bewertung von Modellen verwendet.

• Das Dokument wird in einer privaten Speicherlösung in den USA sowie für die unabhängige Modellverteilung verwendet.
• Der Verarbeitungsprozess beinhaltet keine Schritte zur manuellen Überprüfung.
• Die Plattform verkauft keine Kundendokumente oder verwendet sie für Werbezwecke.
• Interne Dienste haben Zugang zu Daten nur mit minimalem Berechtigungsgrad.
• Auditerfassungen für Managementmaßnahmen und Produktänderungen werden aufbewahrt.
• Die Datenbank wird täglich gesichert, wobei die Backups gemäß einer internen Strategie aufbewahrt werden.
• Derzeit liegen keine auszuhändigenden SOC 2 Type I- oder Type II-Berichte vor.
• Derzeit gibt es kein Protokoll für den selbstständigen Datenabruf, und SAML oder SCIM werden nicht unterstützt.

Speicher- und Löschmechanismen

Dokumente in der normalen Arbeitsumgebung werden nicht automatisch nach 30 oder 90 Tagen gelöscht; die Daten bleiben gespeichert, bis der Benutzer die Löschung durchführt und den erforderlichen Löschvorgang abgeschlossen hat. Derzeit ist zur vollständigen Löschung der gespeicherten Dateien und zur Entfernung von Zeilen ein Löschantrag erforderlich – man kann die Löschfunktion in der Benutzeroberfläche nicht einfach als abgeschlossene Löschung betrachten.

Im Kundenportal kann ein Ablaufzeitraum für Dateien festgelegt werden, nach dessen Ablauf die hochgeladenen Dateien gelöscht werden. Die strukturierten Dokumente, die erstellt wurden, werden jedoch nicht automatisch aufgrund dieser Einstellung gelöscht. Bevor sensible Dokumente wie Bankauszüge oder Ausweisdokumente verarbeitet werden, sollten zunächst die eigenen Aufbewahrungsfristen des Unternehmens, die Anforderungen für den internationalen Austausch sowie die Verfahren zum Austritt geprüft werden.

Standardverwendungsprozess

1. Erstellen Sie einen Arbeitsbereich und überprüfen Sie die E-Mail-Adresse.
2. Wählen Sie Kontoauszüge, Rechnungen, Quittungen oder andere Dokumententypen aus.
3. Laden Sie ein klares PDF oder eine unterstützte Bilddatei hoch.
4. Warten Sie, bis das System die Tabelle extrahiert und die arithmetischen Überprüfungen abgeschlossen hat.
5. Überprüfen Sie alle markierten Zeilen, Kontoperioden und den Saldo am Ende des Zeitraums.
6. Wählen Sie je nach dem anschließenden System Excel, CSV, QBO oder JSON aus.
7. Wenn Automatisierung erforderlich ist, werden API-Schlüssel, Webhooks oder MCP-Verbindungen erstellt.
8. Nach der Erfassung sollen die Dokumente gemäß der internen Richtlinie gelöscht werden, und der Löschzustand muss bestätigt werden.

Für welche Benutzer geeignet

• Es sind Buchhalter erforderlich, die die historischen Banktransaktionen in das Buchhaltungssystem eintragen.
• Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, die monatliche Abrechnungsunterlagen für mehrere Kunden bearbeitet.
• Ein Finanzteam, das Rechnungen, Quittungen und Bestellaufträge ordnen muss.
• Prüfer, die die Gesamtsumme der Kredite und Darlehen sowie den Saldo am Ende des Zeitraums überprüfen müssen.
• Es wird gehofft, die Dokumente an das Entwicklerteam des internen Systems weiterzuleiten.
• Kleine Unternehmen, die QuickBooks-Dateien oder die Möglichkeit zum Online-Senden benötigen.
• Dienstleister, die ein Kundenportal, Batch-Aufgaben sowie White-Label-Lösungen benötigen.

Vorteile des Produkts

• Es werden gleichzeitig digitale PDFs, Scans sowie gängige Handybilder unterstützt.
• Es umfasst verschiedene Arten von Finanzdokumenten, nicht nur Bankauszüge.
• Verwenden Sie arithmetische Überprüfungen und Markierungen für Überprüfung, um das Risiko von Stillschweigefehlern zu verringern.
• Die Excel-Ergebnisse beibehalten das tatsächliche Datum sowie die Zahlenzellen.
• Alle Zahlungstarife bieten API, SDK sowie die Exportierung der wichtigsten Dateien.
• Pro deckt nun QuickBooks Online, Webhooks und Batch-Automatisierung ab.
• Eine Testversion erfordert keine Kreditkarte und ermöglicht eine Beurteilung der Leistung mit echten Dokumenten.
• Die Sicherheitsseite gibt klar an, welche Unternehmensfähigkeiten noch nicht vorhanden sind.

Einschränkungen und Hinweise

• Das Erkennungssystem kann weiterhin Fehlinterpretationen liefern; eine manuelle Überprüfung darf nicht übersprungen werden.
• Es kann vorhandene CSV-, QBO-, OFX-, QFX- oder QIF-Dateien nicht als Eingabe umwandeln.
• Während der Probephase werden keine Downloads von QuickBooks CSV- und QBO-Dateien bereitgestellt.
• Um QuickBooks Online direkt zu senden, ist ein Pro- oder höheres Paket erforderlich.
• Mehrfachverarbeitungsfähigkeit und Webhooks sind nicht im Starter enthalten.
• Es gibt keine offiziell veröffentlichten, einheitlichen Genauigkeitswerte, und es liegen auch keine SOC 2-Zertifizierungsberichte vor.
• Es gibt keine SAML-, SCIM- oder Self-Service-Datenverarbeitungsprotokolle.
• Normale Dokumente werden nicht automatisch nach Ablauf einer festgelegten Frist gelöscht.
• Die Standorte für die Datenverarbeitung in den USA erfüllen möglicherweise nicht die Compliance-Anforderungen aller Regionen.
• Dass das SDK öffentlich zugänglich ist, bedeutet nicht, dass die Plattform, die Modelle oder der Server Open Source sind.

