CapyParse

Was ist CapyParse?

CapyParse ist ein AI-basiertes Dokumentenanalyse-Tool, das Bankauszüge und finanzielle PDF-Dateien in strukturierte Transaktionsdaten umwandelt. Es richtet sich an Buchhalter, Lohnbuchhalter, Unternehmer sowie Finanzteams und zielt darauf ab, die manuelle Eingabe von Datum, Beschreibung und Betrag aus PDF-Dateien zu reduzieren.

Das Tool kann sowohl textbasierte PDFs verarbeiten als auch Scans, Faxe und Handyfotos mithilfe von OCR erkennen. Nach der Extraktion können die Nutzer die Transaktionen neben den ursprünglichen Dokumenten prüfen, verdächtige Felder ändern und anschließend in Tabellenkalkulationen oder Buchhaltungssysteme exportieren.

Eine kurze Beschreibung

CapyParse kann PDFs sowie gescannte Kontoauszüge verschiedener Banken und Formate in überprüfbare Transaktionslisten umwandeln und diese in Formaten wie CSV, Excel, QBO, OFX oder QFX exportieren.

Hauptfunktionen

AI-Handelsextraktion

Die Plattform erkennt aus Tabellen und Transaktionslisten Felder wie Datum, Zusammenfassung, Einnahmen, Ausgaben und Saldo. Sie verlangt nicht, dass der Benutzer für jede Bank manuell Vorlagen erstellt.

Scans und Foto-OCR

Die integrierte OCR-Funktion kann Scandokumente ohne eine separate Textschicht sowie Bilder, die mit dem Handy aufgenommen wurden, verarbeiten. Die offizielle Website empfiehlt eine Auflösung von 300 DPI oder höher – doch jede OCR-Software kann unklare Zahlen oder spezielle Symbole falsch interpretieren.

Originaltext-Vergleich und Zuverlässigkeit

Die Überprüfungsansicht zeigt das ursprüngliche PDF zusammen mit den extrahierten Transaktionen an und kennzeichnet die Zuverlässigkeit der Felder. Die Benutzer können zuerst die Inhalte mit geringerer Zuverlässigkeit überprüfen, ohne jedes Feld erneut eingeben zu müssen.

Überprüfung von Beträgen und Gesamtbeträgen

Das System versucht, den abgebuchten Betrag mit dem Saldo sowie den Gesamtbeträgen im Dokument abzugleichen. Dadurch können einige fehlende Einträge, falsche Zeichensetzungen oder Fehler bei der Dezimalstellenangabe aufgedeckt werden – doch dies kann keine Ersatz für eine offizielle Überprüfung durch die Bank sein.

Aufteilung von Mehrkonten-Auszügen

Für zusammengefasste Kontoauszüge, bei denen mehrere Konten in einem PDF zusammengefasst sind, kann CapyParse die Transaktionslisten nach den einzelnen Konten aufteilen und die Dateien exportieren. Bei der Überprüfung muss weiterhin sichergestellt werden, dass die letzten Ziffern der Kontonummern, die Währung sowie die Zeitraum- und Saldoangaben korrekt sind und keine Fehler vorliegen.

KI-Bereinigung und -Bearbeitung

Vor der Exportierung können Transaktionen kategorisiert, die Namen der Empfänger standardisiert, Daten geändert oder das Vorzeichen der Einnahmen/Ausgaben umgekehrt werden. Die automatische Kategorisierung dient nur als erster Vorschlag – Kontenposten, steuerliche Behandlung und Kundenregeln müssen manuell bestätigt werden.

Massenscannen und Arbeitsbereich

Das Firm-Paket bietet die Möglichkeit, mehrere Rechnungen gleichzeitig zu scannen und auszulesen. Es unterstützt bis zu 10 Arbeitsbereichsmitglieder. Das Starter-Paket ist für 3 Mitglieder geeignet und eignet sich für Einzelpersonen, kleine Teams oder Unternehmen mit geringer monatlicher Arbeitsbelastung.

