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Eine kurze Beschreibung

DoDocs ist eine KI-basierte Plattform für Buchhaltung und Automatisierung von Finanzdokumenten. Sie ermöglicht die kontinuierliche Erfassung von Rechnungen, Quittungen und Bankauszügen sowie die Durchführung von Datenauswertungen, Klassifizierungen der Konten, Abgleichen mit Bankdaten, Erkennung von Anomalien und die Bereitstellung der Daten für das Buchhaltungssystem.

Einführung in die Tools

DoDocs wird vom amerikanischen Team von DoDocs betrieben. Das Produkt richtet sich in erster Linie an die Finanzabteilungen von Unternehmen sowie an Wirtschaftsprüfungsgesellschaften und dient als KI-gestützte Plattform für Buchhaltungsprozesse. Es handelt sich dabei nicht um ein einzelnes OCR-Tool, sondern um eine Lösung, bei der mehrere Prozessagenten zusammenarbeiten, um Aufgaben wie Datenerfassung, Extraktion, Abgleich und Veröffentlichung durchzuführen.

Das System leitet Felder mit geringer Zuverlässigkeit, wiederholte Rechnungen, Abweichungen bei Lieferanten sowie Codes, die geprüft werden müssen, in die Warteschlange für manuelle Überprüfung. Das Team kann den Grad der Automatisierung schrittweise erhöhen, anstatt von Anfang an der KI bedingungslos die Aufzeichnungen im Buchhaltungssystem zu überlassen.

Kernarbeitsablauf

Hauptfunktionen

Dokumentenerfassung über mehrere Kanäle

Kunden können Unterlagen per E-Mail, WhatsApp, per Mobilfunkfoto oder direkt hochladen. Das System entfernt automatisch Duplikate und ordnet die Unterlagen in der richtigen Reihenfolge an. Die Buchhalter müssen nicht verlangen, dass alle Kunden die Bedienung des neuen Portals erlernen.

Extrahieren von Rechnungs- und Quittungsdaten

Der Extractor-Proxy kann Lieferanten, Beträge, Daten, Steuerbeträge, Zeileinhalte sowie weitere buchhalterische Felder erkennen und eine Zuverlässigkeitsbewertung für die Ergebnisse berechnen. Laut der offiziellen Website können PDFs, Bilder, handschriftliche oder beschädigte Dokumente verarbeitet werden, doch komplexe Beispiele erfordern weiterhin eine praktische Überprüfung.

Intelligente Klassifizierung und Kontonummern

Das System schlägt auf der Grundlage der Semantik der Geschäftsunterlagen sowie der vorhandenen Korrekturprotokolle Klassifizierungen und Konten des Hauptbuchs vor. Das Finanzteam sollte die Kontenliste, die Steuerregeln sowie die Kundenunterschiede berücksichtigen, anstatt sich ausschließlich auf die Entscheidungen des Modells zu verlassen.

Automatische Abstimmung der Bankkonten

Der Reconciler-Proxy vergleicht Rechnungen oder Quittungen mit den Banktransaktionen und überprüft Angaben wie Beträge, Lieferanten und Datumsangaben. Transaktionen, bei denen eine Zuordnung nicht möglich ist, geteilte Zahlungen oder abweichende Transaktionen werden zur manuellen Bearbeitung weitergeleitet.

Hinweise zu Wiederholungen und Betrugsrisiken

Die Plattform markiert verdächtige Muster wie wiederholte Rechnungen, Abweichungen bei Lieferanten sowie aufgeteilte Rechnungen. Die Risikohinweise dienen dazu, den Umfang der Untersuchung einzugrenzen, und bedeuten nicht, dass das System bereits Betrug nachgewiesen hat.

Automatische Forderung bei fehlenden Dokumenten

Der Chaser-Agent kann über E-Mail und WhatsApp voreingestellte Nachfollgezyklen ausführen, Antworten verfolgen und bei mehrfachem Nichtantworten auf ein menschliches Team übergeben. Zunächst werden vorhandene Bank- und Buchhaltungsunterlagen überprüft, um wiederholte Anfragen zu vermeiden.

