AI assistant for businesses

Was ist Kili?

Kili war ein KI-basierter Dokumentenverarbeitungs- und Büroassistent für Unternehmen, der dazu diente, strukturierte Daten aus PDFs, Bildern, Dokumenten und Tabellendateien zu extrahieren. Die Benutzer konnten Felder über Board definieren und anschließend Dateien in Gruppen hochladen, per E-Mail weiterleiten oder mithilfe einer API importieren.

Auf der offiziellen Startseite wird ausdrücklich erklärt, dass das Team nicht länger an Kili arbeitet und seine gesamte Energie auf die Produkte für Sprachansprache und Terminvereinbarung, AIDE, konzentriert. Daher dient dieser Eintrag dazu, die bisherigen Funktionen sowie die alten Pakete vorzustellen; Kili sollte nicht mehr als ein weiteres Tool betrachtet werden, das kontinuierlich weiterentwickelt wird.

Derzeitiger Betriebszustand

Eine kurze Beschreibung

Kili ist ein Code-free-AI-Tool zur Dokumentenerfassung, dessen Entwicklung eingestellt wurde. Es unterstützte die Konfiguration von Board-Feldern, die Masseneingabe per E-Mail, die Datenüberprüfung, Automatisierung sowie die Integration in Buchhaltungssysteme.

Hauptarbeitsweise

Kili verwendet Boards, um Dokumente derselben Art zu organisieren. Jedes Board enthält die Felder, die extrahiert werden müssen; nach der Verarbeitung der Dateien entspricht jedes Dokument einer strukturierten Eintragung.

• Für verschiedene Dokumenttypen werden separate Boards erstellt.
• Definieren von Feldnamen, Beschreibungen und Datentypen
• Laden Sie ein Beispieldokument hoch, damit das System Felder empfehlen kann.
• Massenupload, E-Mail oder API-Import von Dateien
• Automatische Extraktion und Formatierung strukturierter Daten
• Werte mit fehlenden Markierungen, Doppelungen oder nicht konformen Werten
• Manuelle Überprüfung und Bearbeitung des Endresultats

Konfiguration des Board-Feldes

Das Board entspricht einer Auswertungstabelle für ein bestimmtes Dokument. Die Feldnamen und Beschreibungen leiten die KI bei der Suche nach Informationen, während Datentypen, Pflicht- und Eindeutigkeitsregeln eine einheitliche Ausgabe gewährleisten.

• Ziele mit klaren Feldnamen ausdrücken
• Geben Sie im Beschreibungstext den Kontext und die Extraktionsregeln an.
• Wählen Sie den Anzeigetyp für Texte, Zahlen, Datumsangaben usw. aus.
• Setzen Sie die Felder, die unbedingt vorhanden sein müssen, auf Required.
• Setzen Sie die Rechnungsnummer, Bestellnummer usw. auf Unique.
• Zuerst wird das Felddesign mit einer kleinen Stichprobe überprüft.
• Beibehaltung repräsentativer Testdokumente für verschiedene Layouts

Methoden zur Importierung von Dateien

Die Hilfedokumentation zur Geschichte listet drei Importmethoden auf: Masseneintragung, eigene E-Mail-Adresse und API. Nach Abschluss der Verarbeitung wird das Board automatisch aktualisiert, und es ist auch möglich, Benachrichtigungen für die Verarbeitung einzustellen.

• Massenupload lokaler Dateien über die Board-Oberfläche
• Leiten Sie den Anhang an die spezielle E-Mail-Adresse weiter.
• Dateien über die API programmgesteuert einreichen
• Warten, bis die Plattform die Dokumentverarbeitung abgeschlossen hat.
• In Board neue Einträge ansehen und Status abrufen
• Benachrichtigung über die abgeschlossene Bearbeitung per E-Mail erhalten
• Für fehlerhafte oder ungewöhnliche Dateien wird eine manuelle Überprüfung durchgeführt.

