Billie

Eine kurze Beschreibung

Billie ist eine native macOS-Anwendung zur intelligenten Archivierung von Rechnungen. Sie kann die Unternehmen und Datumsangaben auf den Rechnungen erkennen, die Dateien nach benutzerdefinierten Formaten umbenennen sowie sie automatisch verschieben, kategorisieren oder per E-Mail versenden.

Einführung in die Tools

Billie wurde von Frederik Jacques entwickelt und richtet sich an Mac-Nutzer, die häufig Rechnungen aus Download-Verzeichnissen, E-Mail-Anhängen und den Webseiten von Lieferanten sammeln. Es vereint die Funktionen der Erkennung, Überprüfung, Benennung, Archivierung und Weiterleitung zu einem lokalen Desktop-Workflow.

Die offizielle Website des Herstellers verwendet maschinelles Lernen zur Extraktion von Daten aus Rechnungen. Es handelt sich jedoch nicht um ein Buchhaltungssystem – es übernimmt weder die Erstellung von Steuererklärungen, noch die Abwicklung von Zahlungen, noch die Überprüfung der Echtheit von Rechnungen oder die Sicherstellung der steuerlichen Konformität. Die Benutzer müssen weiterhin Beträge, Datumsangaben, Lieferanten sowie die Archivierungsstätten vor der Anwendung der Regeln überprüfen.

Hauptfunktionen

Dynamic Ticket

Dynamic Ticket ist ein schneller Zugang, der ständig verfügbar ist – doch er stört die Arbeit so wenig wie möglich. Die Benutzer können ihn per Schaltfläche aufrufen und anschließend die Rechnungen hineinziehen. Er dient dazu, die Zeit zwischen Erhalt der Dateien und dem Beginn der Bearbeitung zu verkürzen.

Ziehen und Ablegen sowie Öffnungsweise

• Ziehen Sie den PDF oder das Bild direkt in Dynamic Ticket.
• Über den Finder wird es an Billie zur Bearbeitung weitergeleitet.
• Starten Sie den Rechnungsprozess über das Service-Menü von macOS.
• Ziehen Sie Anhänge von E-Mails aus Microsoft Outlook hierher.
• Bevor mit der Bearbeitung begonnen wird, sollte die ursprüngliche Datei gespeichert werden, damit sie bei Fehlern wiederhergestellt werden kann.

Intelligente Informationsextraktion

Billie analysiert die Rechnungen und versucht, den Firmennamen sowie das Datum herauszufinden. Anschließend wird auf der Grundlage der Einstellungen des Benutzers ein Dateinamen erstellt. Die offiziellen Stellen geben keine vollständige Liste der unterstützten Länder, Sprachen, Rechnungsformate und Felder an; chinesische Rechnungen sollten daher zunächst getestet werden.

Benutzerdefinierter Dateinamen

Benutzer können Daten wie Datum und Lieferant sowie andere Token verschieben, um ihren eigenen Dateinamen-Format zu erstellen. Ein einheitliches Namenskonzept erleichtert die Suche, Sortierung, Sicherung sowie die Übermittlung an Buchhalter. Dennoch sollten nach der Erstellung ungültige Zeichen sowie doppelte Dateien überprüft werden.

Destination Groups

Destination Groups ermöglichen es, mehrere Aktionen in einer Gruppe zu speichern, die nacheinander ausgeführt werden, nachdem die Rechnung überprüft wurde. Eine typische Kombination besteht darin, in ein bestimmtes Verzeichnis zu wechseln und gleichzeitig die Dateien per E-Mail an den Buchhalter zu senden.

Automatische Ordnerstruktur

Billie kann eine Archivstruktur nach Monaten, Finanzquartalen und Jahren erstellen. Der Benutzer kann Ebenen wie Jahr plus Quartal oder Jahr plus Monat wählen und entscheiden, ob Zwischenordner erstellt werden sollen.