Manuelle Überprüfungsqueue

Lesungen mit geringer Zuverlässigkeit, Abweichungen sowie Entscheidungen bezüglich der Kodierung werden zusammengefasst dargestellt, wobei die ursprünglichen Dokumente neben den Vorschlägen angezeigt werden. Der Benutzer kann diese ändern, genehmigen oder ablehnen und anschließend entscheiden, ob sie in das Buch eingetragen werden sollen.

Mehrstufige automatische Steuerung

Synchronisierung von Buchhaltungssoftware

Auf der offiziellen Website werden derzeit QuickBooks, Xero und Zoho als Synchronisierungsmöglichkeiten aufgeführt; auf einigen Seiten wird außerdem auf weitere Integrationen mit Unternehmenssystemen hingewiesen. Konkrete Anbindungen, regionale Versionen, Feldzuordnungen sowie verfügbare Pakete sollten in einem Testkonto einzeln überprüft werden.

Prüfungsverlauf

Jeder Veröffentlichungseintrag kann Dokumente des Kanals, Extraktionsergebnisse, Übereinstimmungsbelege sowie die Überprüfungsverantwortlichen enthalten, was eine Überprüfung und Prüfung am Monatsende erleichtert. Unternehmen müssen weiterhin die Aufbewahrungsfristen sowie die Zugriffsrechte gemäß ihren eigenen Vorschriften festlegen.

Funktionen für Online-Zugang und Vorankündigungen sind verfügbar.

Für welche Benutzer geeignet

• Finanzmitarbeiter in kleinen Unternehmen: Automatische Organisation von täglichen Rechnungen, Quittungen und Bankunterlagen – dadurch wird die erneute Eingabe reduziert.
• Wirtschaftsprüfungsunternehmen: Bearbeitung von Forderungseintreibungen, Abrechnungen und Überprüfung von Abweichungen in Arbeitsumgebungen mit mehreren Kunden.
• Outsourceteam für Buchhaltung: Automatisierungsstufe nach Kundenanforderung einstellen und Belege für jede Veröffentlichung aufbewahren.
• Finanzabteilung eines wachsenden Unternehmens: Verbinden Sie die Dokumenteneingabe mit den Büchern von QuickBooks, Xero oder Zoho.
• Softwareentwicklerteam: Extrahiert Rechnungen und Dokumente über die MatchPoint-API und integriert sie in die eigenen Prozesse.

Typische Anwendungsszenarien

• Nachdem die Rechnungen des Lieferanten in den öffentlichen Posteingang eingegangen sind, werden sie automatisch abgerufen, mit den Banktransaktionen abgeglichen und ein Entwurf der Buchung erstellt.
• Das System erkennt am Monatsende fehlende Quittungen und erinnert den Kunden per WhatsApp daran, ein Foto zu senden, welches anschließend automatisch archiviert wird.
• Wiederholte Rechnungen oder ungewöhnliche Beträge der Lieferanten werden blockiert; das Finanzpersonal prüft die Beweise, bevor es eine Genehmigung erteilt.
• Das Büro überprüft zentral die Bearbeitungswarteschlangen mehrerer Kunden, während die Kunden weiterhin über die vertrauten Kommunikationswege Unterlagen einreichen.
• PDF-, JPG-, Textdateien sowie einige handschriftlichen Unterlagen in für Lager-, Logistik- oder Buchhaltungssysteme nutzbare Daten umwandeln.

Anleitung zur Verwendung

Erste Konfiguration des Unternehmens

1. Registrieren Sie ein 14-tägiges Testkonto, wählen Sie das Unternehmenspaket aus und erstellen Sie die Firmendaten.
2. Verbinden Sie das derzeit verwendete Buchhaltungssystem, die E-Mail-Adresse sowie die erforderlichen Bankdatenquellen.
3. Beginnen Sie im Shadow-Modus, lassen Sie den Agenten eine Reihe von historischen Dokumenten verarbeiten, ohne sie in die offiziellen Bücher einzutragen.
4. Überprüfung der Felder, GL-Codes, Bankabgleich, Steuerbehandlung und Ergebnisse der Doppelte-Prüfung.
5. Es sollten Schwellenwerte für Felder mit hohem Risiko sowie für Beträge festgelegt werden, damit unklare Ergebnisse automatisch zur manuellen Überprüfung weitergeleitet werden.
6. Sobald die Genauigkeit stabil ist, wechselt man schrittweise zu Suggest oder Auto-post und führt kontinuierlich Stichprobenprüfungen durch.