Eingab- und Ausgabeformat

Vollständiger Arbeitsablauf

1. Stellen Sie sicher, dass die Datei den gesamten Abrechnungszeitraum, alle Seitennummern, die Kontonummern sowie die Anfangs- und Endbeträge enthält.
2. Je nach Sensitivität wird entschieden, ob ein lokaler Formatwandler verwendet wird oder eine Analyse der Rechnungen durch KI in der Cloud erforderlich ist.
3. Laden Sie einen PDF- oder Bilddatei hoch und warten Sie, bis die OCR-Verarbeitung, die Erkennung von Tabellen, die Aufteilung der Konten sowie die Überprüfung der Beträge abgeschlossen sind.
4. Beginnen Sie mit der Überprüfung der Felder mit niedriger Zuverlässigkeit und vergleichen Sie Datum, Zusammenfassung, Richtung der Transaktion sowie Betrag jeweils mit den Angaben auf der ursprünglichen Seite.
5. Überprüfen Sie, ob das Ausgangs saldo plus/minus die Transaktionen dem Endsaldo entsprechen, und prüfen Sie die Seitensummen, die Übertragungen zwischen Seiten sowie die Währung.
6. Verwenden Sie den Editor, um Empfänger und Datum einheitlich festzulegen, aber lassen Sie die KI nicht ohne Belege automatisch die Steuerkategorie bestimmen.
7. Exportieren Sie im gewünschten Format, überprüfen Sie zunächst die Zuordnung in einem Testkonto oder in der Vorschau der Buchhaltungssoftware, bevor Sie die Daten offiziell importieren.
8. Nach Abschluss der Überprüfung werden die Überprüfungsprotokolle exportiert, und die nicht mehr benötigten Cloud-Dokumente werden gemäß den Aufbewahrungsregeln des Unternehmens gelöscht.

Anleitung: Übertragung von Bankauszügen in Excel

1. Öffnen Sie die Rechnung und überprüfen Sie die Seitennummer, die Bildqualität, den Passwortschutz sowie ob das Dokument verkehrt herum ist.
2. Laden Sie die Datei hoch. Falls es sich um einen zusammenfassenden Auszug für mehrere Konten handelt, überprüfen Sie in den Ergebnissen die automatische Aufteilung durch die Plattform.
3. In der nebeneinander angezeigten Überprüfungsansicht werden Felder mit geringer Zuverlässigkeit ausgewählt, insbesondere werden die Ziffer 0 sowie die Buchstaben O, das Minuszeichen und der Kommaunterschied überprüft.
4. Überprüfen Sie das Start- und Enddatum, den Anfangs- und Endsaldo sowie die Anzahl der Transaktionen und die Gesamtsumme der Ein- und Auszahlungen für jeden Account.
5. In der AI-Reinigungsfunktion können Datum, Empfänger und Kategorie angepasst werden; bei der Massenersetzung sollte zunächst ein Muster überprüft werden.
6. Exportieren Sie die Excel-Datei und überprüfen Sie die Zelltypen, das Datumsformat, die Währungsgenauigkeit, die Kodierung sowie die versteckten Spalten.
7. Bewahren Sie eine unveränderte Originaldatei sowie die überprüfte Exportversion auf und notieren Sie den Prüfer sowie das Datum der Fertigstellung.

Importieren von QuickBooks oder anderen Buchhaltungsprogrammen

1. Bestimmen Sie, ob die Zielsoftware QBO, OFX, QFX oder CSV unterstützt – schließen Sie nicht nur aufgrund der Dateierweiterung.
2. In CapyParse werden Typ, Währung, Datum und das Plus-/Minus-Zeichen der Transaktion überprüft, um anschließend das gewünschte Format zu erzeugen.
3. Prüfen Sie vor dem Import die Start- und Enddaten der bereits vorhandenen Transaktionen im Buchhaltungssystem, um Doppelimporte zu vermeiden.
4. Erst importieren Sie einen kurzen Zeitraum oder ein Testkonto, um die Richtung der Ein- und Auszahlungen, die Währung, das Datum sowie die Zusammenfassung zu überprüfen.
5. Nach dem Import aller Dateien ist die Überprüfung durch die Bank abgeschlossen; überspringen Sie die Überprüfung des Saldo nicht nur deshalb, weil das System die Dateien akzeptiert hat.