Lieferantenverzeichnis

Die Anwendung protokolliert die Unternehmen, bei denen Rechnungen erfolgreich bearbeitet wurden, um es den Nutzern zu ermöglichen, ihre häufigen Geschäftspartner einzusehen. Die Liste der Lieferanten kann die Buchungskonten, die Vertragsverwaltung sowie die offiziellen Hauptdaten der Lieferanten nicht ersetzen.

Dunkelmodus und natives Interface

Billie wurde speziell für macOS entwickelt und unterstützt den Dunkelmodus. Die Interaktion erfolgt nach den Gepflogenheiten von Macs bezüglich Ziehen und Loslassen sowie des Finder- und Dienstmenüs. Derzeit gibt es keine Versionen für Windows, iOS oder Android.

Unterstützte Eingaben und Aktionen

Anleitung zur ersten Einrichtung

1. Installieren Sie Billie über den Mac App Store und stellen Sie sicher, dass Ihr System macOS 12.0 oder eine neuere Version ist.
2. Bereiten Sie einige gedämpfte Testrechnungen vor – beginnen Sie nicht direkt mit den echten Finanzunterlagen.
3. Einstellen von Dateinamens-Tokens, Reihenfolge, Trennern und Datumsformat.
4. Erstellen Sie ein Test-Archivverzeichnis und gewähren Sie Billie die notwendigen Zugriffsrechte auf die Dateien.
5. Erstellen Sie eine Destination Group, die nur Bewegungsaktionen ausführt.
6. Bearbeiten Sie die Proben und überprüfen Sie Lieferant, Datum, Dateinamen und Zielort.
7. Erst nach Bestätigung der Stabilität sollen die E-Mail-Übertragungen sowie die offiziellen Archivierungswege hinzugefügt werden.

Anleitung zur Bearbeitung von Einzelrechnungen

1. Finden Sie die zu bearbeitenden Rechnungen im Download-Verzeichnis, im Finder oder in E-Mails.
2. Ziehen Sie die Datei zu Dynamic Ticket oder verwenden Sie die Öffnemethode, um in Billie zu gelangen.
3. Warten Sie, bis die Anwendung den Lieferanten sowie das Rechnungsdatum erkennt.
4. Überprüfen Sie die Erkennungsfehler im Vergleich zum Original und prüfen Sie die generierten Dateinamen.
5. Bestätigen Sie die Ziel-Gruppe sowie alle darin enthaltenen Aktionen.
6. Durchführung von Verschiebungen, Archivierung und optionaler E-Mail-Verteilung.
7. Stellen Sie sicher, dass die Dateien im Zielordner geöffnet werden können, und dokumentieren Sie bei Bedarf den Zahlungszustand.

Leitfaden zur Quartalsarchivierung

1. Bestimmen Sie die Regeln für die Benennung der Finanzjahre und -quartale.
2. Erstellen Sie eine Liste der jährlichen und quartalsweisen Ziele sowie festlegen Sie einheitliche Dateinamen.
3. Ordnen Sie die zu verarbeitenden PDFs und Bilder chronologisch.
4. Jedes Dokument wird einzeln erkannt und das Datum überprüft, um eine Archivierung über Quartale hinweg zu verhindern.
5. Wiederholte Rechnungen, Gutschriften sowie ungültige Belege werden separat markiert.
6. Nach Abschluss werden die Dokumente nach Lieferanten, Monat und Betrag stichprobenartig überprüft.
7. Die Archivverzeichnisse sollen in den Prozess der verschlüsselten Backups sowie der Buchhaltungsabläufe einbezogen werden.