Unterstützte Dokumenttypen

Kili ist auf die Extraktion von Daten aus unstrukturierten Dateien ausgerichtet; in der Dokumentation werden ausdrücklich PDF-, Bild-, herkömmliche Dokumente sowie Excel-Dateien genannt. Die Seite mit den alten Tools umfasst außerdem verschiedene Vorlagen für Geschäftsunterlagen.

• Lieferantenrechnungen und Kundenrechnungen
• Bestellaufträge und Kundenaufträge
• Frachtpapiere, Verpackungsliste und Logistikdokumente
• Versicherungspolice und Schadensersatzunterlagen
• Verträge und Mietverträge
• Lebenslauf und Bewerberunterlagen
• Anpassbare Branchendokumente

Auszug von Rechnungsdaten

Rechnungen sind ein wichtiger Aspekt bei Kili – das System kann die Rechnungsnummer, das Datum, den Fälligkeitsdatum, den Lieferanten, den Betrag sowie die einzelnen Posten aus der Rechnung extrahieren. Die älteren Zahlungspläne bieten zudem eine Klassifizierung der Transaktionen sowie eine Integration mit QuickBooks.

• Daten aus PDF-Anhängen und E-Mail-Körper extrahieren
• Erkennung des Rechnungsabsenders, der Nummer und der wichtigen Daten
• Gesamtbetrag, Steuerbetrag, Währung und Zeileintrag extrahieren
• Überprüfen Sie die erforderlichen Felder wie die VAT-Nummer.
• Erkennung wiederholter Rechnungsnummern
• Die Transaktionen in Buchhaltungskategorien einordnen
• Die endgültigen Daten in das Buchhaltungssystem oder das ERP-System eingeben.

Übereinstimmung der drei Rechnungen

Offizielle Artikel empfehlen, die Rechnungen mit Bestellbestätigungen, Lieferbescheinigungen und anderen internen Dokumenten abzugleichen, und die Aufträge mit hohen Beträgen oder solche, bei denen keine Übereinstimmung festzustellen ist, an das Personal weiterzuleiten. Auf der alten Kili-Seite wurde nicht nachgewiesen, dass alle Pakete ursprünglich über einen vollständigen Abgleichsmechanismus verfügten.

• Überprüfung der grundlegenden Informationen zum Lieferanten und zur Rechnung
• Überprüfen Sie die Menge und den Preis anhand der Bestellbestätigung.
• Überprüfung der tatsächlichen Lieferung anhand der Empfangsprotokolle
• Anwendung von Genehmigungsregeln nach Betrag und Lieferant
• Fehlende, außerhalb der Toleranzgrenzen liegende oder hochriskante Einträge an das Personal weiterleiten.
• Aufzeichnung der endgültigen Genehmigungen, Ablehnungen und Gründe für Abweichungen

Datenprüfung

Kili gibt die Ausgabe entsprechend dem Feldtyp sowie den Regeln für Pflicht- und Eindeutigkeitsanforderungen aus und markiert fehlende oder wiederholte Werte. Die Geschäftslogik sowie die Abgleiche zwischen verschiedenen Systemen müssen weiterhin vom Unternehmen selbst entworfen werden.

• Datum, Zahlen und Texte gemäß den Datentyp-Vorgaben formatieren
• Pflichtfelder, die im Dokument nicht gefunden werden konnten
• Es wurde festgestellt, dass die Rechnungsnummer und die Bestellnummer doppelt sind.
• Überprüfen, ob der extrahierte Wert den Feldbeschreibungen entspricht.
• Manuelle Überprüfung von Aufzeichnungen mit niedrigem Vertrauensgrad und Abweichungen
• Die korrigierten Daten dienen als Grundlage für die anschließende Qualitätsanalyse.

Manuelle Bearbeitung

Der Benutzer kann über das Menü „Aufzeichnungen“ die Bearbeitungsansicht öffnen. Auf der linken Seite kann er die ursprüngliche Datei einsehen, auf der rechten Seite können die zu übernehmenden Felder geändert werden. Diese Anordnung eignet sich dazu, fehlende, ungenaue oder später geänderte Daten zu überprüfen.