Für welche Benutzer geeignet

• Buchhalter und Buchführer: Sie wandeln Kundenbankauszüge in Daten um, die importiert werden können, und überprüfen diese anschließend.
• Inhaber von kleinen und mittleren Unternehmen: Ordnen Sie die Bank-PDFs in Excel oder Buchhaltungssoftware ein, um doppelte Eingaben zu vermeiden.
• Finanzbetriebsteam: Transaktionen aus mehreren Konten und Monaten werden in einheitliche Felder zusammengefasst, um sie für die Analyse zu nutzen.
• Prüfer und Due-Diligence-Mitarbeiter: Zunächst wird die Rechnungsstruktur strukturiert, anschließend werden große, wiederkehrende oder ungewöhnliche Transaktionen ausgewählt.
• Logistik- und Transportteam: Nutzt die Extraktionsfunktionen der Plattform, um Transportdokumente, Rechnungen sowie Unterlagen zur Verpackung zu organisieren.
• Personen, die eine einmalige Umwandlung benötigen: Kleine Mengen können über kostenlose Seiten oder Einzelpakete mit Punkten bearbeitet werden.

Typische Anwendungsszenarien

• Historische Transaktionen aus der Bank-PDF wiederherstellen, um Buchungen nachzubessern, Systeme zu migrieren oder jährliche Aufbereitungen durchzuführen.
• Die monatlichen Auszüge mehrerer Banken und Konten in einem einzigen Excel-Report zusammenfassen.
• Erstellen Sie Importdateien für Banktransaktionen für QuickBooks, Xero, Wave oder kompatible Software.
• Bearbeitung von Scans mit unterschiedlicher Qualität, verschiedenen Formaten oder internationalen Bankauszügen.
• Tabelle-Daten aus Rechnungen, Finanzberichten, Frachtpapieren und Transportdokumenten extrahieren.
• Erstellen Sie in der Prüfung oder Due-Diligence eine filterbare Liste der Transaktionen und kehren Sie anschließend zu den ursprünglichen PDF-Beweismitteln zurück.

Vorteile des Produkts

• Sich auf Bankauszüge und Finanztabellen zu konzentrieren, kommt dem Buchhaltungsprozess näher als die Erstellung von unstrukturiertem Text durch herkömmlichen OCR.
• Es können digitale PDFs, Scans und Fotos verarbeitet werden – es ist nicht notwendig, für jede Bank vorherige Vorlagen anzulegen.
• Es werden der Originaltext sowie eine Überprüfung der Zuverlässigkeit und des Saldo nebeneinander bereitgestellt, wodurch die manuelle Arbeitszeit auf verdächtige Transaktionen fokussiert wird.
• CSV, Excel, QBO, OFX und QFX werden unterstützt – man kann zwischen Tabellenanalyse und Buchhaltungssystemen wählen.
• Die zusammenfassende Abrechnung wird automatisch nach Konten aufgeteilt, wodurch manuelles Seitenumbringen und wiederholte Exporte reduziert werden.
• Konverter für die Formate QBO, OFX und QFX, die keine KI benötigen, können lokal im Browser ausgeführt werden – die Dateien verlassen das Gerät nicht.

Einsatzbeschränkungen und Hinweise

• OCR- und KI-Verarbeitung können nicht zu 100 Prozent genau sein; unscharfe Scans, Stempel, komplexe Tabellen sowie Transaktionen über mehrere Seiten führen leicht zu Fehlern.
• Der auf der offiziellen Website angegebene Genauigkeitsgrad von über 99 % ist ein Wert des Lieferanten; es werden weder die Stichproben, noch die Definitionen der Felder sowie keine Informationen zu den verwendeten Testmethoden bereitgestellt.
• Die Transaktionsdokumente enthalten Kontoinformationen, Einnahmen und Ausgaben, Händler sowie mögliche persönliche Daten. Bevor mit KI in der Cloud extrahiert wird, müssen Berechtigungen und Compliance überprüft werden.
• Die Gültigkeitsdauer der kostenlosen Seiten, der Abonnementsseiten sowie der Pakete mit einer bestimmten Anzahl an Seiten ist unterschiedlich – man sollte nicht alle Limits als dauerhaft angesammelt betrachten.
• Die Tatsache, dass das Buchhaltungssystem QBO oder CSV akzeptieren kann, bedeutet nicht, dass die Felder korrekt mappiert sind. Eine falsche Richtung der Ein- und Ausgaben kann zu Fehlbuchungen in großen Mengen führen.
• Bei der Verwendung der Kundenabrechnungen müssen die Wirtschaftsprüfungsgesellschaften klare Anweisungen bezüglich der Delegation von Befugnissen, der Rechte im Arbeitsbereich, des Zeitraums für die Löschung sowie des Ablaufs bei Kündigungen der Mitarbeiter festlegen.
• Die Plattform verfügt hauptsächlich über eine englische Benutzeroberfläche; auch wenn Rechnungen in mehreren Sprachen bearbeitet werden können, müssen die regionalen Zahlen-, Währungs- und Datumskonventionen dennoch überprüft werden.