Anleitung zur Weiterleitung von E-Mails

1. Mit der Buchhaltung oder Finanzen werden die Empfängeradresse, das Format des Themas sowie die Häufigkeit der Einreichungen festgelegt.
2. Fügen Sie eine E-Mail-Aktion zur Destination Group hinzu.
3. Verwenden Sie zunächst Ihre eigene Test-E-Mail-Adresse, um Betreff, Text und Anhänge zu überprüfen.
4. Es wird bestätigt, dass keine persönlichen Rechnungen auf Unternehmenskonten gesendet werden, und umgekehrt.
5. Überprüfen Sie vor jeder Ausführung den Empfänger, den Dateinamen und den Inhalt der Rechnung.
6. Bewahren Sie nach dem Versand eine Kopie der E-Mail oder ein Zustellprotokoll auf.
7. Informieren Sie den Empfänger umgehend, wenn ein Fehler bei der Versendung auftritt, und leiten Sie die Verarbeitung des Datenevents ein.

Vorschläge zur Benennung von Dateien

• Verwenden Sie eine konstante Reihenfolge von Jahr, Monat, Datum, Lieferant und Rechnungsnummer.
• Verwenden Sie Bindestriche oder Unterstriche als einheitlichen Trenner.
• Vermeiden Sie Zeichen wie Kolons und Schrägstriche, die für Dateinamen ungeeignet sind.
• Verwenden Sie nicht nur den Namen des Lieferanten, um eine Doppelung von Dokumenten derselben Firma zu vermeiden.
• Einheitliche Aliase für Lieferanten, z. B. vollständiger Firmenname und Markenname.
• Setzen Sie klare Präfixe für Gutschriften, Rückerstattungen und ungültige Dokumente fest.
• Testen Sie vor der Massenanwendung in verschiedenen Sprachen und mit langen Firmennamen.

Destination Group-Design

Für welche Benutzer geeignet

• Freiberufler: Organisation von Software, Reisen und Rechnungen von Lieferanten.
• Einzelunternehmer: Erstellen Sie die Buchhaltungsunterlagen monatlich oder vierteljährlich.
• Mac-Small Business: Einheitliche Benennung der finanziellen Dokumente für das Team.
• Berater und Agenturen: Ausgabenbelege nach Unternehmen oder Kunden archivieren.
• Kooperationsnutzer für Buchhaltung: Wird nach der Verarbeitung automatisch an den festgelegten Buchhalter gesendet.
• Fortgeschrittene Finder-Nutzer: Behalten Sie den Rechnungsprozess im lokalen Dateisystem.
• Für Personen, die die Archivierung bei mehreren Unternehmen benötigen: Legen Sie für verschiedene Einheiten separate Pfade an.

Typische Anwendungsszenarien

• Bereinigen der PDF-Rechnungen mit unklaren Namen im Download-Ordner.
• Ordnen Sie die E-Mail-Anhänge direkt in den quartalsweisen Finanzkatalog ein.
• Umbenennen nach Lieferant und Datum.
• Gleichzeitig archivieren und an den Buchhalter weiterleiten.
• Ordner werden automatisch monatlich, quartalsweise oder jährlich erstellt.
• Fügen Sie den bezahlten Rechnungen farbige Finder-Labels hinzu.
• Behandeln Sie die Rechnungen für Ihre verschiedenen Unternehmen getrennt voneinander.

Vorteile des Produkts

• Basierend auf dem Mac-Dateisystem und den Drag-and-Drop-Funktionen.
• Verbinden Sie Erkennen, Umbenennen, Verschieben und Senden zu einem Prozess.
• Destination Groups eignen sich zur Wiederverwendung wiederkehrender Aktionen.
• Dateinamens-Token ermöglichen die Schaffung einheitlicher Archivierungsstandards.
• Der automatische Katalog von Monaten, Quartalen und Jahren reduziert das manuelle Erstellen von Ordnern.
• Der Grunddownload ist kostenlos, man kann ihn zunächst im echten Format testen.
• Laut der Datenschutzrichtlinie werden Rechnungen hauptsächlich lokal verarbeitet.
• Unterstützung des Dunkelmodus bei Beibehaltung der nativen Mac-Oberfläche.