Bewertung der Kunden durch die Wirtschaftsprüfungsgesellschaft

1. Wählen Sie die Firm-Lösung aus und erstellen Sie Arbeitsbereiche für mehrere Kunden, wobei für jeden Kunden ein eigenes Buchhaltungsbuch sowie entsprechende Berechtigungen festgelegt werden.
2. Importieren Sie Kundendaten und öffnen Sie Kanäle zur Datenerfassung wie E-Mail, WhatsApp oder mobile Übertragung.
3. Konfiguration fehlt: Häufigkeit der Forderungsausstellung, Beendigungsbedingungen und Kontakte für manuelle Aufwertung.
4. Für verschiedene Kunden werden automatisierte Ebenen, Kontenregeln sowie Genehmigungsverantwortliche festgelegt.
5. Zuerst wird eine parallele Überprüfung mit repräsentativen Monaten durchgeführt, anschließend wird der Umfang der automatischen Veröffentlichung für jeden Kunden schrittweise erweitert.

Über die MatchPoint-API zugreifen

1. Beantragen Sie Zugriff auf die Schnittstelle und erstellen Sie einen Schlüssel – die Anmeldeinformationen werden ausschließlich sicher auf der Serverseite gespeichert.
2. Basierend auf der Dokumentation zur Art des Geschäfts werden Eingabepunkte, Zielfelder und Strukturierungsmodelle für die Ausgabe definiert.
3. Laden Sie echte Testdateien hoch, die verschiedene Anbieter, Sprachen, Schärfegrade und mehrseitige Dokumente abdecken.
4. Niedrige Zuverlässigkeit,解析-Fehler und Feldkonflikte sollen in den Überprüfungs- und Wiederholungsprozess einbezogen werden.
5. Erst nach Abschluss der Berechtigungsverwaltung, der Maskierung von Protokollen, der Überwachung des Verbrauchs sowie der Behandlung von Abweichungen sollte es in die Produktionsumgebung eingeführt werden.

Preise und Pakete

DoDocs bietet eine 14-tägige kostenlose Testphase an; auf der offiziellen Seite wird erklärt, dass kein Kreditkartennotwendig ist. Im Folgenden sind die monatlichen Preise in US-Dollar für das Jahr 2026 aufgeführt. Für alle regulären Pakete können zusätzliche Gebühren für den Datenverbrauch anfallen. Der endgültige Betrag richtet sich nach den Angaben auf der Rechnungsseite.

Probierphase, Stornierung und Zusatzkosten

Auf der offiziellen Preisseite steht, dass eine Stornierung zu jedem Zeitpunkt möglich ist. Alle Preise sind in US-Dollar angegeben. Bei den Optionen BASE und Firm steht „Consumption rates apply“ – daher stellt die monatliche Gebühr nicht den Gesamtpreis für unbegrenzte Nutzung dar. Vor dem Ausprobieren sollten die tatsächlichen Kosten für Dokumente, Seitenanzahl, Kommunikation und Integration überprüft werden.

Rückerstattung und Abrechnung mit Kunden

Das Firm-Paket verspricht 5 % Rückerstattung lebenslang. Bei Starter sind die ersten 10 Kunden kostenlos, ab dem 11. Kunden wird eine Gebühr erhoben. Die Voraussetzungen für die Rückerstattung, die Art der Auszahlung sowie die Definition von „Kunden“ richten sich nach den Zahlungsbedingungen.

Unterstützung für Plattformen sowie Eingabe- und Ausgabefunktionen

APIs, SDKs und Open Source

Vorteile des Produkts

• Es umfasst Sammeln, Extrahieren, Kodieren, Abgleichen und Veröffentlichung und kommt dem vollständigen Buchhaltungsprozess näher als reiner OCR.
• Kunden können Unterlagen per E-Mail und WhatsApp übermitteln, wodurch die Kommunikationskosten im Zusammenhang mit der Nutzung des neuen Portals gesenkt werden.
• Das Vertrauensmodell Stufe 4 ermöglicht es dem Team, zunächst zu beobachten, anschließend Vorschläge zu machen und schließlich automatisch zu veröffentlichen, wodurch ein schrittweiser Rollout erleichtert wird.
• Die ursprünglichen Dokumente sowie die entsprechenden Beweise werden zusammen mit den Entscheidungen aufbewahrt, um eine Überprüfung und Nachverfolgung im Rahmen von Audits zu erleichtern.
• Die Firmenversion und die Büroversion werden separat berechnet und eignen sich für den Einsatz bei Einzelaufträgen oder bei Geschäften mit mehreren Kunden.

