5x less time on learner attendance

Was ist Edusign?

Edusign ist eine Plattform für die digitale Zeiterfassung und Dokumentenverwaltung, die sich an Schulen, Ausbildungseinrichtungen, Ausbildungsprogramme sowie Unternehmensschulungsteams richtet. Sie bündelt die Anwesenheitsregistrierung der Lernenden, Erklärungen zu Fehlzeiten, elektronische Signaturen, Benachrichtigungen, Umfragen sowie Lernanalysen in einem einzigen System.

Der Kernwert der Plattform besteht darin, papierbasierte Anwesenheitslisten sowie manuelle Überwachungsarbeiten zu reduzieren. Dadurch können die Verwalter den Anwesenheitsstatus in Echtzeit einsehen und entsprechende Dokumente automatisch erstellen. „Fünffach schnellere Bearbeitung der Anwesenheitsdaten“ ist eine Effizienzversprechen des Herstellers; die tatsächliche Leistung hängt jedoch von der Größe des Kurses sowie den bestehenden Prozessen ab.

Eine kurze Beschreibung

Edusign ist eine cloudbasierte Management-Plattform, die elektronisches Anwesenheitsmanagement, Fehlzeitenverwaltung, Dokumentensignierung, Lernanalyse sowie Automatisierung im Bildungsbereich in einem Umfeld bündelt.

Hauptfunktionen

Mehrere Möglichkeiten zur elektronischen Anwesenheitsbestätigung

Der Administrator kann es den Lernenden ermöglichen, sich über dynamische QR-Codes, E-Mail-Links, NFC oder Lernerkarten anzumelden – und zwar sowohl in Präsenzkursen als auch bei Fernunterricht und hybriden Lehrmethoden. Die dynamischen QR-Codes ändern sich regelmäßig, wodurch das Risiko verringert wird, dass die Lernenden statische Bilder weiterleiten, um anstelle anderer zu unterschreiben.

• Die QR-Code-Registrierung eignet sich für Kurse in größeren Gruppen sowie für die Projektion vor Ort.
• Die E-Mail-Anmeldung eignet sich für Fernkurse oder Situationen, in denen keine Anwendung installiert werden muss.
• NFC und Lernerkarten eignen sich für Einrichtungen mit festen Campus-Einrichtungen.
• Der Administrator kann in Echtzeit den Status der Anwesenden, Abwesenden sowie derjenigen sehen, deren Anmeldung noch aussteht.
• Zeiterfassungslisten können erstellt, gespeichert und für spätere Prüfungen oder Konformitätskontrollen verwendet werden.

Erklärung für Fehlen und JustifAI

Die Teilnehmer können selbst die Gründe für ihre Abwesenheit sowie die entsprechenden Nachweise einreichen. Die Administrator:innen prüfen diese dann zentral im Hintergrund. JustifAI unterstützt bei der Analyse, ob die Angaben zu den Tagen der Abwesenheit korrekt sind, ob die Gründe plausibel sind und ob die Informationen der Teilnehmer mit den vorgelegten Nachweisen übereinstimmen.

Die AI-Analyse dient lediglich als Unterstützung bei der Überprüfung und sollte nicht direkt über Strafen, Noten oder die endgültigen Ergebnisse bezüglich der Anwesenheit entscheiden. Entscheidungen bezüglich Disziplin und Rechten müssen weiterhin von befugtem Personal überprüft werden, wobei ein Mechanismus für manuelle Änderungen und Erklärungen vorhanden sein muss.

Elektronische Signatur und Dokumentenautomatisierung

Die Plattform ermöglicht das Massensenden von Schulungsdokumenten, die Einstellung der Reihenfolge der Unterzeichnung, der Fälligkeitsdaten sowie automatische Erinnerungen. Zu den Dokumenten können Textfelder, Kontrollkästchen, abgekürzte Signaturen, Anhänge und dynamische Felder hinzugefügt werden. Nach der Erstellung werden sie in einem elektronischen Tresor gespeichert.