Einsatzbeschränkungen und Hinweise

• Nur macOS 12.0 oder neuer wird unterstützt.
• Die aktuellen Anwendungen und Dokumente sind hauptsächlich auf Englisch.
• Die offizielle Website gibt keine vollständige Unterstützung für Länder, Sprachen und Rechnungsformate an.
• Bei der Extraktion von Informationen kann es zu Fehlern bei dem Auswahl der Bestelldatum, des Zahlungstermins oder des Steuerdatums kommen.
• Die automatische Versendung von E-Mails birgt das Risiko von Fehlern bei den Empfängern sowie eines Datenlecks sensibler Informationen.
• Die Anwendung ist kein vollständiges Buchhaltungs-, Zahlungs- oder Steuererklärungssystem.
• Lieferantendaten sind nicht gleich den offiziellen Hauptdaten oder Vertragsakten.
• Die Datenschutzrichtlinie besagt, dass die Verarbeitung hauptsächlich lokal erfolgt, es kann jedoch dennoch Kontoinformationen, Rechnungsdaten und technische Daten erfasst werden.
• Die Unterschiede zwischen den Pro- und Premium-Vorteilen sind auf der offiziellen Seite nicht vollständig aufgelistet.
• Die von der offiziellen Website angegebenen Nutzerzahlen und Bewertungen dienen der Werbung; bei der Auswahl sollte man sich auf eigene Tests verlassen.

Preise und Mitgliedschaften

Billie ist im Mac App Store kostenlos zum Download verfügbar und es gibt In-App-Käufe. Im Folgenden sind die Referenzpreise für den US-Markt vom 20. August 2026 aufgeführt. Aufgrund von Unterschieden in den Ländern, Steuern und Wechselkursen kann der tatsächliche Preis abweichen.

Vor dem Kauf muss es überprüft werden.

• Wie viele Rechnungen kann die kostenlose Version verarbeiten?
• Welche Aktionen und wie viele davon werden bei Pro bzw. Premium freigeschaltet?
• Gibt es Beschränkungen bezüglich der Anzahl der Zielgruppen?
• Zu welcher Kategorie gehören E-Mail-Verteilung, Lieferantenverwaltung und Mehrunternehmensfunktionen?
• Ob die Abonnementgebühren automatisch erneuert werden und wann die Probezeit endet.
• Wie werden die Daten und Regeln nach einem Upgrade, Downgrade oder Stornierung aufbewahrt?
• Die Rückerstattung wird entweder von Apple oder vom Entwickler bearbeitet.

Versionen und Systemanforderungen

Privatsphäre und Datenverarbeitung

Laut der Datenschutzerklärung werden die Rechnungsdaten hauptsächlich lokal auf dem Mac des Benutzers verarbeitet. Gleichzeitig werden jedoch auch die möglicherweise erfassten Kontoinformationen, Unternehmens- und Steuerdaten, bearbeitete Rechnungen und Finanzdokumente, Geräteinformationen, IP-Adressen, Protokolle sowie Analysen zu Ausfällen und Nutzungsmustern aufgelistet. „Hauptsächlich lokal“ bedeutet nicht, dass alle Daten niemals das Gerät verlassen.

• Laut der Richtlinie soll die Kommunikation mit TLS 1.3 verschlüsselt werden.
• Persönliche Daten werden nur für die Dauer aufbewahrt, die zur Erbringung der Dienstleistungen oder aufgrund gesetzlicher Anforderungen erforderlich ist.
• Benutzer können Anfragen stellen, um auf Daten zuzugreifen, diese zu korrigieren, zu löschen oder zu übertragen.
• Die Website verwendet Cookies, die Mac-App selbst verwendet keine Cookies.
• Die Anwendung kann anonyme Nutzungsanalysen sammeln und es ist in den Einstellungen möglich, dies zu deaktivieren.
• Nach der Verbindung mit Cloud-Speicher- oder Buchhaltungsdiensten gelten gleichzeitig die Richtlinien des Dritten.
• Daten von Nutzern außerhalb der USA können in die USA übertragen werden, um dort verarbeitet zu werden.
• Der Service ist nicht für Kinder unter 13 Jahren bestimmt.