Preise und Pakete

Stand zum 21. August 2026 bietet CapyParse kostenlose Konten, monatliche Abonnements, jährliche Abonnements, Pakete mit einer bestimmten Anzahl von Seiten sowie maßgeschneiderte Lösungen an. Auf der Startseite gibt es außerdem einen Zugang zu einer täglichen Anzeige von 6 Seiten – ohne Registrierung. Dieser Zugang sollte nicht mit dem kostenlosen Kontostand von 10 Seiten nach der Registrierung verwechselt werden.

Bei der jährlichen Zahlung werden nicht monatlich nur 24 oder 66 Dollar abgebucht, sondern es werden einmalig 290 oder 790 Dollar gezahlt – das entspricht im Vergleich zur monatlichen Zahlung zwei kostenlosen Monaten. Die Anzahl der Abonnementsmonate wird monatlich zurückgesetzt; bei der jährlichen Zahlung werden nicht alle Monate des Jahres auf einmal berechnet.

Einmalige Seitenmenge-Paket

Jede PDF-Seite oder jedes konvertierte Bild zählt als 1 Seite. Wenn die Anzahl der Seiten nicht ausreicht, wird zunächst der Betrag des Abonnements für den jeweiligen Monat verwendet, anschließend die einmaligen Pakete. Der endgültige Preis, die Steuern und Leistungen richten sich nach der Rechnungsseite.

Unterschiede in der Privatsphäre zwischen kostenlosen Tools und KI in der Cloud

Daten Sicherheit und Privatsphäre

Die Datenschutzerklärung von CapyParse listet Daten wie Namen, E-Mail-Adressen, IP-Adressen, Bankauszüge, Finanztransaktionen, Zahlungstoken sowie Nutzungslogs auf. Das Hochladen von Dokumenten kann durch Google, Microsoft Azure, Mistral AI und Anthropic unterstützt werden. Supabase dient zum Speichern der Daten, während Stripe und PostHog jeweils die Zahlungen sowie die Analyse der Nutzung unterstützen.

Die Behörden geben an, keine personenbezogenen Daten zu verkaufen, und die Dienstleister sind durch Verträge daran gebunden, die Daten nicht für eigene Zwecke zu nutzen. Dennoch verlassen die Rechnungen das Gerät des Nutzers und gelangen in die Hände mehrerer Zwischenverarbeiter. Daher sollten Unternehmen diese Abläufe in ihre Risikobewertung der Lieferanten einbeziehen.

Beibehalten und Löschen

Für aktive Konten besagt die Datenschutzerklärung, dass die Daten unbegrenzt aufbewahrt werden können, bis der Nutzer deren Löschung anfordert oder die Dienstleistung nicht länger benötigt. Wenn ein Konto zwei Jahre lang nicht genutzt wird, gibt die Plattform an, die Kontodaten automatisch zu löschen.

Benutzer können Dokumente vom Dashboard löschen und Anfragen zur Einsicht, Löschung oder Korrektur von Daten stellen. Für Wirtschaftsprüfungsgesellschaften sollte ein kürzerer und überprüfbarer Zeitraum für die Löschung von Kundendokumenten festgelegt werden – anstelle eines automatischen Löschens nach zwei Jahren.