• Gleichzeitige Anzeige des Originaldokuments und strukturierter Felder
• Ändern von fehlerhaften oder unvollständigen Extraktionsergebnissen
• Daten, die in den ergänzenden Dokumenten fehlen, aber im Unternehmen bekannt sind
• Die überarbeitete Endversion speichern
• Vor der Exportierung oder Integration eine Qualitätsprüfung durchführen.
• Beibehaltung des manuellen Genehmigungsprozesses für Schlüsselfelder

Neue Felder und historische Werte

Wenn sich die Geschäftsanforderungen ändern, können Benutzer neue Felder zum Board hinzufügen und das System dazu anweisen, diese aus den vorhandenen Dokumenten zu füllen. Es wird empfohlen, die Beschreibungen zunächst anhand von 3 Datensätzen zu testen, bevor sie auf alle Dokumente ausgeweitet werden.

• Neue Datenspalten hinzufügen
• Geben Sie Namen und detaillierte Beschreibungen für die Felder ein.
• Wählen Sie aus, nur 3 Historie-Einträge zu testen.
• Überprüfen der Extraktionsleistung in verschiedenen Layouts
• Nach Korrektur der Beschreibung alle Einträge bearbeiten.
• Man kann auch zuerst Felder erstellen, ohne sie sofort mit Daten zu füllen.

Automatisierte Aktionen

Die alte Version der Automatisierung befindet sich noch in der Beta-Phase und kann bei der Erstellung oder Aktualisierung von Einträgen Aktionen auslösen. Dabei können Felder aus dem Board als Eingabedaten verwendet werden.

• Nach Hinzufügen eines neuen Eintrags eine E-Mail zur Benachrichtigung senden
• Durchführung von Forschungen an Personen, Unternehmen oder Organisationen
• Die Extraktionsergebnisse an ein externes Ziel senden
• Verwenden Sie Schrägstriche, um vorhandene Felder zu referenzieren.
• Die Aktion wird bei der Aktualisierung des verknüpften Feldes erneut ausgelöst.
• Zuerst 3 Einträge ausführen, dann in Batches
• Überwachung von Fehlern und wiederholten Ausführungen

Buchhaltung und ERP-Integration

Die alten Pakete Solo und Starter listen eine QuickBooks-Integration auf, während Team jede Art von Buchhaltungs- oder ERP-Integration unterstützt. Der Umfang der anpassbaren Verbindungen, die bidirektionale Synchronisierung sowie die Fehlerbehandlung müssen im ursprünglichen Vertrag festgelegt werden.

• Fakturafelder auf das Buchhaltungsprogramm abbilden
• Die Transaktionen in die richtigen Kategorien einordnen.
• Daten des Übertragungsanbieters, der Beträge und der Zeileinträge
• Reduzierung der manuellen Eingabe und Formatumwandlung
• Abfangen von Wiederholungen, Fehlern und Synchronisierungsfehlern
• Bevor die Buchung endgültig vorgenommen wird, sollten die Genehmigungs- und Prüfprotokolle aufbewahrt werden.

Typische Anwendungsszenarien

• Das Team für Forderungen kümmert sich um die Rechnungen der Lieferanten.
• Die Logistikunternehmen holen die Frachtpapiere und die Verpackungsliste ab.
• Eingabe von Kundenbestellungen in das Vertriebsmanagement
• Das Einkaufsteam ordnet die Einkaufsaufträge.
• Das Versicherungsteam kümmert sich um Versicherungspolicen und Schadensansprüche.
• Das Rechtsteam zieht die Vertrags- und Mietbedingungen heraus.
• Das Rekrutierungsteam ordnet die Felder im Lebenslauf.
• Kleine und mittlere Unternehmen wandeln E-Mail-Anhänge in strukturierte Daten um.

Für welche Benutzer geeignet

• Bestehende Kunden, die die alten Kili-Daten und Workflows verstehen müssen
• Team, das gerade Kili-Einträge exportiert oder den Umfang der Migration bewertet
• Forscher im Bereich der codefreien Extraktion von Produktdesign-Dokumenten
• Administrator zur Überprüfung von historischen Kaufverträgen und Paketleistungen
• Nicht geeignet für neue Kunden, die nach neuen Werkzeugen suchen, die langfristig gewartet werden müssen.

