OLY.AI

Présentation des outils

OLY.AI est une plateforme d’analyse financière basée sur l’IA, proposée par OLY.AI Inc. aux petites et moyennes entreprises, aux comptables, aux CFO fractionnés ainsi qu’aux équipes opérationnelles. Elle relie QuickBooks Online aux documents d’entreprise, permettant aux utilisateurs de consulter des données financières en langage naturel, de générer des rapports, de suivre des indicateurs et de discuter des changements de budget et de scénarios.

Fonction principale

QuickBooks : questions-réponses financières en langage naturel

Une fois que l’utilisateur a autorisé QuickBooks Online, il peut poser des questions sur les revenus, les dépenses, le flux de trésorerie, les bénéfices, les créances et dettes, ainsi que sur les tendances, et afficher en détail les données correspondantes. OLY.AI est un complément d’analyse pour QuickBooks, et non un remplaçant des livres comptables ou du système de déclaration fiscale.

• Récupérer des données financières mises à jour en temps réel ou périodiquement à partir de une ou plusieurs entreprises QuickBooks.
• Génération automatique de rapports de clôture, de budgets et d’explications financières nécessaires à la direction.
• Laissez le système suggérer des questions auxquelles on peut continuer à poser des questions et des indicateurs qui méritent une attention particulière.
• Il est possible de partager une partie des droits d’analyse avec les membres de l’équipe et les responsables de département.

Alerte précoce, budget et analyse de scénarios

Les plans de paiement permettent de définir des signaux financiers, des seuils de risque et des alertes personnalisées, et de comparer différentes situations sous la forme de « si un certain changement se produit ». Les résultats des prévisions dépendent de l’intégralité des comptes, des règles de classification et des hypothèses, et ne doivent pas être considérés comme des résultats définitifs.

• Surveiller les flux de trésorerie, les coûts, la rentabilité et les objectifs commerciaux.
• Comparer l’impact des variations des prix, des coûts, du personnel ou des ventes sur la performance financière.
• Suivre les indicateurs de performance clés via des tableaux d’affichage ou des vues partagées.
• Après avoir détecté une anomalie, il est encore nécessaire de revenir aux documents originaux et au système comptable pour vérifier.

Google Docs et Slack Agent

L’intégration avec Google Docs permet de placer les données financières aux côtés des contrats, des plans et des rapports dans le même contexte d’analyse, afin de générer des résumés, d’expliquer les écarts et de rédiger des drafts à l’intention du conseil d’administration. Slack Agent peut se souvenir des objectifs définis par l’équipe et relier les documents autorisés ainsi que les systèmes au sein de l’espace de travail pour exécuter des tâches continues.

• Analyser le contenu du document en le combinant avec les indicateurs de QuickBooks.
• Suivre les objectifs à long terme dans Slack et faire un retour d’information sur l’état au sein de l’équipe.
• Lorsqu’il s’agit de documents financiers sensibles, il convient de restreindre les canaux, les membres et les droits des agents.

Tutoriel d'utilisation

1. Créez un compte gratuit et connectez l’entreprise QuickBooks Online correcte sur la page d’autorisation.
2. Vérifiez l’entreprise, la période comptable, la devise, les comptes et l’état de mise à jour des données pour vous assurer que la portée de l’importation est correcte.
3. Commencez par poser des questions que l’on peut vérifier à l’aide des rapports de QuickBooks, puis comparez les réponses aux comptes originaux.
4. Se connecter à Google Docs si nécessaire pour créer des budgets, des rapports de clôture, des seuils d’alerte ou des scénarios hypothétiques.
5. Définissez des droits minimums avant d’inviter les membres de l’équipe, et faites examiner les conclusions importantes par le comptable ou le responsable financier.

À qui s’adresse-t-il

• Comptable et CFO fractionné qui sert simultanément plusieurs clients QuickBooks.
• Dirigeants de PME qui ont besoin de comprendre rapidement les flux de trésorerie, les dépenses et le budget.
• Équipe financière qui souhaite que les responsables de département voient les indicateurs pertinents, mais ne pas rendre publiques les comptes complets.
• Des opérateurs qui ont besoin de générer automatiquement des descriptions de règlement, des drafts de budget et des rapports de gestion.
• PME souhaitant obtenir une mise en œuvre personnalisée d’IA et des services de conseil continu.

Prix et forfaits

Le compte gratuit ne nécessite pas de carte de crédit et comprend 2 500 tokens. Les tarifs du plan Starter et Pro sont indiqués sur la page des prix comme un prix mensuel pour une facturation annuelle, mais la page d’accueil mentionne également une facturation mensuelle ; il y a donc une contradiction dans les informations publiées, il convient de vérifier le cycle de facturation réel et le montant total avant l’achat.