• Gleichzeitiger Versand von Verträgen, Schulungsvereinbarungen und internen Vorschriften.
• Verwenden Sie Vorlagen, um automatisch Informationen zu Teilnehmern, Kursen und Einrichtungen einzufügen.
• Verfolgen von Statusen wie ausstehend, unterzeichnet, abgelehnt und abgelaufen.
• Automatische Erinnerungen zur Antragstellung, um die wiederholte Bearbeitung von E-Mails an einzelne Personen zu reduzieren.
• Laden Sie die unterzeichneten Dokumente herunter oder archivieren Sie sie.

Kommunikation mit Lernenden und Anwendung im Campus

Die Institutionen können Benachrichtigungen an bestimmte Klassen, Kurse oder Gruppen von Lernenden senden, wodurch das Problem vermieden wird, dass Informationen in verschiedenen Chat-Tools verstreut sind. Die App für die Lernenden kann an das jeweilige Markenbild angepasst werden, was es erleichtert, Kurse, Anwesenheitsmeldungen und Nachrichten zentral einzusehen.

Lernen von Analyse und Risikohinweisen

Edusign bietet Echtzeitanalysen auf institutioneller Ebene sowie für einzelne Lernende. Dadurch lassen sich Anwesenheitstrends erkennen und Lernende, die zurückfallen könnten, identifizieren. Die Daten können als CSV oder PDF exportiert werden oder über Schnittstellen in bestehende Managementsysteme eingefügt werden.

Professionelle Lösungen ermöglichen eine fortgeschrittene Analyse sowie aktive Benachrichtigungen, doch die automatischen Warnungen können nur als Anhaltspunkte für Eingriffe dienen. Die Administratoren müssen weiterhin unter Berücksichtigung des Lehrplans, von Attesten für Krankheitstage und der individuellen Situation entscheiden.

Fragebögen, Tests und Feedback

Administratoren können Zufriedenheitsumfragen, Wissenstests und Feedbackformulare für Kurse erstellen und diese automatisch zu den jeweiligen Schulungspunkten versenden. Die verschiedenen Pakete enthalten unterschiedliche Anzahl an Fragebogenvorlagen; komplexe Organisationen müssen vor dem Kauf die Vorlagen sowie die Möglichkeiten zur Automatisierung überprüfen.

Workflows und Integration

Die Plattform kann das Anmelden, Dokumente, Fragebögen und Benachrichtigungen in automatisierte Abläufe integrieren und ist mit ERP-Systemen, LMS-Plattformen sowie gängigen Bürotools verbunden. Die höheren Pakete bieten API-Schnittstellen, Webhooks, MCP sowie Integrationsmöglichkeiten mit Tools wie Zoom, Zapier und Make.

Für welche Benutzer geeignet

• Berufsbildungseinrichtungen: Verwaltung von Anmeldungen für mehrere Schichten, Zertifikaten und Konformitätsdokumenten.
• Hochschulen und Wirtschaftshochschulen: Einheitliche Anwesenheitsregelungen, Benachrichtigungen für Studierende sowie Lerndaten.
• Lehrlingsprogramme: Überwachung des Ausbildungsprozesses zwischen den Auszubildenden, den Schulen und den Unternehmen.
• Abteilung für Unternehmensschulungen: Verwaltung von internen Kursen, Unterzeichnung von Dokumenten und Ausstellung von Zertifikaten.
• Unabhängige Trainer: Ersetzen Sie die papierbasierten Anwesenheitslisten durch leichtere Lösungen.
• Entwicklerteam für Bildungssoftware: Synchronisiert über Schnittstellen Kurs-, Personal- und Anwesenheitsdaten.