Preis für die alte Version von Kili

Die folgenden Preise stammen von der noch online vorhandenen Seite mit den historischen Preisen. Die Entwickler haben jedoch die Arbeit an Kili eingestellt, weshalb diese Preise nicht als aktuelle Kaufpreise angesehen werden können. Neue Nutzer sollten aufgrund der weiterhin zugänglichen Seite keine Produktionsdaten oder langfristige Bestellungen einreichen.

Vergleich der Funktionen der alten Pakete

Nachrichten- und Seitenlimit

Die Seite mit den historischen Preisen behält die Nachrichten sowie die Limitangaben bei, doch die Antworten in der FAQ werden auf der aktuellen statischen Seite nicht vollständig angezeigt. Bestehende Kunden sollten sich an den alten Verträgen, Rechnungen sowie den tatsächlichen Messwerten im Backend orientieren und nicht von den Marketingmaterialien ausgehend Regeln bezüglich des Überschreitens der Limits ableiten.

• Bestätigung der spezifischen KI-Aktion, die einer Nachricht entspricht
• So wird die Seitenanzahl in mehrseitigen PDF-Dateien berechnet
• Prüfung auf Fehlschlag, Wiederholversuch und Abfrage, ob historische Eingaben erfasst wurden
• Nach Überprüfung der Menge: Abschaltung, Geschwindigkeitsbeschränkung oder zusätzliche Gebühren
• Historische Rechnungen sowie Nachweise über die Inklusivleistungen aufbewahren
• Durchschnittliche und maximale Monatsnutzungen vor der Migration

Grundlegende Anleitung zur Nutzung

1. Melden Sie sich mit Ihrem vorhandenen Kili-Konto an und überprüfen Sie die noch zugänglichen Boards.
2. Für jedes Dokument die Felder, Typen und Überprüfungsregeln festlegen.
3. Überprüfen Sie mit einer kleinen Anzahl an nicht sensiblen Dateien, ob die aktuelle Verarbeitung weiterhin funktioniert.
4. Überprüfen Sie den Status der Masseneingabe, E-Mail-Eingabe und API-Eingabe.
5. Manuelle Überprüfung der Extraktionsergebnisse und von Abweichungsmarkierungen.
6. Exportieren Sie sofort die Daten, die Feldkonfigurationen sowie die wichtigen Originaldateien.
7. Automatisierung der Erfassung, Integration und Berechtigungsabhängigkeiten.
8. Erstellen Sie einen Zeitplan für die Migration anstelle einer Erhöhung des neuen Verbrauchs.

Leitfaden zur Bearbeitung von Rechnungen

1. Erstellen Sie ein Rechnungsbrett und definieren Sie die Felder für Nummer, Datum und Betrag.
2. Legen Sie die erforderlichen, eindeutigen und korrekten Datentypen fest.
3. Importieren von Beispielen aus verschiedenen Anbietern und Formaten.
4. Überprüfen Sie die Ergebnisse der Abgleichung der Zeilenpositionen, der Steuerbeträge und der Währungen.
5. Hinzufügen der Überprüfung von Bestelldaten und Lieferdaten.
6. Lassen Sie finanzielle Überprüfungen bei Abweichungen und Rechnungen in hohen Beträgen durchführen.
7. Testen Sie die Zuordnung des Buchhaltungssystems sowie den Schutz vor doppelten Schreibvorgängen.
8. Exportieren Sie vor der Migration die Historie und die Genehmigungsbelege.

Migrierungsanleitung

1. Listen Sie alle Boards, Felder, Benutzer, Dateien und Automatisierungen auf.
2. Exportieren von strukturierten Aufzeichnungen und ursprünglichen Dokumenten.
3. Speichern der Feldbeschreibungen, Pflichtfeld-Einstellungen, Eindeutigkeits-Einstellungen und Datentyp-Einstellungen.
4. Protokollieren Sie E-Mail-Eingänge, API- und Buchhaltungsintegrationseinheiten.
5. Wählen Sie eine alternative Plattform, die eine kontinuierliche Wartung sowie den Export von Daten unterstützt.
6. Vergleichen Sie mit derselben Stichprobe die Qualität der Extraktion und der Überprüfung.
7. Lassen Sie es eine Weile parallel laufen und überprüfen Sie das endgültige Buchungsergebnis.
8. Stellen Sie sicher, dass die Daten gelöscht wurden, bevor Sie den Zugriff auf das alte System beenden.