Kaufprüfliste

1. Prüfen Sie die Vollständigkeit der Felder mit einem echten, aber angemessen gedämpften Dokument.
2. Überprüfen, ob die Markierung zur Überprüfung die häufigsten Formatierungsfehler im Geschäft abdecken kann.
3. Zählen Sie die tatsächliche Anzahl der Dokumentenseiten pro Monat, und nicht nur die Anzahl der Dateien.
4. Überprüfen Sie, ob eine Dateiexportierung erforderlich ist oder eine direkte Verbindung zu QuickBooks Online.
5. Bewerten, ob eine Massenupload-Funktion, E-Mail-Weiterleitungen und Webhooks benötigt werden.
6. Überprüfen Sie die Monats- und Jahresgebühren, die Seitenanzahl, die Steuern sowie die Differenz bei Aufstiegsvarianten.
7. Überprüfen, ob die Vorgehensweisen der USA bezüglich der Aufbewahrungsorte und -regeln für Dokumente mit den internen Richtlinien übereinstimmen.
8. Unternehmen sollten vor dem Einkauf nach Prüfberichten, Datenverarbeitungsvereinbarungen und Löschbescheinigungen fragen.
9. Entwickeln Sie vor dem Zugriff Tests für API-Limits, asynchrone Status und Fehlerwiederholungen.
10. Bevor es zu einer offiziellen Buchung kommt, sollten manuelle Überprüfungen sowie Kontrollen auf wiederholte Transaktionen durchgeführt werden.

Häufige Fragen

Ist LedgerBox kostenlos?

LedgerBox bietet keine dauerhaft kostenlose, unbegrenzte Version an, bietet jedoch eine 14-tägige Testversion ohne Kreditkarte an, die zunächst 10 Seiten umfasst. Nach Abschluss der im Account aufgeführten Freischaltungsaktionen kann die Anzahl der Testseiten auf bis zu 200 erhöht werden.

Kann es eine gescannte Bankauszugsversion in Excel umwandeln?

Ja, PDFs und Fotos vom Handy können per OCR extrahiert werden, digitale PDFs hingegen werden direkt gelesen. Vor der Exportierung sollten Datum, Betrag, Richtung der Transaktion sowie der Saldo nochmals überprüft werden.

Kann LedgerBox CSV-Dateien importieren und in QBO umwandeln?

Nein, es kann nur PDF-Dateien sowie unterstützte Bilddokumente lesen. CSV-, QBO-, OFX-, QFX- oder QIF-Dateien können nicht als Eingabedaten verwendet werden. Für bereits vorhandene Datendateien sind andere Konvertierungstools erforderlich.

Wird QuickBooks unterstützt?

Alle kostenpflichtigen Pakete ermöglichen das Herunterladen von QuickBooks CSV und QBO. Die Pakete Pro und höher erlauben außerdem den Versand der Daten an QuickBooks Online. Während der Probephase kann die Online-Integration getestet werden, doch es ist nicht möglich, QuickBooks-Dateien herunterzuladen.

Wird eine API und ein SDK bereitgestellt?

Es wird eine REST-API bereitgestellt, die über API-Schlüssel authentifiziert wird. Zudem stehen ein TypeScript SDK, Webhooks sowie MCP-Anbindungen zur Verfügung. Im Starter-Paket sind bereits die API und das SDK enthalten; Webhooks sind ab der Pro-Version verfügbar.

Ist LedgerBox ein Open-Source-Tool?

Nein, die Plattformen, die Erkennungsmodelle sowie der Server gehören zu kommerziellen Produkten mit geschlossenem Quellcode. Offen sind hingegen das TypeScript SDK unter der Apache-2.0-Lizenz sowie die damit verbundenen Aufrufkomponenten.

Wird die Datei automatisch gelöscht?

Dokumente aus den normalen Arbeitsbereichen werden nicht automatisch nach einer festgelegten Anzahl von Tagen gelöscht. Um Dateien vollständig zu löschen und Daten abzurufen, muss ein Antrag gemäß dem aktuellen Löschprozess gestellt werden. Das Kundenportal ermöglicht es, Fristen für das Löschen hochgeladener Dateien festzulegen, doch die erzeugten Arbeitsergebnisse werden nicht automatisch gelöscht.

Zusammenfassung

LedgerBox eignet sich für Teams, die Rechnungen, Quittungen, Belege und andere finanzielle Dokumente in strukturierte Datensätze umwandeln müssen. Seine Besonderheiten liegen in der arithmetischen Überprüfung, den Markierungen für weitere Prüfungen, den vielfältigen Exportformaten sowie den verschiedenen Anbindungs Möglichkeiten vom Browser über API bis hin zu MCP.

Vor der offiziellen Einführung muss insbesondere die Erkennung der echten Formatierung, die Anzahl der Seiten pro Monat, der QuickBooks-Workflow sowie die Löschmechanismen überprüft werden. Bei regulatorischen Anforderungen oder bei Einkäufen durch große Unternehmen muss zudem geprüft werden, ob die Standorte in den USA, die SOC 2-Berichte, das Single-Sign-On-Verfahren sowie die Datenverarbeitungsvereinbarungen den Anforderungen entsprechen.