Pakete und Preise

Stand zum 24. August 2026 werden für das Basispaket von Edusign individuelle Angebote angezeigt; es gibt keine offiziell festgelegte monatliche Gebühr. Die in der folgenden Tabelle aufgeführten Werte für Signierungen, Administratoren und Vorlagen dienen zum Vergleich der Optionen. Der endgültige Preis, die Steuern sowie die Laufzeit des Vertrags richten sich nach dem Verkaufsangebot oder der Zahlungsseite.

Zuschlag für übermäßige Anwesenheit

Der Paketinhalt erlaubt in der Regel unbegrenzte Anzahl von Lernenden und Trainern sowie keine Beschränkungen bei der Anzahl der gesendeten E-Mails. Es gibt jedoch Unterschiede bei Administratorenfunktionen, Vorlagen, Signaturen und fortgeschrittenen Funktionen. Die Mitgliedschaft kann gekündigt werden; die genauen Fristen für die Kündigung, die Rückerstattung sowie die Regeln zur Aufbewahrung der Daten richten sich nach dem Vertrag.

Kostenloser Probemonat

Mit der kostenlosen Testversion können die meisten Funktionen ausprobiert werden, doch die elektronische Archivierung ist nicht im Testumfang enthalten. Nach Ablauf der Testphase kann der Benutzer entscheiden, ob er die erstellten Arbeitszeiterfassungen beibehalten oder löschen möchte. Vor der Bezahlung sollte man sich über die Möglichkeiten zur Datenexportierung informieren.

Wie wählt man ein Paket aus?

• Die Anzahl der Monatsanmeldungen bei individuellen Trainern ist nicht hoch; man kann zunächst das Freelancer-Angebot vergleichen.
• Drei oder weniger Administratoren betreuen gemeinsam den Kurs, wobei der Fokus auf der Organisation liegen kann.
• Falls API, Webhook, MCP oder eine Automatisierungsintegration erforderlich sind, sollte man von Organisation Pro aus starten.
• Große Hochschulen benötigen keine Besuchsbeschränkungen, SSO, fortgeschrittene Analysefunktionen sowie Serviceunterstützung – hierfür können Sie sich an Professional wenden.
• Schätzen Sie vor der Unterschrift die Anzahl der Arbeitsstunden in der Hochsaison ab, um zu vermeiden, dass die Stundensätze über längere Zeit höher sind als die Kosten für eine Aufwertung.

Edusign-Anleitung zur Nutzung

1. Erstellen Sie ein Firmenkonto und legen Sie den Namen der Organisation, die Marke sowie die Rechte des Administrators fest.
2. Lernende, Trainer, Kurse und Klassen importieren sowie E-Mail-Adresse und Identitätsdaten überprüfen.
3. Kurse einrichten und zur Anmeldung QR-Code, E-Mail, NFC oder Lernerkarte verwenden.
4. Zeigen Sie im Klassenzimmer dynamische QR-Codes an oder senden Sie entfernten Lernenden einen Zugang zum Anmelden.
5. Überprüfen Sie den Status der Anmeldungen in Echtzeit und leiten Sie bei abweichenden Aufzeichnungen eine manuelle Überprüfung ein.
6. Lassen Sie die abwesenden Teilnehmer einen Grund sowie Nachweise hochladen und führen Sie die Überprüfung unter Verwendung der Hinweise von JustifAI durch.
7. Verwenden Sie Vorlagen zur Versendung von Verträgen, Vorschriften oder Abschlussdokumenten, um die Reihenfolge der Unterzeichnungen sowie Erinnerungen einzustellen.
8. Überprüfen Sie die Anwesenheitstrends, die Ergebnisse der Umfragen sowie die Risikohinweise und exportieren Sie Berichte entsprechend den Berechtigungen.
9. Wenn eine Systemkommunikation erforderlich ist, werden dann API, Webhook oder Drittanbieter-Automatisierungstools konfiguriert.