Empfehlungen zur Auswahl alternativer Tools

1. Bestimmen Sie den Typ der wichtigsten Dokumente anhand von Rechnungen, Logistikdaten oder Verträgen.
2. Es wird verlangt, dass das ausgewählte Tool mit echten, komplexen Layouts umgehen kann.
3. Vergleich von Feldern, Tabellen, Handschrift und Mehrsprachigkeit.
4. Überprüfen Sie die manuelle Überprüfung, die Zuverlässigkeit und das Audit-Log.
5. Überprüfung von E-Mails, API, Buchhaltung und ERP-Integration.
6. Überprüfen Sie die Region der Daten, den Trainingszweck und das Löschmechanismus.
7. Berechnen Sie die Gesamtkosten für Seiten, Dokumente, Felder und manuelle Überprüfungen.
8. Priorisieren Sie Plattformen, bei denen Konfigurationen und Daten exportiert werden können.

Sicherheit und Datentransfer

Nachdem die Entwicklung des Produkts eingestellt wurde, nehmen die Unsicherheiten bezüglich von Sicherheitsupdates, der Kontinuität der Dienste, der Reaktionszeiten bei Supportanfragen sowie der Aufbewahrung von Daten zu. Bestehende Kunden sollten unbedingt die Regeln bezüglich ihrer Konten, der Datenspeicherung, der Backups sowie der Löschung von Daten überprüfen.

• Stoppen Sie das Hochladen neuer sensibler oder wichtiger Produktionsdaten.
• Exportieren des ursprünglichen Files, der Ergebnisse, der Konfiguration und der Audit-Einträge
• Rotation wurde für die API-Schlüssel und Integrationsschlüssel von Kili verwendet.
• Abschaltung von nicht mehr benötigten E-Mail-Weiterleitungen und Systemrechten
• Bestätigung des Datenverarbeiters und der Speicherregion
• Formelle schriftliche Bestätigung der Datenspeicherungs- und Löschdaten
• Abschluss der Berechtigungs- und Sicherheitsbewertung auf der neuen Plattform
• Beibehaltung der Migration-Checksumme und endgültige Löschungsbelege

Effektbewertung

Vorteile der Produktgeschichte

• Es ist möglich, ein Board zur Dokumentenauswertung ohne Code zu erstellen.
• Beschreibungen der Felder, Typen, Pflicht- und Eindeutigkeitsregeln sind klar.
• Unterstützung mehrerer Importmethoden: in Batches, per E-Mail und über API
• Man kann zu vorhandenen Dokumenten neue Felder hinzufügen.
• Das Originaldokument und das Bearbeitungsfeld nebeneinander zur einfachen manuellen Überprüfung
• Es wurde eine Integration von QuickBooks mit Unternehmens-ERP-Systemen angeboten.
• Automatisierte Aktionen können auf extrahierte Felder verweisen.
• Die Preise der alten Version sind für kleine Teams übersichtlicher.

Einsatzbeschränkungen und Hinweise

• Die offiziellen Stellen haben die Entwicklung eingestellt – es handelt sich dabei um ein entscheidendes Risiko hinsichtlich der Nutzung.
• Die alte Preisliste ist weiterhin online, bedeutet aber nicht, dass die Pakete noch gekauft werden können.
• Es gibt keine Garantien bezüglich der Verfügbarkeit von Dienstleistungen in der Zukunft sowie bezüglich von Sicherheitsupdates.
• Hilfedokumentationen und Funktionsseiten können jederzeit offline gehen.
• Die historische Automatisierung ist als Beta gekennzeichnet; Stabilität kann nicht angenommen werden.
• Die alten FAQ enthalten keine vollständigen Informationen zu den Regeln für Übermengen und Messungen.
• Fehler bei der Extraktion erfordern weiterhin manuelle Überprüfung und betriebliche Validierung.
• Fehler bei der Buchführung können finanzielle und konformitätsrelevante Auswirkungen haben.
• Neue Nutzer sollten eine alternative Plattform wählen, die weiterhin gewartet wird.
• Bestehende Kunden sollten ihre wichtigen Daten so schnell wie möglich exportieren und übertragen.