Maschinelles Lernen und Transparenz bei der Schulung

In der Datenschutzerklärung wird angegeben, dass die gesammelten Informationen zur Verbesserung von Machine-Learning-Algorithmen und -Funktionen verwendet werden können. Es wird jedoch nicht klar gesagt, ob der Text der Rechnungen in das Trainingsset aufgenommen wird, wie diese identifiziert werden sollen oder wie lange sie gespeichert bleiben. Vor der Verarbeitung sensibler Finanzdokumente sollten die Grenzen der Trainings-, Telemetrie- und Cloudverarbeitung mit den Entwicklern abgestimmt werden.

• Überprüfen Sie, ob die Bilder der Rechnungen sowie der extrahierte Text den Computer verlassen haben.
• Fragen Sie nach, ob die Daten für das Modelltraining, die Bewertung oder die manuelle Anpassung verwendet werden.
• Erfahren Sie, ob die Protokolle Lieferanten, Beträge und Dateipfade enthalten.
• Überprüfen, welche Daten im mit dem Support-Ticket beigefügten Log enthalten sind.
• Unternehmenskunden sollten einen Vertrag zur Datenverarbeitung sowie eine Liste der Unterverarbeiter anfordern.
• Vermeiden Sie es, mit sensiblen Rechnungen bezüglich Patienten, Kunden oder Mitarbeitern zu arbeiten, solange dies nicht bestätigt werden kann.

Sicherheit von Finanzdokumenten

1. Aktivieren Sie die Festplattenverschlüsselung und angemessene Dateirechte für den Rechnungsarchivkatalog.
2. Verwenden Sie eine gedämpfte Kopie zur Tests der Erkennung und des Destination Groups.
3. Billie wird nur die Berechtigungen für die Ordnern und E-Mails gewährt, auf die sie Zugriff benötigt.
4. Aktivieren Sie vor dem Versand der E-Mail die manuelle Überprüfung und Prüfung des Empfängers.
5. Die offizielle Archivierung soll in mindestens zwei verschlüsselten Backups erfolgen.
6. Regelmäßig den Download-Ordner, fehlerhafte Kopien und Debugging-Logs bereinigen.
7. Stellen Sie bei Verlust der Ausrüstung oder bei einem Datenleck den Zugang für Dritte umgehend ein.

Liste der Fehlerschutzmaßnahmen

• Überprüfen Sie den rechtlichen Namen des Lieferanten sowie den Markennamen.
• Unterscheiden Sie zwischen dem Rechnungsdatum, dem Fälligkeitsdatum, dem Zahlungstermin und dem Bestelldatum.
• Überprüfen Sie Währung, Steuerbetrag, Gesamtbetrag und Rechnungsnummer.
• Überprüfen Sie, ob die Datei zur richtigen Firma und zum richtigen Geschäftsjahr gehört.
• Vermeiden Sie, dass bereits vorhandene Dateien mit demselben Namen auf dem Zielpfad überschrieben werden.
• Überprüfen Sie vor Ausführung der E-Mail-Aktion die Adresse und die Anhänge.
• Öffnen Sie die Datei nach dem Archivieren erneut, um sicherzustellen, dass sie nicht beschädigt ist.
• Beurteilen Sie nicht allein anhand der Farbmarkierung, ob bereits bezahlt wurde.

Plattformunterstützung

API, GitHub und Open-Source-Status

Billie stellt keine öffentlichen APIs, SDKs oder Entwicklerkonsole bereit, und es gibt auch keine Verbindungen von der offiziellen Website oder dem App Store zu den offiziellen GitHub-Repositorien. Die Anwendung wird über den Mac App Store verteilt, wobei der Kerncode zur Erkennung und Automatisierung nicht offen zugänglich ist.