Dynamischer QR-Code-Check-in-Prozess

1. Der Administrator geht in die entsprechende Kursstunde und startet die QR-Code-Anmeldung.
2. Platzieren Sie den QR-Code auf dem Bildschirm im Klassenzimmer oder in einem kontrollierten Online-Kurs.
3. Die Teilnehmer scannen mit ihrem Handy und bestätigen ihre Identität nach Anweisung.
4. Das System erfasst die Anmeldezeit und die Sitzung, wobei der Status im Hintergrund synchron aktualisiert wird.
5. Der Administrator überprüft verspätete, wiederholte oder abweichende Einträge und schließt die Anmeldung nach Ende des Kurses.

QR-Codes können weiterhin fotografiert oder aus der Ferne weitergeleitet werden, daher kann man sich nicht allein auf automatische technische Überprüfungen verlassen. Für Kurse mit hohem Risiko sollten kurze Öffnungszeiten, vor Ort durchgeführte Überprüfungen sowie eine Überprüfung der Fehlerprotokolle eingesetzt werden.

Vorteile des Produkts

• Anmeldung, Fehlzeiten, Unterschriften, Fragebögen und Analysen werden zentral verwaltet.
• Gleichzeitig abdeckt es Offline-, Fern- und hybride Schulungsszenarien.
• Es werden verschiedene Anmeldemethoden unterstützt, wodurch die Hürden für die Teilnehmer gering sind.
• Dokumente, Erinnerungen und Nachweise können automatisch erstellt werden.
• Die höheren Pakete bieten API, Webhook, MCP sowie zahlreiche Integrationen.
• JustifAI zur Unterstützung der Überprüfung, speziell für Bildungsszenarien entwickelt.
• Es ist möglich, Echtzeit-Analysen zum Lernen nach Institution, Kurs und Einzelperson anzusehen.

Einsatzbeschränkungen und Hinweise

• Der Preis für die Basismitgliedschaft muss angefragt werden; es ist vor dem Kauf nicht einfach, die Gesamtkosten direkt zu berechnen.
• Die Anzahl der Arbeitsstunden sowie die Anzahl der Dokumentensignierungen im Rahmen der günstigeren Pakete sind begrenzt; Überschreitungen werden einzeln abgerechnet.
• APIs und wichtige Automatisierungsfunktionen sind hauptsächlich in den höheren Paketen enthalten.
• KI kann Beweismittel fälschlich beurteilen und ersetzt nicht die manuelle Prüfung sowie den Beschwerdeprozess.
• Dynamische QR-Codes können das Stellvertreten beim Scannen verringern, aber eine vollständige Beseitigung des Identitätsbetrugs ist nicht möglich.
• Anmeldeinformationen, Gründe für Fehlzeiten und Nachweise enthalten personenbezogene Daten, weshalb ein Mindestprivilegsniveau erforderlich ist.
• Übergränzende Organisationen sollten die Datengebiete, Auftragnehmer sowie die lokalen Compliance-Anforderungen überprüfen.
• Vor dem Systemwechsel sollten die Datenexportierung, die Archivierung der Historie sowie die Migration der Schnittstellen getestet werden.

KI-Daten und Privatsphäre

Edusign gibt an, dass seine Kern-AI-Funktionen die Kundendaten nicht zur Schulung von Modellen nutzen; die Daten verschiedener Organisationen bleiben voneinander getrennt. Das System legt Wert auf Datensparsamkeit – die AI-Funktionen können einzeln aktiviert oder deaktiviert werden, und es sind detaillierte Zugriffsrechte einstellbar.

Die wichtigsten AWS-Umgebungen werden in Europa gehostet, wobei für die Backups OVHcloud genutzt wird. Einige optionale, fortgeschrittene KI-Funktionen können Dienstleister außerhalb der EU einbeziehen; der Datenfluss wird dabei durch Standardvertragsklauseln usw. geschützt. Die Organisationen sollten anhand ihrer eigenen Anforderungen im Bereich Datenschutz entscheiden, ob solche Funktionen aktiviert werden sollen.