Checkliste für Sicherheitspraktiken

• Laden Sie nur Rechnungen hoch, für die eine Geschäftsautorisierung vorliegt und deren Verwendungszweck mitgeteilt wurde.
• Verwenden Sie separate Mitarbeiterkonten und Passwortmanager, um Anmeldeinformationen nicht zu teilen.
• Der Zugang zum Arbeitsbereich wird nach Kunde und Fall beschränkt und sofort entzogen, wenn ein Mitarbeiter ausscheidet oder ein Projekt beendet ist.
• Nach der Exportierung der Datei wird sie in einem vom Unternehmen genehmigten verschlüsselten Speicher abgelegt und bleibt nicht lange im persönlichen Download-Verzeichnis.
• Nach Abschluss der Überprüfung, Importierung und Aufbewahrung zur Prüfung löschen Sie proaktiv die nicht mehr benötigten Dokumente aus der Cloud.
• Vor dem Erwerb einer Custom-Lösung sind Angaben zu Standort der Daten, Verschlüsselung, Unterauftragnehmern, Backups, Löschverfahren sowie Bedingungen für Sicherheitsvorfälle erforderlich.

Support-Plattformen und Integration

APIs, SDKs und Open Source

Stand der Überprüfung bietet die offizielle Website keine öffentlichen API-Dokumentationen für Entwickler, keine API-Schlüssel-Konsole, keine Webhooks oder ein offizielles SDK. Die ERP- und Cloud-Speicher-Connector im Custom-Paket gehören zu maßgeschneiderten Unternehmensintegrationen und sollten nicht als öffentliche Plattform-APIs betrachtet werden, die frei aufgerufen werden können.

Es wurden weder ein offizieller GitHub-Organismus mit Link zur Website, noch Open-Source-OCR-Modelle, Parser-Repositorien oder Open-Source-Lizenzbedingungen gefunden. Das CapyParse-Produkt selbst sollte als geschlossenes kommerzielles SaaS-Produkt angesehen werden; die Exportierung in offene Dateiformate bedeutet nicht, dass das Produkt open source ist.

Grundlegende Informationen

Empfehlungswert

Die Empfehlungsbewertung liegt bei 4,4 von 5 Punkten. CapyParse vereint die spezielle Extraktion von Bankauszügen, OCR, Vergleich mit dem Originaltext, Zuverlässigkeitsbewertung, Überprüfung des Saldo sowie die Exportierung in Buchhaltungsformate in einem einzigen Prozess – dadurch eignet es sich besser für die Prüfung in der Buchhaltung als herkömmliche Tools zur Umwandlung von PDFs in Tabellen.

Der Hauptmangel besteht darin, dass KI in der Cloud mit hochsensiblen Finanzdokumenten umgehen muss, und dass öffentliche APIs sowie fortgeschrittene Automatisierungsfunktionen nur über Custom-Integrationen verfügbar sind – es gibt keine Dokumentation für die selbstständige Entwicklung. Zudem kann die Genauigkeit der KI die Überprüfung durch qualifizierte Buchhalter sowie die Abstimmung mit den Bankdaten nicht ersetzen.

Häufige Fragen

Ist CapyParse kostenlos?

Es gibt eine kostenlose Nutzungsmöglichkeit. Die Demonstration auf der Startseite ermöglicht es, ohne Anmeldung täglich bis zu 6 Seiten zu verarbeiten. Mit einem kostenlosen Konto erhält man zusätzlich 10 Seiten – und es ist kein Kreditkartennotwendig.

Ablaufdatum der kostenlosen 10 Seiten?

Auf der Seite mit den aktuellen Preisen steht, dass 10 kostenlose Seiten keine Gültigkeitsdauer haben. Das unterscheidet sich von den Paketen mit einer bestimmten Anzahl von Seiten, deren Gültigkeit monatlich erneuert wird, sowie von den Paketen mit einer einmaligen Anzahl von Seiten, deren Gültigkeit ein Jahr beträgt.

Kann man Rechnungen erkennen, die gescannt oder mit dem Handy aufgenommen wurden?

Gescannte Dokumente sowie Handyfotos können mithilfe von OCR erkannt werden. Um Fehler zu vermeiden, sollte die Seite flach, vollständig und schattenfrei sein, und es sollte möglichst eine hohe Auflösung verwendet werden.

Wird mehrsprachige Unterstützung sowie verschiedene Banken unterstützt?