Einsatzbeschränkungen und Hinweise

• Die Automatisierungs- und Genauigkeitsraten der offiziellen Website gehören zur Produktwerbung oder zu spezifischen Beispielen und können die eigene Validierung durch das Unternehmen nicht ersetzen.
• Für die BASE- und Firm-Pakete gelten zusätzliche Gebühren pro Nutzung. Die Anzahl der Dokumente, die Seitenanzahl sowie die Anzahl der Kommunikationsvorgänge können dazu führen, dass die Endkosten höher sind als die monatliche Gebühr.
• Die Module Payroll, Client Health, Period Close, Team Performance sowie einige Berichtsmodule sind noch nicht offiziell verfügbar.
• KI kann Beträge, Lieferanten, Steuern oder Posten falsch interpretieren; daher müssen Schwellenwerte und Betragskontrollen eingestellt werden.
• WhatsApp, E-Mail, Bank- und Buchhaltungssoftware erweitern die Datenverbindungen; es sollten minimale Berechtigungen sowie regelmäßige Entzug von Rechten angewandt werden.
• Steuerfragen, Lohnangelegenheiten sowie die Beurteilung von Betrügereien müssen von zertifizierten Fachleuten oder autorisierten Mitarbeitern endgültig bestätigt werden.
• Laut den Bedingungen wird die Zahlung in der Regel im Voraus geleistet und ist nicht rückerstattbar, sofern nicht gesetzliche Vorschriften etwas anderes vorschreiben.

Privatsphäre und Datensicherheit

Die Datenschutzerklärung gibt an, dass Kontoinformationen, hochgeladene Dokumente, Nutzungsmuster, IP-Adressen sowie Informationen über Browser und Geräte erfasst werden. Diese Daten dienen der Bereitstellung von Dienstleistungen, der Verbesserung der Verarbeitung, der Kommunikation sowie der Sicherheit und Konformität. Die Daten können in anderen Ländern verarbeitet werden; das Unternehmen muss die Regelungen für die grenzüberschreitende Übertragung klären.

Laut der Richtlinie werden sowohl übertragenes als auch statisches Datenmaterial verschlüsselt. Die Dokumente werden in der Regel innerhalb von 30 Tagen nach der Verarbeitung gelöscht, sofern der Benutzer keine längere Aufbewahrung wünscht. Auf der offiziellen Website sind außerdem Angaben zu SOC 2 Type II, ISO 27001, GDPR, CCPA und HIPAA zu finden. Der Käufer sollte dennoch aktuelle Zertifikate sowie Vertragsunterlagen anfordern.

Datentraining und Steuerung

Offen zugängliche Informationen zur Privatsphäre geben lediglich an, dass die Daten zur Bereitstellung und Verbesserung der Dienste verwendet werden; es wird jedoch nicht klar dargelegt, wie das Training der generativen Modelle gestoppt werden kann. Vor dem Hochladen von finanziellen Daten der Kunden sollte schriftlich von den zuständigen Stellen Bestätigung für die Richtlinien bezüglich des Modelltrainings, der Verarbeitung durch Dritte sowie bezüglich der Speicherung, Löschung und Isolierung der Daten eingeholt werden.

Grundlegende Informationen

Empfehlungswert

Empfehlungswert: 4,1 / 5. DoDocs verbindet die Erhebung, Extraktion, Abstimmung sowie Überprüfung von Abweichungen und die Veröffentlichung von Dokumenten zu einem klaren Workflow – besonders geeignet für Unternehmen und Büros, die gängige Cloud-Buchhaltungssoftware nutzen.