Laut den Richtlinien der Plattform werden die entscheidenden Entscheidungen nicht vollständig automatisiert; die endgültige Entscheidung fällt schließlich vom Personal. Was Betriebsunfähigkeitsbescheinigungen, disziplinarische Maßnahmen sowie die Kennzeichnung von Schülern mit hohem Risiko angeht, muss die Einrichtung außerdem Mechanismen für eine manuelle Überprüfung, die Dokumentation der Gründe sowie Verfahren zur Berufung einrichten.

Empfohlene Einstellungen zur Privatsphäre

• Die Anwesenheitsdaten für die von ihnen unterrichteten Kurse sind nur für das jeweilige Lehrpersonal zugänglich.
• Die Herunterladung, Weiterleitung und lokale Speicherung von Bescheinigungen über Fehlzeiten ist eingeschränkt.
• Für Administratoren sollte eine strenge Authentifizierung aktiviert werden, und abgemeldete Konten sollten regelmäßig bereinigt werden.
• Teilen Sie den Teilnehmern klar mit, wofür die AI-gestützte Überprüfung dient und wie die manuelle Überprüfung durchgeführt wird.
• Legen Sie aufgrund gesetzlicher Verpflichtungen und vertraglicher Vereinbarungen Fristen für die Aufbewahrung fest, um eine unbegrenzte Aufbewahrung zu vermeiden.
• Führen Sie vor der Aktivierung von fortschrittlicher KI oder grenzüberschreitenden Funktionen eine Bewertung zum Datenschutz durch.
• Regelmäßig die Prüfprotokolle exportieren und abweichende Anmeldungen sowie Massenherunterladungen überprüfen.

APIs, Webhooks und Entwicklerfunktionen

Edusign bietet Entwicklern eine Schnittstelle an, über die eine Authentifizierung mit Bearer-Tokens möglich ist. Entwicklerteams können Kurs-, Benutzer- und Anwesenheitsdaten synchronisieren sowie über Webhooks über Änderungen im Status informiert werden.

Die Schnittstelle selbst weist keine offiziellen Angaben zu Gebühren pro Aufruf auf, doch die verfügbaren Rechte hängen vom Abonnementplan ab. In der Preisliste ist aufgeführt, dass API, Webhooks und MCP hauptsächlich in den Paketen Organisation Pro und Professional enthalten sind. Vor dem Kauf sollten Bandbreitenbeschränkungen, Feldbereiche sowie der Support-Standard überprüft werden.

Schritte zur Anbindung an die API

1. Bestätigen Sie, dass das aktuelle Paket API- und Webhook-Rechte beinhaltet.
2. Erstellen Sie in den Account-Einstellungen eine API-Schlüssel und speichern Sie diesen nur auf der Serverseite.
3. Lesen Sie in der Testumgebung eine kleine Menge an Kurs- und Benutzerdaten, um die Feldzuordnung zu überprüfen.
4. Einstellen der Webhook-Empfangsadresse, Überprüfung von doppelten Benachrichtigungen und Wiederholungsversuche bei Fehlern.
5. Für Anfragen gibt es Zeitlimits, Bandbreitenbeschränkungen, Maskierung von Protokollen sowie Berechtigungsisolation.
6. Erst nach Abschluss der Datenschutzbewertung soll dies auf echte Lernendendaten ausgeweitet werden.
7. Wechseln Sie die Schlüssel regelmäßig aus und deaktivieren Sie integrierte Komponenten, die nicht mehr verwendet werden.

Wichtige Aspekte der Sicherheit und Konformität

Die Plattform setzt Maßnahmen wie verschlüsselte Übertragung, Aktivitätsüberwachung und Ablaufdatum von Schlüsseln ein und bietet für fortgeschrittene Lösungen SSO sowie sichere Authentifizierungsmethoden. Elektronische Dokumente können in sicheren Safes gespeichert werden, doch die Organisationen müssen weiterhin gemäß den geltenden Vorschriften ihres Standorts die Gültigkeit der Signaturen sowie die Aufbewahrungsfristen der Dokumente festlegen.