Übernommene Rechnungen, Musikstücke oder Chats im Internet stehen in keiner Beziehung zum Billie-Intelligenz-Rechnungsarchivierer. Der Status der Offenheit des Katalogs sollte als „nein“ angegeben werden; man darf nicht davon ausgehen, dass es sich um ein offenes Modell handelt, nur weil maschinelles Lernen verwendet wird.

Grundlegende Informationen

Empfehlungswert

Der Gesamtbewertungswert beträgt 4,0 von 5 Punkten. Billie verbindet die Funktionen zum Verschieben von Dateien, die Finder-Verzeichnisse sowie automatische E-Mail-Aktionen sehr gut miteinander. Es eignet sich daher für Freiberufler und kleine Unternehmen, die eine mittlere Anzahl an Rechnungen haben und diese gerne manuell überprüfen möchten.

Die Hauptmängel sind, dass nur Mac-Systeme unterstützt werden, die Anzahl der unterstützten Sprachen sowie der möglichen Rechnungsarten begrenzt ist, die Vorteile der Versionen Pro und Premium nicht ausreichend transparent dargestellt werden und in der Datenschutzerklärung nicht klar erklärt wird, wie maschinelles Lernen zur Verbesserung der Rechnungsdaten beiträgt.

Häufige Fragen

Was ist Billie für ein Tool?

Es ist eine intelligente Rechnungsarchivierungs-App für Mac, die Unternehmen und Datumsangaben erkennt und die Dateien anschließend nach bestimmten Regeln umbenennt, verschiebt oder per E-Mail sendet.

Ist Billie kostenlos?

Die App kann kostenlos heruntergeladen werden, doch vollständige Funktionen erfordern möglicherweise ein Pro- oder Premium-Abo innerhalb der App.

Welche Dateien werden unterstützt?

Die offiziellen Beschreibungen sowie die Informationen im Shop geben an, dass PDF- und Bilddateien unterstützt werden.

Kann es automatisch an den Buchhalter gesendet werden?

E-Mail-Aktionen können zur Destination Group hinzugefügt werden, sollten aber beim ersten Mal über ein Test-E-Mail-Konto bestätigt werden.

Kann man es quartalsweise strukturieren?

Ja, Billie unterstützt die Erstellung von Verzeichnissen nach Monaten, Finanzquartalen und Jahren.

Wird chinesische Rechnungen unterstützt?

Die offizielle Website listet keine vollständige Sprachliste auf; die Benutzeroberfläche ist auf Englisch. Für die Erkennung chinesischer Rechnungen muss zunächst mit maskierten Beispielen getestet werden.

Sind die Daten alle lokal?

Laut der Datenschutzerklärung werden die Daten hauptsächlich lokal auf dem Mac verarbeitet, es kann jedoch dennoch zu einer Erfassung von Rechnungen, Kontodaten sowie technischen und analytischen Daten kommen; man sollte daher nicht annehmen, dass es sich um eine vollständig offline-Verarbeitung handelt.

Wird Windows unterstützt?

Nicht unterstützt, Billie ist nur für macOS 12.0 oder neueren Versionen verfügbar.

Was ist der Unterschied zwischen Pro und Premium?

Die offiziellen Website und die Shop-Seiten listen nicht alle Unterschiede in den Vorteilen auf; diese müssen auf der Kaufseite innerhalb der App einzeln überprüft werden.

Wird eine API bereitgestellt?

Nicht verfügbar – es gibt keine öffentlichen API, SDK oder programmierte Zugänge.

Ist Billie open source?

Es gibt keine Open-Source-Version, und es wurde kein verifizierbares offizielles GitHub-Quellcode-Repository gefunden.

Kann es eine Ersatzlösung für Buchhaltungssoftware sein?

Nein, es dient hauptsächlich zur Organisation von Dokumenten und ist nicht für Buchhaltung, Zahlungen, Steuererklärungen und Prüfungen zuständig.