La FAQ d’auto-service indique que l’accès peut être annulé à tout moment et cessera à la fin du cycle en cours ; les conditions pour les entreprises prévoient quant à elles un renouvellement annuel, une notification préalable et un acompte non remboursable. Les règles applicables dépendent des modalités de paiement automatisé ou des détails de l’abonnement signé.

Avantages du produit

• Conçu pour les scénarios financiers des petites et moyennes entreprises avec QuickBooks, les questions et les résultats sont plus proches de la comptabilité et de l’analyse de gestion.
• Permet de effectuer des recherches en langage naturel à travers plusieurs entreprises, idéal pour les conseillers travaillant avec de nombreux clients afin d’améliorer l’efficacité de la recherche.
• Les données financières, les documents, les objectifs, les alertes précoce et l’analyse de scénarios peuvent être mis en œuvre en collaboration au sein d’un flux de travail unifié.
• Fournit un crédit gratuit sans carte de crédit, permettant de vérifier d’abord l’exactitude par des questions vérifiables.
• Le plan payant offre la possibilité de partager avec plusieurs personnes, une mise à jour prioritaire et un support technique.

Restrictions d'utilisation et précautions

• OLY.AI n’est ni comptable agréé, ni conseiller fiscal, ni outil d’audit ; les décisions importantes doivent être revues par des professionnels qualifiés.
• Une classification erronée, des transactions répétées, des comptes non rapprochés ou une synchronisation retardée ont un impact direct sur les conclusions de l’analyse.
• La consommation de tokens dépend de la complexité de la question et de la taille des données connectées ; le nombre de tokens ne peut pas être directement converti en un nombre fixe d’interrogations.
• L’analyse de scénarios est basée sur des résultats hypothétiques et ne constitue pas de conseil en matière d’investissement, de prêt, de fiscalité ou de gestion de trésorerie.
• Lors de l’invitation des équipes et de l’utilisation de Slack, il convient de limiter la portée des données financières en fonction des responsabilités, afin d’éviter de divulguer les salaires, les comptes ou les informations des clients à des personnes non autorisées.

Sécurité des données et vie privée

La documentation officielle indique que la connexion utilise une transmission chiffrée, que les identifiants des comptes financiers ne sont pas stockés, et que l’accès aux données s’effectue via l’intégration de l’authentification QuickBooks ; le site mentionne également le chiffrement AES, TLS et les normes SOC 2. Les entreprises doivent néanmoins vérifier les dernières informations relatives au périmètre des audits, au stockage des données, aux sauvegardes, à la suppression des données, à l’accès du personnel d’assistance et aux procédures de notification en cas d’incident.

La FAQ indique que les données des clients ne seront pas vendues et que celles-ci ne seront traitées qu’à des fins de prestation de services. Les conditions d’utilisation rappellent en outre que la plateforme n’est pas adaptée à des utilisations à haut risque, que les clients conservent la propriété de leurs données et sont responsables de leur propre jugement professionnel.

Plateformes, API et open source

OLY.AI est principalement une application web, et les connexions clés actuellement rendues publiques sont QuickBooks Online, Google Docs et Slack. Aucune liste complète des systèmes de données pris en charge n’a été officiellement divulguée pour le moment, et il n’y a pas non plus de confirmation concernant une application mobile native.

Les conditions de service définissent l’API et le widget, mais leur champ d’utilisation, les interfaces de données, les limitations de vitesse ainsi que les frais sont fixés par les détails de l’abonnement du client. Aucun document officiel d’API pour développeurs publics ni SDK formel n’est actuellement disponible, ce qui empêche de considérer les interfaces contractuelles d’entreprise comme des API ouvertes.

Les services et l’API d’OLY.AI sont décrits dans les conditions générales comme des logiciels propriétaires utilisables sous licence ; aucune licence open source officielle pour le produit lui-même n’a été divulguée pour le moment. Les plans de coopérative concernant la gouvernance des membres ou l’organisation des intérêts ne signifient pas non plus que le code source du logiciel est ouvert.

Questions fréquentes

OLY.AI peut-il remplacer QuickBooks ?

Non. Il analyse les données de QuickBooks Online via une connexion certifiée ; la tenue comptable initiale, les écritures, la rapprochement des comptes et les états financiers officiels doivent encore être effectués dans le système comptable.

OLY.AI est-il gratuit ?

Il existe un niveau gratuit sans carte de crédit, offrant 2 500 tokens par mois. Le niveau payant ajoute davantage de tokens, des connexions d’entreprise, des alertes, des documents, des équipes et des capacités de support.

Pourquoi les prix publics ne sont-ils pas identiques ?

La page d’accueil et la page des prix ne donnent pas encore d’informations uniformes sur le nombre d’entreprises et le cycle de facturation. Lors de l’achat, il convient de se référer à la page de règlement du compte ou aux détails de l’abonnement signé.