Die Plattform behauptet, dass Kunden ihre Daten vollständig exportieren können. Das Datenverarbeitungsprotokoll legt außerdem einen technischen Aufbewahrungszeitraum fest. Bei Abschluss des Vertrags sollten Fristen für die Löschung, Vorgehensweisen bei Backups, Datenmigration sowie Verfahren zur Meldung von Störungen im Vertrag festgehalten werden – anstatt sich nur auf die Benutzeroberfläche des Produkts zu verlassen.

Plattform und Open-Source-Zustand

Offene Entwicklungsdokumentationen und Schnittstellen bedeuten nicht, dass die Plattform open source ist, und sie geben auch keine Erlaubnis für eine private Implementierung. Organisationen, die eine lokale Installation oder den vollständigen Quellcode benötigen, sollten dies in der Kaufphase separat mit dem Vertriebsteam klären.

Grundlegende Informationen

Häufige Fragen

Ist Edusign kostenlos?

Die Plattform bietet eine kostenlose Testversion an, mit der man die meisten Funktionen ausprobieren kann – allerdings sind dabei keine elektronischen Archivfunktionen enthalten. Für eine vollständige Nutzung ist es notwendig, sich an den Verkauf zu wenden, um ein individuelles Angebot zu erhalten.

Müssen die Teilnehmer die App installieren?

Nicht unbedingt – QR-Codes und E-Mail-Links können Situationen abdecken, in denen keine Anwendung installiert werden muss. Campus-Anwendungen eignen sich besser für eine langfristige Nutzung sowie zur zentralen Empfang von Benachrichtigungen.

Wird JustifAI Fehlzeiten automatisch genehmigen?

Es sollte nicht als ein Instrument für endgültige Entscheidungen ohne menschliche Einmischung verwendet werden. Es dient lediglich dazu, Unterlagen zu überprüfen; die endgültige Prüfung muss von Mitarbeitern durchgeführt werden.

Muss man für die API zusätzlich bezahlen?

Die Schnittstelle gibt keinen separaten Preis für Aufrufe an, doch die Berechtigungen sind an Abonnementpläne gebunden. Organisation Pro und Professional eignen sich besser für Organisationen, die API, Webhook und MCP benötigen.

Kann Edusign das Vortäuschen einer Unterschrift verhindern?

Dynamische QR-Codes sowie Identifizierungsverfahren können das Risiko der Stellvertretung bei der Unterschriftstellung verringern, aber es nicht vollständig beseitigen. Wichtige Prozesse sollten mit einer Vor-Ort-Überprüfung, Überwachung der Öffnungszeiten sowie Prüfung von Abweichungen einhergehen.

Ist Edusign Open-Source-Software?

Nein, Edusign ist eine kommerzielle Cloud-Plattform. Die Bereitstellung von APIs und Entwicklungsdokumentation bedeutet lediglich, dass eine Integration möglich ist – es bedeutet jedoch nicht, dass der vollständige Quellcode des Produkts freigegeben wird.

Zusammenfassung

Edusign eignet sich für Bildungs- und Ausbildungsorganisationen, die die Erfassung von Anwesenheit/Abwesenheit, Unterschriften, Umfragen sowie Lernanalysen digital bündeln möchten. Seine Vorteile liegen in der umfassenden Abdeckung verschiedener Anwendungsszenarien sowie in der hohen Automatisierungs- und Integrationsfähigkeit. Allerdings müssen individuelle Preise, Paketinhalte sowie die Möglichkeiten der KI-gestützten Datenverarbeitung vor Abschluss des Vertrags einzeln festgelegt werden.