Die offizielle Website behauptet, mit mehr als 1000 Banken sowie Dokumenten in verschiedenen Formaten und in mehreren Sprachen umgehen zu können. Die Nutzer sollten dennoch ihre eigenen Bankbeispiele verwenden, um Währungen, Datumsangaben, Tausendertrenner sowie die Richtung von Ein- und Auszahlungen zu testen.

Wie berechnet man die Anzahl der Seiten?

Jede PDF-Seite oder jedes konvertierte Bild zählt als 1 Seite. Eine Rechnung mit 5 Seiten verbraucht somit 5 Seitenplatz, auch wenn nur einige der Seiten Transaktionen enthalten.

Kann man es direkt in QuickBooks importieren?

Es ist möglich, QBO-Dateien zu exportieren und sie über den Importprozess in QuickBooks hochzuladen – auch CSV-Dateien können verwendet werden. Es handelt sich dabei um einen einmaligen Dateiimport, keine kontinuierliche Synchronisierung mit der Bank. Daher muss alles erneut überprüft und bestätigt werden.

Wird die Daten lokal verarbeitet?

Es hängt vom Tool ab. Kostenlose Formatwandler wie QBO, OFX, QFX usw. können direkt im Browser verwendet werden, während die Extraktion von Kontoauszügen über AI-Banking in die Cloud hochgeladen und externe Verarbeitungsdienste genutzt werden müssen.

Kann man die hochgeladenen Dokumente löschen?

Laut der offiziellen Website können die Daten jederzeit über das Dashboard gelöscht werden, und es ist auch möglich, eine Anfrage zur Löschung der Privatsphärendaten zu stellen. Die Daten aktiver Konten können hingegen langfristig aufbewahrt werden; daher sollte man sich nicht ausschließlich auf die automatische Löschung verlassen.

Sind die extrahierten Ergebnisse immer genau?

Nicht unbedingt. Die Plattform räumt ausdrücklich ein, dass OCR-Zeichenerkennung Zahlen falsch interpretieren kann, weshalb sie einen Vergleich mit dem Originaltext sowie eine Zuverlässigkeitsangabe bietet; vor der Exportierung oder Buchung müssen Beträge, Saldo sowie Ausgaben- und Einnahmerichtungen überprüft werden.

Wird eine API oder SDK bereitgestellt?

Es wurden weder öffentliche APIs noch offizielle SDK-Dokumentationen gefunden. Kunden mit hohem Volumen können sich nach Cloud-Speicherlösungen, E-Mail-Diensten, ERP-Systemen sowie maßgeschneiderten Integrationen im Custom-Paket erkundigen.

Ist CapyParse Open Source?

Nein. Es wurden weder offizielle Open-Source-Code-Repositories noch Open-Source-Lizenzen gefunden; es handelt sich um einen kommerziellen Webdienst mit geschlossener Quellcode-Struktur.

Kann man nach der Zahlung einen Rückzahlung erhalten?

In den Nutzungsbedingungen steht, dass die bereits gezahlten Abonnementgebühren außer bei gesetzlichen Vorgaben nicht rückerstattet werden. Es wird empfohlen, zunächst die kostenlosen Seiten zu nutzen, um die Dokumente zu überprüfen, bevor man sich für eine Monats-, Jahres- oder Einmalkauf-Lösung entscheidet.

Zusammenfassung

CapyParse ist ein klar definiertes AI-Tool für Finanzdokumente, das insbesondere dazu geeignet ist, Bankauszüge in überprüfbare und importierbare Transaktionsdaten umzuwandeln. Sein Wert liegt darin, dass es OCR, die Aufteilung auf mehrere Konten, die Zuverlässigkeitsbewertung, die Überprüfung der Saldo sowie den Export in verschiedene Formate zu einem integrierten Prüfprozess verbindet.

Die Nutzer sollten „AI-Verifizierung“ nicht als Ersatz für eine manuelle Überprüfung verstehen – insbesondere was Beträge, Symbole, Konten sowie wiederholte Transaktionen vor der Eingabe in das Buchhaltungssystem angeht. Das Team sollte außerdem je nach Sensitivität der Rechnungen zwischen lokaler Umwandlung und Cloud-basierte AI unterscheiden und aktiv die Löschung von Dokumenten steuern.