Die Hauptabzüge resultieren aus der nicht unmittelbar erkennbaren Abrechnung für die zusätzlichen Mengen, aus der Tatsache, dass mehrere wichtige Module noch im Vorausplanungsstatus sind, sowie daraus, dass hochriskante finanzielle Daten durch echte Beispiele und Vertragsunterlagen überprüft werden müssen.

Häufige Fragen

Ist DoDocs kostenlos?

Es gibt kein öffentliches, dauerhaft kostenloses Abo, aber es steht eine 14-tägige kostenlose Probephase zur Verfügung, ohne dass eine Kreditkarte erforderlich ist. Das reguläre Abo beginnt bei 19 US-Dollar pro Monat und kann zusätzlich nach Verbrauch abgerechnet werden.

Wird die Daten automatisch in das Buch eingetragen?

Das ist möglich, doch das Ausmaß der Automatisierung wird vom Benutzer gesteuert. Es wird empfohlen, zunächst Shadow oder Suggest zu verwenden und erst nach Überprüfung der Stabilität die automatische Veröffentlichung nur für Projekte mit hoher Zuverlässigkeit zuzulassen.

Welche Buchhaltungssoftware wird unterstützt?

Die offizielle Website zeigt derzeit ausdrücklich QuickBooks, Xero und Zoho an; auf einigen Seiten werden auch weitere Systeme erwähnt. Konkrete Anschlüsse sowie regionale Versionen müssen im Konto überprüft werden.

Bietet DoDocs eine API?

Die MatchPoint-API wird zur Extraktion und Strukturierung von Daten aus Rechnungen, Quittungen und anderen Dokumenten bereitgestellt. Die Geschwindigkeit, die Abrechnungsmethode, die Authentifizierung sowie die Serviceversprechen müssen bei den Behörden geprüft werden.

Ist DoDocs open source?

Kein Open Source. Es wurden weder offizielle Quellcodes des Produkts noch SDK-Repositories gefunden. Die Möglichkeiten zur Anbindung an APIs sowie zur kommerziellen Nutzung bedeuten nicht, dass es sich um Open-Source-Software handelt.

Wird Chinesisch-Dokumente unterstützt?

Das Produkt behauptet, verschiedene Formate sowie mehrsprachige Anwendungen zu unterstützen, doch es liegen keine ausreichend detaillierten Angaben zur Genauigkeit bei chinesischen Texten vor. Es sollten echte chinesische Rechnungen, Bankbelege sowie handschriftliche Beispiele zum Testen verwendet werden.

Wird die Daten zur Trainierung des Modells verwendet?

Die derzeit verfügbaren offiziellen Datenschutzrichtlinien geben keine ausreichend klaren Anweisungen bezüglich der Verwendung zur Trainierung sowie zum Austritt aus diesem Prozess. Vor der Verarbeitung der finanziellen Daten der Kunden sollten schriftliche Bedingungen bezüglich der Datenverarbeitung und des Modelltrainings von den zuständigen Stellen bereitgestellt werden.

Sind die Funktionen für Gehaltszahlungen und Monatsabschlüsse bereits verfügbar?

Auf der öffentlichen Seite werden Payroll Agent und Period Close weiterhin als bald verfügbar angezeigt und können daher nicht als bereits bereitgestellte Funktionen erworben werden. Für die Zusatzfunktionen zu Löhnen wird zwar ein Preis angegeben, doch auch diese sind noch nicht verfügbar.

Zusammenfassung

Der Kernwert von DoDocs besteht darin, dass das Finanzteam sich nur um Ausnahmefälle kümmern muss, während die KI die Aufgaben der Datenerfassung, Eingabe, Abgleich und Inkasso übernimmt. Für Wirtschaftsprüfungsgesellschaften mit mehreren Kunden ist die Fähigkeit, Daten automatisch zu sammeln und zu klassifizieren, äußerst nützlich.

Vor dem Kauf sollten insbesondere der Preis pro Einheit, das Spektrum der Anschlüsse, die Vorhersagemodule, die Richtlinien für die Datenausbildung sowie die Sicherheitszertifizierungen überprüft werden. Jedes automatische Buchungssystem sollte zunächst in einer nur zur Überwachung dienenden Form eingesetzt werden, um auf der Grundlage der Genauigkeit und der Anforderungen an die Prüfbarkeit die Grenzen der Automatisierung festzulegen.