GitHub und Open Source

Auf der offiziellen Kili-Website sowie in den Hilfedokumenten gibt es keine Links zu einer offiziellen GitHub-Organisation, die überprüft werden könnte. Auf öffentlichen Plattformen existieren mehrere Konten mit demselben Namen, doch die Angaben zu den Unternehmen, Domainnamen oder Projektzielen entsprechen nicht zuverlässig dem Produkt Kili.so.

Die Kili-Kern-Dokumentenverarbeitungsplattform ist kein Open-Source-Projekt, und es liegen weder der vollständige Quellcode noch eine Lizenz öffentlich vor. Nach Einstellung der Entwicklung kann die Plattform nicht mehr eigenständig über den offiziellen Open-Source-Code weiter gepflegt werden.

Grundlegende Informationen

Empfehlungswert

1,5 / 5. Kili verfügte früher über eine klare, kodenfreie Feldgestaltung, die Möglichkeit zur Importierung von Dokumenten sowie Finanzintegration – doch die offizielle Entwicklung wurde eingestellt. Es eignet sich daher nicht für neue Nutzer. Bestehende Kunden sollten sich auf die Datenexportierung, die Entzug von Berechtigungen sowie die Überprüfung der Migration konzentrieren.

Häufige Fragen

Kann Kili noch verwendet werden?

Einige alte Seiten sind weiterhin zugänglich, aber die offizielle Website macht klar, dass das Team mit der Entwicklung aufgehört hat. Man sollte daher nicht annehmen, dass die Dienste langfristig weiterhin verfügbar sein werden.

Warum hat Kili die Entwicklung eingestellt?

Laut offiziellen Angaben entdeckte das Entwicklerteam bei der Entwicklung der Sprachfunktionen Chancen für unternehmensinterne Sprachinteraktionen und entschied sich anschließend, alle Anstrengungen auf das neue Produkt AIDE zu konzentrieren.

Was hat Kili eigentlich gemacht?

Es extrahiert strukturierte Daten aus PDF-, Bild-, Dokumenten- und Tabellendateien und unterstützt Überprüfung, Bearbeitung und Automatisierung.

Wie viel hat Kili ursprünglich gekostet?

Die alte Version von Free kostet 0 Dollar, Solo 29 Dollar pro Monat, Starter 49 Dollar pro Monat. Für Team-Kontingente ist es notwendig, sich an den Verkauf zu wenden.

Gilt der alte Preis noch?

Es kann nicht bestätigt werden. Die Entwicklung des Produkts wurde eingestellt; die alten Preise dienen nur zur historischen Verfolgung und sollten nicht als aktuelle Angebote angesehen werden.

Unterstützt Kili Rechnungen?

Historische Produktunterstützung umfasst die Extraktion von Rechnungsfeldern und Zeilenpositionen sowie Integrationen für QuickBooks, Transaktionskategorisierung und ERP-Systeme.

Bietet Kili eine API an?

Die Dokumentation zur Historie zeigt, dass Dateien über die API übermittelt und die Ergebnisse der Verarbeitung erhalten werden können. Die aktuelle Verfügbarkeit muss durch ein vorhandenes Konto überprüft werden.

Was ist Kilis neues Produkt?

Das Team wendet sich derzeit AIDE zu, einem künstlichen Intelligenz-Stimmenassistenten, der Unternehmen dabei hilft, Anrufe entgegenzunehmen und Termine zu vereinbaren.

Ist Kili Open Source?

Es handelt sich nicht um Open Source, und es gibt keine überprüfbaren offiziellen GitHub-Quellcodes, mit denen die Nutzer die Weiterentwicklung selbst vornehmen können.